资源简介

(共45张PPT)
制作实用文档——图文编辑
项目三
任务二：设置文档格式
任务一：操作图文编辑软件
任务三：制作表格
任务五：编排长文档
任务四：编排图文
第页随着信息技术的飞速发展和计算机教育的普及，人们对信息的需求越来越大，同时社会对人们的信息处理能力也提出了更高的要求。在日常生活和实际办公中，最常见的信息处理之一就是图文编辑。熟练掌握常用图文编辑软件的使用方法，可以帮助我们快速、高效地完成文、表、图等的编辑排版，使文档更加专业、美观，易于理解。第页了解常用的图文编辑软件并熟悉其工作界面熟悉图文编辑软件的基本操作熟悉设置文档格式、制作表格、图文混排和编排长文档的方法第页能够熟练使用图文编辑软件制作和编辑各种文档初步具备根据本专业领域实际需求运用图文编辑软件设计信息化解决方案的能力第页自觉树立自主学习、协作学习、探究学习意识，提高在数字化环境下解决生活、学习和工作中的实际问题的信息化办公能力。
任务五
编排长文档
第页小雪在一家公司的人力资源部任职。最近公司决定让她编制一份员工手册，以帮助新员工入职后快速了解公司的聘用、考勤、休假、晋升、行为规范等事项。在本任务中，我们将了解图文版式设计基本规范，然后介绍为文档分页、分节和分栏，设置页眉、页脚和页码，提取文档目录，为文档添加题注，批量生成文档等知识和操作。第页图文版式设计基本规范一版式设计又称版面设计，是指设计人员根据设计主题和视觉需求，在预先设定的有限版面内，将文字、图片、形状、表格等信息要素进行有组织、有目的的组合排列的设计行为与过程。从狭义上讲，版式设计就是一门研究文、图、表在版面中的排列组合规律的学科。124统一强化了版面的整体感，变化突破了版面的单调与死板。对称是指以中轴线为中心，将设计对象分成相等的两部分的对应关系，在报刊中常运用这种版式设计。在版式设计中，节奏是在不断重复中产生的频率变化，表现为一种有规律的跳动。统一与变化3对称与均衡节奏与韵律版面中的“虚”可为空白，也可为细弱的文字、图形等。虚实与留白第页文档的分页、分节和分栏二通常情况下，当文档内容满一页后，系统会自动将其他内容转到下一页中。如果要对文档进行强制分页，可通过插入分页符实现。为此，可将插入点置于需要分页的位置，然后在“页面布局”选项卡中单击“分隔符”按钮，在展开的下拉列表（见图）中选择“分页符”选项。选择“连续分节符”选项，表示新节与前一节同处于当前页中；选择“偶数页分节符”选项或“奇数页分节符”选项，表示新节显示在下一个偶数页或奇数页中第页文档的分页、分节和分栏二通过在文档中插入分节符，可将文档分为多节。节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以对同一文档中的不同部分进行不同的页面设置，如设置不同的页眉、页脚、页边距、纸张方向等。要插入分节符，可将插入点置于需要分节的位置，然后在“分隔符”下拉列表中选择相应的分节符选项。创建的文档默认只有一栏，有时为了使文档更加美观和便于阅读，可以对文档进行多栏排版。具体方法是，选中要分栏的内容，单击“分栏”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“一栏”“两栏”“三栏”“更多分栏”等选项。若不选中部分内容，则选择的分栏选项会应用到全文。第页页眉、页脚和页码的设置三1．页眉和页脚的设置页眉和页脚一般位于页面的顶部和底部，常用来插入文档名称、公司徽标、页码、作者姓名等内容。在图文编辑软件中，用户可以统一为文档设置相同的页眉和页脚，也可以分别为首页、偶数页、奇数页或不同的节设置不同的页眉和页脚。要为文档设置统一的页眉或页脚，可在“插入”选项卡中单击“页眉页脚”按钮，进入页眉和页脚编辑状态，然后在显示的“页眉页脚”选项卡中单击“页眉”按钮或“页脚”按钮，在展开的下拉列表中选择一种页眉样式或页脚（见图3-86），再在页眉编辑区或页脚编辑区中直接输入或修改插入的页眉文本或页脚文本即可。页眉和页脚设置完毕，单击“页眉页脚”选项卡中的“关闭”按钮，可退出页眉和页脚编辑状态，返回正文编辑状态。第页页眉、页脚和页码的设置三图3-86 “页眉”下拉列表和“页脚”下拉列表第页页眉、页脚和页码的设置三2．