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采购实务管理
任务三 了解采购组织
案例导入
Y公司是一家年销售额超过2 000亿美元、采购额超过千亿美元的公司，拥有强大、完善的供应链体系，长期合作的供应商近2 000家，全球至少有超过120万人直接服务于该公司相关产业。不同于其他跨国公司，Y公司采用扁平化采购组织结构管理着公司的采购事宜。扁平化采购组织结构简单、灵活，沟通和决策高效。
Y公司的采购组织结构如图所示。
Y公司的采购组织结构
案例导入
Y公司强大、完善的供应链体系的建立，得益于其高效、巧妙的采购组织结构设计。但是随着时代的发展、科技的进步和业务需求的变化，Y公司需要不断对其采购组织结构进行调整，以免影响工作效率，或出现部门间信息不同步、协调困难等情况。
请问：
除了扁平化采购组织结构，你还知道哪些采购组织结构？采购组织的设计原则和设计方法有哪些？采购部门一般设有哪些岗位？各岗位的职责有哪些？
一、采购组织的功能
（一）凝聚功能
采购组织通过制订科学、合理、可行的采购目标，调动组织成员的工作积极性，来提高组织凝聚力，使组织成员为做好采购工作而不懈努力。采购组织要发挥其凝聚功能，必须做到：① 明确采购目标及任务；② 创造良好、和谐的工作环境，培养集体意识，使员工间形成良好的人际关系；③ 发挥采购组织中领导的导向作用。
一、采购组织的功能
（二）协调功能
（1）协调采购组织内部纵向、横向关系，使采购组织内部各岗位之间能够很好地协作。
（2）协调采购组织与市场环境关系。采购组织能够根据采购环境的变化调整采购策略，以提高企业对市场环境变化的适应能力和应变能力。
采购组织中的每个成员具有与其职位相对应的权利，同时也承担着相应的义务和责任。这种由权利、义务、责任组成的结构系统，对组织中的每个成员的行为可起到制约作用。
一、采购组织的功能
（三）制约功能
一个良好的采购组织能够体现采购员在采购中的作用，能够借助物质激励措施和精神激励措施调动采购员的工作积极性、创造性和主动性，使其潜能得到最大限度的发挥。
一、采购组织的功能
（三）制约功能
企业把与采购相关的工作分别授予不同部门来执行，这种采购组织称为分散型采购组织。分散型采购组织又称分权式采购组织，属于平行式管理组织。
二、采购组织的类型
（一）分散型采购组织——分权式
分散型采购组织
分散型采购组织的优点、缺点和适用范围如表所示。
二、采购组织的类型
分散型采购组织的优点、缺点和适用范围
优点 缺点 适用范围
（1）具有自主性、灵活性、多样性 （2）以在本地采购为主，受当地供应商欢迎 （3）有利于在部门间形成竞争现象 （1）浪费资源。各部门间有相同的采购项目时，若没有统一的指挥单位，就会出现多个部门分别采购同种物料的情况，很难发挥以量制价的优势 （2）不利于人才培养。由于采购任务被分散到不同的部门而显得零乱复杂，难以培养专业的采购人才 （3）各部门之间易出现冲突。不同部门可能与同一家供应商就同一种物料进行谈判，达成不同的采购协议。当供应商的供应能力不足时，各部门之间又会成为竞争对手 （1）实行多样化经营的企业，且每个部门采购的物料都是唯一的
（2）有大量地方性采购需求的企业
（3）实验物料的采购
（4）小批量采购
与超市的一般食品相比，生鲜食品保质期短，易变质、腐坏，损耗非常大，再加上许多超市未形成规模经营，使得生鲜食品的采购半径缩短，许多跨地区经营的超市不得不自行采购。这种由门店自行采购的分权式采购组织，多用于门店之间距离较远的连锁企业，并且适合保质期相对较短的生鲜食品（如带叶蔬菜、鲜活水产等）的采购。
同步案例：超市生鲜食品的分权式采购组织
企业在核心管理层设专门的采购机构，由该机构统一采购企业所需的物料，这种采购组织称为集中型采购组织（见图1-8）。
二、采购组织的类型
（三）混合型采购组织
混合型采购组织可以看作是分散型采购组织和集中型采购组织的结合。在这种组织中，企业总部设有采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。企业总部的采购部门通常制订采购制度、方针、流程等，不进行具体的采购活动，具体的采购活动完全由各经营单位的采购部门来完成。
