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学习情境4 报表系统应用
2021年2月4日星期四
学习目标
了解报表处理系统基本知识，掌握报表表样设计和公式定义的操作方法，能根据实际需要设计报表表样，能够熟练地设计资产负债表和利润表，熟悉报表模板使用的方法，掌握报表模板修改的方法，掌握报表生成的操作方法，能利用系统提供的模板生成报表。
2021年2月4日星期四
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
利用UFO报表系统，既能编制对外报表，又可编制各种内部报表。
UFO报表系统的主要功能有：提供各行业报表模板，文件管理功能，格式管理功能，数据处理功能，图表功能，打印功能，二次开发功能。
用户可以自行设计报表格式，也可以调用报表系统提供的模板自动生成报表格式。还可以将报表结果另存为Excel，使用Excel功能对数据进行加工处理
一、报表系统的功能与操作流程
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
一、报表系统的功能与操作流程
2021年2月4日星期四
（一）报表结构
报表按其结构的复杂性，分为简单表和复合表。简单表就是由若干行和列组成的二维表。简单表的格式一般由标题、表头、表体和表尾组成，资产负债表、利润表、现金流量表都是简单表。复合表是由若干张简单表组合而成。
二、报表系统相关概念
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（二）单元、单元属性、单元风格
单元是报表中由行和列确定的方格，是组成报表的最小单位。如C2单元是C列第2行对应的方格。
单元属性是指单元类型、数字格式、边框的样式。单元类型有数值型、字符型、表样型。
单元风格是指单元内容的字体、字号、字形、对齐方式、颜色图案等。
（三）表页
表页是由若干行和列组成的一个二维表。描述某表页某单元格的方法为：列行@页，如第2页中的C2单元的表示方法为：C2@2。
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（四）报表文件
报表文件是存储数据的基本单位，是以rep为后缀的一个文件，如：zcfzb.rep。表示某文件某表页某单元格的方法为：“路径+文件名”->列行@页。例如d:\zcfzb.rep文件第2页C2单元格，表示方法为：“d:\zcfzb.rep”->C2@2。
一个报表文件可以容纳多张报表（表页）。
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
第一节 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（五）固定区和可变区
固定区是指组成一个区域的行数和列数是固定的。可变区是指一个区域的行数或列数是不固定的。可变区的最大值在格式设计中设定。许多情况下，报表内的记录数是不固定的，不能确定表的大小。
含有可变区的表叫可变表，不含有可变区表叫固定表，一个报表只能设置一个可变区，行可变，或列可变，可变区在格式状态下只显示一行或一列，在数据状态下，可变区随需要增减。
2021年2月4日星期四
（六）区域
区域是有一组相邻单元组成的矩形块。在描述一个区域时，开始区域（左上角单元）与结束单元（右下角单元）用冒号连接，如A3:F7表示A3到F7的一个矩形范围。
（七）关键字
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可用于在大量表页中快速选择表页。每个表页中可定义多个关键字，关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日，也可以自定义关键字。
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（八）格式状态和数据状态
格式状态是设计报表格式的状态，可以定义公式，在该状态下的操作对该报表文件的所有表页都有效，在该状态下只能看到报表格式而不能看到报表的数据。
数据状态是处理报表数据的状态，用来显示报表运算的结果，在该状态下不能修改报表格式，能看到格式和数据，即报表的所有内容。
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（一）报表公式分类
UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式、舍位平衡公式，公式的定义在格式状态下进行。
计算公式定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入"="就可直接定义计算公式，所以称为单元公式。
审核公式用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，通过〖审核公式〗菜单项定义。
舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用〖舍位平衡公式〗菜单项定义。
三、报表公式
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
2021年2月4日星期四
（二）函数
计算公式属于数学表达式，可利用函数可以提高系统的数据处理能力，这里主要介绍常用函数，其他可参阅联机帮助。
学习任务4-1 报表系统的功能和操作流程
学习任务4-2 报表格式设计
2021年2月4日星期四
过程指导
（一）设计报表格式
1.登录UFO报表系统
单击企业应用平台中的〖业务工作〗菜单，双击〖财务会计〗—〖UFO报表〗命令，进入UFO报表系统。
2.设置表尺寸
3.定义行高和列宽
4.画表格线
5.定义组合单元
6.输入项目内容
7.设置单元格属性
8.定义关键字
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
