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项目五 财经礼仪文书
知识目标
◎掌握礼仪文书的性质和特点，了解礼仪文书的行文规则。
◎掌握各类礼仪文书的适用范围，掌握礼仪文书的格式。
能力目标
◎能够按照礼仪文书的写作内容和写作要求，写作常用礼仪文书。
◎能根据行业企业具体案例熟练写作欢迎词、欢送词、答谢词、感谢信、慰问信、邀请函、聘书、条据、自荐信。
任务一 欢迎词、欢送词、答谢词
在经贸活动中，企业间的交流、合作、洽谈生意，都少不了迎来送往的场合。这就需要用到欢迎词、欢送词和答谢词。这类礼仪文书往往具有临时性、应酬性、针对性、广泛性等特点。它篇幅短小，要力求点到为止。
一、欢迎词
【写作任务】
2016年9月XX高等职业院校迎来了2016级新生，在全校新生大会上张校长发表讲话，向新生的到来表示欢迎，鼓励新一届学生继承学校“勤实践、多思考、强体魄、献爱心”的传统。培养面向未来的胸襟；培养社会责任感和爱国主义情操；学会尊重、合作和奉献。根据以上内容，请以张校长名义拟写一则欢迎词。
【知识链接】
（一）欢迎词的概念
欢迎词是在迎接宾客的仪式上或开会、举办宴会开始时，主人对宾客或会议代表的到来，表示热烈欢迎的讲话稿。
（二）欢迎词的分类
欢迎词从表达方式上分
1.现场讲演欢迎词
一般由欢迎人在被欢迎人到达时在欢迎现场口头发表的欢迎稿。
2.报刊发表欢迎词
这是发表在报刊或公开发行刊物之上的欢迎稿。它一般在客人到达前后发表。
欢迎词从社交的公关性质上分
1.私人交往欢迎词
私人交往欢迎词一般是在个人举行较大型的宴会、聚会、茶会、舞会、讨论会等非官方的场合下使用的欢迎稿。通常要在正式活动开始前进行。私人交往欢迎词往往具有很大的即时性、现场性。
2.公事往来欢迎词
这样的欢迎词一般在较庄重的公共事务中使用。要有事先准备好的得体的书面稿，文字措词上要求比私人交往欢迎词更正式和严格。
（三） 欢迎词的特点
1.欢愉性
中国有句古话“有朋自远方来，不亦乐乎”，所以致欢迎词当有一种愉快的心情，言词用语务必富有激情和表现出致词人的真诚。只有这样才可给客人一种“宾至如归”的感觉，为下一步各种活动的完满举行打下基础。
2.口语性
欢迎词本意是现场当面向宾客口头表达的，所以口语化是欢迎词文字上的必然要求，在遣词用语上要运用生活化的语言，既简洁又富有生活的情趣。口语化会拉近主人同来宾的亲切关系。
（四）欢迎词的结构
1．标题
标题一般由致词人、致词场合、文种三个要素构成，如“广东省省长XXX在XX会议开幕式上的欢迎词”，有时也可只写“欢迎词”三字。
2．称呼
称呼要求写在开头顶格处。要写明来宾的姓名称呼。如“尊敬的各位先生们、女士们”、“亲爱的××大学各位同仁”。
3．正文
开头要写致词人以什么身份、代表谁、对谁表示欢迎，接着写来访或召开此次会议的意义、作用，或者述说两国或两个单位之间的友谊、交往，对过去合作成就的回顾或对此次活动的希望等。
4．结尾
祝愿宾客来访或会议取得圆满成功，祝愿宾客与会议代表在访问期间、会议期间过得愉快。
5.落款
包括署名和日期。
（五）欢迎词的写作要求
对欢迎对象的称谓要用全名，名字前要加“尊敬的”等字样，名字后要加头衔或“先生”、“女士”等词语。对外国元首来访，还应加上“阁下”、“殿下”等词语。
欢迎词要热情大方、不卑不亢。欢迎词一方面要使对方感到亲切、友好，另一方面对双方有分歧的问题，要坚持原则立场，不能迁就，应委婉、友好地表达出自己的原则，不至于造成令人不愉快的场面。”
欢迎词的语言要简短，尽量合乎口语，同时要力求生动。
【例文5-1.1】 见书
【案例评析】
这篇欢迎词，称呼得体，礼仪周全，开门见山，首尾呼应。总体来说，这是一篇格式规范，结构完整，层次清晰，内容充实，用语通俗平易，语气亲切友好的正式致辞。
二、欢送词
【写作任务】
海王旅行社组织的“三亚五日游”活动圆满结束，导游张丽代表海王旅行社向全体游客表达感谢和欢送，欢迎大家再次到海南观光旅游。根据以上内容，请以张丽名义拟写一则欢送词。
【知识链接】
（一）欢送词的概念
欢送词是指客人应邀参加了活动，主人为表达对客人的欢送之意，在一些会议或重大庆典活动、参观访问等结束时的讲话。欢迎词作为一种日常应用文，是当代应用写作学研究的文种之一；是代表国家、政党，代表企事业单位、群众团体欢送国内外宾客时，或企事业单位、群众团体欢送要离去的同志时所使用的讲稿。
（二）欢送词的分类
按表达方式来分可分为现场讲演欢送词和报刊发表欢送词两种。
