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8.1 采购与应付子系统概述
8.2 采购与应付子系统的需求分析
8.3 采购与应付子系统总体设计
8.4 采购与应付子系统详细设计
第8章 采购与应付子系统
8.1 采购与应付子系统概述
采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。
采购与应付子系统是用于支持各种材料物资采购(原材料、外购半成品、修理用备件、包装物、燃料、低值易耗品)或商品的采购、付款有关业务处理、计划制定、会计核算、采购与付款控制等业务活动的子系统。
8.1.1 采购与应付子系统的目标
1．采购订货管理
及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订审核和执行情况。
2．采购日常业务处理
及时、准确地完成采购入库、采购退货、发票处理等日常工作。
3．应付账款核算与管理
4．为管理决策提供支持
8.1.2 采购与应付子系统的任务
1．审核采购订单
2．处理采购发票
3．完成付款
4．统计分析
8.1.3 采购与应付子系统的特征
1．材料采购结算的状态多种多样
2．数据存储量及输入量大
3．管理要求高
4．与其他子系统联系广泛
8.2 采购与应付子系统的需求分析
8.2.1 采购与应付子系统的业务流程分析
8.2.2 采购与应付子系统的角色
8.2.3 采购与应付子系统的用例
8.2.4 采购与应付子系统的用例图
8.2.1 采购与应付子系统的业务流程分析
采购业务流程较为复杂，下面对该业务流程作出描述：
（1）请购部门根据需求编制物料请购单，采购部门审批后，根据库存信息、供应商档案以及价格信息，选择合适的供应商，并填写采购订单，经确认后交给供应商。
（2）供应商接到订单后，进行发货处理。并传递采购发票。
（3）货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据采购订单和实际到货数量进行确认，填写收货通知单并提交验收部门，验收部门对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。再进行入库处理，填写入库单。
（4）财务部门收到采购发票后，进行确认，核对无误则进行采购结算处理。并编制会计凭证，登记相关账簿。
（5）财务部门在付款到期日复查采购订单，入库单，和采购发票，确认无误则生成付款准备通知书，签发支票付款，并生成付款单。并编制会计凭证，登记相关账簿。
8.2.2 采购与应付子系统的角色
对采购与应付系统的需求分析，我们归纳出如下角色：请购部门、采购部门、财务部门、验收部门、供应商等。
8.2.3 采购与应付子系统的用例
1．请购部门的请购活动
当企业需要采购存货时，请购者编制购买存货的请购单，并送到采购部门。
2．采购部门的采购订货活动
采购部门收到请购单，由专职人员负责这项采购，选择供应商，编制采购订单，并将采购订单传递到财会部门、验收部门以及供货商等。
3．验收部门的验收活动
当货物送到验收部门(仓库)时，经办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对，编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，根据入库单登记库存账，并将验收报告送到财会部门。
4．财务部门的活动
（1）处理采购发票及付款
（2）付款
8.2.4 采购与应付子系统的用例图
8.3 采购与应付子系统总体设计
8.3.1 采购与应付子系统的功能结构
根据采购与应付子系统的用例图可以分析得出其功能结构图。采购与应付子系统主要由初始设置、业务处理、应付款处理、账表处理与系统维护等模块构成。
图8-3 采购与应付子系统的功能结构包图
1. 初始设置
包括采购类型设置、发运方式设置、供应商档案设置、期初余额设置和其他设置。
（1）采购类型设置
采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要(如按采购类型进行统计)允许用户将采购类型信息输入计算机并保存。当用户在使用采购与应付子系统填制采购入库单等单据时，输入相应的采购类型，为统计分析提供依据。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。
（2）发运方式设置
用户在处理采购业务的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理。
（3）供应商档案设置
供应商档案设置模块功能是将用户输入的每个供应商信息(主要包括基本信息、联系信息、信用信息、其他信息)，存入“供应商档案”文件，为编制采购订单、应付账款核算和管理等提供数据。
