资源简介

工作项目4 总账管理
教学目标
知识目标
1. 了解总账管理子系统的主要功能。
2. 熟悉总账管理子系统的操作流程。
3. 掌握总账管理子系统初始化的工作内容。
4. 理解总账管理子系统中各参数的含义。
5. 理解会计科目辅助核算的用途。
6. 熟悉凭证填制、审核、记账日常操作流程。
7. 掌握凭证、账簿查询的基本方法。
8. 了解期末自定义凭证的作用，掌握自定义凭证的方法。
9. 掌握出纳签字的基本工作内容。
10. 理解结账的含义和结账要满足的前提条件。
技能目标
1. 学会设置总账管理子系统的参数。
2. 学会为会计科目设置辅助核算和指定会计科目。
3. 掌握不同会计科目期初余额输入的操作。
4. 掌握凭证填制、修改、审核、记账、查询等基本操作。
5. 掌握出纳签字、银行对账的基本操作。
6. 掌握期末结账的操作。
教学安排
序号 项目 内容
1 学 时 14学时
2 教学方法 PPT教学、视频演示、课堂讨论、回答问题
3 教学内容 1. 认识总账管理子系统2. 总账管理子系统初始化3. 总账管理子系统日常业务处理4. 总账管理子系统辅助管理5. 总账管理子系统期末业务处理
4 教学要求 教师授课过程中要讲清的内容：设置总账参数的意义；年初建账和年中建账对输入初始余额的影响；账务处理流程；填制凭证时各辅助核算科目的处理特点；计算机记账与手工记账的不同；记账与取消记账；各种账簿查询的方便快捷之处；计算机结账与手工结账的区别；结账与取消结账；自动转账的设置与生成。
5 教学重点 输入初始余额、填制凭证、审核凭证、记账、期末结账、银行对账。
6 实训任务 实训3总账管理子系统初始化实训4 总账管理子系统日常业务处理实训5 总账管理子系统辅助管理实训6 总账管理子系统期末处理
教学活动
工作情景
T3中的总账管理子系统能管理企业账务处理流程，即包括填制凭证、审核凭证、记账、结账等全部工作。
利用总账管理子系统进行日常业务处理之前，需要根据企业自身的需要，对总账管理子系统进行初始化设定，设定其应用环境，使系统成为更适合企业实际需要的专用系统。其主要工作包括设置选项、明细账权限的设定和期初余额的输入等。因此，项目实施小组需要结合企业的自身需求整理企业各会计科目管理子系统的期初余额，设定总账管理子系统的各项参数，并准确地在系统中进行设置和输入。
总账管理子系统初始化完成后，就可以利用总账管理子系统完成日常业务处理和期末处理等工作了。
4.1 知识准备
4.1.1总账管理子系统主要功能
总账管理子系统的主要功能包括总账管理子系统初始化、凭证管理、现金管理、往来管理、项目管理、账簿管理和月末处理。
1. 总账管理子系统初始化
总账管理子系统初始化是由企业用户根据自身的行业特性和管理需求，将通用的总账管理子系统设置为适合企业自身特点的专用系统的过程。总账管理子系统初始化主要包括系统选项设置和期初数据输入两项内容。
2. 凭证管理
凭证是记录企业各项经济业务发生的载体，凭证管理是总账管理子系统的核心功能，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证等。
3. 现金管理
现金管理为出纳人员提供了一个集成办公环境，可以完成现金日记账、银行存款日记账的查询和打印，随时产生最新资金日报表，以便进行银行对账并生成银行存款余额调节表。
4. 往来管理
往来管理主要是管理企业和客户、供应商之间的业务往来，包括设置客户、供应商档案和进行客户、供应商往来业务查询。
5. 项目管理
项目管理是总账管理子系统提供的特别功能，可以方便企业按特定项目对象进行收入、费用的归集。
6． 账簿管理
总账管理子系统提供了强大的账证查询功能，可以查询打印总账、明细账、日记账、发生额余额表、多栏账、序时账等。它不但可以查询到已记账凭证的数据，而且查询的账表也可以包含未记账凭证的数据，并可以轻松实现总账、明细账、日记账和凭证的联查。
7． 月末处理
总账管理子系统月末处理主要包括自动转账凭证的定义、自动转账凭证的生成、对账和结账等内容。
4.1.2 总账管理子系统和其他子系统之间的数据关系
总账管理子系统既可以独立运行，也可以同其他子系统协同运转。总账管理子系统和其他子系统之间的数据关系如图4.1所示。
图4.1 总账管理子系统和其他子系统之间的数据关系
4.1.3 总账管理子系统的应用流程
总账管理子系统的应用流程指示了正确使用总账管理子系统的操作顺序，从而有助于帮助企业实现快速应用。总账管理子系统的应用流程如图4.2所示。
