资源简介

工作项目3 基础档案设置
教学目标
知识目标
1. 了解基础档案设置的重要性。
2. 理解各项基础档案的含义。
3. 掌握基础档案整理的基本方法。
技能目标
掌握不同类别的基础档案的输入方法。
教学安排
序号 项目 内容
1 学 时 4学时
2 教学方法 PPT教学、视频演示、课堂讨论、回答问题
3 教学内容 基础档案整理基础档案输入
4 教学要求 教师授课过程中要讲清的内容：基础档案设置的作用；基础档案设置的顺序；会计科目编码的原则及重要性；会计科目辅助核算的灵活运用。
5 教学重点 设置部门档案、设置人员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置会计科目、设置凭证类别，设置项目目录。其中最重要的是会计科目、项目目录的设置。
6 实训任务 工作任务1 机构设置工作任务2 往来单位设置工作任务3 设置财务信息工作任务4 设置收付结算工作任务5 定义常用摘要工作任务6 备份账套
教学活动
工作情景
中顺科技在T3中建立账套之后，只相当于形成了一套数据库文件空表，其中是不包括任何数据的。计算机信息处理的优势主要表现在数据处理速度快、精确度高、分析统计汇总方便等，而基础档案是计算机进行汇总统计的依据。用T3处理企业日常业务需要用到大量的基础档案信息，如部门、会计科目等，因此项目实施小组需要结合企业的实际情况和T3数据设置的基本要求做好基础档案的整理准备，并正确地输入到系统中，作为系统运行的基本条件。
3.1 知识准备
3.1.1基础档案整理
按照T3的要求，从实现财务业务一体化的管理需求出发，需要准备的基础档案如表3.1所示。
表3.1 基础档案的整理
基础档案分类 基础档案目录 档案用途 前提条件
机构
设置 部门档案 设置与企业财务核算和管理有关的部门 设置部门编码方案
职员档案 设置企业职工信息 设置部门档案
往来
单位 客户分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定对客户分类，然后确定编码方案
客户档案 便于进行客户管理和业务数据的输入、统计、分析 建立客户分类档案
供应商分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定对供应商分类，然后确定编码方案
供应商档案 便于进行供应商管理和业务数据的输入、统计、分析 建立供应商分类档案
地区分类 针对客户、供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析
存货 存货分类 便于进行企业存货的输入、统计、分析 先确定对存货分类，然后确定编码方案
存货档案 便于存货核算、统计、分析和实物管理 先确定存货分类，然后确定编码方案
财务 会计科目 设置企业核算的科目目录 设置科目编码方案和外币种类
凭证类别 设置企业核算的凭证类型
外币种类 设置企业用到的外币种类和汇率
项目目录 设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录 可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录
收付
结算 结算方式 资金收付业务中用到的结算方式
付款条件 设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法
开户银行 设置企业在收付结算中对应的开户银行信息
购销存 仓库档案 设置企业存放存货的仓库信息
收发类别 设置企业的入库、出库类型
采购类型 设置企业在采购存货时的各项业务类型 设置好收发类别为收
销售类型 设置企业在销售存货时的各项业务类型 设置好收发类别为发
产品结构 设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算 设置存货、仓库档案
3.1.2 基础档案输入
1. 机构设置
部门档案：
职员档案：职员是指参与业务活动的企业员工
2.往来单位设置
地区分类：
客户分类：客户档案必须建立在最末级客户分类之下。
客户档案：
客户档案按客户信息类别分别在“基本”“联系”“信用”“其他”几个选项卡中存放。
供应商分类：
供应商档案：
3. 财务设置
(1)外币种类：
项目：币符、币名、折算方式、外币最大误差；
外币核算方法与记账汇率、调整汇率。
(2)会计科目
增加会计科目：用于增加明细科目。科目编码、科目名称、账页格式、外币核算、数量核算、辅助核算、日记账、银行账。
修改会计科目：汇总打印、封存。
删除会计科目：
指定会计科目：指定出纳的专属科目。
(3)凭证类别
(4)项目目录
项目大类、项目分类、项目目录、核算科目。
4，收付结算设置
（1）结算方式：编码、名称、是否票据管理
（2）付款条件：系统最多同时支持4个时间段的折扣。
（3）开户银行：支持多个开户行及账号的情况。
5．常用摘要设置
企业在填制凭证时经常会用到一些经济业务说明，如“提现金”“付货款”等，可以将这些常用的经济业务说明在系统中定义为企业凭证的常用摘要
3.2 重点难点
3.2.1 理解科目设置的重要性
信息环境下的账务处理流程如图3.1所示。
图3.1 信息环境下的账务处理流程
