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(共47张PPT)
项目二
财经常用公务文书
一、通知
【写作任务】
××公司专业从事电子产品研发、生产。2015年该公司研制的新型智能手机获得了市场欢迎，订单销量比去年翻了一番。为激励先进，公司决定召开2015年度员工表彰大会，表彰为公司做出贡献的优秀团队和个人。表彰大会由公司行政部负责筹办。
根据以上内容，请以公司名义拟写一则通知。
任务三 通知、通报
通知具有以下特点：
1． 告知性
通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让受文对象知道或
执行，要求受文对象按发文机关的意图办事。
2．广泛性
通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导
意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。
3．时效性
通知对时效性有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓
并在规定的时间内迅速办理。
（一）通知的含义
通知在公文中使用频率最高、适应性最广。《党政机关公文处理工作条例》规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）通知的种类
1．指示性通知
这类通知用于上级机关需要对下级机关就某一事项作出具体规定，或就某一问题作出具体指示。如 《国务院办公厅关于切实做好春季防火工作的紧急通知》是国务院对春季防火工作作出指示，传达要求下级机关办理有关事项的通知。
2．发布性通知
这类通知用于颁布行政法规、印发本机关的规章等。如《国务院关于印发全国资源型城市可持续发展规划（2013-2020年）的通知》。除法规性文件外，被发布的文件一般不加书名号。
3．批转性通知
这类通知用于批转下级机关的公文。如《国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》，公安部对当前小城镇户籍管理制度提出了改革意见并上报国务院，国务院表示同意，批示并转发各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构，要求结合实际贯彻执行。
4．转发性通知
这类通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如《国务院办公厅
转发财政部关于调整和完善县级基本财力保障机制意见的通知》，财政
部对调整和完善县级基本财力保障机制提出意见，由国务院办公厅转发
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构，要求结
合实际贯彻执行。
5．知照性通知
这类通知用于安排一般性具体事务。为了便于工作，有必要将某些事项
和信息传达告知有关单位和人员知晓。这类通知只起告知作用，如设置
机构通知，启用印章通知，会议通知和布置具体工作通知等等。如《××
市教育局招聘教师考试的通知》
6．任免通知
这类通知用于上级任免下级的领导人或上级的有关人事任免需要下级或
平级知晓。如《××市人民政府关于×××等8名同志职务任免的通知》。
（三）通知的写法
通知一般由四个部分构成：标题、主送机关、正文、落款。
1．标题
通知的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、事由和文种三部分组成。
发布、批转、转发性通知的标题比较特殊，标题内含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题里包含着一个小标题，这个小标题就是大标题的发文事由。如果被批转或被转发的公文是法规性文件，则须在法规性文件名称上加书名号。如“国务院关于印发《国务院工作规则》的通知”。
标题中的事由如果十分重要或非常紧急，可在文种前加上“重要”、“紧急”等词语；如果是两个及以上机关联合行文，在文种前加上“联合”二字；如果是对不久前发的文件内容进行补充，在文种前加上“补充”二字。
2．主送机关