2021年2月4日星期四
图 利润表表样
学习任务4-2 报表格式设计
（二）编辑公式
1．打开“定义公式”对话框。单击C5单元，执行菜单栏中的〖数据〗—〖编辑公式〗—〖单元公式〗命令。
2．选取函数名。单击“函数向导”，打开其对话框，在“函数分类”列表中选择“用友账务函数”分类，在右侧“函数名”列表中选择“发生（FS）”函数名，如图4-11所示。
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
（二）编辑公式
3．打开“账务函数”对话框。单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框，单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框，如图4-12所示。
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
（二）编辑公式
4．选择函数的参数。科目选择“6001”，方向为“贷”，单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，如图4-13所示，单击“确认”按钮即可。
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
（二）编辑公式
5．根据任务引例资料所给出的公式，设置所有单元公式，如图4-14所示。
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
（三）生成报表
1．切换到数据状态。在报表“格式”状态下，单击窗口左下角的“格式”按钮，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“否”按钮，进入报表“数据”状态。
2．录入关键字的值。单击菜单栏中的〖数据〗—〖关键字〗—〖录入〗命令，打开“录入关键字”对话框，录入各项关键字，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击“是”按钮即可生成利润表。
2021年2月4日星期四
学习任务4-2 报表格式设计
（四）保存报表
1．保存利润表。执行菜单栏中的〖文件〗—〖保存〗命令，选择保存路径，修改文件名为“利润表”。
2．单击“另存为”按钮即可完成保存操作。
学习任务4-3 报表数据处理
2021年2月4日星期四
过程指导
（一）制作1月份资产负债表
1.调用资产负债表模板
利用系统内置的报表模板建立一张标准格式的报表。
（1）新建一张报表。执行菜单栏中的〖文件〗—〖新建〗命令，进入报表“格式”状态。
（2）调出报表模板。执行菜单栏中的〖格式〗—〖报表模板〗命令，打开“报表模板”对话框。
（3）选择所在企业的行业。在报表模板对话框中的“您所在的行业”栏选择“2007年新会计制度科目”，再在“财务报表”栏选择“资产负债表”，如图4-17所示。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（一）制作1月份资产负债表
1.调用资产负债表模板
（4）应用所选报表模板。单击“确认”按钮后，系统会弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”，单击“确定”按钮即可，如图4-18所示。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（一）制作1月份资产负债表
2.修改资产负债表模板
（1）删除单元格内容。在“格式”状态下，单击A3单元，删除“编制单位”。
（2）设置关键字。在“格式”状态下，单击A3单元，执行菜单栏中的〖数据〗—〖关键字〗—〖设置〗项，设置关键字为“单位名称”，单击“确定”按钮即可。
（3）修改“存货”栏目的计算公式。
在C15单元中添加：+QM("1321",月,,,年,,)-QM("2314",月,,,年,,)
在D15单元中添加：+QC("1321",全年,,,年,,)-QC("2314",全年,,,年,,)
修改“未分配利润”栏目的计算公式：在G37单元中将QC(4104,月)改为：QM(4104,月)
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（一）制作1月份资产负债表
3.生成及保存资产负债表
（1）切换到数据状态。在报表“格式”状态下，单击窗口左下角的“格式”按钮，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“否”按钮，进入报表“数据”状态。
（2）输入关键字的值，计算出指定月份的数据。单击菜单栏中的〖数据〗—〖关键字〗—〖录入〗命令，打开“录入关键字”对话框，录入各项关键字，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击“是”按钮即可生成资产负债表。
（3）保存资产负债表。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（二）制作1月份利润表
1.打开已经设计好的利润表，或者从报表模板中调出利润表后对公式进行重新设计。
2.切换到数据状态。在报表“格式”状态下，单击窗口左下角的“格式”按钮，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“否”按钮，进入报表“数据”状态。
3.录入关键字的值。单击菜单栏中的〖数据〗—〖关键字〗—〖录入〗命令，打开“录入关键字”对话框，录入各项关键字，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击“是”按钮即可生成利润表。
4.保存利润表。执行菜单栏中的〖文件〗—〖保存〗命令，选择保存路径，修改文件名为“利润表”，单击“另存为”按钮即可完成保存操作。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（三）制作1月份现金流量表