二、采购组织的类型
混合型采购组织
混合型采购组织吸收了集中型采购组织和分散型采购组织的优点。一个健全的采购组织应该决策集中而执行分散。集权和分权协调运用，有助于企业各部门的正常运行。
最初，中电投蒙东能源集团有限责任公司（以下简称“蒙东集团”）采用的是分散型采购组织，在实际运营中有以下问题：① 各电厂沟通少，材料共享性低；② 各电厂采购的产品质量参差不齐；③ 同类产品重复采购。
鉴于以上问题和对采购产品的质量及成本的把控，蒙东集团实施了集中采购策略。但是单纯地采用集中采购策略出现了几个问题：① 实施统一的采购标准后，不能满足各电厂对产品的到货时间、质量等方面的差异化需求；② 部门间的协调时间增多，对接工作量大；③ 集采过程较长，导致一些价值低、数量少的零星物料的采购效率低下；④ 集中到货对库存周转期和资金周转率有一定影响。
对此，蒙东集团的解决方案是改用混合采购模式，对需求量大的物料和部分价值高的物料采用集中采购、分散收货、分别结算的策略，对其他物料采用各电厂自行采购策略。特殊情况下，各电厂可以先自行采购，但要将信息资料及时上报给集中采购管理部门。
同步案例：蒙东集团采购组织的变革
二、采购组织的类型
（四）跨职能采购小组
跨职能采购小组是一种较新颖的采购组织类型，由不同部门（采购部门、生产部门、营销部门、技术部门等）的人员组成，有时也将供应商纳入采购小组。这种采购组织的优势和劣势如表所示。
跨职能采购小组的优势和劣势
优势 劣势
（1）有助于提升小组成员对采购任务和决策的整体认识，从而将工作目标与组织的总体目标有机地结合起来 （2）可以汇集各种观点、专业技能与资源 （3）可以缩短采购工作的完成时间，有利于创新与相互学习 （1）各种不同观点与利益可能促进决策，也可能造成冲突，致使采购工作延期
（2）可能缺乏明确的授权界限
（3）小组成员需要经过一段时间的磨合才能更好地协作
（4）如果小组成员向各自部门的主管汇报，这种双主管结构可能会给小组成员带来压力
二、采购组织的类型
适合组建跨职能采购小组的情况如下：① 企业面对复杂、大型的商业决策（如新产品开发、购置大型新设备、制订采购战略等）时；② 采购小组比单个部门能更加有效地完成采购任务时；③ 企业面临直接影响其竞争地位的采购任务时。
1992年，国际商业机器公司（IBM）出现巨大财务亏损，迫使其重组采购组织，而这种重组就是以跨职能采购小组形式进行的。
IBM在新的采购组织结构中采用了一个与供应商进行联系的商品小组，该商品小组整合所有部门的采购需求。采购合同的订立是在公司层面上集中进行的，然而所有的采购活动都是分散进行的。
部件和其他与生产相关的物料由分布在全球的采购经理分别组织采购。这些经理对其所采购物料的质量、来源等负责，并向首席采购官（chief procurement officer, CPO）和他们自己的单位经理汇报。该经理在以讨论采购和供应商问题以及制订决策为主的会议上与CPO会晤，CPO单独与每个经营单位的采购经理进行沟通，确保经营单位的需求与公司的采购战略相匹配。IBM通过这种方式使其巨大的采购量和最大的灵活性结合在一起。
同步案例：IBM的跨职能采购
采购组织设计是指对采购组织结构、部门组成、职责权力等组织问题进行的系统规划。采购组织设计是采购组织建立和运行的基础，对企业的发展影响很大。
三、采购组织的设计
1．责、权、利相结合的原则
“责”指责任，起约束作用；“权”指权力，是职责履行的保障；“利”指利益，起激励作用。只有责、权、利相结合，才能充分调动采购员的积极性，使他们充分发挥潜能。
如果没有相应的利益刺激，也难以保证采购工作高效地进行。
（一）采购组织的设计原则
三、采购组织的设计
2．精简原则
“精”指人员精干，“简”指机构简化。只有人员精干了，机构才能简化。但是如果人员素质低且过分强调机构简化，就容易导致应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，这也是不可取的。
三、采购组织的设计