所有通知必须有主送机关，以指定通知的承办、执行和应当知晓的受文机关。普发性通知的受文机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属机关。如《国务院关于印发中国（上海）自由贸易试验区总体方案的通知》的受文机关是各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。
3．正文
正文一般由缘由和目的、通知事项、执行要求三部分构成。
通知的缘由和目的是通知正文的导语，要交代清楚为什么制发该通知，
一般写得简洁明了。过渡语往往用“现通知如下”、“现将有关事项通
知如下”、“现就有关问题通知如下”、“特作如下紧急通知”等。
通知的主体部分写明通知事项，通知事项一般分条列项写明，使事项条
目分明。
通知的结尾可用习惯用语“特此通知”，如前言和主体间使用了过渡语
“现通知如下”等，收尾处一般不再用习惯用语。可以自然收尾，事项
写完就结束，也可用简要的文字如“请结合本单位实际情况认真贯彻执
行”等，再次明确主题或作必要的说明，以引起受文单位的重视。
4．落款
在正文右下方写明发文机关名称，如标题中已标明发文机关，落款时可
以省略，直接写成文日期。
（四）通知的写作要求
下面结合各类通知的例文具体介绍其写作要求：
1．指示性通知
指示性通知正文包括提出指示的根据、指示事项和指示要求等。
【例2-3.1】
2．发布性通知
发布性通知正文包括两层内容：一是发布的法规或规章名称；二是提出
贯彻执行的希望和要求。
【例2-3.2】
3．批转、转发性通知
批转、转发性通知的标题比较特殊，完整的标题包括批转或转发机关、
原发文机关、事由、文种四要素。事由就是被批转或转发的文件名称。
正文一般包括批语、转发语、批转或转发公文的意义和执行要求。
【例2-3.3】
4．知照性通知
知照性通知的正文一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分。通知事项要写得具体明白。
【例2-3.4】
5．任免性通知
任免通知的标题一般包括发文单位、事由、文种，事由部分写明任免人员的姓名，如果同时任免多人，写出一个人的姓名，后加“等同志”予以概括。
如只有任命事项的任职通知，标题写“关于×××同志任职的通知”，如果只有免职事项的免职通知，标题写“关于免去×××同志××职务的通知”。
任免通知的正文包括任免依据、任免人员姓名及其职务两个部分。
【例2-3.5】
二、通报
【写作任务】
××出租车运营公司，为提高员工服务意识，提高服务质量，把今年三月定为质量服务月，并组建服务质量检查小组，对所有员工进行考核。质量服务月中涌现出了一大批技术过硬、服务热情的出租车司机。比如张××在送完客人后发现客人的钱包忘在了车上，并发现其中有大量现金，他立即把钱包送到了出租车公司，让公司联系客人，及时把钱包归还给客人。还有李××在交通高峰时段，帮助私家车主修理汽车，为他人解难，使车道畅通。
但也出现了一些不良现象，王××车速过快，有抢黄灯、红灯的情况，结果与公交车发生碰擦，乘客虽然没有受伤，但不得不换乘其他交通工具。吴××为盈利，载客时故意绕道行驶，被乘客发现后，还与乘客发生口角，吴××被投诉。
公司在质量服务月总结会上，决定对活动月中涌现的先进个人进行表彰，对部分严重违纪的个人进行公开批评和处理。
根据以上内容请以××出租车运营公司名义拟写一则表彰性通报和一则批评性通报。
（一）通报的含义
通报是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文，其作用
是交流经验，吸取教训，沟通情况，推动工作的进一步开展。
（二）通报的特点
1．教育性
通报具有教育意义，让人们知晓通报内容之后，从中接受先进思想的教育，
或警戒错误，引起注意，接受教训。通报的时间性很强，因为通报的内容都
是新发生的事件和情况，越及时通报，其指导现实的教育作用越大。
2．严肃性
通报要实事求是，要用事实说话，通报的事件、情况不能有差错，并严肃慎
重表明处理意见，因为通报意见直接涉及到具体单位或个人。
3.典型性
通报要选择典型事件，只有选择具有指导现实、推动工作、纠正过错的典型
事例，才能达到教育的目的。
（三）通报的种类
1. 表彰性通报。用于表彰先进个人或先进集体。这类通报，着重介绍人物或集体的先进事迹，树立榜样，总结成功经验。
2. 批评性通报。用于批评某人或某单位的错误行为，通报事故，总结教训，引以为戒。