图4.2 总账系统应用流程
4.2 总账管理子系统初始化
4.2.1 参数设置
系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。为了明确各项参数的适用对象，软件一般对参数进行分门别类的管理。T3总账管理子系统将参数分为“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”4个选项卡。
4.2.2 期初余额输入
1．准备期初余额数据
选择年初启用总账和选择年中启用总账管理子系统需要准备的期初余额数据是不同的。
2．输入期初余额
输入期初余额时，根据科目性质不同，分为以下几种情况。
① 末级科目的余额可以直接输入。
② 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。
③ 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。
④ 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账期初余额输入完毕后，自动带回总账管理子系统。累计发生额可以直接输入。
3．进行试算平衡
期初余额输入完毕后应进行试算平衡。
实训3：总账管理子系统初始化
工作任务1 设置总账管理子系统参数
图4.4 “凭证”选项卡 图4.5 “账簿”选项卡
工作任务2 输入期初余额
① 末级科目的余额可以直接输入。
图4.8 输入期初余额——末级科目示例
② 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。
③ 科目有数量和外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。
图4.9 输入期初余额——美元辅助核算科目示例
图4.10 客户往来辅助核算科目期初余额输入
图4.11 项目辅助核算科目期初余额输入
3. 进行试算平衡
图4.12 期初试算平衡
4.4总账管理子系统日常业务处理
记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理子系统的唯一数据来源，记账凭证按其编制来源可分为两大类：手工填制凭证和机制凭证。
4.4.1填制凭证
填制凭证时各项目应填制的内容和注意事项如下。
1.凭证类别
填制凭证时可以直接选择所需的凭证类别。如果在设置凭证类别时设置了凭证的限制类型，就必须符合限制类型的要求，否则系统会给出错误提示。
2.凭证编号
如果选择“系统编号”方式，则凭证按凭证类别按月自动顺序编号；如果选择“手工编号”方式，则需要手工输入凭证号，但应注意凭证号的连续性、唯一性。
3.凭证日期
填制凭证时，日期一般自动取登录系统时的业务日期。在选中“制单序时控制”复选框的情况下，凭证日期应晚于或与该类凭证最后一张凭证的日期相同，但不能晚过机内系统日期。
4.附单据数
记账凭证打印出来后，应将相应的原始凭证粘附其后。这里的附单据数就是指将来该记账凭证所附的原始单据数。
5.摘要
摘要是对经济业务的概括说明。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。摘要可以直接输入，如果定义了常用摘要的话，也可以调用常用摘要。
6.会计科目
填制凭证时，要求会计科目必须是末级科目。可以输入科目编码、科目名称、科目助记码。
如果输入的是银行科目，一般系统会要求输入有关结算方式的信息，此时最好输入，以方便日后进行银行对账；如果输入的科目有外币核算，系统会自动带出在外币设置时已设置的相关汇率——如果不符还可以修改，输入外币金额后系统会自动计算出本币金额；如果输入的科目有数量核算，应该输入数量和单价，系统会自动计算出本币金额；如果输入的科目有辅助核算，应该输入相关的辅助信息，以便系统生成辅助核算信息。
7.金额
金额可以是正数或负数（红字），但不能为0。凭证金额应符合“有借必有贷，借贷必相等”的原则，否则将不能保存。
另外，如果设置了常用凭证，可以在填制凭证时直接调用常用凭证，从而增加凭证输入的速度和规范性。
4.4.2 修改凭证
在信息化方式下，凭证的修改分为无痕迹修改和有痕迹修改。
（1）无痕迹修改
无痕迹修改是指系统内不保存任何修改线索和痕迹。对于尚未审核和签字的凭证可以直接进行修改；对于已经审核或者签字的凭证应当先取消审核或签字，然后才能修改。