按社交的公关性质来分可分为私人交往欢送词和公事往来欢送词两种。
（三）欢送词的特点
1.惜别性。欢送词是主人对即将离开的客人口头表达真情感情的用语，充满着主人对客人的惜别之情。让对方感受到主人的真情厚意。
2.口语性。欢送词本意是现场当面向宾客口头表达的，所以口语化是欢迎词文字上的必然要求。在遣词用语上要运用生活化的语言，既简洁又富有生活的情趣。口语化会拉近主人同来宾的亲切关系。
（四）欢送词的结构
1.标题
标题一般由致词人、致词场合、文种三个要素构成。一般要标明谁在什么会上的欢送词，例如“向警予在欢送第八届留法勤工俭学学生会上的致词”；外交场合，特别是重要外事活动中的欢送词，一般均采用这样完整的标题。一般社交场合中的欢送词，标题可省去演讲者，只标明在什么会上的欢送词。
2.称呼
外交活动中的欢送词，对主宾的称呼用全称，即姓名后加职位、职称，以示尊重。社交场合中的欢送词，对主宾的称呼一般不提职位、职务，以示亲密友好。有时，在被欢送者的姓名前加上“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。
3.正文
一般的内容构成是：开头，直接表达欢送之情意，有时也可对被欢送者表示祝福；主体部分，或对来宾访问成功和会谈成功表示祝贺与感谢，评价来宾访问与会谈的意义和影响；或回顾友好交往、合作的以往，评价被欢送者的工作、学习成绩和个人品格，表达惜别之情；或说明被欢送者所面临的新的工作、学习的意义等等；结尾，向被欢送者表示祝愿。
4.结尾
要写对宾客的惜别之情，表示对再次来访的期待，并祝愿一路顺风。
5.落款
包括署名和日期。
（五）欢送词的写作要求
欢送词的写作一般应遵照以下要求：
　1.措词要注意礼貌、委婉。致欢送词应该礼貌待人，创造一个友好、亲切的气氛，表达感情要诚挚、真切，但又不能因为是友好往来，而放弃原则立场。要既坚持原则立场，又不出言伤人，因此，应该注意措词用句的委婉。
　2.篇幅不宜过长。欢送词是一种宣读体的稿件，它是为特定的会议或场合所使用，因此，它要受会议或特定时间的限制。一般最长者也不过2000字。
　3.欢送词的写作要注重以情动人，多采用带有感彩的词语。致词中，演讲者可根据自己与被欢送者的关系、自己的身份和地位，向被欢送者提出勉励之词或共勉之词。
【例5-1.2】 见书
【案例评析】
这篇欢送词短小精悍，简洁之至，送别之意尽在其中，符合欢送词写作的规范要求。结尾的欢送之语既是良好的祝愿，又与上面提到的送别基调相呼应。
三、答谢词
【写作任务】
志成电子公司经理王凯一行五人代表公司首次到恒远集团公司访问，受到了恒远集团公司的盛情接待。三天时间里王凯一行对当地的电子业有了比较全面的了解，与恒远集团公司建立了友好的技术合作关系，并成功地洽谈了电子技术合作事宜。
王凯认为电子业是新兴的产业，有着广阔的发展前景。恒远公司拥有一支由网络专家组成的庞大队伍，技术力量相当雄厚。此次两家公司建立友好的技术合作关系，必将推动志成公司迈上一个新台阶。而这一切，都得益于恒远集团公司的真诚合作和大力支持。
访问即将结束，经理王凯对恒远集团公司的盛情接待表示感谢，并祝恒远公司发展顺利。更希望彼此继续加强合作，共创明天。
根据以上内容，请以志成电子公司经理王凯名义拟写一则答谢词。
【知识链接】
（一）答谢词的概念和分类
答谢词是在喜庆宴会、欢迎或欢送会、授奖大会，或对曾经帮助过自己的有关团体表示感谢的致词。
答谢词有两类：一类是在交往活动开始时，先由主人致欢迎词，接着就由客人致答谢词；另一类是在交往活动结束后，客人对主人的盛情接待与安排表示感谢，具有辞别的性质。
（二）答谢词的结构
1．标题
标题有两种形式：一是说明在什么场合下的答谢词，二是只写“答谢词”三字。有时，也可用“答词”作标题。
2．称谓
另起一行顶格书写致谢对方的姓名、头衔，后加冒号。
3．正文
首先要写对主人的盛情接待表示感谢，对主人方面作出的成绩和贡献表示赞颂，并表明自己对巩固和发展友谊的打算和愿望。
4．结尾
再次表示感谢，并向对方表示良好的祝愿。
5．落款
包括署名和日期。
（三）答谢词的写作要求
1.客套话与真情
在礼仪场合，必要的客套话是不能省略的，比如“感谢”、“致敬”之类热情洋溢、充满真情的词语。
2.尊重对方习惯。
在异地作客，要了解当地的民情、风俗、尊重对方习惯。
3.照应欢迎词
答谢词要注意与欢迎词的某些内容照应，这是对主人的尊重。即使预先准备了答谢词也要在现场紧急修改补充，或因情因境临场应变发挥。
4.力求篇幅简短
