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会计信息系统
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第三章 账务处理系统
【学习目的与要求】：
了解账务处理系统目标
掌握账务处理系统业务流程
掌握账务处理系统功能结构
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第三章主要内容
系统概述
业务流程
功能结构
账务
处理
系统
3
√
√
√
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第一节 账务处理系统概述
账务处理系统的任务
一
账务处理系统的目标
二
账务处理系统的特点
三
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第一节 账务处理系统概述
一、账务处理系统的任务
账务处理是指从科目的设置、凭证的编制和审核、复式记账、对账、结账，一直到会计报告编制的整个过程。
账务处理系统是指利用计算机完成会计账务处理工作的信息系统。
账务处理子系统集中处理企业经济活动的综合信息，除直接采集部分原始数据进行处理外，还要把其他核算子系统处理后的综合性数据转来进一步处理，不仅要为企业内部管理提供信息，还要为企业外部会计信息需要者及宏观经济管理提供信息。
因此，在设计时必须严格按照国家规定的会计准则，组织该子系统的信息体系，确保账务处理的及时、准确与可靠。
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第一节 账务处理系统概述
二、账务处理系统的目标
账务处理系统的目标如表2-1所示：
全面采集和输入会计凭证。
对输入系统的记账凭证进行审核
正确、有效地登记日记账、明细账和总账，完成结账工作。
及时、准确地输出各种账、证、表及其他财务信息。
建立与其它子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。
表2-1 账务处理系统目标
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第一节 账务处理系统概述
此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统设计目标还应增加部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助管理以及自动转账等功能。
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第一节 账务处理系统概述
三、账务处理系统的特点
与其他子系统相比较，账务处理子系统具有以下特点：
1、规范性强，一致性好，易于通用化。
账务处理系统的记账原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法，它必须遵循以下一系列原则：
“有借必有贷，借贷必相等”
资产＝负债＋所有者权益
总账余额=下属明细账余额之和
总账发生额=下属明细账发生额之和等
故此，在电算化软件实现上易于商品化和通用化，目前国内外市场已有大量的商品化账务处理系统软件。
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第一节 账务处理系统概述
2、综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用。
账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外，还需要把其他相关系统产生的综合数据转入进一步处理，以得到全面反映经济活动的总括性信息。
因此，账务处理系统所产生的信息具有很强的综合性和概括性，能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。
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第一节 账务处理系统概述
3、严密性
账务处理系统处理的内容除综合数据以外，还包括现金、银存收支等易发生贪污舞弊业务的数据处理，同时，其生成的报表还要提供给相关政府部门，所以在设计中必须安排严密的内部控制制度和安全保密措施，保证账务处理系统的正确性和结果的真实性。
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第二节账务处理系统业务流程
手工账务处理流程
一
计算机账务处理流程
二
手工与计算机账务处理比较
三
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一、 手工账务处理流程
账务处理流程主要有5种形式：
记账凭证核算形式
科目汇总表核算形式
汇总记账凭证核算形式
日记账核算形式
多栏账核算形式
不同的账务处理流程其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同，其中科目汇总表核算形式最为常见，这里手工系统的业务流程图以科目汇总表核算形式为依据，见图2-6。
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图3-1 手工处理业务流程图
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由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析
填制凭证及审核凭证流程
登记账簿流程
对账流程
各种账簿、报表交由信息需求者使用流程
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图3-2填制凭证及审核凭证部分流程图
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一、 手工账务处理流程
1、填制凭证及审核凭证流程分析
（1）根据原始凭证编制记账凭证
即日常经济业务发生时，业务人员把原始凭证提供给财会部门。由凭证填制人员在企业基础会计信息的支持下，直接根据原始单据编制会计凭证（其中包括收、付、转凭证）。
（2）审核记账凭证
即对记账凭证进行审核，审核通过则做审核标记（签名）并传递给相关会计人员，否则将审核未通过的凭证返还给填制人员。
审核与制单不能同为一人。
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图3-3登记账簿流程图
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一、 手工账务处理流程
2、登记账簿流程分析
（1）登记日记账
出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。
（2）登记各种明细账
一般单位根据业务量的大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收账款明细账；一个会计专门登记材料明细账等。
（3）编制科目汇总表并登记总账
总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。
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图3-4对账流程图
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一、 手工账务处理流程
3、对账流程
（1）对账
由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在着这样或那样的错误。
因此，月末财会人员还要进行对账，做到账账相符，账证相符、账实相符。
对账前需要预结账（铅笔结账）。
（2）银行对账
对账人员（一般是出纳）根据企业银行账和银行对账单中的银行业务进行对账，并编制余额调节表。
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一、 手工账务处理流程
3、对账流程
（3）结账
将本期所发生的经济业务全部登记入账，计算并结转本期损益和成本，结出本月各个科目的发生额和余额。
（4）编制报表
会计主管根据现金、银行存款日记账，各类明细账和总账编制信息需求者所需的会计报表和内部分析表。
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图3-5 各种账簿、报表交由信息需求者使用流程图
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一、 手工账务处理流程
4、各种账簿、报表交由信息需求者使用流程
账务处理过程中产生的各种账表交由信息使用者，这些账表包括：
现金日记账
银行存款日记账
总账
各类明细账
余额调节表
各种报表
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第二节 账务处理系统业务流程
二、计算机账务处理流程
账务系统计算机处理业务流程图
如图2-6所示：
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图2-6 计算机处理业务流程图
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第二节 账务处理系统业务流程