3．高效原则
要想采购工作高效地开展，必须有一个高效运转的采购组织机构，并由其确定出合理的管理幅度与层次。
4．统一原则
统一原则是指采购组织的设计既要防止出现因多头领导而使下级无法执行的现象，也要杜绝“上有政策、下有对策”的散乱现象。
三、采购组织的设计
很多时候，采购组织的设计与企业负责人对采购职能的看法有关。若将采购看作业务活动，采购组织在企业中将处于较低的地位；若将采购看作对企业具有重要战略意义的活动，采购组织就处于较高的地位。
三、采购组织的设计
（二）采购组织的设计方法
1．按物料的来源设计
按物料的来源可设立不同的采购部门，如国内采购科、国外采购科。由于国内、国外的采购手续存在显著差异，因此应分别设立部门以利于管理。
三、采购组织的设计
按物料的来源设计的采购组织
2．按物料的类别设计
按主要原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、修护与保养等类别，可将采购工作分配给不同采购组的人员。采用这种设计方法能使采购员精通由其负责的采购项目。这种设计方法对于物料种类较多的企业特别适用。
三、采购组织的设计
按物料的来源设计的采购组织
3．按物料的价值或重要性设计
采购次数少但物料价值高的采购项目，可交由高层管理人员负责；采购次数多但物料价值低的采购项目，可交由基层采购员负责。采用这种设计方法可以为高层管理人员节省更多的时间，便于其倾力处理重大采购项目。
三、采购组织的设计
物料价值与负责人的对应关系
物料 采购额占总采购额/% 采购次数占总采购次数/% 采购承办人
A类 70 10 采购经理
B类 20 30 采购主管
C类 10 60 采购员
另外，也可按采购物料的重要性来划分采购项目，并将不同项目的采购决定权交由不同层级的人员来处理。
三、采购组织的设计
项目重要性与负责人的对应关系
类别 利润影响程度 供应风险程度 采购承办人
策略性项目 高 高 副总经理
瓶颈项目 低 高 采购经理
杠杆项目 高 低 采购主管
非紧要项目 低 低 采购员
4．按物料的采购过程设计
按物料的采购过程将询价、比价、议价、决策分给不同人员，以实现专业化采购，避免由一位采购员担任全部采购作业可能出现的弊端。这种采购组织适用于采购业务庞大（每月的采购量达数万件以上）的企业。
三、采购组织的设计
按物料的采购过程设计的采购组织
5．按混合式设计方法设计
混合式设计方法是上述采购组织的设计方法的综合。
三、采购组织的设计
按混合式设计方法设计的采购组织
H公司是一家致力于集成电路制造和研发的企业，有两个位于不同地点的分厂。H公司采购部的职能包括两部分：① 战略性职能，包括创建并不断改善供应链体系，持续降低公司的采购成本；② 策略性职能，包括制订各种原材料库存计划、采购计划、到货计划并控制库存情况，执行各种备品备件的采购等。
课堂互动
按混合式设计方法设计的采购组织
3～5人一组，分析该公司采购部的组织结构是否合理，并说明理由。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
（一）采购部门岗位设置
购部门的岗位设置与企业规模、采购物料的种类等息息相关。对于中小型企业来说，如果采购物料的种类不多，企业组织结构中一般会设置采购部，受总经理或运营副总经理直接领导，并在采购部设置采购经理、采购主管、采购助理、采购员等岗位。
对于大型企业来说，如果涉及的采购物料种类多，在企业组织结构中除了设置采购部外，一般还设置商务部和资源开发部，这三个部门均受运营总监直接领导。
中小型企业采购岗位设置
大型企业采购岗位设置
四、采购部门岗位设置和岗位职责
（二）采购部门各岗位的职责
要保证采购工作顺利进行，就应在企业内部建立一个高效率的、团结协作的采购团队。团队中不同岗位的人员应履行不同的职责。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
1．采购经理的岗位职责
采购经理对采购部门的工作全权负责，对采购工作进行全面管理和监控，并协调采购部门与其他部门的工作。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