3. 情况通报。用于上级机关向所属单位传达情况，沟通信息。
（四）通报与通知的区别
1．目的不同，通报具有教育性，主要是沟通信息，通过典型事例进行宣传教育；通知具有告知性，主要是告知具体工作内容和要求。
2．从内容的构成看，通知主要是传达布置工作，要求受文单位做什么和怎么做，通报则主要是传达典型事例，分析评价有关情况，提出通报要求。
3．受文对象不同，通报的受文对象一般为全体下属，通知则下达给某一个或某几个需要执行通知事项的单位。
（五）通报的写法
通报一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
1．标题
通报标题一般用完整标题，由发文机关、事由和文种三部分组成。有时可省略发文机关。
表彰性通报的标题一般在关于后加上“表彰”二字，如《××省人民政府关于表彰全省交通系统抗震救灾先进集体和先进个人的通报》。
批评性通报的标题一般在事由部分写明批评对象和批评事件，不加“批评”二字。如《××省教育厅关于××市第一中学违规办学事件的通报》，《国家新闻出版社广电总局关于给予新疆兵团卫视和四川卫视暂停商业广告播出处理的通报》。
情况通报的标题一般在事由部分加上“情况”二字，如《××市关于农村现代化建设调研的情况通报》
2．主送机关
通报的主送机关一般为直属下级机关，或需要了解通报内容的不相隶属
的单位。
3．正文
一般由三部分构成：导语、主体和结尾。导语写通报的目的或缘由，通
报主体写通报的具体内容，结尾写通报要求。
4．落款
在正文右下方标注发文机关，如标题中已写发文机关，落款处可省略，
只写明成文日期。
（六）通报的写作要求
不同类型的通报，其写作要求不尽相同。
1．表彰性通报
通报正文先写通报事项，用概括的语言叙述先进事迹或先进经验。在评价典型意义的基础上，写明对先进个人或集体作出的表彰决定。最后写通报希望和要求，提出向先进人物或先进经验学习的要求。
【例2-3.6】
2．批评性通报
批评性通报的正文先写通报缘由，叙述通报事件。接着分析所批评事件产生的后果，评价所批评事件的性质、指出教训所在。最后提出通报要求，对批评对象作出处理意见，根据通报的情况，表明发文机关的态度并提出引以为戒的要求。
【例2-3.7】
3．情况通报
通报正文写通报情况，对主要情节进行客观叙述，把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。接着分析情况，即事情发生后的处理情况。最后要写明发文机关的意见和要求，可以在对客观事实分析的基础上提出要求。
【例2-3.8】
任务四 报告、请示、批复
一、报告
【写作任务】
××超市在2016年中秋节期间开展了主题为“花好月圆人团圆”的大型促销活动，本次活动由销售部全面负责。活动内容为：每购买满50元，即可获得一张礼券，活动期间每张礼券购买指定品牌月饼，可抵10元。每张礼券还可以进行抽奖，奖项预设置：一等奖共100个，价值为100元奖品；二等奖共1000个，价值为50元奖品；三等奖共10000个，价值为20元奖品。
卖场内专设中秋礼品专卖区，按照月饼的品牌、保健品和酒的类别整齐陈列，指定专人负责礼品的促销和中秋礼品区的装饰，以达到吸引顾客的目的。
此次促销活动取得了良好的销售业绩。销售部员工以饱满的热情接待每一位顾客，竭力使每一位顾客高兴而来，满意而归。本次活动，激发了员工的工作热情，团队的凝聚力得到了提升。
根据以上内容，请以超市销售部名义拟写一则报告，向总经理室汇报本次促销活动的具体做法和成效。
（一）报告的含义
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（二）报告的特点
1．呈报性
报告是一种上行公文，用于下级机关向上级机关汇报工作的具体落实情况，反映工作中存在的问题、对上级文件的执行情况和答复上级的询问。报告是上级机关了解下情、制定方针政策、指导工作的重要依据，是密切上下级联系、沟通情况、提高工作效率的重要途径。
2.实践性
报告中无论是汇报工作成绩，还是反映工作中存在的问题，内容都必须属实，不夸大，不缩小，并能从中揭示出一定的规律。因此报告的写作者必须熟悉工作情况，以实践为依据，审核报告材料。
3.概括性
写作报告要突出重点，点面结合，在概括叙述基本情况的基础上，按时间顺序、工作发展过程或情况的发现和分析过程等列出观点句，有层次地概括叙述。避免把工作报告写成面面俱到的流水账。
