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第一节 总账管理系统概述
第二节 总账系统初始化
第三节 总账管理系统日常业务处理
第四节 出纳管理
第五节 账簿管理
第六节 期末业务处理
4
总账管理系统概述
一
2
总账管理系统与其他系统的关系
第一节 总账管理系统概述
二
总账系统基本操作业务流程
三
四
总账管理系统：总账管理系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成审核、记账、对账、以及结账工作，查询并输出各种总分类账、明细分类账、日记账和各种辅助账。
处理流程：初始设置→凭证管理→出纳管理→现金流量表→账表→综合辅助账→期末处理
一、总账管理系统概述
二、总账管理系统与其他系统的关系
薪资管理
固定资产管理
网上银行
出纳管理
应收款管理
应付款管理
UFO报表
现金流量表
财务分析
存货核算
成本管理
凭证
凭证
数据
总账系统
凭证
三、总账系统基本操作业务流程
4
选项
一
2
数据权限分配
第二节 总账系统初始化
二
金额权限分配
三
四
期初余额录入
五
总账套打工具
六
账簿清理
一、选项
选项：【选项】里基本内容包括：【凭证】、【账簿】、【凭证打印】、【预算控制】、【权限】、【会计日历】、【其他】、【自定义项核算】等
进入总账系统之前必须先在企业门户或者是开始创建账套的时候启用总账。
一、选项
流程：进入总账后，单击【设置】|【数据权限分配】命令，进行数据权限分配界面就可以相应的数据权限的设置。
二、数据权限分配
（一）记录权限分配：是指对具体业务对象进行权限分配。使用前提：在"数据权限控制设置"中选择控制至少一个记录级业务对象。
（二）字段权限分配：是对单据中包含的字段进行权限分配
流程：进入总账后，单击【设置】|【金额权限分配】命令，进行金额权限分配界面就可以相应的金额权限的设置
（一）年初期初余额的录入
账套主管的身份登录【财务会计】|【总账】|【设置】|【期初余额】命令，进入“期初余额录入”界面，在此界面的基本会计科目的期初余额输入期初余额
基本会计科目期初余额的录入
明细会计科目的期初余额的录入
辅助核算会计科目的期初余额的录入：双击【应收账款】的期初余额，系统进入“客户往来期初”界面，在此界面单击【增行】按钮，然后依次录入日期为“2014-11-26”，凭证号输入“转—20号”，摘要输入“销售商品”，系统默认方向 “借”，金额输入“292500”，输入完毕，同理增加应收湖南美科公司的8000元，然后点击【汇总】即可
试算平衡：期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产+共同+成本 =负债+权益+损益”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成，校验完成后，系统会自动生成一个校验结果报告，如果试算结果不平衡，那么应依次逐项进行检查、更正后，再次进行试算平衡，直至平衡为止。
期初余额对账：在期初余额录入界面，单击【对账】按钮，系统自动弹出“期初对账”对话框，如图3-2-11所示。单击【开始】按钮，对当前期初余额进行对账，对账后如果发现有错误，可按“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列示出来。
年中期初余额的录入：假如用户是在年中建账，则期初余额的界面比年初余额的界面多了年初余额、累计借方、累计贷方三个栏目，如图3-2-12所示。比如企业是7月份开始使用账务系统，建账月份为7月，则用户可以录入7月初的期初余额以及1-6月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。
总账套打工具：进入总账后，单击【设置】|【总账套打工具】命令，在总账套打工具界面可以进行套打模板的设置
账簿清理：进入总账后，单击【设置】|【账簿清理】命令，系统自动弹出“口令确认”对话框，在此对话框输入账套主管口令，然后单击【确定】按钮，系统进入“账簿清理”界面，在此界面选择要清理的内容，最后单击【清理】按钮，系统将冲掉本年各账户的余额和明细账。如果进入“账簿清理”界面时不想冲掉本年各账户的余额和明细账则单击【不清理】按钮，退出清理界面
4
填制凭证
一
2
审核凭证
第三节 总账管理系统日常业务处理
二
记账
三
记账凭证的填制：进入总账后，单击【凭证】|【填制凭证】命令，进入“填制凭证”界面，在此界面单击【增加】按钮，增加一张空白的凭证，依次录入凭证类别、凭证日期、附单据数、摘要、科目名称、借方金额，输入完毕，按Enter键，继续输入下一行，输完贷方内容之后单击【保存】按钮，系统会弹出“凭证已成功保存”对话框，最后单击此对话框【确定】按钮，则输入的凭证信息就会保存下来
