资源简介

(共42张PPT)
模块一 秘书职业认知
项目一 掌握秘书工作内容
项目二 理解秘书工作特点
项目三 建立秘书智能结构
项目二　理解秘书工作特点
项目目标
培养学生阅读理解能力、分析与概括能力、角色分析与定位能力。
项目内容
欣赏《别问我是谁》
阅读《陆强沉浮录》
认识比尔 盖茨大龄女秘书
学会缓解工作压力
项目导入
我在一家私营企业做秘书，感觉做秘书是吃青春饭的，虽然自己年龄不算大，但总是感觉没有竞争优势。文职工作我几乎都做过，目前想寻得一份不受年龄限制的工作，而不是吃青春饭的工作，请各位指点一下。
任务一　欣赏《别问我是谁》
任务描述
根据前文《商务秘书典型一日》和小诗《别问我是谁》，深刻体会秘书工作的特点。
任务实施
任务引导
有人说秘书是一名幕后英雄，请谈谈你的看法。
有人将高职文秘人才培养目标定位为“三有一肯”应用型秘书，即“有形象、有气质、有能力、肯吃苦的应用型秘书人才”，请谈谈你的看法。
知识链接：秘书工作的性质
根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
秘书工作的特征
1.中介性
　　 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工作辅助性工作。
　 2.直接性
　　 在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。
　 3.全面性
体现在职能辅助的全面性上
体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
　　“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。”
　　“没大没小，没完没了。"
5.被动性
　　秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
7.机密性
知识链接：秘书的职业特征
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
秘书工作的显著特点是它的职业化、专业化、智能化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到30岁，而且女性占90%以上。
秘书职业化是指秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何行业所必需的职业。“国际专业秘书协会”成立的宗旨，就是建立一种为社会所承认的秘书行业标准，使秘书这一新兴行业的协会组织能与律师、会计等其他行业协会一样，得到社会的认可。
知识链接：国外秘书职业
欧美和日本等发达国家秘书工作，不仅广泛存在于政府机关、企业单位和社会团体，而且渗透到社会的各个角落。秘书存在于现代社会的每一个行业，对社会的影响是巨大的。
秘书是求职青年最乐于选择的职业之一。据美国劳工统计局统计，从1980年至1990年，美国秘书人数净增长148.1万人，增长率为38.2%（10年）。在26种职业中，秘书的就业增长率占第一位。抽样调查表明，日本的高中女生把秘书作为“理想职业”的约占20%。
任务二　阅读《陆强沉浮录》
任务描述
阅读《陆强沉浮录》，思考秘书在现实工作中准确定位的重要性。
任务实施
任务引导
角色定位
角色越位
知识链接：秘书角色定位
角色是借自于戏剧的一个词汇。一个戏剧中，有一些不同的角色。在社会大舞台上，我们都在演戏，扮演着一些社会角色。
社会角色，是指与人们的某种社会地位、身份相一致的一整套权利、义务的规范与行为模式；是人们对具有特定身份的人的行为期望。任何社会角色都有其行为规范，都需要服从其规范；任何社会角色，人们对它都有着一种期望，认为它应该是个什么样子。
社会角色=行为规范+行为期望。
角色的分类
（1）按照角色的获得方式：先赋（归属）角色和自致（自获、成就）角色。
先赋角色：建立在血缘、遗传等先天性因素基础上的社会角色。种族、民族、家庭出身、性别等就是与生俱来的角色，对后天发展有重要影响。
自致角色：亦称自获角色或成就角色。自致角色不是与生俱来的，是后天努力获得的社会角色。个人后天努力也要和一定的社会条件相结合才能发挥作用。
（2）按扮演角色的心理状态：
自觉角色：在承担某种社会角色时，能明确地意识到自己所担负的社会角色的权力和义务，并以自己良好的行为努力实现人们对他的行为期望。
“新官上任三把火”; 员工知道领导在场，会很自觉地履行角色，很好的表现自己;面对记者采访，一般人都会努力表现自己; 很多共产党人能严格要求自己。
不自觉角色：没有明确意识到自己所承担的社会角色，不清楚其行为规范是什么。有的人也许对自己所承担的角色根本就没有意识。
角色失调
（1）角色不清