欢迎词、答谢词都是应酬性讲话，而且往往是在一次公关礼仪活动刚开始时发表的，下面还有一系列的活动等着进行。因此篇幅要力求简短，不宜冗长拖沓，以免令人生烦。
【例5-1.3】 见书
【案例评析】
这篇答谢词内容明确，谢意真诚，表达凝练、概括、有度。
任务二 感谢信、慰问信
一、感谢信
【写作任务】
据《济南时报》：2015年4月19日晚，张先生回家时发现随身带的月票夹丢失。夹子里不仅有月票，还有身份证和一些重要的客户资讯。张先生回忆月票夹很可能丢在了72路公交车上。后来，在72路车队工作人员的帮助下，张先生“贵重”的月票夹失而复得。为了感谢72路车队，张先生制作了一封特殊的感谢信——一幅充满谢意的写真喷画，送给了济南公交72路车队。根据以上内容，请以张先生名义拟写一则感谢信。
【知识链接】
（一）感谢信的概念
感谢信是集体或个人对关心、支持、帮助过自己的集体或个人表示感谢而写作的信函。
在社会生活中，当我们得到别人的关心、支持或帮助时，应该及时表达感谢之情。此外，在重大节日、纪念日或特殊情况下，要向有关单位或个人表示慰勉、祝贺之意，或邀请参加活动等，如不能亲自到场，就需要用书面形式来表示慰勉、祝贺或邀请之意，以联络感情。
（二）感谢信的特点
1. 真实性
2. 感激性
3. 表扬性
（三）感谢信的种类
按内容不同，可以分为：一种是普发性感谢信 ，即对与本单位有过交往的众多单位表示谢意。另一种是专用性感谢信，专为某事向某单位或个人表示谢意。
按发表形式不同，可以分为：张贴式、广播式、书信式、登报式。
（四）结构和写法
由标题、称谓、正文、结语、落款组成。
1. 标题
标题有三种形式。一是用文种“感谢信”作标题。二是由感谢对象和文种组成标题，如《致××医院的感谢信》。三是由写信方、感谢对象及文种组成的标题，如《中国足球队致全国球迷的感谢信》。标题的位置在第一行，居中、醒目。
2. 称谓
写感谢对象的名称。如果感谢对象是单位，写单位全称或规范化简称；如果感谢对象是个人，在个人姓名后加“同志”、“先生”、“女士”或职务等尊称。称谓后加冒号。称谓的位置在标题下空一行，顶格写。
3. 正文
要满怀感激之情写感谢信的内容，主要写三方面内容：第一，精要地叙述对方给予自己关心、支持和帮助的先进事迹，表达自己由衷地感激之情。第二，热情赞扬对方的可贵精神，评价对方精神境界及其行为的社会价值。第三，再次表示感谢和祝愿。正文的位置在称谓下一行，左空两个格写起。
4. 结语
又叫致敬语，以“此致敬礼”或“致以最诚挚的敬礼”作结。
5. 落款
包括署名和日期。在单位名称或个人姓名的正下方，写发信的日期。有些感谢信加公章，以示确凿。
（五）写作要点
1.叙事要简洁，内容要真实，有关人物、事件、时间、地点、原因等要交待清楚。
2.评价和颂扬对方良好的行为及品德，要有高度，又要适度。
3.情感要真挚。文字要精练。
【例5-2.1】 见书
【案例评析】
这则感谢信篇幅简短，写明了感谢事项，表达了写信人的感谢意图，用语恰当，感情真挚。符合感谢信写作要求。
二、慰问信
【写作任务】
2003年上半年，我国部分城市爆发非典型肺炎的传染病，给这些城市的人民生命健康带来极大的危害，人们一度生活在极度的恐慌之中。人们不敢乘车，不敢出游，不敢上街，昔日热闹的商店此时门庭冷落，繁华的街市少有自在的行人，车站、码头、机场、学校、医院，处处笼罩在一片阴影之中，到处都是关于“非典”的宣传报道和莫明的传言。就在这样的时刻，救死扶伤的医务人员被神圣的使命推向了抗击“非典”的第一线。与病魔斗争的日子一天天过去了，治愈康复的病人一个个出院了，紧张的空气也慢慢舒缓了。我们感受到了白衣天使的伟大，感受到了他们的坚强。他们抛下家人、舍弃休息、忍受隔离、面临生死的动人情景在我们眼前不断浮现，他们坚持战斗、连续奋战、尽职尽责、不畏艰险的工作场面深深地触动了我们的情感。在生与死的考验中他们赢得了最终的胜利，也赢得了人们无上的敬意。根据以上内容，请以市民的名义给医护人员们拟写一则慰问信。
【知识链接】
（一）概念
慰问信是向对方表达关怀、慰问的信函。用电报形式称慰问电。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下 (如战争、自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。
（二）作用
能够体现组织的温暖，社会的关怀和人与人之间深厚情谊，给人以继续前进和克服困难的力量、勇气和信心。
（三）特点
1.发文的单向性。慰问信通常是单向进行的，由一方慰问另一方。