辅助核算信息的输入：假如某会计科目设置了辅助信息如管理费用设置了部门核算、应收账款设置了客户往来、应付账款设置了供应商往来。则在输入这些会计科目时，系统会自动弹出要求输入“辅助项”的对话框
凭证的修改和删除凭证：
1、未记账凭证的修改：在凭证还未记账以前修改的方式：一是对已输入但未审核的错误凭证，进入到要修改的凭证后，直接将光标移到要修改的地方直接进行修改即可，但凭证编号和凭证类别不能修改；二是对已审核过但未记账的错误凭证先取消审核，然后再进行修改。
凭证的修改和删除凭证：
2.已经记账凭证的修改
已经记账的凭证有错，需要修改也有两种修改的方法。
（1）红字冲销法或蓝字补充法
所谓红字冲销法是指将错误凭证用增加一张“红字”凭证进行全额冲销，然后再编制一张正确的“蓝字”凭证进行更正。这种方法和手工的红字冲销方法是一致的。
具体操作：
在填制凭证界面中，单击【制单】菜单中的【冲销凭证】命令，系统自动弹出“冲销凭证”对话框
（2）通过恢复记账的方法，具体操作是首先以账套主管的身份进入总账，取消记账（详细步骤在后面恢复记账有介绍），然后再以审核员和出纳人员的身份去取消审核和取消出纳签字。最后以制单本人进入总账，进行凭证的修改
具体操作：
在填制凭证界面中，通过查询功能找到要删除的凭证，单击【制单】菜单中的【作废/恢复】选项。系统自动会在凭证左上角显示“作废”字样，表示该凭证已作废。如果不想保留作废凭证时，可以单击【制单】菜单中的【整理凭证】菜单，系统弹出“请选择凭证期间”的对话框
未记账凭证的查询：进入总账后，单击【凭证】|【查询凭证】命令，系统自动弹出“凭证查询”对话框
现金流量凭证查询：单击【现金流量表】|【现金流量凭证查询】命令，进入“现金流量凭证查询”界面，在此界面输入相关查询条件，然后单击【确定】按钮，进入到“现金流量查询及修改”界面，系统会根据输入的查询条件显示符合条件的凭证列表。左边显示现金流量凭证，右边显示与左边凭证对应的现金流量项目。如果想修改某现金流量则在左边的现金流量凭证表中选择要修改的现金流量凭证，单击【修改】按钮即可。
审核凭证有两种方式：一种是账务处理系统程序本身设定的自动纠错审核，另一种是由专门具有审核权限的人员进行人工审核，这两种审核的作用不能相互替代。凭证只有经过审核，才能记账。审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作。
（一）出纳签字
以出纳人员邓日全的身份进入总账后，单击【凭证】|【出纳签字】命令，系统进入“出纳签字”界面，在此界面输入出纳凭证的条件后，单击【确定】按钮,系统会自动进入显示凭证一览表
在凭证一览表中双击某张凭证，或者单击【确定】按钮，系统会显示待签字的凭证，当出纳人员在确认该张凭证正确无误后，单击【签字】按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人员的姓名，单击凭证右上角的【下张】或【上张】按钮，继续对其他凭证进行签字。如果想提高工作效率，系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，选择凭证上方的菜单【出纳】|【成批出纳签字】命令，可进行签字的成批操作
（二）审核凭证
以审核人员黄俊芳的身份进入总账后，单击【凭证】|【审核凭证】命令，系统自动进入“审核凭证”界面，在此界面输入审核凭证的条件后，单击【确定】按钮,系统自动显示凭证一览表
（二）审核凭证
在凭证一览表中双击需要审核的凭证，或单击【确定】按钮，系统自动出现待审核的记账凭证，确认该张凭证正确无误后,单击【审核】按钮，凭证底部的审核处自动签上审核人员的姓名并自动跳入下张凭证，继续进行审核，或者通过单击凭证右上角的【下张】或【上张】按钮，继续对其他凭证进行审核。为了提高工作效率，系统提供成批审核的功能，选择凭证上方的【审核】|【成批审核】命令，可进行审核的成批操作
（二）审核凭证
（三）主管签字
以会计主管的身份进入企业门户后，单击企业门户界面左下角所示【业务】按钮，弹出的列表中单击【财务会计】|【总账】|【凭证】|【主管签字】命令，系统进入“主管签字”界面，在此界面输入相关的条件后，单击【确定】按钮，系统自动显示凭证一览表。在凭证一览表中双击需要签字的凭证，或单击【确定】按钮，系统自动出现待签字的记账凭证，确认该张凭证正确无误后,单击【签字】按钮，凭证右上角自动签上会计主管人员的姓名，单击【下张】或【上张】按钮，继续对其他凭证进行主管会计签字