（2）角色冲突：角色之间或角色内部发生矛盾、对立和抵触，妨碍着角色扮演的顺利进行。角色冲突包括：角色间冲突和角色内冲突。
前者：在一个单位内部，领导与被领导这两种角色之间很容易发生冲突，因为他们所处的地位、所负的责任不同。
后者：一个人同时承担着很多角色，这些角色之间发生冲突。一个中年男子，他是母亲的儿子，又是妻子的丈夫，婆媳发生矛盾时，男子所承担的两种角色就发生冲突：站在母亲一边还是护着妻子呢？两头为难。
“忠孝不能两全”——角色内的冲突。
（3）角色中断
（4）角色失败
知识链接：秘书的角色定位与越位
角色定位
1、助手角色
2、参谋角色
3、协调角色
4、公关角色
越位表现
（1）决策越位
有些决策可以由秘书做出，有些决策则必须由领导做出。不能充分认识到这点，超越权限，擅作主张。
（2）表态越位
超越身份，胡乱表态，是不负责，无效的。单位间交涉对带有实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。领导未表态没授权，却抢先表态，擅自答复，喧宾夺主，陷领导于被动。
（3）工作越位
　 秘书和领导各司其职，各负其责，不能职责不清，相互替代。秘书应该了如指掌。有些工作，由领导出面做更适合，却抢先去做，造成工作越位。
（4）社交越位
应适当突出领导，有的秘书显自己过多，显领导太少。电视里中央领导接见先进人物，参加宴会，一般主要领导走在前面，给的镜头要多些；照相也都是主要领导处于显赫地位。
任务三　认识比尔·盖茨秘书
任务描述
阅读《露宝—— 比尔·盖茨的大龄女秘书》，思考露宝的成功对你从事秘书职业的启示。
任务实施
任务引导
女性秘书“出卖”的是智力和劳力而非色相，当的是助手或参谋而非花瓶或“小蜜”，也不是所谓吃青春饭的，女性秘书应自尊、自爱、自重、自信。
女性秘书，要用踏实的作风、优秀的成绩赢得上司和同事们的信任与赞赏，无其他捷径可言。
任务引导
工作态度认真踏实，不浮夸取巧；
穿着打扮朴素优雅，不艳丽新潮；
言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；
对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；
不接受分外的报酬和贵重的礼物；
不参与同事关于男女情事的谈话；
不在上司办公室作非工作性的逗留；
不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；
不让对方误解你的关心和帮助是爱情；
不接受男性上司或同事的单独邀请；
尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；
尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；
及时表明你已婚或已有男友；
不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；
必要时依靠法律，寻求保护。
秘书工作基本原则
（1）准确
（2）迅速
（3）求实
（4）保密
1．秘书“4M”角色
　mother, manager, maid and model. 集“母亲、管理者、女仆和模特”为一身，像母亲一样照顾好上司，像管理者一样管理好上司的日常时间和工作，像女仆一样随传随到，像模特一样衣着、举止得体。
2．秘书定位“十要”
3．秘书定位“七戒”
案例阅读：带泥的洋葱
一美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。
老板为什么要训秘书
因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。
作为一项重要的日常性工作，秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。
为领导收集信息注意原则：第一，不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三不偏不倚，不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢 ”“不就是一句话的事吗 ”
“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报 ”
领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。
任务四　学会缓解工作压力
任务描述
了解职场压力，学会缓解心理压力。
任务实施
1．掌握工作紧张度与绩效关系
A点：无绩效，无紧张，人处于睡眠状态
B点：绩效差，紧张度小
C点：中等绩效，低度（中度）紧张
D点：绩效适度，中度紧张