页码的设置进入页眉和页脚编辑状态，在“页脚”下拉列表中选择系统提供的页脚或“编辑页脚”选项后，页脚区中会显示“插入页码”按钮，单击该按钮，在打开的对话框（见图）中选择页码的样式、位置和应用范围，确定后即可在所选范围中插入相应的页码。第页页眉、页脚和页码的设置三2．页码的设置如果要设置页码的起始编号，可单击页脚区中的“重新编号”按钮，展开下拉列表，在“页码编号设为：”编辑框中直接输入或单击微调按钮设置页码的起始编号（一般保持默认的“1”），如图所示。如果要设置文档所有节的页码连续编号，可选择“页码编号续前节”选项小贴士在WPS文字中，利用页脚区中的相应按钮，可以快速设置页码的起始编号或删除页码，且用户可在“插入页码”对话框中直接设置页码的应用范围；而在Word 2016中必须先断开本节与其上一节和下一节的链接后才能设置不同的页眉和页脚。第页1．目录的使用目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码，方便读者查阅文档内容。图文编辑软件通常可以根据标题样式创建目录。一般来说，在创建目录前，用户需先为要提取到目录的标题设置标题级别，并为文档添加页码。要创建目录，可将插入点置于要插入目录的位置，然后在“引用”选项卡中单击“目录”按钮，在展开的下拉列表（见图）中选择一种目录样式，图文编辑软件将搜索整个文档中符合目录样式要求的标题及其所在的页码，并把它们创建为目录。目录和题注的使用四第页1．目录的使用如果内置的目录样式不能满足需要，还可以在“目录”下拉列表中选择“自定义目录”选项，打开“目录对话框。在其中可以对目录进行更多的格式设置，如设置标题与页码之间的制表符前导符、标题的显示级别、页码右对齐及是否使用超链接等，如图所示。目录和题注的使用四第页创建目录后，如果文档的内容或标题发生了变化，此时需要及时更新目录，以保证目录与文档的内容一致。要更新目录，可单击目录的任意位置，然后在“引用”选项卡中单击“更新目录”按钮，或在目录的右键快捷菜单中选择“更新目录”选项，打开“更新目录”对话框，选择要执行的操作，然后单击“确定”按钮，如图所示。目录和题注的使用四1．目录的使用第页2．题注的使用题注是对插入到文档中的图片、形状、公式、表格及其他对象进行标识的编号及说明，方便读者理解文档内容，其格式一般为标签+题注自动编号+题注说明为文档中插入的对象添加题注后，当插入的对象发生增减或顺序调整时，图文编辑软件会自动更改其编号，以保证按文档中出现的先后顺序进行排列且不断号。选择要插入题注的对象，在“引用”选项卡中单击“题注”按钮，打开“题注”对话框，在其中对题注的说明、标签名、相对于对象所在的位置，以及编号格式等参数进行设置，然后单击“确定”按钮，如图3-92所示。目录和题注的使用四第页目录和题注的使用四图3-92 设置题注2．题注的使用第页如果一个版面中只有文本，即使文本设计得很精美，往往也难以吸引读者的注意力。但如果在此基础上配上合适的图片，那么版面将变得更加美观，这不仅能起到说明和调节作用，还会使读者在阅读时觉得赏心悦目。同样，在编排长文档的过程中，通常会穿插符合题意的图片、艺术字、文本框、形状等修饰元素，将文本与这些元素混合排列，精心布局，可以使文档变得赏心悦目，如图3-93所示。如果图片周围的文本太多，还可以为图片添加一个边框，以突出显示。艺术字多用于文档标题、海报及宣传画等比较活泼的版面中，以达到强烈、醒目的外观效果。对于没有使用图片进行修饰的文档，可以在标题或重点部分内容用图形化的文字块进行装饰，从而给读者以专业的观感。长文档的美化五第页长文档的美化五图3-93 利用图片、艺术字、文本框和图形化文字块修饰文档利用表达主题的图片修饰文档，以增强整个页面的感染力利用图形化文字块修饰文档利用艺术字制作标题利用文本框输入细弱的文本利用形状和图片修饰文档第页在日常办公事务处理中，经常会遇到需要把一些内容相同的公文、信件（如邀请函）、通知（如录取通知书、成绩通知单）或证书等发送给不同的地址、单位或个人的情况，这时可以利用图文编辑软件的邮件合并功能（见图）来实现。执行邮件合并操作时涉及两个文档：主文档和数据源。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即文档中通用的部分；数据源主要用于保存联系人的相关信息。