资源简介

(共21张PPT)
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第一章　办公室工作概述
学习目标
知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能
2、 理解办公室工作的原则性与灵活性
3、 认识办公室秘书应具备的职业素养
能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性
2、完善办公室秘书的能力结构
素质点：
1、培养并逐步具备管理者的宏观视野和全局意识。
2、培养正确的秘书职业观。
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第一节 单位组织的有效运作离不开办公室工作
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情景案例
左景被宏利公司录用为秘书，试用期间，只能在办公室打杂，有时工作稍有差错，就要受到部门主管的指责。那一段时间，他情绪非常低落。公司经理助理李路明平时对他十分关心，总是在工作上给予他帮助，这使得左景很是感激。李路明发现左景的情绪有波动，就主动找他谈心，了解到左景在学校学的是计算机专业，来公司求聘的职位是公司网络管理员，被录用后却把他安排在公司办公室工作，这使得左景十分失落。来到办公室上班也没安排他具体工作，主任只说要他先熟悉熟悉情况再说，工作了一些日子，除了每天按部就班的打水扫地接接电话，也没多少事情可干，这让左景更加茫然和苦闷，他感到自己过去的那些理想和抱负将要在这个清闲无用的工作岗位上消磨殆尽了。
听了左景的抱怨，联系到自己过去初涉职场时也有类似的思想情绪问题，李路明觉得有必要要同左景作一次深谈，帮他澄清一些思想观念问题，使他对办公室工作有一个正确的认识。
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项目任务
如果你是公司经理助理李路明，对于如何认识办公室的工作你应该同左景谈些什么？
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任务分析
左景的问题是许多初涉职场的大学毕业生都可能遇到的问题。左景在学校学的是计算机，用人单位却把他安排在公司办公室工作，专业不对口以及对办公室工作没有明确的认识，加之工作中处处不适应，必然使他产生强烈的失落感和迷茫彷徨，解决左景的问题，一要靠左景本人自我的调整，另外，工作单位的老员工也应该施以援手，关心鼓励，解决左景的思想认识问题。
应该使左景认识到：办公室是单位的中枢性机构，它上传下达、联系左右，沟通内外，发挥着重要的作用，单位组织的有效运作是离不开办公室工作的。办公室工作的特性决定了办公室秘书从事的就是繁杂的工作，特别对于刚刚走上工作岗位的新员工，一般都要从基层做起，从打杂开始，要作好吃苦耐劳的思想准备，个人的价值，首先体现在自己所做的每一个细微的工作中，踏踏实实地做好每一件事情，坚持不懈，把握机会，人生的理想才能得以实现。
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任务分析
安排左景在办公室工作，也是因为他学的是计算机专业的缘故，领导的安排，自有其深意，因为公司办公室急需一位具备计算机专业知识的管理人才，把他充实到秘书队伍中来，就是要使办公室人才结构更加优化。但左景必须首先要了解办公室，熟悉办公室工作，以后才有可能把自己所学的专业知识更好的用之于办公室工作，因此，左景应该要重新认识自己的工作岗位，从而端正态度，树立信心，尽快融入到工作的大集体中来。
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办公室工作性质
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办公室，既表达办公空间的概念，也表示特定的工作实体，它普遍存在于我国党政机关、企事业单位和社会团体中，是为处理各单位的综合性事务而设置的办事机构。 作为一个单位的综合管理机构，办公室工作具有明显的综合性、辅助性、服务性和专业性。
1、综合性
2、辅助性
3、服务性
4、专业性
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小技法
“杂家”与“专家”
在单位各职能部门之间，办公室是综合部门，秘书工作是综合性工作。但是，就秘书的专项实务方面，大量的日常工作中需要秘书具有专门的技能。也就是说，秘书不仅要熟悉单位运作各方面的运转机制，而且要精通本职专项实务所必备的工作技能，这就体现出秘书的专业性。因此，办公室秘书既要成为能综合处理各项事务的杂家，也要成为能出色完成秘书工作任务的专家。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公室的地位和作用
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办公室的工作特性，决定了它在单位组织运行中的重要地位和作用。
枢纽地位；
助手作用；
参谋作用；
耳目作用；
门面作用。
办公室是一个单位组织的“心脏”和“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系左右的“纽带”，办公室在单位组织有效的运作过程中，具有特殊的地位和作用。
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办公室的工作职能
1、参谋咨询
2、事务处理
3、沟通协调
4、宣传公关
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办公室的工作职能
工作职能 释义 内容
参谋咨询 为领导决策提供服务 从本单位实际出发，认真搞好调查研究，收集综合情况，及时反馈信息，为领导者灵活指挥和及时控制工作进程提供依据。
事务处理 办公室常规性或临时交办的事务处理工作 办公环境管理、接打电话、公务接待、收发邮件和文件、印信管理、时间管理、会议组织、草拟函件、文书整理归档、督办工作、内部财务报销、操作办公设备等。
沟通协调 通过信息的传递和交流，协调好单位内外各种关系。 事务性沟通与协调、政策性沟通与协调、单位内部关系的沟通与协调（上下关系、同级关系、员工关系、领导之间关系、秘书与领导关系）、与政府职能部门、客户与股东的沟通与协调等。
宣传公关 单位对外宣传和公关工作 组织单位宣传刊物的编辑出品、负责编撰单位重大纪事、公关策划、媒体接触、仪式庆典、社交应酬等
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小技法
办公室工作的“三字经” 　　
一、 “想得到”。 多谋才能善断。要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，发挥参谋和助手作用，不断提高参与决策能力。
二、“管得宽”。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是“不管部”，要义不容辞承担起来，做到工作不留空档，保证各项工作的全面推进。
三、“做得细”。 单位工作无小事，办公室工作更是无小事。在工作中一要细心、细致，从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。
四、“讲程序”。 办公室工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急、不怕麻烦。一定要坚持逐级汇报的原则,以明确责任。要通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则，使每项工作都有章可循。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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企业办公室