（四）取消审核
1.以审核人员黄俊芳的身份进入总账后，单击【凭证】|【审核凭证】命令，系统自动进入“审核凭证”界面。
2.在此界面输入审核凭证的条件后，单击【确定】按钮,系统自动显示凭证一览表
3.在凭证一览表中双击需要取消审核的凭证，或单击【确定】按钮，系统自动出现待取消审核的记账凭证，单击【审核】按钮，凭证底部的审核人员的姓名自动消失，通过单击凭证右上角的【下张】或【上张】按钮，继续对其他凭证进行取消审核。选择凭证上方的【审核】|【成批取消审核】命令，可进行审核的成批操作。
进入总账后，单击【凭证】|【记账】命令，进入“记账”向导界面，选择本次记账的凭证范围或者选择“全选”，然后单击【记账】按钮，进入到“记账报告”系统先对凭证进行合法性检查，并显示记账报告
核对无误后单击【下一步】按钮，进入“记账”界面，单击【记账】按钮，假如是第一次使用，系统会自动弹出“期初试算平衡表”对话框，以后将不会出现，在此对话框单击【确定】按钮，系统自动登录有关的总账和明细账，包括正式总账、明细账、数量总账与明细账、银行账等有关账簿
记账完毕系统弹出“记账完毕”对话框，单击【确定】按钮。则总账、明细账、辅助账等所有的账簿都登记完毕。在记账过程中，如果不想再继续记账，可单击【取消】按钮取消本次记账工作。记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用恢复记账前状态，恢复数据，然后再重新记账
取消记账：进入总账后，单击【期末】|【对账】命令，进入“对账”界面系统弹出【恢复记账前状态功能已被激活】提示对话框，假如系统弹出“恢复记账前状态功能已被隐藏”提示对话框，则再次按Ctrl+H键，一直到系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”提示对话框为止。单击【确定】按钮，按对账界面的退出按钮。
单击【凭证】|【恢复记账前状态】命令，系统弹出“恢复记账前状态”对话框，单击【确定】按钮，然后在弹出的提示对话框输入账套主管的密码，系统会自动进行恢复记账，恢复记账完毕。系统弹出“恢复记账完毕”提示对话框，单击【确定】按钮即可。
4
日记账及资金日报表
一
2
支票登记簿
第四节 出纳管理
二
银行对账
三
一、日记账查询
进入总账后，单击【出纳】|【现金日记账】命令，系统自动弹出“现金日记账查询条件”对话框
二、资金日报表
本功能用于查询输出库存现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。资金日报表的查询步骤基本与现金日记账相同
进入总账后，单击【出纳】|【支票登记簿】命令，进入“支票登记”界面，单击【增加】按钮
单击【出纳】|【银行对账】|【银行对账单】命令，在系统自动弹出“银行科目选择”对话框，选择银行名称以及起止月份，然后单击【确定】按钮
进入总账后，单击【出纳】|【银行对账】|【银行对账】命令，在“银行科目选择”提示框选择银行名称和所对月份出现的对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。选择“对账”按钮，然后在弹出的对话框选择对账条件，按“确认”按钮。
银行存款余额调节表查询输出：进入总账后，单击【出纳】|【银行对账】|【余额调节表查询】命令，进入“余额调节表查询”界面。如要查看某科目的调节表，然后用鼠标单击【查看】按钮或双击该行，系统会自动弹出该银行账户的银行存款余额调节表供用户查看。例如查看工行存款的余额调节，步骤是在余额调节表查询对话框里选择工行存款，然后单击【查看】按钮，系统弹出工行存款的余额调节表
查询对账勾对情况：进入总账后，单击【出纳】|【银行对账】|【查询对账勾对情况】命令，在“银行科目选择”提示框选择银行名称，例如工行存款，进入“查询对账勾对情况”界面进行检查银行存款的勾对情况，检查正确无误后，单击【退出】按钮
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基本会计核算账簿管理
一
2
各种辅助核算账簿管理
第五节 账簿管理
二
总账的查询及打印输出：.进入总账后，单击【账表】|【科目账】|【总账】命令，系统自动弹出“总账查询条件”对话框
在“总账查询条件”对话框中，直接输入或单击参照按钮参照输入会计科目，选择起止科目范围以及在级次文本框中，选择级次范围，单击【确定】按钮，显示查询结果，可以单击【科目】下拉列表框的下三角按钮
余额表查询：余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账是以总账科目分页设账， 而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额