2.内容的针对性。慰问信是根据对象确定慰问信的内容和作用，行文目的和内容都很有针对性。
3.情感的沟通性。慰问是通过或赞扬表达崇敬之情，或同情表达关切之意的方式来达成双方的情感交流和相互理解的。
（四）种类
可分为先进慰问、遇灾慰问和节日慰问三种。
1.先进慰问。向作出重大贡献以及取得突出成绩的集体或个人表示慰问。这种慰问信侧重赞扬功绩，如对在抗震救灾和保卫国家和人民生命财产安全等重大社会活动中作出卓越贡献的人民解放军、公安干警等的慰问。
2.遇灾慰问。对遭受意外灾难，蒙受严重损失，遇到巨大困难的集体或个人表示慰问。这种慰问信侧重同情、安抚和鼓励，如对灾区人民的慰问。
3.节日慰问。这种慰问信侧重强调节日意义，赞扬有关人员取得的成绩或做出的贡献。如春节对英雄模范人物及军烈属的慰问；教师节对教育工作者的祝贺；“三·八”节对妇女同志的问候。
（五）结构和写法
结构由标题、称谓、正文、结语、落款组成。
1. 标题
标题有三种形式：一是用文种“慰问信”作标题；二是由慰问对象和文种组成标题，如《致XX的感谢信》；三是由写信方、慰问对象及文种组成的标题，如《北大学生致北京申奥代表团的慰问信》。标题的位置在第一行，居中、醒目。
2. 称谓
写慰问对象的名称。如慰问对象是单位，写单位全称或规范化简称；如慰问对象是个人，在个人姓名后加“同志”、“先生”、“女士”或职务等尊称。称谓后加冒号。称谓的位置在标题下空一行，顶格写。
3. 正文
正文的内容主要有两个方面：第一，具体叙述慰问信的背景、原因及有关形势和情况。第二，概述对方的先进事迹及其意义，表示赞扬、鼓励；或写对方克服困难，战胜灾害的有利因素，对遭受的灾难和不幸，表示慰问，给予鼓励。
不同类型的慰问信正文的具体写法：
先进慰问。其正文内容主要简述其取得的成绩以及意义，表示赞扬，鼓励其继续努力。常用“欣闻（喜闻）……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切的慰问”等概述语句开头；然后写成绩是如何取得的，有什么意义，并赞扬其高尚品德；最后鼓励先进再接再厉，争创更大的成绩。
灾难慰问。其正文内容主要是表示同情和安慰，勉励其鼓足勇气，战胜困难，夺取胜利。常用“惊悉（获悉）……深表同情，并致以深切地慰问”等概述语句开头；然后写对方的境遇，鼓励其克服困难，勇往直前，夺取胜利；最后表示良好祝愿和真诚的期望。
节日慰问。其正文开头概述节日意义，对有关人员表示亲切的问候；然后简叙其对社会的作用及贡献，阐述其肩负的责任，指出今后的任务；最后提出希望或表示良好祝愿。
4. 结语
又叫祝颂语，以“祝取得更大的成绩”、“祝节日愉快”、“顺致最美好的祝愿”作结。
5. 落款
包括署名和日期，在单位名称或个人姓名的正下方，写发信的日期。
（六）写作要点
1. 要感情真挚。
慰问信中的赞扬、慰藉、安抚、和鼓励应情真意切，使对方受到感动，得到鼓舞。
2. 要语言恰当。
慰问信应根据不同的慰问对象，使用不同的慰问语言，如对死难家属用“向你们致以最深挚的哀悼”来慰问；对英雄模范人物或作出重大贡献的集体和个人用“向你们致以亲切的慰问和崇高的敬意”来慰问。
【例5-1.3】 见书
【案例评析】
这篇春节慰问信是驻马来西亚使馆经商参处写给驻马来西亚中资企业的，以此表达节日的问候。正文开头概述节日意义，对有关人员表示亲切的问候；然后阐述其肩负的责任和需要完成的任务。内容实在，重点突出，层次清晰，语气诚恳、真切，用语朴实、自然。最后以提出良好祝愿作结。
任务三 邀请函、聘书
一、邀请函
【写作任务】
正中商贸公司为答谢客户一年来的支持和理解，将于2016年12月12日上午10:00在来客茂广场举办“正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”，并承诺现场订货会有优惠活动，到会嘉宾均有精美礼品一份。根据以上内容，请以正中商贸公司名义拟写一则邀请函。
【知识链接】
（一）邀请函的概念
邀请函，也称邀请信或邀请书，是单位或个人为了增进友谊、发展业务、邀请有关单位或人士参加庆典、会议及各种活动的信函。有些庄重的场合需使用请柬。邀请函使用广泛，凡召开各种会议，举行各种典礼和活动等，均可以使用邀请函。
（二）邀请函与请柬的区别
1.内容容量不同。邀请函篇幅较长，内容容量大，当邀请的事项较复杂或需要向被邀请者说明有关问题时，使用邀请函。请柬的篇幅有限，内容容量小，当邀请的事项单一时，使用请柬。
