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(共13张PPT)
第二节 备忘录
第九章 涉外应用文
涉外应用文是指事业单位、社会团体、在国际交流、对外贸易往来过程中使用的便于沟通联系及涉及贸易业务的各类文书。
特点
专业性
技术性
规范性
备忘录的基础知识
Part 01
备忘录的概念
备忘录是在双方会谈时，对一些问题达成的观点、意见、谅解及承诺进行摘要记录的应用文体。
备忘录的功能
备忘录的功能在于使口头陈述书面化，其内容是对会谈中的具体问题加以详细说明或补充、通告、交涉，并据此提出论点或进行辩驳。
3.备忘录的定义和作用
备忘录的主要作用是帮助人们记忆、安排工作、交流信息等。
备忘录是一种用于记录、提醒或告知有关事项的应用文体。
它具有简便、快捷、实用的特点，广泛应用于商务、政务、学术等领域。
4.备忘录的种类
备忘录通常有面交备忘录、送交备忘录、谅解备忘录等。
面交备忘录：是会谈后直接交给对方或向对方当面宣读之后交给对方的备忘录。
送交备忘录：则是在会谈后另行邮寄或送达对方的备忘录，可以直接行文，也可答复来文。
谅解备忘录：是将双方的备忘录合在一起形成一份，并经双方签字，具有协议性质的备忘录。
备忘录的写作方法
Part 02
1、备忘录的格式
备忘录的格式较为灵活，一般由标题、前言、正文、签章等部分组成。
2、备忘录的写法
标题可以只写文种名称“备忘录”：可以由双方单位、事由和文种名称组成，如“中华人民共和国政府和英国政府关于香港问题的备忘录”：也可以由事由和文种名称组成，如“关于海南国际机场的谅解备忘录”：还可以由双方单位和文种名称组成，如“中华人民共和国科学技术委员会和加拿大国际发展研究中心备忘录 ”。
前言 一般包括会谈双方单位名称及人员职衔，会谈的时间、地点、事由和内容；常用“双方达成如下谅解”等惯用语引出下文。
正文 将洽谈中的主要问题或有争议的问题进行一一摘要记录，达成共识的写其大意，存有差异的则要分别表达清楚各自的观点、意见及承诺。正文的最后一条往往要写明有无继续合作的意向，以及下一步的打算安排等。
签章 不同类型的备忘录的落款要求有所不同。
备忘录的使用注意事项
备忘录应及时更新，确保信息的准确性和时效性。
及时更新
对于重要的备忘录，应妥善保管，防止遗失和泄露。
妥善保管
对于备忘录中记录的事项，应及时跟进和执行，确保工作的顺利进行。
跟进执行
在撰写和发送备忘录后，应与相关人员进行沟通确认，确保信息传递无误。
沟通确认
备忘录的撰写要点
语言得体
04
根据使用场景和受众的不同，选择合适的语言风格，确保得体、恰当。
格式规范
03
备忘录应遵循一定的格式规范，包括标题、日期、正文、签名等部分。
简洁明了
02
备忘录应简洁明了，突出重点，避免冗长和无关紧要的内容。
明确撰写目的
01
撰写备忘录前要明确目的和受众，确保信息传递的准确性和有效性。
写作练习
假设你是公司的总经理秘书，需要给总经理写一份备忘录，内容是关于下周五公司将举行年度总结会议的安排。请根据以下信息写一份备忘录：
会议时间：下周五上午 9 点
会议地点：公司会议室
参会人员：全体员工
会议内容：总结本年度公司的业绩和成就，讨论未来的发展计划
准备工作：请各部门负责人在本周三之前提交年度报告
备忘录
关于公司年度总结会议的安排
致：总经理
尊敬的总经理：
根据公司的安排，下周五上午 9 点将在公司会议室举行年度总结会议。现将会议的相关安排通知如下：
1. 会议时间：下周五上午 9 点
2. 会议地点：公司会议室
3. 参会人员：全体员工
4. 会议内容：
- 总结本年度公司的业绩和成就。
- 讨论未来的发展计划。
5. 准备工作：
- 请各部门负责人在本周三之前提交年度报告。
以上是本次会议的基本安排，请您知悉。如有任何问题或需要进一步的信息，请随时与我联系。
总经理秘书
XX 年 XX 月 XX 日

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