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我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置
第二节 秘书机构的组织形式
第三节 秘书机构的管理
思考训练与教学互动
第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点
二、秘书机构设置的原则
三、秘书机构设置的程序
一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
“秘书机构”与“秘书部门”
“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
（二）秘书机构的特点
1.综合性
2 附属性
3.辅助性
附属性
辅助性
综合性
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
（一） 适应性原则
（二） 科学合理原则
（三） 统一高效原则
（四） 相对稳定原则
适
应
科学合理
统一高效
相对稳定
科学合理的原则
1.组织结构科学
2.职责确定科学
3.团队人员配备合理
秘书团队群体的特征
秘书团队要有共同的行动目标；
每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；
有共同遵守的群体规范和行为标准；
成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。
要能“优化”组合
“优化”包括两层意思：
一要异质结合，合理分工；
二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。
三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握
确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系
在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式
确定秘书机构的规模和分设部门
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
秘书团队的“异质结合”（1）
类型结构优化
智囊型、秀才型、公关事务型、技术型
智能结构优化
有的侧重于理论知识
有的侧重于实践经验
不同的专业、行业知识
年龄结构优化
老秘书阅历丰富、功底深厚
中年秘书年富力强、判断准确
青年秘书精力旺盛、思维活跃
秘书团队的“异质结合”（2）
个性结构优化
协调的性格结构和相容的气质结构
避免同种气质类型
防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向
性别结构优化
一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性
女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性
（四）制定管理制度
制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。
秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制度等。
链接： XX市XX区政府办文制度
XX市XX区文印工作制度
第二节 秘书机构的组织形式
一、秘书机构的名称
二、秘书机构的组织类型
三、常见的秘书机构
一、秘书机构的名称
（一）办公室或办公厅
党政机关的秘书机构
广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅）
狭义：办公室
（二）秘书处
社会团体以及临时性的秘书机构
命名为“秘书处”
办公厅或办公室的下设机构
“秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室
（四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。
二、秘书机构的组织类型
（一）综理制
（二）分理制
（三）单一制
单一制
分理制
综理制
类型
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。
办公室
领导层
秘
书
科
文
书
科
机
要
科
档
案
科
调
研
科
信
访
科
……
接
待
科
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办
公
室
信
息
处
信
访
办
调
研
处
档
案
室
接
待
处
督
办
处
……
（三）单一制
单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。
三、常见的秘书机构
根据组织类型的不同: 综理制、分理制、单一制
根据机构设置的时限: 常设秘书机构、临时性秘书机构
根据组织系统的不同: 党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别
根据管理层次的不同: 中央、省、市、县（区）等
国务院的秘书机构
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘
书
一
局
秘
书
二
局
秘
书
三
局
国务
院总
值班
室
督
查
室
电子
政务
办公
室
人
事
司
行
政
司
.
.
.
省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。
省人
民政
府应
急管
理办
公室
新
闻
信
息
处
建
议
提
案
处
秘
书
处
督
办
处
政
务
公
开
处
人
事
处
保
卫
处
…...
监
察
室
老
干
部
工
作
处
行
政
处
综
合
一
处
综
合
二
处
XX省人民政府办公厅
第三节 秘书机构的管理
一、秘书机构的管理理念
二、秘书机构的规范
三、秘书机构的管理内容
一、秘书机构的管理理念
（一）组织关系理念
（二）人本理念
（三）系统理念
（四）效能理念
组织关系理念
人本理念
系统理念
效能理念
条条关系：
国务院
广东省人民政府
广州市人民政府
越秀区人民政府
块块关系：
广东省人民政府
陕西省人民政府
南京大学
中山大学
无隶属关系：
广东省人民政府
广东军区
（一）组织关系理念
（二）人本理念
人本理念是指秘书机构的管理活动中重视人的因素在组织活动中的决定作用，以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观能动性、创造性和聪明才智为根本的理念。人是一切管理活动的主体，现代管理要求把人的因素放在第一位。以人为本，是做好秘书机构内部管理，协调各方关系，提升综合辅助管理水平的重要条件。
（三）系统理念
系统理念是把秘书机构管理看成一个完整的系统。
目的性
整体性
层次性
目的性
整体性
层次性
（四）效能理念
效能是指人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的效率和效果。
秘书机构管理的效能理念是树立追求效率、追求效果、追求效益的观念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，赋予其相应的职位、权利和责任，充分释放每一部门、每一成员的能量，以创造更多、更好的经济效益和社会效益。
二、秘书机构的规范
（一）秘书机构规范的特点
严格性
完整性
细致性
严格性
完整性
细致性
（二）秘书机构规范的作用
规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则，具有导向作用；
