资源简介

(共28张PPT)
项目六 商务活动礼仪
项目六 商务活动礼仪
【项目导入】
会议通知
　　　 某集团公司计划召开一次会议，为了让各分公司有充分的时间准备会议，决定由集团 总办公室先用电话通知各分公司，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指 示这次会议很重要，应该让参会分公司负责某项工作的领导也来参加，以便更好地完成 这次会议的任务。”于是，发出补充通知。过后不久，另一领导又指示要增加另一项工作 的负责人参加会议。”在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共 发了三次，使下属各分公司无所适从，怨声载道。
【知识目标】
　　认识多种商务会议的基本礼仪规范。
　　掌握多种商务会议的工作流程。
　　了解商务会议的筹备和礼仪要求。
项目六 商务活动礼仪
【能力目标】
　　　学会商务谈判礼仪规范。
学习常见的商务活动礼仪。
【项目框架】
任务1 商务会议礼仪
【任务导入】
请柬发出之后
某公司定在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬 上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开 会。一看会场的布置不像是开总结表彰大会的样子，询问礼堂负责人后才知道，今天上午 礼堂开的是另一家企业的报告会，该公司的总结表彰大会改换地点了。几位部门领导感 到莫名其妙，改地点了为什么不重新通知？
　　　　事后，会议主办部门的领导解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前没有与礼堂 负责人取得联系，自认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上。等开会的前一天下午去 联系，才得知礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人 员较多，来不及通知，结果造成了上述失误。
【任务分析】
　　　　本任务使学生通过对举办商务会议过程的认识，了解商务会议筹备礼仪的基本要求， 学会商务会议的布置礼仪，并了解多种商务会议服务礼仪，掌握在商务会议中主持人、发言人和与会者的礼仪。
任务1 商务会议礼仪
【任务实施】
　　　 会议是指三个以上的人士参加、聚集在一起讨论和解决问题的一种社会活动形式。 人们通过会议交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达知识、布置工作、 表彰先进、鼓舞士气等。
　　　 商务会议是讨论和解决商务问题的会议，是商务活动中最重要、最频繁的内容之一。 调查表明，大多数商务活动有1/3的时间用于开会，有1/3的时间用于商务旅行。
　　　 商务会议按与会者来分类，可以分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议 又可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。公司内部会议包括定期的工作周例会、月例 会、年终的总结会、表彰会以及计划会等。
任务1 商务会议礼仪
一、商务会议筹备的礼仪
（一）商务会议的筹备工作
会前准备阶段要进行的工作大体上有如下四项。
1.拟定会议主题
　　　 会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。
2.拟发会议通知
　　　会议通知应包括以下六项：
　　　(1)标题，它重点交代会议名称。
　　　(2)主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。
　　　(3)会期，应明确会议的起止时间。
　　　(4)报到的时间与地点，对交通路线要交代清楚。
　　　(5)会议的出席对象，如果对象可选派，则应规定具体条件。
　　　(6)会议要求，它是指与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他 费用问题。
任务1 商务会议礼仪
　　　 3.起草会议文件
　　　 会议所用的各项文件材料均应于会前准备完成。其中的主要材料还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料最主要的是开幕词、闭幕词和主题报告。
　　　 4.要安排好与会者的招待工作
　　　 对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人;也不可使其过小，拥挤不堪;对必用的音响、照明、空 调、投影、摄像设备，事先要认真调试;需用的文具、饮料，亦应预备齐全;还要安排好座次。
任务1 商务会议礼仪
（二）商务会议筹备礼仪的基本要求
1.精心而周全的策划
　　　 精心而周全的策划，不仅是指对会议各项议程的考虑，还包括对一切可能影响会议顺 利举行的因素做充分估计。天气的阴晴、气温的高低，对在室外举行的会议影响非常大， 即使是在室内举行的会议，天气也是影响其正常进行的重要因素，太冷、太热、太闷都不利于会议的顺利召开。天气因素还可能影响交通，所以根据天气情况，充分考虑会议期间可 能发生的天气变化，是会议礼仪所要考虑的一个重要方面。
