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项目三 商务文书礼仪
项目三 商务文书礼仪
【项目导入】
一字之改见真情
　　著名的数学家苏步青先生收到邀请出席某位教授教学五十周年纪念会的函件，因为工作繁忙，实在没有时间赴会，于是请秘书拟一份谢绝电文。秘书起草的电文是:“欣闻××先生教学五十周年纪念会召开，特驰电祝贺。因事不能前往，请谅解。”苏先生修改为:“欣闻×× 先生教学五十周年纪念会召开，特驰电祝贺。因事未能躬临盛会为歉。”苏先生将“因事不能”改成“因事未能”，体现了本来想去，但未能如愿的心情;将“请谅解”改成“为歉”，就由要求对方原谅、理解变成了自己向对方致歉。几个字的修改，表现了苏步青先生敬人谦己的社交原则理念。
项目三 商务文书礼仪
了解商务通信的礼仪。
掌握商务柬帖的礼仪。
了解商务启事的礼仪。
【知识目标】
【项目框架】
　　要求学生了解在各类不同的商务活动中，不同类别的商务文书所起的作用。
　　掌握典型商务信函的书写格式、语言表达、外观特征、发送方式等礼仪细节。
　　能够撰写常见的商务文书，体现良好的企业形象与训练有素的职业风范。
【能力目标】
任务一 商务通信礼仪
【任务导入】
　　某企业在人才的招聘条件中，将应聘人员的文书交往能力列为重要条件之一。该企业负责人解释说:“现代企业离不开相互间的交往、沟通与合作。商务文书、商务信函是企业间传递信息、传递友谊的‘桥梁’。随着现代信息技术的发展，商务传播变得更为通畅、快捷。在现代商务交往中，除了要掌握一定的礼仪规则外，身为行走职场的现代企业白领，还务必要具备基本的企业文书与信函写作能力。”
任务一 商务通信礼仪
【任务分析】
商务信函的写作能力直接影响到业内人士对本公司的评估。商务人士发出的每一份信函都代表了自己公司的形象，显示着自己公司的水平和实力。所以，商务信函写作决定了商务人士是否以专业的方式同其他商务人士进行有效的沟通，在商界人士的业务往来中占据着举足轻重的地位。
　　本任务的实施在于通过初步认识商务信函礼仪等各类信函的内容、格式等，使学生掌握商务信函的书写，进而使学生能够熟练撰写礼貌得体的商务信函。
任务一 商务通信礼仪
【任务实施】
一、商务信函的写作礼仪
（一）表达方式灵活、口语化
　　商务信函大多只注意在称呼、语气、祝颂语方面的礼貌即可，在具体写作中可用多种手法来表达。只要能准确、真诚地表达自己的情感，叙事、明理、抒情、议论等写作手法均可自山发挥。语体也不受公文语体的束缚，白话和文言亦俗亦雅，可以根据双方的文化修养水平、双方交往程度、作者本人的爱好与特长以及合适的社交场合自由选择。因此，商务信函是最能体现和反映作者个性和才华的一种文书。
任务一 商务通信礼仪
　　（二）实用性和目的性
　　 商务信函大多都有直接的实用性。如写柬帖就必须突出“请”的口的，写启事就是要把某件事说明白，使大家都知道该怎样去办。其目的性在于信函是想表达一个什么样的口的，自己希望对收信人产生一种怎样的影响，是歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的等。
任务一 商务通信礼仪
（三）简明扼要、顺畅得体
简明扼要，短小精悍，切中要点。用语应精炼、准确，词意必须通畅流利、明快得体、以礼相待，文雅得当，适合所述对象、符合主题。
（四）情感真挚
情溢文间也是商务信函的一个基本要求。字里行间处处洋溢着作者的真挚感情，欢快时喜形于色，悲泣时催人泪下，庄重时令人肃然。这样才能使交往变得真挚、恳切。
任务一 商务通信礼仪
　　（五）礼节规范性
　　商务信函注重“以礼相待”，强调因人、因事、因地、因时地待人接物。商务信函是一种比较规范化的文体，遵循固定的格式和用语，使用中应避免用错了对象、场合。
任务一 商务通信礼仪
　　二、邀请信
邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发出的请约性书信。在商
务人士的商务社交活动中，这类书信的使用极为广泛。
　　（一） 邀请信的内容
　　1.说明邀请对方参加什么活动，以及邀请的原因是什么。
　2.将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿戴的服饰等。
　3.为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复，以便得知对方能否应邀及还有哪些要求等。
任务一 商务通信礼仪
　　（二）邀请信应注意的事项
　　(1)邀请者对被邀请者称呼要用第二人称，参加活动的时间、地点要写得清楚明确。
(2)希望被邀请者收到邀请信后给予答复的，则须在邀请信卜用文字注明。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。
