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(共28张PPT)
子情境二、总账管理
子情境二 总账管理
子情境案例1-2
典型服务企业举例
一、凭证处理
1.填制记账凭证（角色：会计） 2.出纳签字（角色：出纳） 3.审核记账（角色：审核记账、主管兼任）
一、凭证处理
（一）填制凭证
1.以会计身份（202）进入总账系统
2.选择“凭证→填制凭证”
3.点“增加”按钮录入凭证内容
4.保存/增加
一、凭证处理
（一）凭证头的填制
1.凭证类别（参照输入）
2.凭证编号（自动产生/手动产生，与选项设置有关）
3.制单日期（直接输入或日历参照输入，必须小于或等于当前系统日期
因此建议填制凭证前将系统日期改为2010.01.31或业务发生日期
4.附单据数（直接输入）
（二）凭证正文内容的填制
1．摘要
多摘要：每一行一个摘要，可以相同（回车）或不同
填制方法：直接录入汉字或参照常用摘要选入
一、凭证处理
2.科目
(1)输入编码 例如：100201，1001
(2)输入汉字 例如：库存现金，建行存款
(3)参照输入 （点击参照按钮）
(4)输入助记码 例如：XJ（库存现金，必须设会计科目时已经定义）
3.辅助信息
(1)银行账：结算方式，票号，发生日期（若进行支票管理，还需录入支票登记簿信息）
(2)数量核算：数量，单价（系统一般把金额放在借方，如果方向不符，用空格键调整方向）
一、凭证处理
(3)个人往来：部门，个人
(4)客户往来：客户，业务员，票号
(5)供应商往来：供应商，业务员，票号
(6)部门核算：部门
(7)项目核算：项目
4.金额
金额不能为0，一般用小键盘输入（NUMLOCK灯亮），用空格键调金额方向，红字用“-”表示
可用“=”键取当前借贷差额
一、凭证处理
（二）未记账凭证的查询与修改
1.凭证查询
方法一：在填制凭证窗口中选择“首张、上张、下张、末张”按钮翻页
方法二：总账→凭证→查询凭证→未记账凭证
2.凭证修改
由制单人本人进入填制凭证窗口中直接修改，然后保存。
注意： 已保存凭证的凭证类别和凭证编号无法修改
修改辅助信息应先选择相应科目行次
一、凭证处理
（三）凭证删除
1.先作废凭证（进入填制凭证窗口 ，选择“制单→作废/恢复”）
2.再进行凭证整理（制单→凭证整理）
一、凭证处理
（四）出纳签字
1.重新注册（更换操作员:203出纳）
2.单击“凭证→出纳签字”，进入选择条件窗口
3.确认后，出现凭证一览表，用鼠标双击待签字凭证
4．点击“签字”按钮或菜单中“出纳签字”，也可成批签字，取消签字的方法类似。
注意： 出纳签字前必须已指定科目
已签字凭证修改必须先取消签字
出纳签字不是必做内容（与选项设置有关）
出纳可与制单同人，也可不同
一、凭证处理
（五）审核凭证
1．重新注册（更换操作员：审核记账201）
2．单击 “总账→凭证→审核凭证，进入条件窗口
3．确认后，出现凭证一览表
4．用鼠标双击待审核凭证，点击“审核”按钮或菜单中“审核凭证”，也可成批审核，取消审核的方法类似，若发现凭证有错，还可以“标错”，到修改时需取消标错。
注意： 已审核凭证修改或删除必须先取消审核
审核与制单不能同一人
一、凭证处理
（六）科目汇总
总账→凭证→科目汇总→选择汇总条件范围
（七）记账
①选择本次记账范围 形式：1，4，5或1-20
②记账报告
③记账
一、凭证处理
（八）已记账凭证的修改
1.无痕迹修改-------恢复记账前状态（取消记账）
（只有主管能做）
可在对账窗口中按Ctrl+H激活，选择 “总账→凭证→恢复记账前状态”
2.有痕迹修改----红字冲销
对已记账的错误凭证进行修改，可制作红字冲销凭证将错误凭证冲销，再编制正确的蓝字凭证进行补充
一、凭证处理
（一）总账查询与打印
可用“科目发生额及余额表”代替
（二）明细账查询与打印
金额式 、数量金额式、
多栏式（一借多贷、多借一贷、多借多贷）
详见课本举例
（三）辅助账查询与打印
注：现金日记账、银行日记账在出纳管理中
二、账表管理
（一）日记账查询与打印
1、现金日记账 现金 现金管理 日记账 现金日记账
2、银行日记账 出纳 现金管理 日记账 银行日记账
（二）支票登记簿