2.写作格式不同。邀请函采用书信格式，请柬一般有两种样式：一种是单面的，直接由标题、称谓、正文、落款等构成。一种是双面的，即折叠式：一为封面，写“请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、落款等。“请柬”二字，一般应做些艺术加工，可以采用名家书法、字面烫金或加以图案装饰等。
3.写作要求不同。邀请函一般用红色A4纸打印，或自行设计带有单位标志或富有文化特色的邀请函信纸。请柬在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方、精致，使被邀请者体味到主人的热情与诚意，感到喜悦和亲切。
（三）邀请函的写法
邀请函一般由标题、称谓、正文、落款和日期等构成。
1．标题
第一行居中写邀请函，也可以在邀请函前加上会议或活动名称，如“计量管理与质量管控培训活动邀请函”。
2．称谓
另起一行顶格写清被邀请单位名称或个人姓名，其后加冒号。个人姓名后要注明职务或职称，或称呼“××先生”、“××女士”。
3．正文
正文包括前言和事项两部分内容：
前言简要说明邀请目的，会议或活动的主题、时间和地点等。
事项部分要写明会议或活动的指导思想、具体内容和日程安排，对被邀请者提出的要求和希望，及参加会议或活动的注意事项等。
结尾用“敬请光临指导”、“敬请莅临”等习惯语，如需对方回复，可直接附上回执单。为方便邀请对象联系，还需附上邀请方的联系人、电话、地址等信息。
4．落款
正文右下方写明邀请单位名称或个人姓名，下一行注明日期。
【例5-1.3】 见书
【案例评析】
这是一份邀请参加食品博览会的信函。正文开头写明邀请的目的，因主体部分事项较多，采用分条列项的写法，依次写明邀请参加食品博览会的时间、地点、主协办单位、重大活动和联系方式。结尾用“诚邀您光临2014年第八届全国食品博览会”表示对被邀请者的尊重。
二、聘书
【写作任务】
南阳市社会科学院为增强农业服务能力，使农业气象服务信息更加具有针对性、实用性，拟成立专家顾问团，特聘请陈林教授为该团技术顾问，指导农业服务工作。根据以上内容，请以南阳市社会科学院院长张欣的名义拟写一则聘书。
【知识链接】
（一）聘书的概念
聘书也称聘请书，是一个单位在工作、学习、研究活动中，缺少一些必要的人员而聘请外单位的人员担任本单位的某个职务或承担某项工作时使用的文书。目前我国有不少单位，都实行了聘任制，因此聘请本单位的人员担任某个职务时也可使用聘书。
（二）聘书的结构
1．标题
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。已印制好的聘书标题常用烫金或大写的“聘书”或“聘请书”字样组成。
2．称呼
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请××……”。
3．正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容：
首先，交待聘请的原因和请去所干的工作或所要去担任的职务。
其次，写明聘任期限。如“聘期两年”、“聘期自2013年2月20日至2015年2月20日”。
再次，聘任待遇。聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇，这要视情况而定。
另外，正文还要写上对被聘者的希望。这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其它的途径使受聘人切实明白自己的职责。
4．结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。如“此致——敬礼”、“此聘”等。
5．落款
在正文右下方写上聘请单位全称，加盖公章，在单位名称下写明年、月、日。
（二）聘书的写作要求
在聘书书写之前，聘请单位与被聘人双方充分协商讨论，在内容谈妥后再书写聘书，不能一厢情愿。聘书是代表单位对应聘者进行邀请的信件，一定要讲究礼貌，态度要热忱，切不可盛气凌人。如是手写的聘书，字迹要工整美观，不可潦草。
【例5-3.2】 见书
【案例评析】
这则聘书短短几十个字，交待聘请的原因和请去担任的职务。写明聘任期限和聘任待遇。格式正确，简洁明了。
任务四 条据、自荐信
一、条据
【写作任务】
刘海于2016年1月5日向朋友张月借款一万元，约定半年后于2016年7月5日归还，并且不计利息。根据以上内容，请以刘海的名义给张月拟写一则借条作为凭证。
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（一）条据的概念和分类