E点：绩效适度，中/高度紧张
F点：绩效较差，高度紧张
G点：无绩效，高度紧张，处于崩溃状态
2．缓解压力的具体措施
（1）了解压力产生的原因
（2）分散压力
（3）不要把工作当成一切
（4）暂时将压力抛开
（5）正确对待批评
（6）随它去
知识链接：秘书应具备的性格
（1）开朗
（2）自信
（3）坚毅
（4）自制
（5）稳健
（6）敏捷
（7）谦虚
（8）幽默
（9）合群
知识链接：办公室
　
广义：一切办公场所，区别于车间、实验室等。
狭义：某一类职业人员或职务人员办公场所。
特指：党政机关、企事业单位内的综合办事机构。
专指：某种专门的独立的工作机构。
办公室的作用
办公室是指挥部
办公室是工作室
办公室是“窗口”
办公室环境布置
目的：创造舒适而又工作效率高的环境。
塑造组织形象；
建立挡驾制度；
利于保密工作。
办公室布置的原则
办公室要布置得整齐洁净，采光良好。
走道上不要放置有碍行走的物品。
办公桌椅柜架的排列采用直线对称式。
使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。
5S管理理论
整理（SEIR）
整顿（SETION）
清扫（SEISO）
整洁（SEIKETSU）
教养（SHITSUKE）
办公桌上的“5S”运动
迅速处理
各就各位
没有保存价值的就销毁
文件存档系统
集中精力做一件事
不要总是重复处理同一文件
不要为了表面的整洁而塞入一处
下班前清理
案例：一位秘书科长的测试题
“董事会今年给老板定了一千万元的利润指标，完不成就撤他的职。快到年底了，还差５０万，于是老板想利用今年最后一批进口的货物，采用高值低报的手法，偷逃５０万的关税，来完成这１０００万的利润指标。如果老板让你们三个秘书去办这件事，你们打算怎么办 ”
“我睁一只眼，闭一只眼，装作不知道老板这么做的目的是什么，这样，办成了，老板会夸我；出了事，到了检察院，我说我只是个小秘书，我什么也不知道。”玛丽很认真地说，“科长，怎么样 我的忠诚没的说吧 ”
“你的忠诚度的确不错，但是，如果用１００分制来评分的话，我只给你打５０分。”科长说。
“为什么不及格 ”玛丽有些不服气，仿佛这事是真的似的。
“因为一个优秀的秘书，首先是一个诚实守法的公民。干违法的事，对自己国家不忠诚的人，对公司忠诚没用，所以我只能给你个不及格。”　
“小石，你呢 ”
“如果老板叫我去做这件事，我就马上向司法机关举报。我觉得即使砸了饭碗，也不能昧良心做违法的事。”
“你比玛丽好一点，但只能给５９分。”
“为什么我也不及格 ”小石感到奇怪。
“你仅仅是一个优秀的公民，但你并不是一个好的秘书，作为秘书你还欠缺一些。”
“是啊，你把老板给卖了，将来还有哪个老板敢用你这颗定时炸弹？”玛丽有些得意地说，似乎她的５０分比５９分还值钱。“小于，你怎么办 ”科长点我的名。
“在老板叫我去办这种事的时候，我会让老板放弃这种饮鸩止渴的做法，另想办法。因为这事即使办成了，从长远来看，也会损害公司的利益。对于一家有规模讲信誉的公司来讲，不应该做这种违法的事情，给自己留下一个永远也抹不掉的污点。”　
“如果老板不听，逼着你去做呢 ”科长似乎有些不依不饶。
“那我将主动辞职。”我不加思考地回答。
“好！我给你打９９分。”
“为什么不能给一百分 ”小石玛丽几乎是同时问科长。
“作为一个优秀的秘书，应该有能力说服老板遵纪守法，从这个角度来说，你没有说服老板，说明你能力还差一点点，所以只给９９分。但秘书毕竟只是个秘书，说服不了老板，是完全正常的。”
拓展训练
1.阅读题
阅读下面两幅公司组织结构图，思考秘书应就职于哪个部门？秘书工作机构还有哪些说法？如何与其他部门建立和保持良好的工作关系？
杨副总经理这几天出差，临走前嘱咐秘书小李，如果××乳业公司来函就立即将内容告诉他。第二天，小李果然收到这家公司的公函，说正在与杨副总经理洽谈的为期3年的代理销售合作项目，因杨副总经理提出的条件太苛刻，对方将考虑取消合作意向。看完来函后，小李立即用电话向杨副总经理汇报并请示如何处理，杨副总经理表示等他回来后再说。
对方是一家大型乳品企业，这一合作项目很重要，小李觉得事关重大，便将此函转给了赵总经理，并请示如何处理。赵总经理看了来函后，埋怨杨副总经理工作缺乏灵活性，当即指示小李接受对方条件。回到办公室正要起草回函，小李又觉得应当把赵总的决定先告诉杨副总经理，听听他的意见。杨副总经理听了汇报后，大动肝火，说小李多管闲事，并说对方来函只是一种谈判策略，他完全有把握谈成这个项目。既然赵总要管就让他去管吧，他今后不再插手，然后愤怒地挂断了电话。小李提着电话半晌回不过神来，后悔不该急着向赵总汇报……
要求：点评小李秘书的工作行为。
2.讨论题

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