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(共14张PPT)
5.7 维护凭证
凭证修改
常用摘要和常用凭证
作废或删除凭证
一、常用摘要和常用凭证
三、网络课程制作特色
1.常用摘要
企业在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。
【例3.2】根据以下给出的资料定义常用摘要：① 支付费用；② 提取现金；③ 报销差旅费。
操作：在总账系统中，执行“凭证”｜“常用摘要”命令，进入“常用摘要”窗口。
操作：在“常用摘要”窗口中，单击“增加”按钮。
操作：在“摘要编码”文本框中输入“1”。
操作：在“摘要内容”文本框中输入“支付费用”。
操作：按Enter键，保存。
操作：重复以上步骤，继续输入其他常用摘要。输入完毕后，单击“退出”按钮，返回。
操作：重复以上步骤，继续输入其他常用摘要。输入完毕后，单击“退出”按钮，返回。
一、常用摘要和常用凭证
三、网络课程制作特色
2.常用凭证
在实际工作中，存在着一些有规范性的会计业务，在填制凭证时，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，则可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。
【例3.3】根据以下给出的资料定义常用凭证。
① 提取现金
借：现金（1001）
贷：银行存款──人民币户（100201）
一、常用摘要和常用凭证
三、网络课程制作特色
2.常用凭证
② 报销差旅费
借：营业费用──其他费用（550104）
贷：其他应收款──应收个人款（119102）
③ 支付费用
借：管理费用——其他费用（550205）
贷：银行存款──人民币户（100201）
三、网络课程制作特色
操作：在总账系统中，执行“凭证”｜“常用凭证”命令，进入“常用凭证”窗口。
操作：在“常用凭证”窗口中，单击“增加”按钮，增加一张常用凭证。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：分别输入编码“01”；说明“提取现金”；凭证类别“记账凭证”；附单据数“1”。
操作：单击“详细”按钮，打开“记账凭证”对话框。
操作：在“记账凭证”对话框中，单击“增加”按钮。
操作：输入借方科目编码，如“1001”。
操作：输入借方科目编码，如“1001”。
操作：单击“增加”按钮，输入贷方科目编码，如“100201”。
操作：单击“增加”按钮，输入贷方科目编码，如“100201”。
操作：单击“退出”按钮，返回“常用凭证”窗口。
操作：重复以上步骤，继续输入其他常用凭证。输入完毕后，单击“退出”按钮，返回。
操作：重复以上步骤，继续输入其他常用凭证。输入完毕后，单击“退出”按钮，返回。
二、凭证修改
(1) 对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在填制状态下直接进行修改(但操作员本人或者具有修改权限的操作员才能修改凭证,凭证编号不能修改)。
【例3.4】根据以下给出的资料修改记账凭证。
会计钱有财输入的原记账凭证为：
借：管理费用─其他费用（550205） 620
贷：银行存款——人民币户（100201） 620
经本人再次查核，发现记录有误，正确的是6 200元，而不是620元，应予以修改。
三、网络课程制作特色
操作：执行 “凭证”｜“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，找到需修改的凭证，例如“记-0005”。
操作：将光标定在需修改的地方，例如将金额“620”直接修改为“6200”。
操作：将光标定在需修改的地方，例如将金额“620”直接修改为“6200”。
操作：将光标定在需修改的地方，例如将金额“620”直接修改为“6200”。
操作：单击“保存”按钮，保存当前修改。
二、凭证修改
(2) 已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过填制凭证功能进行直接修改。
【例3.5】假设例3.4中错误情况改为：经账套主管赵达查核后，发现记录有误，正确的是6 200元，而不是620元，故退回会计钱有财，要求其予以修改。
三、网络课程制作特色
操作：以账套主管赵达身份进入总账系统。执行“凭证”｜“审核凭证”命令，打开“凭证审核”对话框。
操作：单击“确认”按钮，打开“凭证审核一览表”对话框。
操作：双击需要取消审核的会计分录行，如记-0005，进入“审核凭证”窗口。
操作：单击“取消”按钮，系统自动在审核处取消赵达的名字。
操作：凭证取消审核完毕后，单击“退出”按钮，退出。修改凭证步骤同（1）直接修改。
二、凭证修改
(3) 若已记账的凭证发现有错，不能直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。例如，从工商银行提取现金1 000元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为100元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首先通过填制一份红字凭证将错误凭证冲销，然后再填制一份正确凭证(又称蓝字凭证)进行修正。红字凭证应视同正常凭证进行保存和管理。
二、凭证修改
【例3.6】根据以下给出的资料修改记账凭证。
会计钱有财输入的原记账凭证为：
借：营业费用──其他费用（550104） 1 600
现金（1001） 200
贷：其他应收款─应收个人款(119102) 1 800
经记账后，当账套主管赵达再次查核时，发现原记账凭证上记录无错，但输入的个人往来辅助核算信息有误，正确的是业务员应为付海涛，而不是梅眉，故退回会计钱有财，要求其予以修改。
操作：在“填制凭证”对话框中，执行“制单”｜“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。
操作：在“填制凭证”对话框中，执行“制单”｜“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。
操作：在“填制凭证”对话框中，执行“制单”｜“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。
操作：在“冲销凭证”对话框中，依次输入月份、凭证类别和凭证号。
操作：单击“确定”按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。
操作：保存该红字冲销凭证后，再输入一张正确的蓝字凭证即可。
三、作废或删除凭证
如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。自动编号时，作废凭证后，不整理断号，系统自动寻找最小的凭证断号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

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