(3)对参加活动的人有什么具体要求，可简单地在邀请信上注明。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
尊敬的×先生／女士：
中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会共同发起的跨国公司与公益事业高级论坛(以下简称论坛)，将于2015年11月9日至11日在北京隆重举行。此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司／企业在现代公益事业中的作用、责任和地位等，公益项目展示将会展示近年来较著名的公益事业活动成果。欢迎您参加。
时间：2015年11月9日至11日
报名地点：北京市朝阳路××号
联系电话：010—××××××
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　组委会敬邀
2010年8月26日
任务一 商务通信礼仪
　　（三）回函
　　回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确答复、合“礼”回答。
　　回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并对能否接受邀约做出明确的答复，切勿含含糊糊，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由就可以了。回函的具体方式，可参考邀请者发来的书面邀约，在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
　　1.接受邀约的回函
　　应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀约者“核实”无误。回函通知邀请者接受邀请后，不能届时失约。如果临时时改变，会给邀请者增添许多麻烦。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
××公司总裁×××先生：
××公司董事长×××非常荣幸地接受贵公司的邀请，将于2015年10月8日上午9时准时出席贵公司的开业仪式。
　　谨祝开业大吉，并顺致敬意
××公司董事长×××
2015年8月28日
　　2.拒绝邀约的回函
拒绝邀约的理由应当充分，卧病、出差、有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿
忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
尊敬的×××先生：
我深怀歉疚的通知您，由于本人明晚将乘飞机飞往法国马赛办理业务，故而无法接受您
的邀请，无法出席贵公司在××饭店举办的新春荼话会。
恭请见谅，谨致谢意。
××公司总经理×××
2015年12月25日
任务一 商务通信礼仪
三、感谢信
　　感谢信是商界人士为了答谢对方的邀请、问候、关心、帮助和支持，或是对于支援、帮
助、关心过自己的党政机关、企事业单位、社会团体表示感谢的礼仪专用书信。
　　（一）感谢信的分类
　　(1)根据被感谢的对象可分为给集体的感谢信和给个人的感谢信。
　　(2)根据感谢信的存在形式可分为公开张贴的感谢信和寄往单位或个人的感谢信。
任务一 商务通信礼仪
　　（二）感谢信的格式和写法
　　1.标题
（1）单独由文种名称组成：如“感谢信”。
（2）由被感谢对象和文种名称共同组成：如“致×××剧院的感谢信”。
（3）由感谢双方和文种名称组成：“如××公司致××剧院的感谢信”。
　　2.称呼
称呼写在开头顶格处。名称或姓名，然后加上冒号。
　　3.从称呼下移一行空两格开始写，要求写上感谢的内容和感谢的心情
（1）感谢的内容。精炼地叙述事情的前因后果，叙述对方的好品德，好作风。叙述
时务必交代清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，重点叙述关键时刻对方的关心和
支持。
　　（2）感谢的心情。在叙事的基础上指出对方的关心、支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神，同时表示向对方学习的态度和决心。
　　4.结尾
结尾应表达敬意、感谢。如“此致，敬礼”，“致以诚挚的敬意”等。
　　5.落 款
落款署上发文单位名称或发文者的姓名，并署上成文日期。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
××银行致广大客户的感谢信
尊敬的广大客户：
××银行自1993年成立以来，一直得到您的大力支持和帮助，值此圣诞和元旦两大节日即将来临之际，为了感谢您这二十余年来对××银行的支持与厚爱，××银行全体员工谨向您表示衷心的感谢和美好的祝福!
