资源简介

(共38张PPT)
采购实务管理
任务一 熟悉采购业务
案例导入
王某被任命为企业计划供应科主管，主要负责按订单安排生产计划和采购原材料及产品相关配件。他原以为只要做好排产计划，并且按要求购进原材料和产品相关配件就可以了。可让他没有想到的是，采购工作远不止这些。有时候供应商的供货周期不稳定，企业各部门之间不配合，信息交流不顺畅、不及时，使得许多采购业务都需要王某亲力亲为，并且一到生产旺季，计划供应科就很难做到及时购进原材料。
采购是企业生产经营的首要环节，按时、按要求合理地采购企业所需的物料，是企业生产经营的基本保障。
请问：
采购就是“买东西”吗？采购在企业的生产经营中起到了哪些作用？
采购有狭义和广义之分。狭义的采购是指以购买的方式获得商品，即企业根据需求制订采购计划，然后与供应商进行谈判并确定采购价格和交货条件，最终签订采购合同并按合同约定收货付款。
一、什么是采购
一、什么是采购
（1）租赁。一方以支付租金的方式取得商品的使用权，在使用完毕或租赁期满后，将商品归还对方的一种行为。
（2）交换。通过以物易物的方式取得商品的所有权和使用权，并且不直接支付商品全部价款的一种行为。
（3）外包。企业将一些与核心业务没有关联的业务外包给其他专业企业，从而降低自身经营成本的一种新型采购方式。
广义的采购是指除了以购买的方式获得商品外，企业还可以通过下列途径取得商品的使用权：
采购就是企业为了满足某种特定的需求，通过购买、租赁、交换、外包等方式获得商品所有权或使用权的活动。它不仅是企业从市场上获取资源的一种经济活动，也是商流与物流合一的体现。
一、什么是采购
提 示
采购和购买虽然词义相近，但是两者有很大区别。采购与购买的区别主要体现在主体、客体、规模、过程、风险等方面，如表所示。
采购和购买的区别
项目 采购 购买
主体 个人、企事业单位、政府部门、军队和其他社会团体 家庭或个人
客体 不仅包括生活资料，还包括生产资料 一般指生活资料
规模 品种、数量多，金额较大 品种有限，数量不多，金额不大
过程 从筹划到完成，整个过程十分复杂，涵盖了商流、物流、资金流和信息流 从筹划到完成，整个过程相对比较简单，易于操作
风险 自然风险和社会风险较大，尤其是涉及国际采购时 无论是自然风险还是社会风险，都不是很大
二、采购的原则和重要性
（一）采购的原则
进行采购活动，除了要遵循国家的相关法律、法规、方针及市场原则、企业的相关规章制度外，还要遵守“5R”“五不”“五权分离”和“六优选”原则。
1．“5R”原则
“5R”原则是指采购必须围绕价格、质量、数量、地点、时间等基本要素开展，即以适价（right price）、适质（right quality）、适量（right quantity）、适地（right place）、适时（right time）为原则，从供应商处购买需要的商品。
二、采购的原则和重要性
2．“五不”原则
“五不”原则是指无计划不采购、“三无”产品不采购、名称及规格不符合要求不采购、无资金来源不采购、库存已超计划用量不采购。
提示： “三无”产品是指无厂名厂址、无生产日期、无产品质量合格证明的产品。
二、采购的原则和重要性
3．“五权分离”原则
五权分离是指计划审批权、采购权、合同审查权、质量检验权、货款支付权分离。
4．“六优选”原则
六优选是指在同等条件下，优先选择质优价低的、本企业的、较近企业的、老供应商的、直接生产企业的、信誉高的企业的商品。
二、采购的原则和重要性
福祉民生：药品集采 泽沁民心
2021年9月23日，国务院办公厅印发《“十四五”全民医疗保障规划》，明确提出“到2025年，各省（自治区、直辖市）国家和省级高值医用耗材集中带量采购品种达5类以上”。
带量采购、以量换价、价低质优者得。2018—2021 年，国家组织药品集采已实施五批，共覆盖218种药品，中选药品平均降价54%，集采药品价格从国际最低价的2～3倍下降到与之相当的水平，节约药品费用已达1 500亿元；心脏支架、人工关节、眼科人工晶体等常用高值医用耗材也被分批纳入集采，其中，国家首批组织“冠脉支架”集采后，中标产品平均降价90%以上。
随着更多药品、医用耗材被纳入集采范围，医疗回扣等违法违规行为的生存空间被大大压缩。“以前采购没有带量，药企虽然中标，但进入医院还有门槛，导致采购、服务行为发生异化。”北京大学医学部主任助理分析，国家组织集中带量采购，明确了全国医疗机构的药品用量，以公平公开的市场规则开展竞价采购，可减少中间环节的水分，有利于行业规范发展。江苏省常熟市纪委监委驻市卫健委纪检监察组组长表示，由国家向药企直接招标，中标药企量价挂钩、薄利多销，相当于厂家直销，中间省掉了巨额的销售费用，其中就包括药品回扣。
（二）采购的重要性
1．采购在项目管理中的重要性
工业、农业和服务业的运行都离不开采购活动。
采购工作如果做得不好，会对项目的质量、效益、顺利实施等产生不利影响，甚至导致项目失败。
二、采购的原则和重要性
2．采购在成本管理中的重要性
从世界范围来看，一般情况下，制造企业原材料和零部件的采购成本占企业总成本的30%～90%，平均水平在60%以上；其他企业的采购成本占企业总收益的60%，工资和福利占20%，管理费用占15%，利润占5%。
二、采购的原则和重要性
想一想
H企业产品的利润率为10%，物料采购成本和其他成本分别占销售额的50%和40%，所有成本都随着销售额变动。该企业的销售额为100万元时，利润为10万元，物料采购成本为50万元，其他成本为40万元，如表所示。
企业损益表（1） 单位：万元
销售额 成本 利润
100 物料采购成本为50 其他成本为40 10
想一想
如果H企业分别采用增加销售额和降低采购成本的方式来增加利润，则利润每增加1万元，物料采购成本和其他成本如表所示。
企业损益表（2） 单位：万元
销售额 成本 利润
110 物料采购成本为55 其他成本为44 11
100 物料采购成本为49 其他成本为40 11
从上面这个例子中，你可以看出什么？
3．采购在供应商管理中的重要性
采购方减少供应商的数量，不仅有利于增强自己的议价能力，还有利于与少数供应商建立长期、稳定的合作关系。但要避免依靠独家供应商，以防其趁机抬高价格。
二、采购的原则和重要性
三、采购的类型
1．直接采购
直接采购是指企业直接向供应商进行采购。这种方式既可以避免中间商加价，又可以避免中途调包等情况。
（一）按采购方式分类
2．间接采购
间接采购又称委托采购、中介采购，主要包括委托流通企业采购和调拨采购。
（1）委托流通企业采购是指依靠有资源渠道的贸易企业、物资企业等进行采购，或依靠专门的采购中介进行采购，是经营活动中最常用的一种采购方式。
（2）调拨采购是指企业只提出采购计划，由国家或集团公司来完成采购计划和评估采购绩效。调拨采购是计划经济时期常用的一种采购方式。
间接采购适用于以下企业：① 盈利水平高的企业；② 规模过小，缺乏直接采购能力的企业；③ 不具备采购资质、运输设备、仓储设施等的企业。
三、采购的类型
3．联合采购
联合采购就是联合其他企业向供应商集中采购，是中小型企业为了获得规模采购优势而采用的一种采购方式。
三、采购的类型
三、采购的类型
（二）按采购价格分类
（1）招标采购。企业事先提出采购的条件和要求，邀请众多供应商投标，然后按照规定的程序和标准从中择优选择多家供应商，并与提出最有利条件的供应商签订协议。
（2）询价现购。企业选择信誉高的供应商，向其讲明采购条件并询问价格或寄送询价单，促请对方报价，比较报价后以现价采购。