明细账的查询及打印：本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然
序时账的查询：本功能用于按时间顺序排列每笔业务的明细数据
注意：以上三种查询与与总账查询基本相似，在这里不在赘述。
多栏账的查询：进入总账后，单击【账表】|【科目账】|【多栏账】命令，系统自动弹出“多栏账”对话框，单击【增加】，显示“多栏账定义”界面，在此界面从核算科目的下拉框中选择多栏账的核算科目，系统自动携带显示多栏账名称
客户往来余额表：进入总账后，单击【账表】|【客户往来辅助账】|【客户往来余额表】|【客户科目余额表】命令，系统自动弹出“客户科目余额表”对话框。在此对话框的科目下拉框中选择要查询的科目和起止月份
单击【确认】按钮，显示按选择条件查询的结果。在科目余额表界面中，单击【查询】按钮，调出条件输入界面,重新输入查询条件重新查询；单击【明细】按钮，可以联查到当前科目、当前月份范围的明细账。用户也可以在当前的某个客户的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前月份范围的明细账；单击【详细】按钮，可以查看明细客户往来的数据。再次单击该按钮，隐去明细信息；单击【累计】按钮，可以查看年初至今的累计信息
二、各种辅助核算账簿管理
客户往来明细账查询：进入总账后，单击【账表】|【客户往来辅助账】|【客户往来明细账】|【客户明细账】命令，系统自动弹出“客户明细账”对话。在此对话框选择要查询的客户和起止月份单击【确定】按钮，系统自动出现“深圳奥通”的查询结果
客户往来两清：进入总账后，单击【账表】|【客户往来辅助账】|【客户往来两清】命令，系统自动弹出“客户往来两清”对话框，在此对话框输入科目“1122应收账款”，选择客户“深圳奥通”，截止月份
客户往来催款单：进入总账后，单击【账表】|【客户往来辅助账】|【客户往来催款单】命令，进入“客户往来催款”界面，在此界面输入需要查询的相关客户的内容，然后单击【确定】按钮，系统会显示要查询的客户往来催款单
4
定义转账凭证
一
2
生成转账凭证
第六节 期末业务处理
二
对账与结账
三
【注意】本节内容等薪资管理系统、固定资产系统子系统完成后再进行学习。
自定义转账：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【自定义结转】命令，进入“自定义转账设置”界面。在此界面单击【增加】按钮，系统自动弹出【转账目录】对话框。
定义转账借方分录信息：例如“计提短期借款利息”借方信息，科目“财务费用”，方向“借方”，金额公式“QC（2001,月）*0.06/12”。进入到定义转账分录信息后，系统自动增加一空白行并自动在摘要显示“计提短期借款利息”，在科目编码输入所得税费用的编码“6601”，方向选择“借”，金额公式的输入步骤是首先双击金额公式，出现 按钮，单击该图标，系统自动弹出“公式向导”对话框，在此对话框的左侧的公式名称选择“期初余额”或右侧的函数名“QC( )”
选择完毕，单击【下一步】按钮，进入公式向导二界面，在此界面选择科目短期借款的科目编码“2001”，期间“月”其他默认。最后单击【完成】按钮，返回自定义转账设置的界面。在金额公式就会显示QC（2001，月），然后在此公式后面乘以短期借款利率0.06/12。
定义贷方转账分录信息：例如计提短期借款贷方信息：科目“应付利息”、方向：“贷”、金额公式CE()。
借方分录信息输入完毕后，在自定义转账设置对话框中，单击【增行】按钮，系统会自动增加一空白行，输入科目编码 “2231”，双击【金额公式】，出现“ ”按钮，单击【 】按钮，系统自动弹出“公式向导”对话框。在此对话框左侧公式名称选择“借贷平衡差额”或右侧函数名 “CE( )”。单击【完成】按钮，在公式就会显示CE()
对应结转设置：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【对应结转】，显示对应结转的界面
销售成本结转：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【销售成本结转】命令，进入“销售成本结转设置”界面，单击【凭证类别】下拉列表框中的下三角按钮，选择“转 转账凭证”选项。输入或单击参照按钮选择库存商品科目 “1405”、商品销售收入科目 “6001”、商品销售成本科目 “6401”，单击【确定】按钮