在××银行过去十余年的发展历程中，……我们凭借优质的服务，良好的信誉，取得了一个又一个的辉煌成绩。
饮水思源，我们深知， ××银行所取得的每一点进步和成功，都离不开您的关注、信任、支持和参与。为答谢多年来您对我们的支持、信任和帮助，借此岁末年初之际，我们将开展优质服务活动，用真情来回报您，届时您到我行来办理业务，将会让您得到一份惊喜!
在今后的岁月里，希望能够继续得到您的关心和大力支持，欢迎到我行办理储蓄存款、教育储蓄等各种代收业务。客户满意是我们永恒的追求，我们将继续为您提供最真诚的服务。
再一次感谢您的帮助和支持，恭祝您身体健康!阖家幸福!事业兴旺!万事如意!
此致
敬礼! ××银行
×年×月×日
任务一 商务通信礼仪
　　四、咨询信
　　1.标题
　　由一句问话组成,问话直接亮出自己的问题
　　2.称呼
　　要顶格写上收信的单位名称或收信人姓名，并加冒号。如“尊敬的××先生：”、“编辑同志：”等等。
　　3.正文
　　要将自己的问题如实地向对方提出来，要求把起因、状况、结果、需要回答的问题具体清楚地写出来，以便收信人知道你咨询的问题所在，这样才有利于对方正确地判断和回答你的问题。
　　4.结尾
　　结尾表敬意的话:“此致敬礼”、“顺祝文安”等，也可省略。
5.落款
　　落款要注明发信人的称呼姓名，并署上成文日期。有的咨询信还在落款后隔两行再注明自己的详细地址和联络方式。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
××市公安局：
　　我的哥哥在国外，想把孩子送回祖国上中小学，让孩子接受祖国的文化教育，培养下一代的民族意识，加深他们对故土的感情，拟学习一段时间后再返回原居住地。对于这个问题，不知有什么规定，需办哪些手续，期待您的答复。
　　　此致
敬礼!
郑州市金水路×号××上
××年××月××日
任务一 商务通信礼仪
五、证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件事的真实情况时所写的专用书信。通常被称 为“证明”或“证明书”。
　　（一）证明信的分类
　　(1)以组织名义所发的证明信。证明此人的身份、经历、职务以及同该单位的所属关系等真实情况。此类证明信一般留有存根。
(2)以个人名义所发的证明信。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式证明某事的真实性。
任务一 商务通信礼仪
　　（二）证明信的格式和写法
　　证明信由标题、称呼、正文、署名和日期等构成。
　　1.标题：两种方式：
　　(1)单独以文种名称作为标题。第一行正中间写明“证明信’川证明”等字样。
　　(2)由文种名称和事由共同构成。在第一行中间写明如“关于XX同志XX情况(或问题)的证明”等字样。
　　2.称呼
　　第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名等，然后加冒号。若没有固定的受文者，可将称呼省略。
任务一 商务通信礼仪
　　3.正文
正文另起一行，空两格书写。需要证明什么问题就写什么问题，其他无关的内容不写。如证明某人的历史情况:写清楚人名、何时、何地及所经历的事情;证明某一事件:写清楚参与人的姓名、身份及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前囚后果。正文要写清楚人物、事件的本来面目。有时也在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。
正文写完后，要写上“特此证明”四个字。
4.署名和日期
在正文右下方写卜证明单位的名称或个人的姓名，日期在署名下另起一行靠右书写，然后山证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信是无效的。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
对××同志研究生身份的证明信
×××局党委：
××同志，男，现年××岁，1984年9月考入我校学习，系×××教授的研究生，1987年9月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现在补发。特此证明。
此致
敬礼!