条据是人们在工作和生活中，为证明或说明某种事而留给他人的便条。条据可以分为说明性条据与凭证性条据两大类。
（二）说明性条据的概念和特点
说明性条据是人们处理临时性事务的一种便条，通常用来说明事实、陈述请求或交代事情。说明性条据的特点是：
1.适用的广泛性
说明性条据适用对象广、使用场合多，是人们日常生活和学习工作中使用频率比较高的一种文种。
2.格式采用信函体
说明性条据的格式比较规范，是一种简易形式的书信体。
3.礼节性
从一定意义上讲，说明性条据属于公关文书，具有很强的礼仪规范，措辞一定要有礼貌而不失尊严。
（三）说明性条据的种类
1.请假条。请假条时因病、因事而不能上课、上班、或不能按时上课、上班，或者不能参加某项预定活动时，撰写的用以说明原因、请求准假的条据。
2.留言条。留言条时拜访他人而对方不在时，留下的用以说明相关情况的便条。
（四）说明性条据的结构和写法
说明性条据写作格式与一般书信大致一样，通常由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
1.标题。标题用来标明条据的性质。如“借条”、“收条”、“欠条”、“领条”等，居中写在条据的首部。
2.称谓。称谓是收条人的称呼或姓名。如果收条人是领导或长辈，一定要用尊称。
3.正文。正文开头空两格，多以“今借到”、“今收到”、“今欠”、“今领到”等字样开头，表明条据性质。然后写明条据内容，如借到何单位何人多少钱或物，怎样归还和处理等。
4.落款。条据的右下方，要写清经手人姓名，并加盖印章。日期要具体二准确，另起一行，写在经手人下方。
（五）说明性条据的写作要求
1.一文一事。
无论是哪一种说明性条据，事项内容都应该单一。如果条据中涉及多个事项，就有可能导致重点不明，影响收文人做出相应的处理。
2.力求简洁。
说明性条据旨在传递信息，所以一定要开门见山、直奔主题，尽可能做到简洁明了。
3.注意时效性。
请假条所涉及的事项，是写条人遇到了无法解决的问题而向收条人进行解释、请求，所以必须注意行文的时效性。
【例5-4.1】 见书
【案例评析】
请假条的写法比较简单，只要将请假条的三个要素：请假事由、请假起止时间、请假人说清即可。这个例文，语言简明，层次清晰，写法规范。目前这种写法，已被人们普遍采用。
【例5-4.2】 见书
【案例评析】
留言条临场性比较强，写作时一定要根据具体的情况将需要说明和交代的内容条理清楚地陈述出来，言简意赅。
（六）凭证性条据的概念和特点
凭证性条据，又称为凭证式条据，是为处理有关钱物问题而写的具有凭证性质的字条。凭证性条据的特点有：
1.凭证性
凭证性特点体现在两个方面：
（1）凭证性条据是当事人进行钱物往来的主要凭据。
（2）凭证性条据是一种简易形式的协议。当发生纠纷时，此条据可以作为有效物证提交给司法机关或仲裁机构。
2.时效性
钱物往来或处理时，要立字为据，以防产生不必要的纠纷。如果由于某种原因未能当时立据，一定要及时补写。
3.严谨性
凭证性条据涉及当事双方的切身利益，在拟写时应当持严谨态度：一是确认钱物交往事实成立，才可以立下字据；二是对字据中涉及的内容事项一定要说明得清楚准确，形式规范。
（七）凭证性条据的种类
1.借条。借条又叫借据，是指借到公家或私人的现金或物品后，写给对方的条据。
2.欠条。欠条是购买物品不能付款或只能部分付款时，或归还钱物不能全部归还而只能部分归还时，写给所欠单位或个人的凭证性条据。有时，在借用了钱物之后而补写的凭证，亦可称为欠条。
3.收条。收条指在收到对方钱物时而专门拟写给对方的凭条。
4.领条。领条即指领取钱物后，留给发放者保存的条据。
5.发货条。发货条是财务手续不健全的个人或单位在出售产品、货物时，给顾客开的可以用作提货和报账凭证的条据。
（八）凭证性条据的结构和写法
1.标题。凭证性条据的标题大致可以分为两种类型：
（1）直接将凭证性条据的种类用作标题，如“借条”、“收条”、“发货条”等；如果受人之托代办，标题前必须加一个“代”字，如“代收条”、“代领条”等。
（2）用条据的性质关系语“今借到”、“今领到”等作为标题。
2.正文。凭证性条据正文一般以性质关系语“今借到”、“今借到”开头，紧接着是“对方当事人或单位名称+钱物名称和数量”的行文模式。如果标题是性质关系语，正文则不用再重复“今收到”等语。如果是借条和欠条，正文结尾处要注明归还日期。
3.结语。结语用“此据”，以防他人增减作弊。
4.落款。落款包括姓名和日期两项。
（九）凭证性条据的写作要求
1.表达要具体