文档的批量生成六第页实践------编排员工手册本任务实践将通过编排员工手册，带领大家练习在文档中应用样式、插入分隔符、提取目录、设置页眉和页脚的操作。此外，还拓展了修改样式的知识。第页实践------编排员工手册一、应用和修改样式步骤1打开本书配套素材“项目三”/“任务五”/“员工手册.docx”文档。为“序”文本所在段落应用“标题1”样式。步骤2为文档中的各章标题及“声明”文本所在段落应用“标题1”样式，为文档中以编号“一、”～“八、”开头的段落应用“标题2”样式。步骤3在“视图”选项卡中单击“导航窗格”按钮，在打开的导航窗格的“目录”选项卡中可看到应用样式后的各级标题，如图所示。第页实践------编排员工手册步骤4右击“开始”选项卡中的“正文”样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改样式”选项，打开“修改样式”对话框。在“格式”设置区设置样式的字号为小四，然后单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“段落”选项，在打开的“段落”对话框中设置首行缩进为2字符，1.5倍行距，单击“确定”按钮应用设置；再次单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“字体”选项，在打开的“字体”对话框中设置西文字体为Times New Roman，单击“确定”按钮返回“修改样式”对话框（见图），最后单击“确定”按钮应用修改。此时，所有正文内容的样式均会更新。第页步骤5取消封面段落文本的首行缩进格式（共有5处）。步骤6参照步骤4修改“标题1”样式，设置其字体为微软雅黑，对齐方式为居中对齐，取消其段落的首行缩进格式，并设置其段前间距和段后间距均为12磅。步骤7将员工手册最后两段的对齐方式设置为右对齐。实践------编排员工手册默认情况下，标题的样式基准为正文，因此修改正文样式后，标题样式也会发生相应变化。小提示第页实践------编排员工手册二、插入分隔符和目录步骤1插入分隔符。将插入点置于“序”文本左侧，然后在“页面布局”选项卡的“分隔符”下拉列表中选择“下一页分节符”选项，在文档封面末尾插入一个下一页分节符，将文档分为封面和正文两节，且正文从新的一节开始，如图所示。分节符标记。如果未看到该标记，可在“开始”选项卡中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，在展开的下拉列表中选择“显示/隐藏段落标记”选项第页实践------编排员工手册步骤2保持插入点位置不变，再次插入一个“下一页分节符”，此时文档被分为3节。其中，第二节的空白页后面用于插入目录。步骤3在“第一章 公司概况”文本左侧单击，然后在“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项，使正文第一章内容从新的一页开始，如图所示。插入的分页符第页实践------编排员工手册步骤4使用与步骤3相同的方法，通过插入分页符将其他章内容与声明也从新的一页开始（利用导航窗格，可快速将插入点置于各标题文本的左侧）。步骤5插入目录。在文档第2节（空白页）的开始位置单击，然后在“引用”选项卡中单击“目录”按钮，在展开的下拉列表中选择“自动目录”样式（见图），在文档中插入目录。第页实践------编排员工手册步骤6修改“目录”文本的字体为微软雅黑，字号为小二，段前间距为2行，段后间距为0.5行，并在文本间添加两个空格，效果如图所示。此时的页码不是最终的，后面设置完页码后应及时更新目录第页实践------编排员工手册三、设置页眉和页脚步骤1在“插入”选项卡中单击“页眉页脚”按钮，进入页眉和页脚编辑状态，然后输入页眉文本“员工手册”，设置其格式为黑体、五号、居中对齐，并取消页眉文本的首行缩进，如图所示。可看到当前页眉所在的节第页实践------编排员工手册步骤2在“页眉页脚”选项卡中单击“页眉页脚选项”按钮，打开“页眉/页脚设置”对话框，选中“显示奇数页页眉横线”复选框，表示在页眉中显示横线，单击“确定”按钮，如图所示。