××大学校长×××(签名)
×年×月×日
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
证明信
我厂工程师×××同志，技术员x××同志，前往湖北、广东、海南等省，检查并修
理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。特此证明。
××省××市×××厂(公章)
×年×月×日
任务一 商务通信礼仪
　　六、倡议书
　　 倡议书的主要内容包括:
1.标题
(1)由文种名称单独组成，第一行正中间写明“倡议书”字样。
(2)由倡议的内容和文种名称共同组成，如“把遗体交给医学界利用的倡议书”。
2.称呼
依据倡议的对象而选用适当的称呼，如“广大的青少年朋友们”。
3.正文
正文要写清楚倡议的具体内容和要求。开展这样的活动都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些，均须一一写明，分条开列。
4.结尾
结尾要表示倡议者的决心和希望，或者写出某种建议，不用在结尾书写表示敬意或祝福的话。
5.落款
在右下方写明倡议者的单位、集体的名称或个人姓名，署上发起倡议的日期。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
3．12植树节倡议书
亲爱的老师们、同学们:
春回大地，万象更新。在春季造林来临之际，××大学绿化委员会全体党员倡议大家，积极投身到国土绿化中，全面掀起植树造林、美化家园的新高潮。
人类诞生于森林，……特别是近年来，我国造林绿化取得了显著成绩。但我们应该清醒地看到，……还有很大的差距。
在……关键时期，在……新形势下，我们向全校广大党员发出倡议：
1．响应胡锦涛总书记构建和谐社会的伟大号召，增强搞好国土绿化的责任感、使命感和紧迫感。
2．积极投身到绿化建设事业中去，自觉履行公民的植树义务，为绿化**贡献力量。
××大学绿化委员会全体党员
×年×月×日
任务一 商务通信礼仪
七、报捷书礼仪
　　报捷书的主要内容包括:
1.标题
第一行正中间写明“报捷书”或“捷报”等字样。
2.称呼
第二行写上接受“捷报”的单位、组织或负责人的名称、姓名，然后加冒号。
3.正文
(1)获得胜利、取得成绩、完成任务的原因。
(2)写出取得的胜利，创造的好成绩或完成任务的具体情况。内容要很详细，关键性数字、细节都要写出来。
(3)写出今后的打算、下一步的设想或是对未来的展望。
4.结尾
结尾可写些表示敬意的话，如“此致，敬礼”等，也可省略不写。
5.落款
落款应写上发报捷书的单位、部门、集体或个人的称呼或姓名，并署上发文日期。如果是单位发文的，一般还要加盖公章。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
捷 报
厂领导：
我们车间从今年实行岗位责任制以来，大大调动了职工的生产积极性，月月创造新纪录。到五月底止，已提前一个月完成了上半年的生产任务。特此报捷!
我们决心戒骄戒躁，再接再厉，努力夺取更大的成绩。
××车间全体职工
×年×月×日
任务一 商务通信礼仪
　　八、介绍信
　　介绍信的主要内容包括:
　　1.标题
　　正中写上“介绍信”字样即可。
　　2.称呼
　　要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。
　　3.正文
　　正文另起一行，空两格书写。正文前 “兹”引起正文内容。把要介绍的人的基本情况以及要去什么地方说清楚即可，其他无关的不写。结尾处写上表示敬意的话，如“此致，敬礼”、“致以诚挚的敬意”等。
　　4.落款
　　要在正文右下方写上开具介绍信的单位或个人的姓名、日期写在署名下另起一行，然后由开具介绍信的单位或个人加盖公章或签名、盖私章，否则介绍信将是无效的。
任务一 商务通信礼仪
【范 文】
介绍信
××公司：
兹介绍我公司××同志(系我公司财务部经理)前往贵处联系，请接洽!
此致
敬礼!
××公司(盖章)
×年×月×日

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