表达笼统含糊往往会影响凭证性条据的实效性。所以在拟写凭证性条据时，一定要具体写清所涉及的内容事项：大写欠款数额与物品数量；当事双方的名称要写全称；时间要写具体，涵盖年、月、日、等要素。
2.用语、标点要严密，慎用多音、多义字
在写作凭证性条据时，要字斟句酌，注意用语的严密性和标点的准确性。对于多音、多义字最好不用，以防发生歧义。
3.字迹工整，不得涂抹。
凭证性条据的文面要保持整洁干净，不得涂抹。不得已而涂改过的凭证性条据，在文字更正处要加盖单位公章或亲笔签字。
4.字据用具要讲究
凭证性条据尽量选用耐磨损的纸张和不易褪色的蓝黑钢笔拟写。
【例5-4.3】 见书
【案例评析】
这是一张典型的借条，在借个人或单位的钱物时，写给对方留作凭证。当归还钱物时；应把条据收回并销毁。
【例5-4.4】 见书
【案例评析】
这是一张典型的欠条，拖欠了个人或单位的钱物，写给对方留作凭证，当把拖欠的钱物还清时，应把条据收回并销毁。
【例5-4.5】 见书
【案例评析】
这是在收到钱或物后写给对方留作凭证的条据。要写明收到何单位或何人钱或物的具体数量。
【例5-4.6】 见书
【案例评析】
这是一张领取钱物时写给负责发放钱物的人留作凭证的条据。领取物品名称和数额要书写清楚。
【例5-4.7】 见书
【案例评析】
发条是个人或单位在出售产品、物品时，写给对方的一种凭证，通常是在财务手续不健全时使用。
二、自荐信
【写作任务】
张天时是XX职业技术学院会计专业的一名毕业生，在校期间，他学习认真，成绩优秀，并参加过多种社会实践活动。他从某知名招聘网站上获悉某会计事务所要招聘一批新人。经过比较，他认为该会计事务所工作环境较好，有适合自己专业特长的工作岗位，有意加入该公司。根据以上内容，请以张天时名义拟写一则自荐信。
【知识链接】
（一）自荐信的概念
自荐信又称求职信，是求职人向用人单位介绍自己情况以求录用的专用性文书。
自荐信是求职者写给用人单位，意在用人单位介绍自己的基本情况、表达就业愿望、提出供职请求，并要求对方考虑、答复的文书。目前社会上多数用人单位在招聘新人之际，都要求求职者先寄送求职材料，通过求职材料对众多求职者有一个大致的了解后，再确定面试人选。因此，自荐信写作质量直接关系到求职者是否能进入下一轮角逐，以及是否能获得满意的工作机会。
（二）自荐信的功能
　　1.沟通交往，意在公关
　　自荐信是沟通求职者和用人单位之间的桥梁。通过一定的沟通，在相互认识、交流的基础上，实现相互的交往，是自荐信的基本功能。实现交往，求职者才可能展示才干、能力、资格，突出其实绩、专长、技能等优势，从而得以录用。因此，自荐信的自我表现力非常明显，带有相当的公关要素与公关特色。
　　2.表现自我，求得录用
　　实现自己的求职目的，就要求自己必须充分扬长避短，突出自我优势，在众多的求职者中崭露头角，以自己的某些特长、优势、技能等吸引用人单位。表现自我，意在录用，也是自荐信的又一基本功能。
(三)自荐信的格式、内容及撰写要求
　　自荐信的格式主要有标题、称谓、正文、结尾、附件、署名、成文时间几部分。
1.标题
　要用较大的字体在用纸上方标注“自荐信”三个字。
2.称谓
　　称谓写在第一行，要顶格写受信者单位名称或个人姓名。如用人单位明确，直接写单位名称，前用“尊敬的”加以修饰。如单位不明确，则用统称“尊敬的贵单位”。在称谓后写冒号。
　　自荐信不同于一般私人书信，受信人未曾见过面，所以称谓要恰当，郑重其事。
3.正文
　　正文要另起一行，空两格开始写自荐信的内容。正文内容较多，要分段写。
（1）问候敬意。
（2）简介。自我概要的说明，包括求职者的姓名、性别、民族、年龄、籍贯、政治面貌、文化程度、校系专业、任职情况等要素，针对自荐目的简要说明。
（3）自荐目的。写明信息来源、求职意向以及写此信的目的。
（4）条件展示。这是关键内容。写清自己的才能和特长，要针对所求工作的应知应会去写，充分展示求职的条件，从基本条件和特殊条件两个方面解决凭什么求职的问题。
基本条件应写清政治表现和学习活动两方面内容。政治表现要从活动和绩效两方面来写，如党校学习、参加活动、敬业态度、奉献精神、合作意识等方面，并以奖状和资格证书作为佐证材料。
学习经历要分清主、辅修专业课程和成绩状况，对于英语、计算机、专业资格证等的情况要一一说明。
对为人处世、组织管理、社会调查、实习设计及论文答辩等情况也可提及、有特殊技能的也要强调，如操作实习、文体绘画、写作口才等特长，以展示自己的能力，突出个性特征。
(5)表达愿望。表达加盟对方组织的热切愿望，展示单位的美好前景，期望得到认可和接纳。