（1）拟定和执行采购战略，拟定采购部门的工作方针。
（2）审核采购计划，策划和确定采购内容。
（3）全面负责规划、统筹和协调企业所需物料的采购工作及其他相关工作。
（4）编制年度采购预算，报批后监督实施。
（5）组织对采购物料的市场行情进行跟踪调查并预测价格变化趋势。
（6）参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度。
（7）制订、审核、签订采购合同，并对合同的执行情况进行监督。
（8）负责本部门的日常管理工作及与其他部门的协调工作。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
2．采购主管的岗位职责
采购主管主要负责制订企业的采购计划，指导和监督采购员按采购制度进行采购作业。
（1）负责编制年度采购计划，建立并不断改善采购制度和采购流程。
（2）全面协助采购经理做好采购统筹策划工作和部门管理工作。
（3）负责与供应商建立良好的关系，参与供应商的选择与评估。
（4）负责招聘、培训和考核采购员。
（5）负责审核订购单与采购合同，核查采购作业的发包、验收和付款等情况。
（6）制作物料入库相关单据，积极配合仓储部保质保量地完成物料的入库工作。
（7）编制单项采购活动的总结报告。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
3．采购助理的岗位职责
采购助理主要负责协助采购主管处理采购部门的日常事务，登记、整理相关资料，保证采购部门能顺利地开展工作。
（1）协助采购主管开拓采购渠道。
（2）负责登记请购单、验收单。
（3）负责记录和监督交货。
（4）负责申请和支取采购费用。
（5）负责档案管理。
（6）负责办理保险、公证等事项。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
4．采购工程师的岗位职责
采购工程师主要负责采购物料的价格谈判和品质控制，其岗位职责主要如下：
（1）调查、分析和评估市场，以确定企业的需要和采购时机。
（2）实时掌握市场价格和技术信息，收集已使用物料的性能和质量信息。
（3）对供应商提供的样品的品质进行初步确认。
（4）负责采购部门有关技术、品质文件的拟定。
（5）就采购技术、品质等问题与企业相关部门进行沟通协调。
（6）就物料性能、品质、验收标准等与供应商进行沟通协调。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
5．采购员的岗位职责
采购员主要负责实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务。
（1）负责一般性物料的采购。
（2）查访厂商的供货情况。
（3）与供应商洽谈价格、付款方式和交货日期等。
（4）核查供应商提供的物料的质量。
（5）负责确认交货日期。
（6）负责处理一般索赔案件。
（7）负责退货。
（8）收集价格情报和替代品的相关资料。
四、采购部门岗位设置和岗位职责
某企业的采购员岗位说明书
岗位名称 采购员 所属部门 采购部 直接上级 采购主管
岗位编制 岗位等级 岗位编号
轮岗岗位 直接下级 晋升方向
制作日期 生效日期 岗位分析人
岗位工作概述 实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务 工作内容 样品下发及跟进，跟催相关部门及时确认样品，并将确认结果反馈给供应商 负责订购单的下发及每日数据更新 及时更新“合格供应商一览表”及相关资料 配合生产及物料控制部门将原材料采购到位 负责每日更新供应商交货计划表，及时提醒当日未完成计划的供应商尽快交货 服从采购主管的工作安排，做好文件和单据的规整、存档、保管工作 协助采购部门做好对账工作 完成上级临时安排的其他工作
四、采购部门岗位设置和岗位职责
（续表）
岗位名称 采购员 所属部门 采购部 直接上级 采购主管