与手工处理相比，除填制记账凭证由人工输入外，其他环节均可由信息系统自动生成。让我们逆向思维：企业各部门的管理需求是通过报表体现的，而报表中的数据是从账簿中获取的；账簿中的数据是通过记账，即从凭证中获得的，而凭证中承载数据的是末级会计科目。换句话说，如果没有设置相应的明细会计科目，就无法为管理者提供他所需要的管理报表。由此可见，会计科目的设置非常重要。
3.2.2 灵活运用科目辅助核算
部门核算：按部门核算收入、费用；适用于管理费用等科目；
客户往来：按客户核算应收款项。
个人往来：按个人核算往来款项。
项目核算：按对象归集收入、成本。
3.3 实训2 基础档案设置
工作任务1 机构设置
机构设置包含两项内容：部门档案和职员档案。必须先建立部门档案，再建立职员档案。
部门档案
部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。
2. 职员档案
职员是指与企业业务活动有关的企业员工，如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况；按职员统计销售业绩；追踪订单，等等。
工作任务2 往来单位设置
往来单位设置包括5项内容：客户、供应商和地区分类设置，以及客户和供应商档案设置。必须先建立分类，才能在分类下建立档案。
图3.5 客户档案
工作任务3 财务设置
财务相关档案设置包括外币设置、会计科目设置、凭证类别设置和项目目录设置。
外币设置
如果企业有外币核算业务，需要事先进行外币和汇率的设置。此后，如果在填制凭证时使用了外币核算科目，系统会自动调用在此处设置的汇率，从而既减轻了用户重复输入汇率的工作量，又可有效避免差错的发生。
图3.6 外币设置
2. 会计科目设置
设置会计科目时，应该注意以下问题：首先，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需要从系统取数的，必须设立相应的科目；其次，会计科目要保持相对稳定；最后，设置会计科目要考虑各个子系统的衔接。在总账管理子系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。
会计科目的常用操作包括增加会计科目、修改会计科目和指定会计科目。
(1)增加会计科目
如果在建账时选择了按行业预置科目，那么由于系统内已预置了行业一级科目，因此企业需要增加的主要是明细科目。
图3.7 增加会计科目 图3.7 修改会计科目
(2)修改会计科目
系统预置的科目没有设置任何辅助核算，企业需要利用修改会计科目功能为科目设置合适的辅助核算。系统提供部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算。
(3)指定会计科目
为了加强对现金收付及其管理，需要通过指定会计科目功能指定出纳的专管科目，包括现金科目、银行科目和现金流量科目。
图3.9 指定科目
3. 凭证类别设置
图3.10 设置凭证类别
4. 项目目录设置
我们可以把需要单独计算成本或收入的对象都视为项目。
① 定义项目大类。
② 指定核算科目。
③ 定义项目分类。
④ 定义项目目录。
图3.11 新增项目大类 图3.12 定义项目级次
图3.13 选择项目核算科目 图3.14 项目分类定义
图3.15 录入项目目录
工作任务4 收付结算设置
收付结算设置包括结算方式、付款条件和开户银行3项内容。
1. 结算方式
设置结算方式的目的一是为了提高银行对账的效率，二是在根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。T3 中需要设置的结算方式与财务上的结算方式基本一致，如现金结算、支票结算等。手工系统中一般设有支票登记簿，因业务须借用支票时，需要在支票登记簿上签字，回来报销支票时再注明报销日期。在计算机信息系统中同样提供票据管理的功能，如果某种结算方式需要进行票据管理，只需要选中“票据管理方式”复选框即可。
图3.17 结算方式定义
2．付款条件
付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户提前偿还货款而允诺在一定期限内给予的折扣优惠。设置付款条件的作用是规定企业在经营过程中与往来单位的收、付款折扣优惠方法。例如，折扣条件通常可表示为“5/10，2/20，n/30”，意思是客户在10天内偿还贷款，可得到5%的折扣；在20天内偿还贷款，可得到2%的折扣；在30天内偿还贷款，则须按全额支付货款；在30天以后偿还贷款，则不仅要按全额支付贷款，还可能要支付延期付款利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。
图3.18 设定付款条件
3. 开户银行
开户银行用于设置本企业在收付结算时使用的银行信息。T3支持多个开户行。
图3.28 设置开户银行
工作任务5 定义常用摘要
企业在填制凭证时经常会用到一些经济业务说明，如“提现金”“付货款”等，可以将这些常用的经济业务说明定义为企业凭证的常用摘要，以方便使用。
图3.29 定义常用摘要

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