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(共22张PPT)
采购实务管理
任务一 采购跟单
案例导入
小王是一家大型生产企业的资深采购员，当初入职场的小刘问他采购员主要做哪些工作时，他说采购员的工作主要分为两个层面：一个是订单层面，主要负责下单、跟单、催单、收货、付款等事宜；另一个是供应商层面，主要负责评估、选择供应商，并对供应商的供货质量进行管理。
……
请问：
签订采购订单前应做好哪些准备工作？采购订单跟踪的内容具体有哪些？
详见第176页
一、签订采购订单前的准备工作
采购订单是采购方根据用料计划、自身的经济实力及其他相关因素所制订的切实可行的采购计划。采购订单是依据采购合同制订的，约定在什么时间购进哪些物料。
采购订单是一种采购意向的表达，采购方可以根据需要随时取消采购订单。
（1）熟悉物料项目和采购环境。不同的物料，采购的难易程度有所不同。
一、签订采购订单前的准备工作
A
B
C
（2）确认价格。采购人员应对最终的采购价格负责，不能把采购价格的确定责任全部归于采购认证人员。
（3）确认质量标准。采购人员与供应商的联系最紧密，对供应商实力的变化最清楚。
（一）订单准备
（4）确认需求量。采购订单中物料的需求量应等于或小于采购环境订单容量，否则，采购人员应及时提醒采购认证人员扩大采购环境容量，保证物料的需求量与采购环境订单容量相匹配。
（5）制作订单说明书。订单说明书中不仅应包括物料的名称、价格、质量标准、需求量等内容，还应包括图纸、技术规范、验收标准等资料。


一、签订采购订单前的准备工作
（1）分析采购环境中供应商的订单容量。采购人员在向供应商下达订单前，应分析采购环境中，哪些供应商的订单容量已经饱和，哪些供应商的订单容量还有剩余。如果采购环境中，供应商的订单容量全部饱和，则必须及时通知采购认证人员采取相应的措施。
一、签订采购订单前的准备工作
（二）选择供应商
（2）确定意向供应商，然后计算其供货量。确定意向供应商后，采购人员还需要分别计算出每家供应商的供货量，并且根据供应商的组织结构、人员的配备情况、设施设备的配置情况等，判断供应商的供货能力。必要时，还需要对供应商的供货量进行适当调整。
一、签订采购订单前的准备工作
一、签订采购订单前的准备工作
65%
75%
（3）发放订单说明书。采购人员向意向供应商发放订单说明书后，一般会要求其在规定的时间内做出“接单”或者“不接单”的答复。
（4）确定供应商。答复为“接单”，则确定供应商，答复为“不接单”，需重新寻找供应商
选定供应商后，采购人员需要制作采购订单。一般来说，企业都有固定的采购订单格式，采购人员只需在标准采购订单中填写相关参数（如物料名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期等）及一些特殊说明，就可以完成采购订单的制作。
（三）制作采购订单
一、签订采购订单前的准备工作
（2）采购人员是否按照订单计划在采购环境中操作，所选供应商是否为采购环境内的最佳供应商。
（四）审批采购订单
一、签订采购订单前的准备工作
（1）采购订单中的物料描述与采购环境中的是否相符，采购订单与订单计划是否相符。
（3）物料价格是否在允许的价格之内，交货期是否符合订单计划中有关到货的要求。
采购订单审批通过后，采购方就可以与供应商签订采购订单。签订采购订单的方式有四种：① 双方现场签字盖章；② 采购方将打印好的采购订单寄给供应商，供应商签字盖章后寄回；③ 双方使用电子邮件进行采购订单的签订；④ 采购方利用采购管理系统，完成双方间信息的传递和采购订单的签订。
（五）签订采购订单
一、签订采购订单前的准备工作
二、采购订单跟踪
采购人员应对采购订单的执行过程进行跟踪检查。采购订单跟踪的主要目的是确保供应商按照采购订单中的要求供货。对采购订单及时跟踪，即使出现突发状况，采购人员也能及时处理，不至于因问题解决不及时而影响整个供应链的正常运转。
（一）对物料准备过程进行跟踪
采购人员应对物料准备过程进行密切跟踪，发现问题后要及时反馈；中途需要变更采购订单条款时，应立即向上级请示并想办法解决，不可贻误时机。
采购人员可以参考供应商的历史表现对采购订单进行跟踪处理。
采购方提供图纸并要求供应商按图纸生产时，采购人员应密切关注供应商的生产加工过程，必要时向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。
二、采购订单跟踪
在物料准备过程中，利用相关软件跟踪采购订单，不仅可以帮助采购人员及时掌握供应商的订单生产动态，还可以在很大程度上减轻采购人员的工作强度。
提示
除对物料准备过程进行跟踪外，采购人员还应对市场需求进行跟踪，并根据市场需求的波动制订下一步的采购计划。一般情况下，采购方与供应商签订采购订单后，双方都要按照该订单上的内容执行。
（二）对市场需求进行跟踪
二、采购订单跟踪
无论是供应商负责送货，还是采购方自行提货，采购人员都要对物料的运输过程进行跟踪，重点关注运输过程中是否有特殊要求，运输工具是否选择得当，以减少在运输过程中发生的货损。
（三）对运输过程进行跟踪
二、采购订单跟踪
库存是企业能否正常运转的关键因素之一。采购人员应根据生产效率和供应商对采购订单的反应速度，确定最优订货周期和订货量，从而使库存量维持在合理的水平。
（四）对库存状态进行跟踪
二、采购订单跟踪
物料运到采购方指定的地点后，采购方要对物料的种类、数量、规格等进行验收，确保所交物料符合采购订单中的要求。
物料验收后，采购方应按采购合同中的支付条款进行付款。如果供应商未收到货款，采购人员有责任督促付款人员尽快付款，以免影响采购方的信誉。
（五）对验收过程和付款状态进行跟踪
二、采购订单跟踪
课堂小结
任务实施：采购订单跟踪调查
实训任务：
搜集并分析企业采购订单的操作流程和采购订单的具体跟踪步骤，在课堂上进行分享。
实训步骤：
（1）3～4人一组确定调查对象，然后采用网络调查或实地调查方式，了解企业采购订单的操作流程和具体的跟踪步骤。
（2）以小组为单位整理搜集到的资料，然后编写企业采购订单的操作流程和具体的跟踪步骤并在课堂上分享，教师和其他小组成员进行点评。
谢谢观看

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