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(共44张PPT)
项目一 任务3 撰写商务往来函电
项目一 任务1 了解货代企业之货代企业类型
任务3 撰写商务往来函电
全球经济一体化进程不断加快,外贸往来不断增加,人们对外贸商务信函语言方面的要求越来越高。而商务往来函电是公司与国外客户交流沟通的最常见手段，是了解客户需求的重要载体。正确的商务信函写作风格，有利于提高货代从业人员的业务能力。
任务3 撰写商务往来函电
1.掌握商务信函写作要领；
2.掌握商务信函写作基本格式；
【知识目标】
1.能够读懂往来函电内容，捕捉重要信息；
2.能够快速准确向客户回函；
【能力目标】
任务目标
【素养目标】
1.提升服务能力，服务意识；
2.尊重各国文化、风俗，树立民族自信心；
目录
商务信函写作的技巧
1
信函的构成要素
2
商务信函格式
3
商务信函习惯用语
4
01
商务信函写作的技巧
一、商务信函写作的技巧
亲爱的思拜格女士：
我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。
请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。
当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。
任务3 撰写商务往来函电
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一、商务信函写作的技巧
标题必须直击内容
很多人没有意识到标题的重要性，特别是针对写电子邮件的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题"How are you " ，"Can we work together "，建议您改成"Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textiles Partnership Opportunity"或者"Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports."这样您的邮件会显得更加专业。
任务3 撰写商务往来函电
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一、商务信函写作的技巧
语气语调要符合信函的目的
我们写信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合我们的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，我们写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢 是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
任务3 撰写商务往来函电
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一、商务信函写作的技巧
3.要礼貌对待
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如“your kind inquiry”,“your esteemed order” 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
任务3 撰写商务往来函电
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一、商务信函写作的技巧
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
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一、商务信函写作的技巧
同时，中国人有句话叫做"过犹不及"。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好"度"，才能达到预期的效果。
一、商务信函写作的技巧
4.简洁
要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用"and"，"but"，"however"，"consequently"这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了"goods have been sent"，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如"forward""dispatch"等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
5.回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
一、商务信函写作的技巧
6.精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
7.针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写"Dear Sirs" or "Dear Sir or Madam"。
02
信函的构成要素
二、信函的构成要素
1.信头
是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。
内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
例如：
英国—— date/month/year
February,2008
美国—— month/date/year
February 27,2008
二、信函的构成要素
2.信内地址
即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。
是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。
商务书信的称呼通常要注意下面几点：
Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；
Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。
Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。
称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。
3.称呼
二、信函的构成要素
4.正文
正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。
5.结尾客套语
位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。
二、信函的构成要素
6.签名
是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。
信封的写法
美国式航空信封的写法
（Stamp）
ABC Manufacturing Company(收信人地址)
150 Giera Court Parlin, Livingstone
New Jersey 08859, USA
Mr. Black Smith(收信人名字和职称)
President of the Company
Beijing Import and Export Company
86Baiyilu,Haidian District 100872
Beijing,PRC (发信人地址)
英国式航空信封的写法
（Stamp）
Beijing Import and Export Company(收信人地址)
86Baiyilu,Haidian District 100872
Beijing,PRC
AFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO(发信人地址)
SMITH & SON, LTD
15WOOD STREET
LONDON E.C 6
ENGLAND
举例
收信人：Great Valley 人事部
发信人：质量提高小组
主题：停车场照明问题
日期：2005/6/20
今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。
这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！
举例
亲爱的阿兰：
作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。
普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里，我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星奖。
我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。
我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸与您继续业务往来。
03
商务信函格式
三、商务信函格式
1.缩行式（Indented Style）
缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。
各段的起始字缩入四至五个英文字母。
结尾客套语和签名置于中间偏右下方。
商务信函格式
三、商务信函格式
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633
Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J . Turner
Production Manager
三、商务信函格式
2.半平头式（Semi-block Style）
日期、客套语和签名一般从信纸中部写起
正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母
封内地址、称呼与左边看齐
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633

Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner
Production Manager
三、商务信函格式
3.平头式（Block Style）
平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633

Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner
Production Manager
三、商务信函格式
4.完全平头式（Complete Block Style）
信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排列。
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633

Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner
Production Manager
04
商务信函习惯用语
商务信函习惯用语
（一）起始用语
A.建立贸易关系
We are willing to establish trade relations with your company.
我们愿与贵公司建立商务关系。
Please allow us to express our hope of opening an account with you.
我们希望与您建立业务往来。
This corporation is specialized in handling the import and export business in electronic products and wishes to enter into business relations with you.
译：…
商务信函习惯用语
B.自我推荐
Let us introduce ourselves as a leading trading firm in…
请容我们自我介绍，我们是…首屈一指的贸易公司。
Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.
本公司经营该业务很多年，并享用很高的国际声誉。
C.推销产品
相信您对本公司新出品的…会感兴趣：
You will be interested in our new product…
商务信函习惯用语
D.索取资料
我们对贵方的新产品…甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
We are interested in your new product …and shall be please to have a catalog and price list.
We have seen your AD. in The New York Times …
E.寄发资料
We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.
F.符寄资料
随函附上本公司新出品的…样品，请查收。
You will find enclosed with this letter a sample of new…
商务信函习惯用语
J.价格
我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。
We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources, and ask you to reduce your price to meet the competition.
P.付款
We have the pleasure of enclosing our cheque in payment of your invoice No. …
兹附上支票一张以付清第××号发票上的金额。
2
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商务信函习惯用语
(二）回复来函
We thank you for your letter of October 27 and should like to discuss the possibility of expanding trade with you.
10月27日函悉，谢谢。我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。
We have received your letter of … and shall be glad to offer you …
Thank you for your letter of September 28. We will now consider this matter seriously.
商务信函习惯用语
（三）结尾用语
情况紧急，盼速回信。
As this matter is urgent we should appreciate an early reply.
Your prompt reply is eagerly awaited.
We look forward to hearing from you soon.
We anticipate the pleasure of hearing further from you.
We await your further news with interest.
Headquarters (Head Office) 总部（总公司）
Subsidiaries 直属子公司
Overseas subsidiaries 直属海外子公司
Affiliated companies 下属公司
Affiliated overseas companies 下属海外子公司
Chairman 董事长，董事会主席
Vice Chairman 副董事长
Executive directors 常务董事
Directors 董事
公司结构与有关职称
President 总裁，总经理
Board of Governors 理事会
Board of Supervisors 监事会
美国公司职务的称谓
董事长： President
首席执行官（CEO）：Chief Executive Officer
首席财务官（CFO）: Chief Financial Officer
首席技术官（CTO）：Chief Technical Officer
营销副总裁：Vice President of Marketing
主任： Director
总会计师：Financial Controller
公司结构与有关职称

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