　　　 会议的场所定在哪里，也应重点考虑。对场所选择要适当，要求交通便利、大小适中、 设备齐全、符合主题、费用合理;在会议出席者的安排上更要考虑周全，有些会议往往是对与会者一种资格、权利和待遇的体现，因此，在会议安排上，要根据会务活动主题、目的的不同，邀请不同的与会嘉宾，要从主、客观两方面因素全面地考虑会议的礼仪工作，以确保 会议圆满成功。
任务1 商务会议礼仪
2.合理而周密的安排
　　　 在周全考虑的前提下做出细致的安排，努力使会议开得顺利。
　　　 首先，周密安排体现在会期和会议内容的安排上，既要张弛结合，又要紧张高效。在 会议的时间、地点、人员确定以后，应当适时发出会议通知，一般提前2周发出。报告过 多、过长，会使与会者感到疲劳，有的与会者可能会因疲劳而退场，从而影响会议的效果。 当然，会议不是越短越好，太短的会议，信息得不到充分的交流与反馈。这些都说明，只有 合理而周密地安排会议，才能确保会议目标的实现。
　　　 其次，周密安排还体现在会议准备工作是否做得充分上。与会者到了以后，筹备者才 发现文件袋不够;会议临开场了，才发现代表证未配备好别针而无法佩戴;表决投票之后， 计票结果迟迟未能公布，让场内与会者空等;会议开始了，才发现文件袋中少了一份重要 文件;等等。这时与会者必定会心生埋怨，从而影响与会者的情绪和会场气氛。
任务1 商务会议礼仪
3.礼貌而周到的服务
　　　　商务会议礼仪与会议的服务有着紧密的联系，保证会议圆满完成各项议程，保证每个 与会者情绪饱满地参加会议，保证与会者的安全，是会议服务工作的出发点和最终目的。
会议服务的对象主要有与会领导、嘉宾、普通与会者、采访会议的新闻工作者等。会 议服务时，针对不同的服务对象应有不同的服务内容，使会议的主题不仅在会议上得到体 现，而且在会议后得到延伸。
任务1 商务会议礼仪
【素质拓展】
商务会议模式
1.交互式电话会议
　　　 交互式电话会议非常经济，可以经常召开，这种会议方式实现起来非常简便。与互联 网视频会议不同，交互式电话会议只提供多方语音的交流，不需要看见每个人的面容。交 互式电话会议的特点是：经济实惠、使用方便、管理简易、容量庞大、功能强大。
2.互联网视频会议
　　　 互联网视频会议系统是基于互联网的数据会议形式。它最大的特点就是可以实现音 频、视频、数据、图像、程序的远程同步共享，因此常常用于特定的汇报或研讨性会议，可以 达到现场演示的效果。
任务1 商务会议礼仪
3.专线电视会议
　　　 专线电视会议适用于公司年会、展示会等重要的大型会议。由于此类会议规模大、规格焉、影响面广，因此对音/视频的质量要求都是最焉的，米用焉清晰度、焉可靠性的专线 电视会议系统与之匹配，能够确保最佳的会议效果，保持真实的现场感。
4.ISDN电视会议
ISDN电视会议一般以点对点形式出现，能够满足点对点的会议需求，由于其资费低廉，外资企业的在华公司常通过ISDN电视会议系统与国外分支机构及合作伙伴进行会议交流，国内外机构也频频借助ISDN电视会议系统开展远程招聘。
任务1 商务会议礼仪
二、商务会议环境的布置礼仪
　　　　商务会议的环境布置礼仪是指商务会议礼仪人员将会议现场做适合会议主题精神的 布置。根据不同的会议议题、议程和出席对象，布置不同的会场环境。
任务1 商务会议礼仪
（一）商务会议环境布置的基本要求
1.突出主题。
　　　　会议环境是指会场的内外布置情况，它是衬托、渲染会议主题的重要手段。从会场选 址到会场的布置，从会议标语、旗帜到鲜花、座位的安排，都必须根据会议的主题来统一筹 划，按不同主题分别布置成庄严隆重的、喜庆热烈的、轻松和睦的或是肃穆深沉的，使与会 者一进入会议区，就被会议的精神和气氛所感染和引导，从而尽快地全身心投入到会议的 进程中去。
2.经济高效
筹办会议应该本着经济高效的原则，花最少的钱取得最好的效果。很多会议用品是 可以重复使用的，每次会议结束后，相关会议用品要收放好，以便今后必要时再用。注重会议效益还要求会议用品不能滥发，文件、文具、奖品、礼品都要严格控制。即使是展览 性、展示性的会议，也应多发宣传资料而少发实物，滥发礼品违背会议主旨，也不是会议应 有的正确礼仪。
任务1 商务会议礼仪
（二）商务会议环境礼仪规范
1.选择会场
　　　　选择会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑，最好是达到以下标准：
　　　　(1)大小要适中
　　　　会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场 太小，人数过多，挤在一起，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。
　　　　(2)地点要合理
　　　　临时召开一两个小时就散会的会议，可以把会场定在与会人员比较集中的地方。超 过一天的会议，应尽量把地点定在离与会者住所较近的地方，免得与会者来回奔波。
任务1 商务会议礼仪
　　　　(3)附属设施要齐全