（三）报告的种类
1．工作报告
是指汇报工作的报告，包括就本地区、本单位的各项工作所写的综合性报告和针对某一项工作、某一问题、某一事件所写的专题性报告两种。
2．情况报告
是指反映情况的报告。一般是指工作中发生的重大事件、意外事故，或带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。这种报告主要用于对突发性事件或非正常情况的反映，写作要及时，以便上级部门及时了解新情况和新问题。
3．答复报告
是指答复上级机关询问事项的报告。这种报告内容较为单一，要体现针对性，不能答非所问。上级询问什么就回答什么，有问必答，表述明确具体。
4．报送报告
是向上级报送文件、材料或物件时所附加的说明性报告。这种报告比较简单，篇幅也短小，一般只要写清报送物件、材料的名称和数量。
（四）报告的写法
报告的结构包括标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1．标题
完整式标题是指发文机关、事由、文种三要素俱全。如《××分公司关于开展产品质量月活动的报告》。有的标题详细地标明报告的性质如“工作报告”、“情况报告”、“事故报告”之类。
倘若文件版头已标明发文机关，标题可以只写事由和文种；发文机关名称署在落款处，标题中也可省略不写。
2．主送机关
顶格写明受文机关全称或规范化的简称。
3．正文
报告正文的基本内容一般由以下三部分构成。
（1）报告缘由。开头说明报告的目的、原因、依据等，要求写得简明扼要。
（2）报告内容。不同类型的工作报告，在内容上各有侧重点，在写法指要部分将分类讲述。
报告内容较多时，可按事情的发展脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料；也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，可以分条列项，使层次段落清晰分明。
（3）报告结语。一般以“特此报告”、“以上报告请审阅”等习惯语作结。也可省略不写结语。
4．落款
包括发文单位和成文日期，并加盖单位公章。标题已有发文单位，此处亦可省略。
（五）报告的写作要求
报告类公文的结构并不固定，工作报告很复杂，而报送文件、物件报告很简单，一般仅数十字。所以笼统地谈报告的写作是很困难的，下面结合例文分析工作报告、情况报告、答复报告的写作要求。
1．工作报告的写作要求
正文一般由工作基本情况、工作主要成绩、工作经验体会、存在问题和改进意见等部分构成。
工作报告篇幅较长，一般采用列小标题分部分写作。基本情况部分要简要叙述工作的背景和总体情况；工作成绩部分要突出重点，用事实说明工作的成绩并介绍工作的具体做法；工作经验和体会部分要把工作中的感性认识上升到理性认识，总结工作取得成绩的原因，得出规律性的认识以指导今后的工作实践；存在问题部分要客观评价工作的不足之处，并有针对性地提出改进工作的意见。
【例2-4.1】
【例2-4.2】
开头写明报告的缘由，临近春节，建设事业中心开展安全检查，用“现将检查情况报告如下”过渡到下文，各项检查工作结束后把检查情况向上级报告。
正文部分按照检查的项目分层说明，最后一段总结全文。脉络清晰、层次分明。
2．情况报告的写法
情况报告的正文一般由陈述情况或问题、分析原因和责任、提出处理意见和要求等部分构成。写作情况或问题部分，要实事求是地叙述清楚事情的经过和结果；分析原因和责任部分要客观具体地写明有关情况或问题的性质并明确责任；最后提出切实可行的措施。
【例2-4.3】
3．答复报告的写法
答复报告的正文由报告的依据、答复事项两部分构成。首先要写明答复依据，即何时接到上级机关询问的事项和要求回答的问题，然后针对上级询问的事项或提出的问题作出答复。
【例2-4.4】
二、请示
【写作任务】
××市民政局由于日常工作繁忙导致员工间缺少交流、沟通，团支部为了提高大家团队合作、沟通交流、理解表达等综合素质，拟于5月8日在威斯顿户外拓展培训中心举办一次拓展训练活动。活动时间为9：00-16:00，安排大巴车接送，培训费用 180元/人/天，本次活动全部费用由团支部活动经费中支出。
根据以上内容，请以××市民政局团支部名义拟写一则请示。
（一）请示的含义
请示适用于向上级机关请求指示、批准。当下级机关处理工作时涉及有
关方针政策需要上级机关做出明确的解释和答复，当下级机关在工作中