售价（计划价）销售成本结转：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【售价（计划价）销售成本结转】命令，进入“售价（计划价）销售成本结转”界面，然后输入相关的信息。输入完毕单击【确定】按钮即可
汇兑损益：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【汇兑损益】命令，进入“汇兑损益结转设置”界面，单击【凭证类别】下拉列表框中的下三角按钮，选择【付 付款凭证】选项。汇兑损益入账科目“6603”，双击【是否计算汇兑损益】，系统出现“Y”标记。最后单击【确定】按钮
期间损益结转设置：进入总账后，单击【期末】|【转账定义】|【期间损益】命令，进入“期间损益结转设置”界面。在此界面的表格上方选择凭证类别和本年利润科目，本年利润科目可直接输入或按“F2”参照选择。如果用户的本年利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中输入，并与相应的损益科目对应。输入完毕单击【确定】按钮
自定义转账生成：进入总账后，单击【期末】|【转账生成】，进入“转账生成”界面，然后在结转月份下拉列表框中选择“2015.01”，单击【自定义转账】单选按钮。在【是否结转】双击显示“Y”标志，或单击【全选】按钮。然后单击【确定】按钮，系统显示生成的转账凭证
对应结转生成：当在转账设置已经定义好公式之后，且公式里面所涉及到的会计科目的金额都已经入账以后。在这里可以生成凭证了。生成的凭证，系统会自动传递到未记账凭证当中。并且当用户一次定义好公式后，以后月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，具体操作和自定义转账凭证的生成基本一致
销售成本结转生成：进入总账后，单击【期末】|【转账生成】，进入“转账生成”界面，然后在结转月份下拉列表框中选择“2015.01”，单击【销售成本结转】单选按钮，然后单击【确定】按钮，系统会自动弹出“销售成本结转一览表”对话框。
然后单击【确定】按钮，系统显示生成的转账凭证
售价（计划价）销售成本结转：当在售价（计划价）销售成本结转设置已经定义好公式，且公式里面所涉及到的会计科目的金额都已经入账以后。在这里可以生成凭证了。生成的凭证，系统会自动传递到未记账凭证当中。并且当用户一次定义好公式后，以后月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，具体操作和销售成本结转凭证的生成基本一致
汇兑损益：当在汇兑损益结转设置，已经定义好公式，且公式里面所涉及到的会计科目都已经入账以后。在这里可以生成凭证了。生成的凭证，系统会自动传递到未记账凭证当中。并且当用户一次定义好公式后，以后月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，具体操作和销售成本结转凭证的生成基本一致
期间损益结转：进入总账后，单击【期末】|【转账生成】，进入“转账生成”界面，然后在结转月份选择“2015.01”，单击【期间损益结转】按钮，则屏幕显示要结转期间损益的损益类科目。
损益类科目的金额结转到本年利润科目，收入支出结转到一张转账凭证，在转账生成界面，单击期间损益结转，然后在类型选择“全部”，再单击“全选”按钮。最后单击【确定】按钮。系统自动生成一张期间损益的转账凭。然后单击【保存】按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。
对账：进入总账后，单击|【期末】|【对账】，进入“对账”界面。在此界面将光标定在要进行对账的月份，如2015.01，单击【选择】按钮或双击【是否对账】。单击【对账】按钮，开始自动对账，并显示对账结果。假如用户想检查试算是否平衡，则单击【试算】按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，系统会自动弹出试算平衡表的对话框，最后单击【确认】按钮返回，再单击【退出】按钮，完成对账工作
结账：入总账后，单击【期末】|【结账】，系统自动弹出“结账-开始结账”向导一对话框
取消结账：用户结账后，假如发现有误，则可以通过反结账功能取消结账，取消结账的操作只能由账套主管执行。具体操作步骤是进入总账后，单击【期末】|【结账】，系统自动弹出“结账-开始结账”向导一对话框，在此对话框同时按“Ctrl+Shift+F6”键即可进行反结账
本章小结
总账管理系统
总账系统初始化
出纳管理
总账管理系统概述
总账管理系统日常业务处理
账簿管理
期末业务处理

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