三、采购的类型
（3）比价采购。企业请多家供应商报价，对其加以比较后，选出最合适的供应商进行交易。这种采购方式可以提高采购效率，且公开度和透明度较高。
（4）定价收购。采购的商品总量巨大，实非一两家供应商所能满足（如铁路枕木），或购买的商品比较匮乏时，常采用定价收购方式进行采购。


三、采购的类型
（三）按采购地区分类
1．国内采购
国内采购是指企业向国内供应商采购所需商品。国内采购分为本地市场采购和外地市场采购。
2．国外采购
国外采购是指企业向国外供应商采购所需商品，企业一般通过本地代理商向国外供应商进行采购。
但是因文化、语言、时空等方面的差异，再加上进口手续繁多、交货过程复杂，使得国外采购效率通常很低，因此国外采购不适合交货紧急的项目。
课堂互动
3～5人一组，讨论以下问题：
（1）企业在采购生产性原材料、零部件和办公用品时，选用哪种采购方式更好一些？直接采购方式还是间接采购方式。
（2）对于哪些商品，企业一般会采用招标采购方式进行采购。
四、采购的基本流程和流程图
（一）采购的基本流程
1．确定需求，确认采购任务
对于企业而言，采购需求来源于企业各部门的需求。采购部门在收到其他部门的请购单后，可根据商品采购难度和市场情况，就采购量、能否在规定的时间内采购到所需商品等情况，与提出该申请的部门进行沟通、确认，最后将请购单提交相关领导，由其进行审批。
此外，采购部门还可以根据以往的商品需求、经济发展形势及市场情况，预测未来一段时间内的需求，并做出是否需要提前采购的决定。
知识拓展
请购流程和请购单
对于执行集中采购的企业来说，各部门的采购需求往往通过请购单来表现。一般情况下，请购流程如下：填写请购单→部门审批→需求汇总→核准→审批。
其中，请购单一般由请购人填写；部门审批是指由请购人所在部门的经理审查批示；需求汇总是指各需求部门将请购单交给采购或计划部门，由采购或计划部门进行汇总；核准是指由采购部门经理审查批示汇总的请购单；审批一般由主管采购的总经理审查批示。
下图所示为某生产企业的物料请购单。
请购部门： 请购单号： 请购日期：
物料称名 物料数量 预计使用日期 序号 材料
名称 规格 请购量 批准量 本批
采购量 标准用量 库存量 备注