第页实践------编排员工手册步骤3在“页眉页脚”选项卡中单击“页眉页脚切换”按钮，跳转到页脚编辑区，在其中编辑文档的页脚。一般页脚的编辑操作就是插入页码，这里单击页脚编辑框上方的“插入页码”按钮，在打开的对话框的“样式”下拉列表中选择第二个样式，在“位置”组中保持“居中”选项的选中状态，然后单击“确定”按钮，如图所示。第页实践------编排员工手册步骤4可以看到文档中已经插入了页码，此时在页脚编辑框上方会出现“重新编号”“页码设置”“删除页码”3个按钮，利用这3个按钮可对页码进行相应编辑，如图3-104所示。插入的页码默认字号为小五，如需调整，可在选中任意一页的页码文本后在“开始”选项卡中进行设置。这里设置其字符为Times New Roman、五号、无首行缩进。可看到当前页脚所在的节第页实践------编排员工手册步骤5在文档第2节（目录页）的页眉区中单击，然后在“页眉页脚”选项卡中单击“同前节”按钮，取消它与第1节页眉的链接。步骤6分别在文档第2节和第3节的页脚区中单击，然后在“页眉页脚”选项卡中单击“同前节”按钮，取消其与前一节页脚的链接。步骤7将第1节（即封面）的页眉文本、页眉横线和页码删除。删除页眉横线时，只需将插入点置于页眉中，然后在“页眉页脚”选项卡中单击“页眉横线”按钮，在展开的下拉列表中选择“无线型”选项，如图3-105所示。第页实践------编排员工手册也可直接选中页眉文本所在段落后按“Delete”键，将页眉文本和页眉横线一并删除图3-105删除第1节的页眉横线第页实践------编排员工手册步骤8在第2节的页码处单击，然后单击“页码设置”按钮，在打开的对话框的“样式”下拉列表中选择“Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ…”选项，并选中“本节”单选钮，最后单击“确定”按钮；再单击“重新编号”按钮，在展开的下拉列表中选择“页码编号设为：”选项，并保持其右侧的数字为“1”，完成第2节页码的格式设置，如图所示。第页实践------编排员工手册步骤9在第3节的页码处单击，然后单击“重新编号”按钮，在展开的下拉列表中选择“页码编号设为：1”选项，设置第3节的起始页码为1，如图所示。步骤10在“页眉页脚”选项卡中单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态，可看到设置的页眉和页脚。第页实践------编排员工手册步骤11右击目录，在弹出的快捷菜单中选择“更新目录”选项，打开“更新目录”对话框，选中“更新整个目录”单选钮并单击“确定”按钮，最后保存文档。图为员工手册前4页的效果。第页实训——编排杂志内页本任务实训将通过编排一份杂志内页（效果见图3-109），带领大家更好地巩固本任务讲解的知识，如为文档分节、分栏，应用并修改样式，设置页眉和页脚，提取目录并设置其格式等。第页实训——编排杂志内页图3-109杂志内页编排效果第页实训——编排杂志内页打开本书配套素材“项目三”/“任务五”/“杂志内页.docx”文档，然后按下列要求对其进行编排。（1）将文档分为目录、心灵鸡汤、人生感悟和哲理4节。（2）为文档正文（后3节内容）添加奇偶页都带横线的页眉“某文艺2022-6杂谈随想”（利用空格分隔页眉内容）和居中对齐、从1开始编号的页码，页码编号续前节，并删除目录页的页码。（3）参照图3-109，分别为模块标题（心灵鸡汤、人生感悟、哲理）应用系统提供的“标题1”样式，为文章标题（如人贵在相知、简洁是最美的生活等）应用系统提供的“标题2”样式；然后修改“标题1”样式的字体为黑体，字号为一号；修改“标题2”样式的字体为微软雅黑，字号为三号，字体颜色为“巧克力黄，着色6”，居中对齐。第页实训——编排杂志内页（4）以版面美观为原则，参照图3-109对文档分栏。有些分栏需要在“分栏”对话框中进行设置，为每篇文章分栏时不要选中段落标记。（5）为文档提取目录，并对目录进行美化，设置“目 录”文本的字体为黑体，字号为二号，目录内容的字体为微软雅黑，字号为四号，2倍行距。（6）根据需要缩放图片，使正文内容正好占满7页。第页编排长文档

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