　　　　会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设备进行检查， 不能够因为“上次会议是在这里开的，没出什么问题”，草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。
　　　 (4)要有停车场
　　　　现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车等交通工具 都要有停放处，会议才能更加顺利地召开。
任务1 商务会议礼仪
2.会场布置
　　　 会场布置包括会场四周的装饰和座席的布置。一般大型的会议，根据会议的内容，在 会场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语，可在会场内摆放适当的盆景、盆花；为使会 场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽等;桌面上摆放茶杯、饮料，各种 物品应擦洗干净，摆放美观、统一。座席的布置要根据会议的风格和气氛，讲究礼宾次序， 主要有以下几种布置方法：
(1)圆桌形
使用圆桌或椭圆形桌子，这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的 感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见，这种形式适 用于10 20人的会议。
(2)口字形
使用长形方桌摆放成口字形，这种布置比圆桌形更适用于较多人数的会议。
(3)教室形
这是采用得最多的一种布置方法，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与 会者人数比较多，而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种布置方法使主席台与听众 席相对，主席台的座次按人员职务、社会地位排列。
任务1 商务会议礼仪
3.会议布局
（1）中小型会议布局
在进行会场的选择和布局时，中小型会议一般采用半月形、圆形、椭圆形、方拱形、长方形和T字形的布局，目的是使与会人员可以坐得比较紧凑，便于讨论和发言。
任务1 商务会议礼仪
（2）大型会议布局
在进行会场的选择和布局时，大型会议一般采用大小方形、半圆形。
任务1 商务会议礼仪
4.会谈排序
只有两方参加的会谈称为双边会谈，有多方参加的会谈称为多边会谈，双边会谈通常是双方在长方形或椭圆形的会议桌两侧按礼宾次序相对而坐。
会谈排序时，桌子横放，以面对正门的一方为上，属于客方；桌子竖放，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。
任务1 商务会议礼仪
5.主席台布置
　　　 主席台是会议的中心，也是会场会议的主要表现位置。主席台布置应与整个会场布 置协调，并要突出强调。
　　　　(1)座位
　　　　主席台座位要满座安排，不可空缺。如有多排，则以第一排为尊贵。第一排座位以中 间为贵，第二级领导坐在最高领导左侧，第三级领导坐在最高领导右侧，以此类推。
　　　　(2)演讲台
　　　　主席台的演讲台应设于主席台前排右侧台口，主要放置话筒，也可适当放上一盆平铺 的花。
　　　　(3)话筒
　　　　发言席和主席台前排座位都应设有话筒，以便于发言者演讲和会议主持人或领导讲 话。一般发言席和主持人的话筒为专用，其他主席台台前就座者合用两三个话筒。
　　　　(4)后台
　　　　后台一般在主席台的侧面或后面，应设有在主席台就座领导和与会者的休息室，以便 于安排他们候会，并尽可能在后台安排好上台入座次序。
任务1 商务会议礼仪
6.会议其他用品
为方便会议举行，秘书人员应为会议准备各种工作文具用品，如纸、笔、投影仪、指示棒、黑白板、复印机、电脑数据库以及投票箱等。不同会议自有各种不同的需求，满足与会者的需求是礼仪服务人员在安排会议、布置会场时必须考虑的因素。
任务1 商务会议礼仪
三、商务会议的服务礼仪
（一）签到服务礼仪
　　　　接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位并进入工作状态。一般的接待 工作包括以下内容：
　　　　1.签到
　　　　设一张签字台，配上1 2名工作人员，如果接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。 签字台备有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应摘下笔套，笔尖对自己，用双手将笔 递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致一些，以便保存。如需要发放 资料，应礼貌地用双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
　　　　2.引座
　　　　签到后，会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，会议开始前几分钟再将其引入主席台就座。