出现新情况、新问题，需要上级机关做出明确指示，当下级机关需要请
求上级机关解决某一具体问题和实际困难，都可以使用请示。
请示是上行公文，具有强制回复的性质。写作请示必须一文一事，如果
一文多事，会导致受文机关无法批复。
（二）请示的类型
根据请示的适用范围，可分为三类：
1．请求指示的请示。工作中遇到某些问题或者出现新情况，缺乏明确的政策规定和文件依据；某项工作需要上级裁定，需要请求上级机关给予明确指示；执行上级机关有关政策规章时不够明确需要上级机关做出明确解释。这类请示一般涉及政策上、认识上的问题。如《关于燃油助力车属性问题的请示》。
2．请求批准的请示。工作中出现了无权自行处理和解决的问题，需要上级机关批准；工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难或问题，需要上级机关协调和帮助；工作中出现了具体困难和实际问题需要上级帮助解决。这类请示一般涉及人事、财物、机构等方面的具体问题，如《关于在××省通乡油路工程中采用整齐块体弹石路面代替沥青路面的请示》。
3．请求批转的请示。对本部门就全局性或普遍性问题提出了解决办法，请求上级部门机关批转各单位执行。如《关于转发〈关于优化项目建设环境的指导意见〉的请示》，请国务院批转各单位执行。
（三）请示的特点
1．请示事项的单一性。请示必须一文一事，每份请示只能提出一个事项，
解决一个问题，这样才有利于上级批复，使问题得以解决。
2．请示时间的超前性。请示必须在事前行文，得到上级的答复和批准后
才能办理有关事项。
3．请示结果的反馈性。请示需要等待上级的批复，请示所涉及的问题，
一般较紧迫，没有批复，下级机关也就无法工作。上级机关必须及时地、
有针对性地对下级的请示给以批复。
（四）请示与报告的区别
1．行文目的和作用不同：请示是请求性的上行公文，主要是通过上级的
决策意见，明确工作中需要处理而又无权或无法解决的问题。而报告是
陈述性的上行公文，重在汇报工作、反映情况、提出建议。
2．行文时限不同。请示必须在事前行文，而报告可在事前行文，也可在
工作进行中或事后行文。
3．内容和结构不同：请示的内容单一，请示理由必须充分，请求事项明
确具体。而报告的内容既可以是单一的，也可以是多方面的。报告和请
示必须分开使用，报告中不能写请示事项。
（五）请示的写法
请示的结构由标题、主送机关、正文和落款几部分构成。
1．标题
请示的完整式标题由发文机关、事由和文种构成，如《××分公司关于
购买多功能一体机的请示》。
标题有时省略发文机关，在落款处标明。如《关于修缮控保建筑的请
示》。
写标题要注意以下几点：
一是要写清楚事由，应精确表述请示内容，尽量不要出现“请求”之类
的词语，避免和文种语义重复。
二是标题文种只能写“请示”两字，不能写成“报告”或“请示报告”。
2．主送机关
指直属上级机关。一份请示，只送一个主管的上级机关，不能同时主送
两个或两个以上机关。受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根
据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个上级机关。
示一般不直接送领导个人，一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧
急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。
3．正文
正文包括请示缘由、请示事项和请示结语三部分组成。
（1）请示缘由。开头写明提出请示事项的理由、背景和依据，理由要充分，一般从请示事项的必要性和重要性等方面进行写作。
请示缘由关系到请示事项是否成立，必须讲清情况，举出必要的事实和数据，才有说服力。
（2）请示事项。写明请求上级机关给予指示或批准的具体事项。请示的内容要具体明确，符合国家法律法规，符合实际。请示要求应切实可行，具有可操作性。
请示语气要得体，不用“我们决定……”之类词语，而用“我们拟……”引出请示事项，表明是下级机关的初步打算，等待上级机关的答复后再实施。
（3）请示结语。常用的结语有“以上请示当否，请批复”、“以上意见当否，请指示”、“以上请示如无不妥，请审批”等习惯用语。
4．落款
在正文右下方标注发文单位名称和成文日期，并加盖公章。若标题已有发文机关名称，此处可省略，只写明成文日期。