工作层次
2.行政执行层
1.直接辅助层
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通称高级管理层，如董事长助理、总经理助理、办公室主任等。
通称中级管理层，如行政经理、经理秘书等。
也称操作执行层，如行政助理、办公室文员等。
体现了办公室的辅助性、综合性、服务性和专业性的工作性质。
3.技术操作层
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从事办公室秘书工作的思想准备
一、充分发挥主观能动性
二、提高工作的含金量
三、充分发挥职务优势
四、在“打杂”中创造机会
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实践训练
1、班级讨论：怎样认识办公室在单位组织运行中的重要地位和作用？
2、案例分析：
办公室秘书个人工作总结
今年对我具有特别的意义，因为这是我的本命年，也是我成为上班族以来的第一个整年。秘书工作是我从事的第一份工作，是我职业生涯的一个起点，我对此十分珍惜，尽最大努力去适应这一岗位。通过一年来的不断学习，以及同事、领导的无私帮助，我已完全融入到了xx公司这个大家庭中，个人的工作技能也有了明显的提高，虽然工作中还存在这样那样的不足之处，但应该说这一年付出了不少，也收获了很多，我自己感到成长了，也逐渐成熟了。现在就今年的工作情况总结如下：
一、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点
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实践训练
　　　办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，让我不得不放心手头的工作先去解决，因此这些临时性的事务占用了很多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，因此，我经常利用休息时间来进行“补课”，把一些文字工作带回家去写。
　　　办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。在这一年里，遇到各类活动和会议，我都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只希望把活动圆满完成。
　　　今年是公司的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，我认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥；下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。
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实践训练
二、尽心尽责，做好本职工作
一年来，我主要完成了以下工作：
1、文书工作严要求
　1）公文轮阅归档及时。文件的流转、阅办严格按照公司规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。
　2）下发公文无差错。做好分公司的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要下发，我都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，一年来共下发红文 份。同时负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。
　3）编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结、计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供总经理室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待总经理修改后，送至各部门轮阅。
2、督办工作强力度
　　　督办是确保公司运作的有效手段，今年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头、书面等多种形式加大督办工作力度。抓好公司领导交办和批办的事项、基层单位对上级公司精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向总经理室反馈。
3、内外宣传讲效果
　　宣传工作是公司树立系统内外社会形象的一个重要手段和窗口。今年在内部宣传方面，
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实践训练
　　　我主要是拟写分公司简报，做好《xx报》协办的组稿工作，以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分公司更名广告、司庆祝贺广告、元旦贺新年广告的刊登，同时每月基本做到了有信息登报。
　4、秘书工作明责任。
　　　秘书岗位是一个讲责任心的岗位。各个部门的很多请示、工作报告都是经由我手交给总经理室的，而且有些还需要保密，这就需要我在工作中仔细、耐心。一年来，对于各部门、各机构报送总经理室的各类文件都及时递交，对总经理室交办的各类工作都及时办妥，做到对总经理室负责，对相关部门负责。因为这个岗位的特殊性，为了更好地为领导服务，保证各项日常工作的开展，每天我基本上6点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，我都毫无怨言，认真完成工作。
　5、企业文化活动积极参与
　　　一年来积极参与了公司拓展训练、员工家属会、全省运动会、中秋爬山活动、学习竞赛活动等多项活动的策划和组织工作，为公司企业的文化建设、凝聚力工程出了一份力。
　　　　一年来，无论在思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距和不足还是存在的：比如工作总体思路不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自己的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先；工作热情和主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。
　　　　新的一年有新的气象，面对新的任务新的压力，我也应该以新的面貌、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步
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　分析与讨论：
⑴这位秘书完成了办公室的哪些职能工作？
⑵这位秘书对一年来的办公室工作体会最深的是什么？
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实践训练（课后拓展）
　　　安排学生利用课余时间通过自主访问、电话、调查问卷、网络等方式，了解某家已具规模的公司企业的管理组织结构层，收集办公室的工作职能等相关材料，增加对办公室的感性认识。
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谢谢！
谢谢！

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