供应商档案基本信息设置主要包括：供应商总公司（供应商总公司指当前供应商所隶属的最高一级的公司）、所属行业、税号、法人、开户银行、银行账号等。
供应商档案联系信息主要包括：地址、到货地址、发运方式、到货仓库等。
供应商档案信用信息设置主要包括：应付余额、扣率、信用等级、信用期限、付款条件、最后交易日期、最后交易金额、最后付款日期、最后付款金额等。
供应商档案其他信息设置主要包括：分管部门、专营业务员、发展日期、停用日期、使用频度等。
（4）期初余额设置
期初余额模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。
（5）其他设置
包括入库单编号及发票默认税率的设置，公共参数（存货是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用会计月份等）的设置，结算选项的设置，应付参数（应付账款核销方式、预付账款核销方式、汇兑损益方式、应付确认日期依据、现金折扣等）的设置等。
2. 业务处理
包括采购订单处理、入库单处理、采购发票处理、采购结算处理。
（1）采购订单处理
采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。
采购订单管理模块的功能主要包括编制采购订单、修订和审核采购订单、关闭采购订单等。
（2）采购入库处理
采购入库处理模块的功能是当采购的存货到达企业，用户在计算机上填制、修改、审核、打印和处理采购入库单，完成采购入库工作。
那么采购入库单有哪些类型、如何录入等问题是采购管理所关心的问题。
采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据，该单据按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；按业务类型划分为，普通业务入库单、受托代销入库单(商业)。
（3）采购发票处理
采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，结果保存在发票文件中。
（4）采购结算处理
采购结算也叫采购报账。在计算机条件下，由于各子系统之间实现数据共享，因此系统提供“自动采购结算”和“人工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。
3. 应付款处理
包括付款单处理、转账处理和应付款核销处理。
（1）付款单处理
付款单是将已支付款项以付款单的形式录入到应付账款子系统的过程。包括录入付款单、形成预付款等。录入付款单是出纳根据采购订单或采购发票进行付款。预付款是按购货合同规定支付给供应商的款项，在处理时可以录入付款单，将该笔款项作为预付账款处理。
（2）转账处理
业务处理完成后生成相应的记账凭证，并传递到总账子系统的过程。包括立即制单和批量制单两种方式：立即制单是相应的业务处理完成后立即生成凭证；批量制单是所有业务处理完毕后，使用制单功能进行批处理制单。
（3）应付款核销处理
日常业务中，往来会计根据采购发票登记供应商往来。供应商往来登记每一供应商的明细往来信息。出纳付款后，付款单提交往来会计，对已形成的应付款进行核销，表示此项应付款已经两清。供应商往来账核销还包括应收冲应付、预付冲应付等。
4. 账表处理
包括采购业务账表处理和往来账表处理。
（1）采购业务账表处理
此类报表包括各种单据列表、采购明细表与采购统计表等。
（2）往来账表处理
此类报表包括账龄分析表、供应商往来账明细表等。
5. 系统维护
包括四个功能模块，期末维护、数据备份及恢复、操作人员管理、材料目录维护。
8.3.2 采购与应付子系统的行为设计
在系统分析的过程中，仅建立系统用例关系图来反映系统流程是不够的，还需要对功能流动进行描述，即建立系统的动态模型。采用UML中的活动图来对系统功能流动加以描述。
图8-4 采购与应付子系统活动图
本活动图可以分为五个垂直泳道，每个泳道表示工作流中不同的角色，分别是请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商。
各泳道内的活动代表了特定角色的责任。
请购部门发出请购申请，
采购部门经过采购审批，如审批合格，则由采购部门选择供应商并编制采购订单，同时发出采购订单给供应商。
供应商发运货物，到达后由验收部门验收入库，并填制入库单。
财务部门将采购订单、入库单与供应商发票核对，确认后付款给供应商。
8.4 采购与应付子系统详细设计
8.4.1 采购与应付子系统的模块设计
模块的类图
（1）业务处理模块的类图
在业务处理模块中，包含了以下几个对象类：采购订单处理类、入库单处理类、采购发票处理类、采购结算处理类。
（2）应付款处理模块的类图
在应付款处理模块中包含了以下几个对象类：付款单处理类、转账处理类和应付款核销处理类。
图8-5 业务处理的类图