根据标准模板生成格式，然后修改格式，并计算结果。
1．调用现金流量表模板。
2．打开“定义公式”对话框。选中C6单元格，单击菜单栏中的〖数据〗—〖编辑公式〗—〖单元公式〗，打开“定义公式”对话框。
3．编辑单元格公式。单击“函数向导”，在“函数分类”中选择“用友账务函数”，“函数名”中选择“现金流量项目金额”，单击“下一步”按钮，在“用友账务函数”对话框中单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框，打开“现金流量项目编码”的参照窗口，在窗口中选择符合的“项目名称”后双击，依次单击“确定”按钮即可。
4．按照上述方法依次编辑所有单元格公式。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（三）制作1月份现金流量表
5．生成现金流量表。公式编辑完之后，按照资产负债表设置关键字方法，设置现金流量表关键字。关键字设置完之后，单击窗口左下角的“格式”按钮，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“否”按钮，进入报表“数据”状态。单击菜单栏中的〖数据〗—〖关键字〗—〖录入〗命令，打开“录入关键字”对话框，录入各项关键字，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击“是”按钮即可生成现金流量表。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
图 设置函数参数
（四）舍位平衡
报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系因四舍五入的原因可能被破坏，需要进行调整，使之平衡。
1．定义舍位公式
（1）打开前面保存的资产负债表。
（2）打开舍位平衡公式录入窗口。在报表格式状态下，点击菜单〖数据〗-〖编辑公式〗-〖舍位公式〗，调出舍位平衡公式对话框。
（3）录入舍位平衡公式内容。舍位表名“C:\资产负债表BW”，舍位范围“C7：H38”，舍位位数“2”，舍位公式：“C38=G38，(回车)D38=H38”，单击“完成”按钮保存并关闭。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（四）舍位平衡
报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系因四舍五入的原因可能被破坏，需要进行调整，使之平衡。
1．定义舍位公式
（1）打开前面保存的资产负债表。
（2）打开舍位平衡公式录入窗口。在报表格式状态下，点击菜单〖数据〗-〖编辑公式〗-〖舍位公式〗，调出舍位平衡公式对话框。
（3）录入舍位平衡公式内容。舍位表名“C:\资产负债表BW”，舍位范围“C7：H38”，舍位位数“2”，舍位公式：“C38=G38，(回车)D38=H38”，单击“完成”按钮保存并关闭。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（四）舍位平衡
2．生成舍位平衡报表
（1）进入数据处理状态。点击左下角“格式”，显示1月份报表数据。
（2）舍位平衡计算。用点击菜单〖数据〗-〖舍位平衡〗，自动在C盘根目录生成“资产负债表BW.rep”文件，并自动打开。
（3）关闭舍位平衡文件与原文件。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
图 舍位平衡公式
（五）表页管理
一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其数据不同，关键字不同，可将同种类型不同会计期间的报表存放在同一个报表的不同表页中。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，演示版本只支持4页。表页只存在于数据处理状态，可对表页进行交换、删除、插入、追加、透视、排序、汇总、重算等操作。
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2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（五）表页管理
一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其数据不同，关键字不同，可将同种类型不同会计期间的报表存放在同一个报表的不同表页中。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，演示版本只支持4页。表页只存在于数据处理状态，可对表页进行交换、删除、插入、追加、透视、排序、汇总、重算等操作。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
（五）表页管理
1.打开前面保存的资产负债表。
2.进入数据处理状态。点击左下角“格式”，显示1月份报表数据。
3.增加表页。点击菜单〖编辑〗-〖追加〗-〖表页〗，在追加表页数量中输入1，单击“确定”按钮，在下方的页标处显示“第2页”。
4.录入关键字的值。点击页标“第2页”，点击菜单〖数据〗-〖关键字〗-〖录入〗，调出录入关键字窗口，将月份改为2，日期改为28，单击“确认”按钮，提示“是否重算第2页”。
5.计算第2页。单击“是”按钮，稍等片刻，显示计算结果。
6.关闭并保存文件。
2021年2月4日星期四
学习任务4-3 报表数据处理
问题思考
1．如何将修改好的报表格式保存为自定义模板？
2．如何进行表页汇总？
3．如何在报表中根据报表数据显示图表？
2021年2月4日星期四

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