（2）有痕迹修改
有痕迹修改是指系统通过保存错误凭证和更正凭证的方式来保留修改痕迹，因而可以留下审计线索。对于已经记账的错误凭证，一般应采用有痕迹修改，具体方法是采用红字更正法或补充更正法。前者适用于更正记账金额大于应记金额的错误或会计科目的错误，后者适用于更正记账金额小于应记金额的错误。
4.4.3 删除凭证
对于尚未审核和签字的凭证，如果不需要的话，可以直接将其作废。作废凭证仍保留凭证内容和编号，仅显示“作废”字样。作废凭证不能修改、不能审核，但应参与记账，否则月末无法结账。记账时不对作废凭证进行数据处理，相当于一张空凭证。进行账簿查询时，查不到作废凭证的数据。
与作废凭证相对应，系统也提供对作废凭证的恢复，即将已标识为“作废”的凭证恢复为正常凭证。如果作废凭证没有保留的必要，可以通过“整理凭证”将其彻底删除。
4.4.4 凭证复核
出纳签字
出纳凭证是否必须由出纳签字取决于系统参数的设置。
出纳可以对涉及现金、银行存款的凭证进行核对，以确定凭证是否有误。
2. 审核凭证
审核凭证是审核人员按照相关规定，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，如是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。凭证审核无误后，审核人便可签字，否则可以标识错误，返回由制单人进行修改后再重新审核。
4.4.5 凭证记账
1.记账
记账是由计算机自动进行的。
如果期初余额试算不平衡，则不能记账；如果上月未结账，则本月不能记账。
2. 反记账
如果记账后发现输入的记账凭证有错误需要进行修改，需要人工调用恢复记账前状态功能。系统提供了两种恢复记账前状态的方式：将系统恢复到最后一次记账前状态和将系统恢复到月初状态。只有主管才能选择将数据恢复到月初状态。
4.4.6 冲销凭证
冲销凭证是针对已记账凭证而言的。红字冲销既可以采用手工方式，也可以由系统自动进行。如果采用自动冲销，只要告知系统要被冲销的凭证类型和凭证号，系统便会自动生成一张与该凭证相同，只是金额为红字（负数）的凭证。
4.4.7 凭证查询
查询是计算机系统较手工方式的强势之处：既可以查询已记账凭证，也可以查询未记账凭证；既可以查询作废凭证，也可以查询标错凭证；通过设置查询条件，可以按科目、摘要、金额、外币、数量、结算方式或各种辅助项查询，快捷方便。
4.4.8 凭证汇总
在凭证汇总时，可按一定条件对记账凭证进行汇总并生成凭证汇总表。
4.4.9 设置常用凭证
对于常见经济业务，可以设置为常用凭证，在同样的业务发生时直接调用该凭证，就可加快输入速度，提高准确性。
实训4：总账管理子系统日常业务处理
工作任务1 填制凭证
图4.12 填制凭证——外币
图4.14 填制凭证——数量核算 图4.15 填制凭证——客户往来
图4.16 填制凭证——供应商往来 图4.17 填制凭证—项目核算
图4.18 填制凭证——部门辅助核算 图4.19 填制凭证——个人往来辅助核算
图4.21 “出纳签字”凭证列表对话框 图4.22 出纳签字凭证
工作任务2 审核凭证
图4.25 凭证审核
图4.26 凭证标错
工作任务3 修改凭证
图4.27 修改凭证
工作任务4 出纳签字
图4.28 出纳签字凭证列表
图4.29 出纳签字
工作任务5 记账
图4.30 选择本次记账范围
工作任务6 红字冲销
图4.31 冲销凭证
图4.32 红字冲销凭证
工作任务7 删除凭证
图4.33 作废凭证 图4.34 选择作废凭证
4.6 总账管理子系统的辅助管理
T3提供了辅助管理功能，包括现金管理、账簿管理、往来管理和项目管理。
4.6.1 现金管理
现金管理是总账管理子系统为出纳人员提供的一套管理工具和工作平台，包括出纳签字、现金和银行存款日记账及资金日报表的查询打印、支票登记簿及银行对账。
4.6.2 账簿管理
1．基本会计账簿
基本会计账簿就是手工处理方式下的总账、发生额余额表、明细账、日记账、多栏账等。
2．辅助核算账簿
辅助账在手工处理方式下一般作为备查账存在。包括个人核算和部门核算。
4.6.3 客户核算和供应商核算
客户核算和供应商核算可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。
4.6.4 项目核算