【例2-4.5】
三、批复
【写作任务】
××公司行政部写了一份《关于对2013年度考核优秀的团
队和个人进行奖励的请示》，总经理室经过研究，同意设立
优秀团队奖和先进个人奖，并要求行政部制定考核奖励办法。
根据以上内容，请以公司总经理室名义拟写一则批复。
（一）批复的含义
批复“适用于答复下级机关的请示事项”，是上级机关答复下级机关请示事项的一种公文。
（二）批复的特点
批复具有以下几个特点：
1．针对性。批复是针对下级机关的请示而写作，批复意见要有针对性，既要研究请示事项与近期的工作需要以及党的方针政策、国家的法律法规是否相符，又要研究请示事项是否可行。批复内容如果涉及其他部门，应会同有关部门商议，取得一致意见后再行文答复。
2．指导性。批复是答复下级请示事项并要求下级遵照办理的指示性文件，往往政策性较强，具有指导性的特点，因此表态必须慎重，批复意见要态度鲜明，理由充分，尤其是不同意或不完全同意的批复，要考虑下级的心理，有理有据说服下级。而下级机关接到批复后必须执行上级机关的批复意见。
3．及时性。下级部门是在遇到无法解决的问题时才制发请示的，上级机关不作答复，问题就无法得到解决。因此上级机关必须为下级机关着想，对请示要尽可能迅速批复，真正帮助下级解决问题。
（三）批复的类型
根据批复内容，可分为指示性批复和审批性批复两大类。
1．指示性批复。是指针对下级机关涉及政策及认识上的问题，上级机关 给予明确指示的批复。
2．审批性批复。是指针对下级机关涉及人事、财物、机构等方面的具体
问题，上级机关进行审批后作出明确答复的批复。
（四）批复的写法
批复写作比较简单，但有独特的结构要求。
1．标题
批复的完整标题由发文机关、表态语、请示单位、请示事项和文种等要素构成。如《国务院关于同意将山东省青州市列为国家历史文化名城的批复》，这一标题十分完整地表述出这份批复的主旨。
有的批复标题可省略部分要素，例如《国务院关于设立“全国交通安全日”的批复》省略了表态语和请示单位。又如《关于××学校开展夏令营的批复》省略了发文单位。
也有批复标题直接写明所答复的文件标题，如《国务院关于<中国证券监督管理委员会股票发行审核委员会暂行办法>的批复》，这种写法常用于对法规性文件的批复。
2．主送机关
批复的主送机关是直属下级机关，即来文的请示机关。如果是针对下级
机关请求批转的请示进行批复，需要有关部门了解和执行批复的事项，
既可以直接把有关部门列入主送机关，也可以用抄送方式处理。
3．正文
正文包括批复引语、批复意见、结束语等内容。
（1）引叙语。批复是针对请示而写的，所以正文的开头，一般要简约地
引述下级来文的日期、文号、标题和要点等，意在说明依据什么请示而
作的批复。
引述的方法有多种：引述请示标题和发文字号；引述请示的时间和标题；
引述请示的时间和请示事由。如“你校2013年7月20日关于开展夏令营
的请示收悉”属于引述请示的时间和请示事由。
批复引语之后一般用“现批复如下”、“经研究，批复如下”等过渡语
引出批复意见。
（2）批复意见。是针对请示事项所作的明确具体的答复。如果是请求批准事项，必须明确表明是否批准；如果是请求指示，则应指出原则、政策、要求，提出办法。
如果完全同意请示事项，在复述请示主要内容后写上肯定性意见，并提出一些具体要求。
如果部分同意请示事项，就要具体写明同意的内容，不同意的内容要写明理由。
如果不同意请示事项，在表明态度后，要阐明不同意的理由，要考虑下级部门的心理，使其容易接受，并能及时采取相应措施。
无论是什么批复意见，都必须写得明确、肯定，措辞果断、坚决，语气肯定，不能模棱两可，使下级无所适从。
（3）结尾语。为了加强语气，批复常用“此复”、“专此批复”、“特此批复”等语句结尾。
4．落款
在正文右下方标注批复单位名称和成文日期，并加盖公章。若标题已有批复单位名称，此处可省略，只写成文日期。
【例2-4.6】
一、函
【写作任务】
××公司为答谢广大客户对公司发展的大力支持，特于2015
年3月25日到3月27日举办客户联谊活动，活动地点安排在
××宾馆三楼宴会厅。此活动由公司行政部负责，行政部发
函与宾馆商讨布置会场、安排食宿、提供服务等有关事宜。
根据以上内容，请以公司行政部名义拟写一则函。
任务五 函、纪要
（一）函的含义
