资源简介

(共16张PPT)
模块六 秘书实务综合培训
职场名言
认准了，选择了，就要全力以赴。 ——马云
不要让这个世界的复杂性阻碍你前进，要勇敢地成为一个行动主义者。 ——比尔 盖茨
在这个世界上，什么事最重要？有一种答案是：最重要的事就是马上去做。 ——李嘉诚
思考的越多，得到的越多。因为思考可以释放能量。通过思考，你能比从前做更多、更出色的工作、获得比现在更丰富的知识。 ——无名氏
别以为自己的步伐太小，无足轻重，重要的是每一步都很踏实稳妥，这样才能走向成功的康庄大道。 ——无名氏
素质培养目标
教学模式
教学形式
模块导读
秘书实务“知易行难”。本模块紧密结合现代企业对秘书人员的职业素质能力要求，通过行动导向项目实施教学模式，指导学生深刻领悟秘书职业所需要的素质和能力，要求学生在实训项目实施过程中具有职业意识，进入职业角色，在职业岗位上能够运用秘书实务的理论知识准确地办事、办文、办会，知行合一，具有理性分析并解决问题的能力；具有信息处理、方案策划、应用写作、口头表达、灵活应变等多方面能力。
素质培养目标
教学模式
知识能力目标
深刻领悟秘书职业应该具备的职业道德、职业性格、职业能力和职业形象；熟悉并掌握秘书职业求职应聘的多方面技能，包括信息处理能力、应用写作能力、形象设计能力、口头表达能力等；
深入理解并掌握办公室日常事务工作的方法，提高接待、沟通、协调、办文、办会、办事诸方面能力；
熟悉并掌握企业品牌发布、公司年会组织等大型活动的策划能力；学会处理企业突发事件以化解危机，锻炼理性分析并解决问题的能力。
模块导读
理解领悟秘书职业所应具备的素质品质，养成认识自我、不断提升自我的习惯；
理解秘书工作繁杂琐碎并且经常受挫，自觉培养情商，提高心理素质，锻炼意志力；
能够自觉参加小组项目研讨与操作，具有团队合作精神。
教学模式
教学形式
行动导向，项目实施。
1. 典型案例分析;
2.职业情境模拟;
3.第二课堂实际操作等。
1.学生分组实施项目:全班划分为若干小组，要求小组成员集体备课，团队合作进行典型案例分析、职业情境模拟、第二课堂实际操作等。
2. 现代化办公设备运用:运用多媒体设备，制作PPT配合案例分析或情境模拟;制作案例分析报告等文本(均在计算机上完成)，打印并装订成册。
模块导读
校内高度仿真的专业实训基地。
设备要求：会议桌椅、办公用品、计算机、
打印机、复印机、多媒体设备等。
实训场地
《办公室新来的秘书》情景剧演绎
02
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通过情境剧主题分析，深刻理解作为新入职的办公室秘书应该如何做好办公室事务工作；
通过文书写作训练，熟练掌握公司周工作计划表制作技能，学会撰写接待方案与日程安排表、总经理欢迎词等事务文书。
通过情境剧演绎训练，深入理解并掌握办公室日常事务工作的方法，提高接待、沟通、协调、办文、办会诸方面能力；
通过综合实训，将秘书理论应用于实践，深刻领悟并掌握办公室秘书岗位的内涵和职责；
[实训目标]
07
[实训案例]
林玲
AB公司S市分公司办公室秘书
孙莉
AB公司S市分公司办公室主任
高明
AB公司S市分公司总经理
主要人物
39
AB公司是一家大型的跨国服装集团。林玲大学毕业后应聘成功，成为AB公司S市分公司办公室秘书，负责办公室的日常事务性工作。
其职责范围包括整理办公室、电话事务、信息的基础性处理、接待工作、会务工作、草拟各类文件、文稿、制作公司每周工作计划表、总务管理等。
虽然工作很忙，内容繁杂，但林玲很珍惜这份工作，每天都比别人早到公司10分钟，整理办公室，做好一天工作的准备。
这天，林秘书收到一份函件，是宁波市服装协会发来的，主要内容是为了加强交流谋发展，宁波市服装协会会长、雅戈尔集团董事长李刚将带领宁波服装企业考察团来AB公司S市分公司参观考察。
林秘书按照规范进行收文处理，马上向办公室孙莉主任汇报此事。总经理高明看到宁波市服装协会的来函后，召见孙莉主任与林秘书，布置接待筹备工作。
[案例背景]
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5月22日，宁波市服装协会会长、雅戈尔集团董事长李刚带领宁波服装企业考察团受到高明总经理的热情接待。
考察团一行30余人先后参观了AB品牌展示馆、Q牌男装生产基地，并在AB大酒店座谈交流。
高明总经理向客人们详细介绍了AB品牌战略、产品体系、产业布局和企业文化等发展情况。
他表示，区域协会、企业间的相互交流是增进友谊、共谋发展的好机会，宁波服装业同行尤其是雅戈尔集团有许多值得借鉴的成功经验，我们要虚心学习，加快科学发展步伐，树百年企业，创百年品牌。
宁波市服装协会会长、雅戈尔董事长李刚表示，近年来AB公司在名牌培育、市场战略、转型升级和国际化运作等方面的成绩让业界为之惊叹，这次参观访问使考察团成员对贵公司有了更真切的了解，也开阔了发展眼界。希望今后两地服装协会及企业加大优势互补交流，共同推动中国服装品牌的成长进步。