　　　　3.接待
　　　　与会者坐下后，接待人员应递茶或递上毛巾、水果，热情地向与会者解答各种问题，满 足与会者的各种要求，提供尽可能周到的服务。
任务1 商务会议礼仪
（二）会中服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。会中服务礼仪主要包括如下内容：
1.倒茶
　　　　服务人员应注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作应轻盈、快 捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能碰到杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。 一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌子的右上角。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处 理，不能惊动其他人，更不能慌慌张张、来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上。
　　　　2.其他服务
　　　　会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各位工作人员“严 阵以待”，做好各项准备工作。例如，会议进行第一项，全体起立、奏国歌，这时音响应立即 播放国歌。又如，大会宣布颁发荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席台座席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖人员。 为使会场上的活动有条不紊地进行，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会 场上出现混乱。
任务1 商务会议礼仪
（三）会后服务礼仪
　 会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。会中服务礼仪主要包括如下内容：
　 (1)会议结束后，有时主办方还会安排一些活动，如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很烦琐，应有一位人员统一组织指挥和协调，而且这位组织者要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，以保证活动计划的顺利实施。
　　　　(2)送别时，根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
　　　　(3)清理会议文件时注意的事宜包括：
　　　　　　①根据保密原则，回收有关文件资料；
　　　　　　②整理会议纪要；
　　　　　　③新闻报道；
　　　　　　④主卷归档；
　　　　　　⑤会议总结。
任务1 商务会议礼仪
四、商务会议主持人、发言人和参会者礼仪
（一） 主持人的礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅。
2．主持人走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。　
3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。　
4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。　
6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。
任务1 商务会议礼仪
（二）会议发言人的礼仪　
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。
正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
任务1 商务会议礼仪
（三）会议参会者的礼仪
　　　 商务会议的与会者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开 会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退 场应轻手轻脚，不要影响他人。
与会者主要应做到以下几点：
(1)到会准时。不迟到、不早退是参加商务会议最基本的礼仪，遵守会议提出的各项 准则和要求，尽量参与并通过努力使会议取得圆满成功。
(2)服饰得体。与会者应注意仪容、仪表、仪态，特别是服饰应得体，举止大方。
(3)认真倾听。与会者参会时应虚心听取别人的发言，不随便打断别人的谈话。
(4)反馈积极。在发言人开始和结束发言时，与会者要鼓掌致意，会议过程中注意认 真听讲，必要时做好记录。
(5)态度公正。与会者应努力营造文明、平等、公正的会风，用协调、讨论、沟通的方式 接受别人的观点，发表自己的观点，以获得别人的认可与理解。

展开更多......

收起↑