图8-6 应付款处理的类图
2. 模块的活动图
以编制采购订单用例为例，采购订单中需要录入的基本数据有：订单号、订单日期、供货单位、到货地址、业务员、存货编码、存货名称、存货数量、单价等信息。
图8-7 编制采购订单用例活动图
8.4.2 采购与应付子系统数据库结构设计
在CASE工具PowerDesigner中，可以根据面向对象模型OOM的类图结合Access数据库生成系统的物理数据模型PDM。
采购与应付子系统主要的数据库文件结构 如下。
表8-1 采购订单表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 采购订单的业务日期，可手工输入
订单号 文本 8 采购订单单据号，可手工输入也可系统自动输入
采购方式编码 文本 8 现购、赊购、预付款采购等。可作为登记往来账的依据
供应商编码 文本 供应商编码必须唯一；可以数字或字符表示
付款条件编码 文本 8 输入供应商编码后，自动带出供应商档案中的付款条件。允许修改
结算方式编码 文本 8 结算方式即付款的方式，如支票、汇票、现金等方式
交货日期 日期
发运方式编码 文本 8 运输方式，如公路、铁路等
送货地址 文本 12 输入供应商编码后，自动带出供应商档案中的到货地址。允许修改
业务员编码 文本 8 负责该订单的采购业务员编码
制单人员编码 文本 8 填制该订单的操作员编码
制单时间 日期
审核人员编码 文本 8
审核标志编码 文本 1
审核时间 日期
表8-2 入库单表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 入库单发生日期
入库单号 文本 8 入库单编号
出入库单类型编码 文本 8
收货通知号 文本 8 该项存货对应的收货通知号
仓库编码 文本 8 入库的仓库编码
业务员编码 文本 8 该项采购的业务员编码
制单人编码 文本 8 填制该订单的操作员编码
制单时间 日期
审核人员编码 文本 8
审核标志编码 文本 1
审核时间 日期
表8-3 收货通知单表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 收货通知单的单据日期
收货通知单号 文本 8 收货通知单的单据编号
订单号 文本 8 该收货通知对应的订单单据号
发运单号 文本 8 供应商发出的发运单单据号
供应商编码 文本 8
业务员编码 文本 8 该项采购的业务员编码
制单人编码 文本 8
制单时间 日期
确认人员编码 文本 8 对收货通知单进行确认的人员编码
确认标志编码 文本 1
确认时间 日期
质检人员编码 文本 8
质检时间 日期
质检状况编码 文本 1
表8-4 采购发票表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 采购发票的发生日期，可取操作日期或手工录入
发票号 文本 8 采购发票的单据号
订单号 文本 8 该项采购对应的采购订单号
采购方式编码 文本 8
付款条件编码 文本 8
开户银行 文本 12 供应商的开户银行名称
账号 文本 20 开户银行对应的银行账号
税号 文本 20 供应商的工商登记税号
供应商编码 文本 8
收货部门编码 文本 8 完成该项采购的部门编码
制单人编码 文本 8
制单时间 日期
审核人员编码 文本 8
审核标志编码 文本 1
审核时间 日期
表8-5 供应商往来表
字段名 类型 宽度 说明
序号 文本
日期 日期 往来账日期
单据号 文本 8 往来账发票号
科目编码 文本 8 对应科目编码
供应商编码 文本 8
金额 货币 12 供应商往来金额
已付金额 货币 12 已经付款的金额
余额 货币 12 当前余额
两清 文本 1 该往来账已经付清标志
表8-6 付款单表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 付款单日期，默认8个字节
付款单号 文本 8
订单号 文本 8 该项付款对应的采购订单号
采购发票号 文本 8 该项付款对应的采购发票号
供应商编码 文本 8
结算方式编码 文本 8
出账单号 文本 8 银行付款单号
付款金额 货币 12
制单人编码 文本 8 付款单录入人员编码
制单时间 日期
审核人员编码 文本 8
审核标志编码 文本 1
审核时间 日期
表8-7 采购结算表
字段名 类型 宽度 说明
日期 日期 结算日期，默认8个字节
结算单号 文本 8
存货编码 文本 8 采购结算的存货编码
发票号 文本 8 采购结算的采购发票号
采购订单号 文本 8 该项存货对应的采购订单号
入库单号 文本 8 该项存货对应的入库单号
结算单价 货币 12 分摊运费等费用后的单价，作为存货的实际采购成本

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