规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准，具有评价作用；
规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由主观随意的“人治”转为依章办事的“法制”，具有提高秘书工作效率的作用。
（三）秘书机构规范的类别
基本规范
基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适用于秘书工作与管理的规范。
职业规范
职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列工作准则和规定。
三、秘书机构的管理内容
（一） 制度与程序管理
（二） 环境管理
（三）人员管理
（一） 制度与程序管理
1.制度管理
制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
制定管理制度遵循的原则：
可行，要能切合秘书工作实际；
具体，要便于操作和检查；
稳定，以形成长效的管理机制。
稳定
具体
可行
制度
2.程序管理
自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。
指令性程序: 是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。
法定性程序: 即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。
技术性程序: 有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。
经验性程序: 是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的符合本单位实际的工作程序。
（二）环境管理
环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。
秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。
秘书直接环境可以分为：
物质环境管理
精神环境管理
物质环境管理
精神环境管理
（三）人员管理
秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。
秘书人员管理的重点内容：
秘书的选拔与任用
秘书的培训
秘书岗位责任制
秘书的选拔与任用
坚持德才兼备的原则。可参照国家公务员录用标准或人力资源部门制定的录用管理型人才的标准，以公开招聘方式选拔秘书。
走职业化道路、择优录用。
秘书的培训
秘书的培训就是对秘书进行有目的、有计划的培养训练，以提高他们的政治素质和业务水平，使其知识结构和能力结构完善，以适应秘书工作科学化管理的需要。
(1) 职前培训
（2）职间培训
岗位责任制的建立
岗位责任制是对秘书的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等做出的明确规定。
办公室主任的岗位职责:
协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系
管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施
组织选拔、任用、培训、考核秘书
主持秘书机构的内部工作
链接：某企业部分秘书岗位工作职责
办公室主任
全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。
召集公司办公室每周例会，制定每周工作计划。
审核批准公司5000元以下行政费用开支报告。
审核上报公司5000元以上行政费用开支计划。
负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
公司员工及住房管理。
对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。
总经理办公室人员编制管理。
对外联系的工作计划制定与实施。
行政主管
按合同实施物资采购和小型用品采购。
员工午餐的具体安排。
电话费缴纳。
环境卫生管理。
外来宾客的住宿安排。
车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系。
办理公司员工暂住证及与安委会联系。
其他工作配合。
前台文员
交换机电话转接。
传真收发与登记。
前台接待、登记。
来宾引见、招待、接送。
打卡监督与考勤汇总。
请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
锁门、电梯管理、检查灯光和门窗。
报刊函件收发及报刊的整理保管。
链接: XX市XX区文印工作制度
一、所有打印件，一律经办公室领导或秘书督办处（科）长签署后才能安排打印；打字员不得私自接受打印任务。
二、原则上按来稿时间先后、缓急程度安排文印次序。急件优先并按时限完成；会议通知按急件安排。做到不积压、不延误。
三、原则上谁起草的文稿谁负责校对，经校对人签名后才上机复印。
四、做好保密工作。打字员不得将打印文稿的内容摘抄和外传；打印用过的纸张和试印废纸要定期销毁；打字员不得在打字室或文印间内接待亲友；与工作无关人员不得进入打字室、文印间内翻阅打印文稿；室内设备，未经批准，非本室工作人员不得借用或上机操作使用。
五、文印室工作人员要认真做好文印设备的日常维护和管理，节约使用和管理纸张、红头、文印耗材等。
1．秘书机构具有什么特点？
2．秘书机构的设置必须遵循哪几条原则？
3．怎样理解秘书机构设置的科学合理性？
4．秘书机构的名称有哪几种？秘书机构的组织类型有哪些？
思考训练与教学互动
5．XX市政府办公厅为实现机关工作科学化管理，制定了会议工作程序、接待服务工作程序、督办工作程序等一系列机关工作程序，明确了机关秘书的职责和各工作环节的具体任务，使秘书心中有数，有章可循，大大提高了工作效率，促进了机关工作作风的转变，同时，也提高了领导机关在群众中的威信。从建立秘书机构规范的角度，谈谈规范的作用。
6．试调查一个中小型企业，描绘其秘书机构的架构图，并指出其机构设置以及职能安排的合理性与存在问题。
思考训练与教学互动
7.秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的（ ）办事机构？
（B）
A.服务性 B.综合性 C.事务性 D. 公务性　　
　　
8.秘书机构具有哪些显著的特点？
(ABC)
A.综合性 B.附属性 C.辅助性 D.事务性
9. 省级以上（含省级）党政机关秘书机构称做（ ）
(AB)
A. 办公室 B. 办公厅
C. 秘书处 D. 行政部
思考训练与教学互动
10. 秘书机构规范的特点？
（ABC）
A.严格性 B.完整性 C.细致性
11. 秘书机构规范具有
(ABD)
A.导向作用 B.评价作用 C.制约作用
D.提高秘书工作效率的作用
12. 秘书机构的规范有哪两类？
(BC)
A.专业规范 B.职业规范 C.基本规范
拓展导向
理论阅读：
1.张同钦、杨锋主编：《秘书学概论》，暨南大学出版社2006年版。
2.何宝梅：《秘书学基础理论探究》，浙江大学出版社2010年版。
3.孙荣编著：《秘书学概要》，上海社会科学院出版社2006年版。
扩展阅读：
中华大秘书网： http://www./
谢 谢！
书稿作者：杨锋 （广州大学）
模板设计：黄良友 （重庆师范大学）
课件制作：杨锋
后期制作及审定：
黄良友 杨锋 张洋波 杨娅菲 （重庆师范大学、广州大学）

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