(6)结束语。按书信格式写上祝愿语或“此致敬礼”、“恭候佳音”此类语句。
4.附件
有说服力的附件是对求职者的鉴定的凭证。所以自荐信的附件是不可忽视的组成部分。
附件可在信的结尾处注明。如：附件1.××2.××3.××……然后将附件的复印件单独订在一起随信寄出。附件不需太多，但必须有份量，足以证明你的才华和能力。
5.落款
写上自荐人姓名和写作日期，随文处要说明回函的联系方式、邮编、地址、信箱号、电话号码等。
署名处如打印复印件则要留下空白由自荐人 亲自签名，以示郑重和敬意。
自荐信以不超过两页为宜，如确有内容，可以作为附件或面谈时再说。
【案例评析】
这是一则比较规范的自荐信。简单写明信息来源、求职意向以及写此信的目的。笔墨落在了条件展示部分，写清自己的才能和特长，针对所求工作的应知应会去写，重点突出自己专业成绩和技能。此外介绍了自己参加学校活动和社会实践的经历，以展示自己的能力，突出个性特征。结尾表达加盟对方组织的热切愿望，展示单位的美好前景，期望得到认可和接纳。结束语规范。
【例5-4.8】 见书
小结
财经礼仪文书主要用于在经贸活动中，企业间的交流、合作、洽谈生意等迎来送往的场合。这类文书往往具有临时性、应酬性、针对性、广泛性等特点。它们篇幅短小，要力求点到为止。此项目教学要求学生掌握财经礼仪文书的写作方法，并在学习、生活、工作等适当的场合，选择适当的文体正确使用。
思考与练习
一、请仔细阅读下面的祝酒词，试分析这篇祝酒词的主要特点。
在欢迎参加朝核问题北京六方会谈代表酒宴上的祝酒辞
中国外交部长 李肇星
各位团长、朋友们：
我代表中国政府，欢迎各位来北京参加六方会谈，祝贺会谈的举行。
钓鱼台曾是中国清朝一位年轻皇帝送给他一位老师的礼物，是一个充满善意和可能给这里的人带来好运气的地方。
身处此地，一种历史感会油然而生。
这座花园目睹过许多重大外交事件。在这里，通过对话，冰山可以消融，敌意可以化解，信任可以培育。钓鱼台历史的最好启迪就是：和平最可贵，通过对话争取和维护和平最可贵。
进入新世纪，各国人民更加渴望和平与发展、友谊与合作。但东北亚地区仍未完全摆脱冷战阴影。
朝鲜半岛核问题的发生，在使我们面临挑战的同时，也为有关各方尽释前嫌，实现东北亚持久和平与稳定提供了机遇。
今天的会谈就是各方求同存异、增进互信和和解的难得契机，值得珍惜。
中国古诗曰：“任凭风浪起，稳坐钓鱼台。”这里的钓鱼台泛指世界各国的钓鱼台，也包括我们所在的这个钓鱼台。希望并相信各位同事将以自己的远见、智慧、耐心、勇气和对和平事业的诚意寻求共赢。为此，我提议，为北京六方会谈成功，为大家在钓鱼台，“稳坐”愉快，为和平、健康干杯！
二、在教师节来临之际，请以校学生会的名义，给全校教师写一封感谢信。
三、××地区暴雨成灾，大部分地区被淹，交通受阻，许多人的生命和财产受到威胁和损失。××公司员工因距离较远，不能前去抗涝救灾，决定捐些钱和衣物寄去。在寄钱和衣物的同时，还准备寄去一封慰问信。请你代为起草这封慰问信。
四、你所在学校拟召开毕业典礼大会，你作为在校生代表要在大会上发言，为即将毕业的同学送行。请你拟写一篇毕业典礼上的欢送词。
五、按照所给情境，完成条据写作。
1.林斌患了感冒，想明天（2016-7-15）请假去医院看病，请你替林斌写一张请假条，向班主任李老师请假。
2.你和王涛约好今天下午（2016-8-10）去新华书店买书，可你临时有急事要出去，请你给王涛留言。
3.装修工人张强给刘扬家新房装修，刘扬需付给张强装修款7245元，刘杨付款后，要张强写个收条，请你替张强写个收条。
4. 班级体育训练，老师请你去体育室领三个铅球，十根跳绳，体育室保管员江老师要你写个领条。
5.王超向同事李嘉借了8960元，答应一月后还他。请你替王超写个借条。
6.你家房子装修，欠装修工人王磊工钱15700元，请你给工人王磊打个欠条。
六、分析题
2010年7月赵华家急需用钱，向好友张山借款5万元周转。张山认为大家都是好朋友，就同意借给赵华5万元。赵华的儿子赵小鹏来张山家取款时，写了一张借条给张山。内容如下：
“今借张山人民币伍万元。借款人赵小鹏代赵华。2010年7月20日。”
过了三年，赵华一家迟迟不还欠款。2013年7月张山上门催讨，赵小鹏声称欠款是父亲所借，赵小鹏的话让张山大惊失色。因为赵华已于三年前车祸身亡，死无对证。请你分析这张借条，问题出在哪里？
七、根据自己实际情况，写一则自荐信。

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