项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，目的是以项目为中心向使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总和明细信息，以及项目计划执行报告等。
实训5：账簿管理
工作任务1 查询凭证
图4.35 查询凭证
图4.36 查询凭证列表
工作任务2 查询余额表
图4.37 查询发生额和余额表
工作任务3 查询明细账
图4.38 明细账查询条件
图4.39 数量金额明细账
工作任务4 定义并查询管理费用多栏账
图4.40 定义多栏账
图4.42 管理费用多栏账
工作任务5 查询企管部孙云个人往来清理情况
图4.43 个人往来两清条件
图4.45 个人往来两清
工作任务6 进行供应商往来账龄分析
图4.46 供应商往来账龄分析条件
图4.47 供应商往来账龄分析
工作任务7 查询“智慧养生”项目明细账
图4.48 项目明细账条件
图4.49 项目明细账
工作任务8 进行项目统计分析
图4.50 项目统计条件
图4.51 项目统计表
工作任务9 查询现金日记账
图4.52 现金日记账
工作任务10 查询2020年1月25日资金日报表
图4.54 资金日报表
工作任务11 登记支票登记簿
图4.56 支票登记
工作任务12 银行对账
图4.58 银行对账期初
图4.60 输入银行对账单
图4.61 自动对账条件
图4.62 银行对账
图4.63 银行存款余额调节表
4.8 总账管理子系统期末处理
4.8.1 自动转账
1．转账的分类
转账分为内部转账和外部转账两类。
2．定义转账凭证
要想利用自动转账功能自动生成记账凭证，首先应该定义凭证模板。定义凭证模板时，应设置凭证类别、摘要、借贷会计科目及其金额。
定义转账凭证时，一定要注意这些凭证的生成顺序。
凭证模板只需要定义一次即可，各月不必重复定义。
3．生成记账凭证
凭证模板定义好以后，当每个月发生相关经济业务时就可不必再通过手工输入凭证，而可以直接调用已定义好的凭证模板来自动生成相关的记账凭证了。
利用凭证模板生成记账凭证需要各月重复进行。
利用自动转账生成的凭证属于机制凭证，仅仅代替了人工查账和填制凭证的环节，仍然需要审核记账。
4.8.2 对账和试算平衡
对账是指对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确、是否账账相符。对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对。试算平衡时系统会将所有账户的期末余额按会计平衡公式“借方余额＝贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表。
4.8.3 结账
每月工作结束后，月末都要进行结账，结账前最好进行数据备份。结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。同时，系统会自动计算当月各账户发生额合计和余额，并将其转入下月月初。本月结账时，系统会进行下列检查工作。
① 检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。
② 检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。
③ 核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。
④ 对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。
⑤ 损益类账户是否已结转至本年利润。
⑥ 当各子系统集成应用时，总账管理子系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。
实训6：总账管理子系统期末结账
工作任务1 自动转账设置
1. 自定义转账设置
图4.47 定义转账目录
图4.67 自动转账设置
2. 期间损益结转设置
图4.50 定义期间损益结转凭证
工作任务2 生成自动转账凭证
1. 生成自定义转账凭证
图4.69 自定义转账凭证生成
图4.70 转账凭证生成
生成期间损益结转凭证
图4.71 期间损益结转
图4.72 期间损益结转凭证
工作任务3 对账
图4.73 对账
工作任务4 月末结账
图4.74 结账——月度工作报告

展开更多......

收起↑