[案例背景]
[主要情境]
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提前10分钟到公司，整理办公室，创建整洁优美的办公环境。
情境剧以办公室新来的林秘书认真做好办公室事务工作为线索展开剧情。全剧分为七幕：
正在办公室接听一个公务电话，这时，办公室先后进来两位客人，一位是已经预约的，一位还未预约。林秘书的接待技巧使几位客人都颇为满意。
办公室主任孙莉要求林秘书制作下周工作计划表，下发到各部门，并挂在公司内网上。
收到宁波市服装协会公函拟来访考察，林秘书按照规范进行收文处理，马上向办公室主任孙莉汇报。
高明总经理召见孙莉主任与林秘书，布置接待筹备工作；林秘书详细记录总经理口授的几件工作。
林秘书落实总经理布置的工作
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考察团来访期间，林秘书协助领导做好接待服务工作。
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任务2：情境剧演绎：编写并演绎《办公室新来的林秘书》情境剧。
全班分为7个小组，每组负责一幕，抽签确定。要求综合运用秘书实务理论知识，根据案例提供的背景和情境主题，编写情境剧脚本，每幕设计3-4个场景，并且登台演绎。每组演绎时间6-8分钟。
推荐1位同学担任《办公室新来的林秘书》情境剧司仪，沟通各组，串连全剧。
每组派1名代表对别组情境演绎进行点评。可以第2组点评第1组，第3组评第2组……时间不超过3分钟。
任务1：文书写作
每位同学完成3份文稿：制作公司周工作计划表，考察团接待方案与日程安排表、总经理接待考察团欢迎词。
[实训任务]
实训提示
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创建优美的办公环境
灵活应对各种不同意图来访者
职场新人林玲却每天提前10分钟到公司，整理办公室内务，打扫卫生，整理文件，擦桌椅，翻日历，把日程表与必要的文件资料放在领导和自己的桌上，创建整洁优美的办公环境。
接待过程，要充分体现主动服务的工作态度、良好的职业形象和周密的细节意识，说话时声音舒缓，吐字清晰，表达流畅。
制作公司周工作计划表
一是聆听办公室主任的指示，二是查阅公司周工作计划模板的使用情况，作为参考。三是核实整理公司下周具体工作项目和时间。四是初稿打印出来交办公室主任进行审阅。五是经领导传阅后收回进行修改定稿，制作出一份完整的周工作计划表，校对无误后打印、分发，挂公司内网上。
实训提示
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收文处理
参加筹备会议
林秘书落实总经理布置的工作。
07
重点工作有：迎接、拜会、宴请、会谈、参观、考察、送别等。
在接待过程中，要做好各项服务工作，当客人提出一些临时要求时，只要是合理的要尽量提供方便。
同时，要有保密意识
接待工作结束后，要做好总结工作，结算经费，做好总结，相关文件资料归档。
林秘书协助领导做好接待服务工作。
第一，打电话通知召开接待考察团筹备会议。
第二，制作考察团接待方案与日程安排表。
第三，搜集宁波市服装协会和雅戈尔集团的近期信息下载，整理，打印，为总经理接待考察团准备材料文件。
第四，撰写总经理接待考察团欢迎词。
林秘书准备好记录用的笔、记录本。应约提前2分钟与孙莉主任一起到总经理办公室。林秘书快速详细记录下总经理布置的接待筹备工作。回到办公室，将总经理口授的工作内容进行条款式整理成书面文稿，打印交办公室主任确认并实施。
拆启后，将公函取出，将文件内容登记在收文登记记录册上；向办公室主任汇报，根据主任意见，填写文件处理单，提出初步处理意见，将文件处理单附在通知原件上，呈总经理批示；经理阅后同意由办公室总体负责接待工作，相关部门配合。
[任务评价]
各组评价+教师评价。评价要点：对各组任务实施的目标、计划、过程和效果进行评判，肯定成绩，提出建议，指导学生进一步总结提高。
2
学生自我评价任务的完成情况、所获体验等。
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20%
50%
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情境剧模拟演绎点评（10分）
情境剧模拟演绎（20分）
情境剧编写脚本（20分）
公司周工作计划表、考察团接待方案与日程安排表
总经理接待考察团欢迎词
（10+20+20分）
文书写作、情境剧编写和演绎各占50、50%。
[评分参考]
20%

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