函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函是公务文书中的平行文，“不相隶属机关之间”不论级别高低，都不存在职权上的领导与被领导关系，它们之间的行文只能用函。
（二）函的特点
函主要有以下两个特点：
1．行文方向灵活。在公文中，函的使用最为灵活，行文方向不受限制，既适用于不相隶属机关之间的行文，又适用于平行机关、上下级机关之间的行文。
2．适用范围广泛。函的适用范围很宽，既可用于不相隶属机关之间商谈公务、接洽工作、询问事情、答复问题，又可用于向业务主管部门请求批准事项及业务主管部门审批或答复有关事项。
（四）函、复函与请示、批复的区别
1.按照行文关系，函是平行文，是向有关业务主管部门请求批准有关事
项。请示是上行文，是向上级机关请求指示、批准。
2.复函是业务主管部门用于回复不相隶属机关来函提出的有关请求事项批复是上级机关用来答复下级机关的请示事项。
（五）函与通知的区别
1、行文关系不同，函主要作平行文，有时灵活使用，兼作下行文、上行
文，通知主要用于下行文。
2、内容性质不同，函属于商洽性公文，通知则属于传达或者告知性公文。
3、效力、作用不同。函一般没有领导作用，没有行政约束力，更无法律
效力；通知具有行政指导作用和行政约束力，有时还有法律作用。
（六）函的写法
函的基本结构，包括标题、主送机关、正文、落款几部分。
1．标题
完整式标题包括发文机关、事由、文种三要素。如《××人民政府关于
商请主办第×届中国东西部合作与投资贸易洽谈会的函》。
有的省略发文机关，但事由、文种不可省略，如《关于实地考察学习及
洽谈项目的函》。
复函的标题一般在事由部分写明来函单位名称和具体事项，文种前加
“复”字，如《国家林业局办公室关于开展全国国有林业改革试点工作
的复函》。
2．主送机关
函的主送机关是指需要商洽工作、询问情况或答复事项等的有关机关，
应写全称或者规范化的简称。
3．正文
正文是函的主体部分，一般由发函缘由和具体事项组成。
去函的正文一般包括两部分内容。
第一部分陈述商洽、请求、询问有关事项的背景和缘由，第二部分写明 具体事项和要求。要求明确具体，简短扼要，语气谦和。
复函的正文写法和批复相似。
第一部分引述来函事项，第二部分针对来函提出的有关事项写明给予答复，要求说明情况，表明态度，并有针对性地提出办理意见。
正文最后常用习惯语作结。去函多用“特此函商，盼函复”、“特此函达”、“敬请函复”、“请研究函复”等。复函常用“此复”、“特此函复”、“特此函告”等。
4．落款
发函单位、日期写在正文尾部右下方。
（七）函的写作要求
下面结合具体例文分析函的写作要求。
1．商洽函
机关、单位之间商洽工作、联系事项用商洽函。这种函的正文多分为缘
由、事项、结尾三部分。
【例2-5.1】
2．询问函
询问函是用于平级和不相隶属的机关和单位之间询问问题、征求意见。
写作询问函，应清楚地陈述询问事项，以便对方回复。
【例2-5.2】
3．请批函
请批函是机关、单位涉及业务工作，向没有隶属关系的业务主管部门制
发的请求批准的函。因双方不是上下级的隶属关系不宜用请示。请批函
要求写明请批的事项和理由。
【例2-5.3】
4．答复函
答复函也称复函，它具有明确的针对性，即针对询问函而作的答复。复
函的正文有引述语和答复意见两部分组成。引述语就是引述来函的标题、
来函时间和发文字号。答复意见是针对来函事项予以答复，表明态度。
【例2-5.4】
二、纪要
【写作任务】
××有限公司是从事美容工具生产的企业，为了进一步提高公司的销售业绩，公司于2015年10月18日下午1点在公司大楼会议室召开总经理和部门经理会议。关于如何提高服务质量公司展开了热烈的讨论，下面是各部门经理的会议发言内容。
张经理的发言内容：
1．关于公司人员的重新分配，从今天开始，王萍着重投入于网络的优化，做好网页的宣传，而新入职的办公室助理则接手王萍之前担任的行政工作内容，其他人继续做好自己的岗位。
2．严格执行考勤制度，一个月内迟到两次要相应的扣除工资，遵守打卡制度，如有特殊情况，须提前通知请假，然而请假的员工需在次日到梁经理处补名。
3．最后，规范一个专门对外接受咨询的QQ，每天专门由张莉莉一人负责登录，然后分派给业务员，到月末进行统计网上咨询了解公司产品和信息的客户人数。这样有利于决定加大还是保持公司的投入力度。
吴经理的发言内容：
1．加强生产、销售，销售是重点，需要用心做，另外还提议员工多走车间，这样可从中更好地了解产品的参数和构造。