工作权限 拥有物料回厂数量、质量的监督权，拥有损害公司利益的制止权、举报权 考核指标 采购物料准时交货到仓率，来料批次合格率 任职资格 教育背景 大专及以上学历 经验 1年以上采购经验 技能技巧 熟悉企业生产所需物料的市场情况 熟练使用办公软件 能够独立组织采购活动 具有良好的沟通、谈判、管理能力 态度 具有良好的职业操守，细致、耐心、谨慎、踏实、稳重 具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则
五、采购员应具备的素质
（一）品德方面
采购工作与采购员的品德息息相关觉悟高、品行端正是采购员应有的基本素质。除此之外，采购员还应具有以下品德：工作责任心和敬业精神；良好的职业道德，把企业的利益放在首位，严格把好质量关；诚实守信，有耐心。
品德修养
企业给予采购员的不只是采购之权，更是一份信任。采购员要谨慎利用自己的职权，明白“一荣俱荣、一损俱损”的道理。在采购时，采购员应以企业的利益为重，不要因为一时的贪念断送了自己的职业生涯。
五、采购员应具备的素质
（二）知识方面
市场心理学知识
业务知识
人际交往知识
自然科学知识
法律、政策知识
在采购工作中，采购员不仅要与不同类型的供应商打交道，还要了解市场的变化情况。
五、采购员应具备的素质
（三）能力方面
分析能力
协作能力
表达能力
预测能力
研究表明，要办好一件事，知识起的作用只有1/4，而能力起的作用占3/4，可见能力更为重要。
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五、采购员应具备的素质
（四）观念方面
战略观念
经济观念
市场观念
创新观念
服务观念
竞争观念
课堂互动
S连锁超市总部的采购员小张专门负责方便面的采购。一个月前，小张在一家方便面企业经理老李的超低价引诱下，采购了许多方便面，导致30多家门店库存积压过多。经过一个月的促销，这些方便面总算基本售完。
出现压库情况后，各门店对小张的评价非常不好，说他是业余采购员。小张的上司也提醒他，方便面一次不要采购得太多。小张以为领导对这个牌子的方便面印象不好，所以他对老李提出降低采购量和采购价格的要求，但老李回绝了他。其实，老李的方便面很受消费者欢迎，在小张停止向老李采购后一周左右，就有二十几家门店断货。对于此次断货事件，上司对小张提出了严厉的批评。
3～5人一组，讨论小张在上述采购工作中的不足。
课堂小结
任务实施：采购组织结构调研与分析
案例背景：
A企业是一家大型连锁超市，主要销售食品、饮品、日用品、药物、报纸及杂志等，同时经营鲜活食品。该企业在国内开设了56家门店，年均销售额达200亿元人民币，企业规模、产品质量、销售额等在国内同行业名列前茅，是国内连锁超市百强之一。
A企业之所以能快速发展，并且在激烈的市场竞争中保持业绩领先，离不开企业内部高效的组织与管理运营。采购部门是A企业内部一个不可或缺的部门，在企业经营中发挥着至关重要的作用。A企业采购部门的组织结构如图所示。
A企业采购部门的组织结构
任务实施：采购组织结构调研与分析
实训任务：
结合上述材料，完成下述任务：
（1）分析A企业采购部门组织结构的类型和特点。
（2）了解各岗位的岗位职责和各岗位人员应具备的能力。
实训步骤：
（1）3～4人一组，就上述内容进行分析和交流。
（2）各小组以Word文档的形式在课堂上分享实训成果，教师及其他小组成员进行点评。
课堂小结
本节课学习了采购的定义、原则和重要性，了解了采购的类型、基本流程和流程图，掌握了采购管理的定义、基本职能和目标。希望学生们通过本节课对采购及其流程有初步的认识，课后巩固练习。
课后作业
（1）完成本章项目考核试题。
（2）珠三角经济比较发达，制造业繁荣，比较常见的就是著名的“专业镇”。例如，佛山乐从是“家具”专业镇，龙江是“木材”专业镇，这些“专业镇”成为各种各样的产业集群，从而使各商家形成了“群居效应”。请用5R原则分析这种专业镇的好处。
谢谢观看

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