（现金 票据管理 支票登记簿）
必须在“账簿选项”选择“支票控制”选项
三、出纳管理
（三）银行对账
以“出纳”身份注册登录总账
1.录入银行对账期初
现金---设置---银行期初录入
2.录入银行对账单
现金---现金管理---银行账---银行对账单
3.银行对账
现金---现金管理---银行账---银行对账
4.编制余额调节表
现金---现金管理---银行账---余额调节表查询
三、出纳管理
子情境案例： 教材P69
期末业务特点：每月重复出现，有一定的规律可循，可以进行自动转账
自动转账：预先定义分录的结构（借贷方科目和公式），再由计算机自动编制凭证的过程。
包括汇兑损益结转、期间损益结转、销售成本结转、对应结转、自定义转账等。
四、期末处理
◆汇兑损益结转
（一）转账定义
1.打开“设置---外币及汇率”打开外币设置窗口，输入美元的月末调整汇率
2.单击“期末---转账定义---汇兑损益”进入设置窗口
3.选择凭证类别、汇兑损益入账科目，在“是否计算汇兑损益”处双击鼠标打上“Y”标记，确定。
（二） 转账生成（生成汇兑损益结转凭证）
1.单击期末---转账生成，单击汇兑损益结转按钮，选择外币币种。
2.单击“全选”按钮，确定后出现汇兑损益试算表
3.确定后自动生成记账凭证，保存
四、期末处理
◆期间损益结转
（一）转账定义
将损益类账户余额转本年利润
1.单击“期末---转账定义---期间损益”打开期间损益结转设置窗口
2.选择凭证类别、本年利润科目（4103），确定
（二） 转账生成（生成期间损益结转凭证）
1.单击“期末—转账生成”，单击“期间损益结转”按钮
2.分别选择收入类和支出类科目，生成结转收入和结转支出到本年利润的凭证。
四、期末处理
◆自定义转账
（一）转账定义
增加：定义转账目录
（转账序号、转账说明、凭证类别）
增行：定义借贷方科目和公式
四、期末处理
常用公式种类和格式：
QC（科目编码，会计期间）
SQC（科目编码，会计期间）
QM（科目编码，会计期间）
SQM（科目编码，会计期间）
JE（科目编码，会计期间）
SJE（科目编码，会计期间）
FS（科目编码，会计期间，方向）
SFS（科目编码，会计期间，方向）
JG（科目编码） JG（ZZZ）或JG（ ）
四、期末处理
科目编码：1001，100201等，必须是末级科目，与左边科目相同时可省略
会计期间：年，月，1-12，当前月可省略
方向：借，贷
例1：计算本期应交所得税
借：所得税费用 JE（4103，月）*0.25
贷：应交税费—应交所得税 JG(6801 )
四、期末处理
例2：结转所得税
借：本年利润 JE（4103，月）*0.25
贷：所得税费用 JG(4103 )
例3：根据税后净利润10%提取法定盈余公积
借：利润分配—提取法定盈余公积 JE（4103）*0.075
贷：盈余公积 JG（ ）
四、期末处理
（二）转账生成（生成自定义转账凭证）
1．选择所需生成的凭证，确定后生成相应凭证
2．通过“上页”、“下页”按钮查看生成的转账凭证，确认无误后“保存”，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中
3．对这些凭证审核记账，若有错可以作废删除该凭证后重新定义和生成。
四、期末处理
◆对账与结账
(一）对账
内容：上下级科目余额核对、总账与辅助账核对
时间：在月末结账前进行，每月至少一次
步骤：
1.选择期末---对账，进入对账界面
2.选择要对账的会计期间及要核对的账户(鼠标左键双击）
3.单击对账按钮，系统开始自动对账
四、期末处理
(二)结账
注意：当本月业务已处理完毕，把当月期末余额结转到下月，当月不能再填制凭证，若存在未记账凭证或对账不符的情况，系统不允许结账。如果启用了其他子系统，必须在其他子系统结账后，总账系统才能结账。
步骤：
1.选择期末---结账，进入结账界面
2.选取结账月份,点下一步,结账
四、期末处理
（三）取消结账
步骤：
1.进入结账窗口，选择要取消结账的月份
2.按CTRL+SHIFT+F6，输入主管口令后确认，取消结账
四、期末处理

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