2．对商品的投放力度要加大，努力完善网站的优化。
李经理的发言内容：
1．由于下班时候办公室没有业务员的情况下仍然有电话打进，张国民建议将电话转接到业务员的手机，能够及时接到电话。
2．办公室的仪容要靠大家一起整理，细至每一个人的座位，大至公司的财产保护，尽力改善公司的
形象，让别人看到公司的规范。
最后，钱总经理总结了今天的会议内容，每一个员工都需要用心投入，付出与收获是成正比的，公
司的发展离不开每一位员工的努力。
根据以上会议发言内容，以公司名义拟写一则纪要。
（一）纪要的含义
纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
纪要是根据会议情况、会议文件和其他会议资料整理的要点，是为了贯
彻会议精神，扩大会议影响，推动有关工作，要求与会单位共同遵守、
执行的一种公文。
纪要既可以传达给与会者及其所属单位，也可以上呈上级机关。
（二）纪要的特点
纪要主要有以下特点：
1．纪实性。纪要必须如实反映会议基本情况和会议精神，注重客观准确，
不能把没有经过会议讨论的内容写进会议纪要。
2．提要性。纪要必须紧密结合会议主题，对会议内容和研究决定事项进
行概括和提炼，反映会议的主要精神和重要结论。会议纪要不同于会议
记录，会议记录是与会议同步进行，如实记录会议原貌，作为机关单位
内部资料保存。会议纪要是会后整理，归纳出主要事项，体现会议的主
题，在一定范围内公布传达。
3．指导性。纪要一经成文下发，就起到沟通情况，统一认识和指导工
作的作用，要求有关单位和人员遵照执行会议精神，具有指导意义和约
束作用。
（三）纪要的种类
1．根据会议的性质和内容划分，可分为工作会议纪要和专题会议纪要两大类：
工作会议纪要是指由机关、单位召开的为研究工作、处理事务或解决问题而召开的工作会议形成的纪要。这类会议纪要应传达会议的基本情况、议定的事项、布置的工作任务，要求与会单位和有关人员共同遵守执行。
专题会议纪要是指专题研讨会、座谈会、学术研究会等会议形成的纪要。这类会议纪要主要通报会议情况，使有关单位和人员知晓会议的基本情况和主要精神，对有关方面的工作具有指导作用。
2．根据会议纪要的写法划分，可分为摘要式会议纪要和综合式会议纪要。
摘要式会议纪要是概括反映会议的议定事项或反映会议的讨论情况，一般适用于小型会议或议题单一的会议。写作时把具有典型性和代表性的言论提要整理，按一定的逻辑关系分条列项排列成文。
综合式会议纪要是按照会议议题反映会议的综合情况，一般适用于大型会议或议题较多的会议。按照议题分几个部分写作，每部分列出小标题，层次清晰。
（四）纪要的写法
纪要的结构一般包括标题、正文、落款几部分。纪要不写主送机关，而
是需要抄送给参加会议的机关和需要知道会议情况的机关。
1．标题
完整式的标题包括发文机关、会议名称、文种三个要素，一般可以省略
介词“关于”二字。如《××广告公司的销售会议纪要》
有的标题省略发文机关，由会议名称加文种构成，如《全国高等教育语
言文字工作研讨会纪要》。
2．正文
纪要的正文包括会议概况、会议内容和结语三部分内容。
（1）会议概况。正文的开头部分概括介绍会议的基本情况。如会议的名
称、会议召开的背景、依据和目的，会议召开的时间、地点，会议参加
人员和规模、会议的主持人、出席人，会议的主要议程，研讨的主要问
题和会议成果等等。
介绍会议情况要简明扼要，让阅读者对会议有个总体了解。用“现将会
议情况纪要如下”、“现将会议议定事项纪要如下”等习惯用语领起下文。
（2）会议内容。这是正文的主体部分。根据会议的中心议题有重点地写
出会议的内容和成果，包括会议讨论的问题，议定的事项，提出的任务、
要求和措施等。常见的写法有两种：
一是综合叙述式。围绕会议的中心议题，对会议内容进行综合分析，整
理归纳出几个部分进行阐述，以准确反映会议的主要精神。
二是摘要记录式。按照会议进行的程序，根据会议发言的顺序，将每个
发言人的讲话要点分别予以综合、归纳，依次摘要写出其发言内容。
（3）结语。结尾一般写对与会者提出要求和希望，或发出号召，也可以
自然结尾。
3．落款
写明发文单位和成文日期即可。若标题中已有发文单位，落款处可省略。
成文日期有时也可以写在标题下一行居中。
【例2-5.5】

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