由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析
系统初始化流程
总账系统初始化流程
录入及审核凭证流程
记账流程
银行对账流程
转账与结账流程
各种账表交由信息需求者使用流程
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图2-6 计算机处理业务流程图（系统初始化）
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第二节 账务处理系统业务流程
二、计算机账务处理流程
1、系统初始化流程分析
首先由系统管理员（admin）建立账套
之后，由账套主管设置整个系统的基础信息：
部门档案→职员档案
客户分类→客户档案
供应商分类→供应商档案
存货分类→存货档案
操作员→权限分配
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图2-6 计算机处理业务流程图（总账系统初始化）
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第二节 账务处理系统业务流程
二、计算机账务处理流程
2、总账系统初始化流程分析
在系统初始化完成之后，由账套主管对总账系统进行初始化，如：
设置会计科目→设置项目目录→录入期初余额
会计科目设置完之后，再设置凭证类别、结算方式和常用摘要。
其中，常用摘要可以在输入凭证时再定义
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图2-6 计算机处理业务流程图（录入及审核凭证）
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二、计算机账务处理流程
3、录入及审核凭证流程分析
（1）凭证录入
新增了录入人员岗位，负责录入记账凭证，虽然工作量增加了，但确是必不可少而且十分重要的，直接关系到整个账务系统数据处理的准确性。
（2）凭证审核
凭证审核部分与手工差不多，由审核人员对未审核的凭证进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作审核标记（审核签名），否则，将审核未通过的凭证做有错标记，录入人员可通过查询进行修改。
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图2-6 计算机处理业务流程图（记账）
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二、计算机账务处理流程
4、记账流程分析
记账与手工处理不同，即记账人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到各类总账、明细账中，实现记账。
另外，由出纳人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到现金、银行存款日记账中。
此处也可以由记账人员记日记账，赋予出纳人员查询权限。
报表生成
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图2-6 计算机处理业务流程图（银行对账）
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二、计算机账务处理流程
5、银行对账流程分析
对账人员（一般是出纳）将银行提供的银行对账单输入系统，并查询企业银行账进行对账，对已达账项作“两清”标识，根据未达账项和各自的账面余额编制余额调节表。
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图2-6 计算机处理业务流程图（转账与结账）
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二、计算机账务处理流程
6、转账与结账流程分析
（1）转账
即会计期末转账人员定义转账凭证，发转账指令，计算机自动根据定义好的转账凭证模板生成机制凭证，保存在凭证文件中。
机制的转账凭证也需要经过审核、记账。
（2）结账
当所有凭证都记账后，由结账人员发出结账指令，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据，并生成下期期初数据。
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图2-6 计算机处理业务流程图（账表交由信息需求者）
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二、计算机账务处理流程
7、各种账表交由信息需求者使用流程
信息需求者可根据自己的权限和需求，实时查询各种账表信息。
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三、手工与计算机账务处理比较
比较手工处理与计算机环境下的账务处理流程，可看出计算机处理并没有完全改变手工账务处理流程，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率和准确度。
与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有如下特点：
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对比 手工处理流程 计算机处理流程
数据处理起点 原始凭证 记账凭证
原始凭证处理 填制凭证 凭证输入
凭证审核过程 审核 审核
记账过程 科目汇总
登总账
登日记账
登明细账 记账
表2-2 手工处理与计算机处理流程比较
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（1）数据处理的起点发生了变化
计算机环境下，账务处理系统的原始数据来源于记账凭证（包括收款、付款、转账凭证），而手工条件下，最初的原始数据是原始凭证（单据）。
此外，在计算机环境下，打印出的凭证必须签章齐全才能存档。
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（2）账账核对的必要性不同
手工条件下，总账、明细账、日记账由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记账凭证，但由于人们在计算、汇总、抄写等过程中有可能发生这样那样的错误，导致账证不符或账账不符，所以必须月底进行账账、账证核对，直到所有的总账、明细账和日记账相符为止。
理论上，在计算机环境下，既然数据出自一门，计算机又不会发生计算、汇总和抄写等错误，结果必然账账相符，所以没必要进行账账核对。
实际上，但为了防止意外（如停电、网络故障等）导致数据错误，以及符合人们的对账习惯，有些通用会计软件也提供账账核对，如用友软件。
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（3）记账的含义不尽相同
手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。
在计算机环境下，记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理过程，使已审核的凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不再允许修改。
为防止记账错误，计算机账务处理系统还应该提供“反记账”功能，如用友U8总账系统：
在“对账”中，按Ctrl+H激活“恢复记账前状态”
在“凭证”中，出现 “恢复记账前状态”功能。
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（4）账表的存在形式发生了变化
账表存在形式的变化包括两方面的含义：
首先，账表存贮的介质由手工处理方式下看得见、摸得着的纸张介质，变成了计算机处理方式下看不见、摸不着的电磁介质，存贮介质的变化使得会计档案的保管要求、会计数据的审计方法都发生了巨大的变化。
其次，类似手工的账表格式、内容在计算机中往往不是永久存在的，而是在需要查询、打印时临时生成的，这样做既不影响使用者获得资料的速度，又能保证数据的准确性和时效性，同时还可以节约计算机存贮。
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（4）账表的存在形式发生了变化
尽管计算机环境下，账表已在磁介质上作了保存，但由于目前保管磁性介质的条件所限和一些其它原因，财政部仍要求实现信息化的单位定期把有关账表打印出来，日记账要求天天打印，明细账、总账至少一年打印一次。
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（５）资料的积累和查询更为方便
由于各种需要，我们经常要查询一些已发生的历史会计业务，在手工条件下，只能一本本翻阅账簿，不仅工作量大，而且准确性难以保证，要想重新计算某些指标就更难。
计算机环境下，历史的会计资料均保存在计算机中，只要告诉计算机查询资料应满足的条件，计算机能很快查到这些数据，而且计算机可按多种途径查询（可从凭证查账，亦可从账反过来逆向查凭证，还可进行各种复合条件查询）。
资料的不断积累还为财务分析打下了良好的基础。

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