某生产企业的物料请购单
三、采购的类型
2．制订采购计划和采购单
采购部门需要将上述确认的采购任务分配给采购员。采购员在接到采购任务后，需要根据商品的种类和供应商的情况，制订出切实可行的采购计划。采购计划包括选择供应商、确定采购商品的种类、采购策略、运输策略等。
制订好采购计划后，需要根据该计划制订采购单。
3．联系供应商
制订好采购单后，采购员需要与采购单上标明的供应商取得初步联系，确认其是否有合作意向、是否有实现采购目标的实力等。
三、采购的类型
4．洽谈和签订采购合同
采购员就采购商品的质量、数量、价格等与供应商进行谈判，并在双方互利的基础上签订采购合同。采购合同中应明确商品的质量标准和验收标准。
三、采购的类型
6．验收和入库
商品的验收与入库一般由仓储部门负责。仓储部门根据商品的验收流程，对到库商品进行严格检验。
7．支付货款
供应商交货并在验收合格后，仓储部门会签发入库单。入库单是货款结算的依据。
三、采购的类型
5．订单跟踪和催货
为了确保供应商能够及时履行关于商品质量与发货的承诺，采购员需要经常询问供应商的进度，并且尽可能走访供应商。订单跟踪一般通过电话进行，但是对于关键的、金额较大的和提前期较早的采购，通常利用采购订单跟踪明细查询订单的完成情况。
分 类： __________________
跟催员： __________________
订购日 订购单号 料号
（规格） 数量 单价/元 总价/元 供应商
（编号） 计划
进料日 实际进料日 1 2 3



采购订单跟踪明细
三、采购的类型
8．结案
不管采购的商品是否合格，在采购任务完成后，采购员都应及时整理谈判资料、交易文件、绩效评估结果，并对供应商做出评价，以备事后发生问题时核查。
同步案例：究竟是谁的责任
2020年5月，武汉市一家蔬果食品配送企业为适应业务发展的需要，于几个月前启动了企业资源计划（enterprise resource planning, ERP）项目。该公司分管运营的张总在检查时，发现生产线上有很多地方没有安装计数用的电子扫描设备。于是在最近一次例会上，他要求IT部负责人小高于下周例会前落实电子扫描设备的安装任务。
小高很快就找到了一家IT服务商。该服务商按照小高的要求测量了尺寸，报了价，并承诺一周内安装完毕。该服务商走后，小高对采购员老李交代了情况，要求老李负责跟踪落实电子扫描设备的安装任务。
在下周例会前一天，小高来到生产现场，发现电子扫描设备安装工作并没有完成。他打电话问老李，老李说他不清楚电子扫描设备的型号，因此不知道该买哪种型号的摄像头。
点评：采购流程包括申（提出采购需求）、采（询价、商务谈判）、购（下单、跟单）、验四个环节，相应的工作内容、权力及责任也应分为四个部分。
按照正常的采购流程，小高在接到任务后，经过准备，填写一份请购单并报给采购部门。采购部门询价并寻找供应商安装，然后由小高验收。验收合格，则采购流程结束。但是小高并没有这么做，他几乎一手完成了供应商选择和谈判工作，然后交由采购员老李具体执行。他不仅揽了老李的“工”，也夺了老李的“权”，还想把责任推到老李身上，显然破坏了采购流程。
三、采购的类型
美国国家标准学会规定了管理流程设计标注符号。
（二）采购流程图
（a） （b） （c）
（a） （b） （c）
管理流程设计标注符号
（1）矩形：表示具体任务或工作。
（2）菱形：表示需要决策的事项。
（3）倒梯形：表示信息来源。
（4）平行四边形：表示信息存储与输出的开始或结束。
（5）带箭头的直线：表示流程线。
（6）椭圆：表示流程。
三、采购的类型
流程图有很多类型。国际上通用的流程图是矩阵式流程图。这种流程图的纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门或岗位。
某企业的采购流程图
课堂小结
任务实施
实训任务：
武汉市某纺织机械制造企业的采购流程图如下图所示。根据该图上的信息，完成下述任务：
（1）分析该企业采购流程中存在的问题。
（2）优化该企业的采购流程。
实训步骤：
（1）3～4 人一组，就下图所示采购流程中存在的问题进行分析与交流，达成一致意见后，完善该企业的采购流程图。
（2）各小组以Word文档的形式在课堂上分享实训成果，教师及其他小组成员进行点评。
任务实施
某纺织机械制造企业的采购流程图
谢谢观看

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