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应用文写作
第一章
应用文概述
壹
贰
叁
应用文的概念
应用文的分类
应用文的特征
肆
应用文的作用
壹
应用文的概念
一、应用文的定义
应用文是国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常工作、生活、学习和社会交往中，为了处理各种公私事务而普遍使用的带有工具性，并具有惯用格式和直接应用价值的诸多文章的总称。
二、应用文的发展
应用文文体并非现代社会的产物，而是几乎在文字产生之初就有的表意工具。
人类最早创制文字的动力和目的本是生活和劳动的需要，这种需要包括了记录事项、传递信息、发布政令、管理社会等诸多方面。可以说，文字创制的最初目的和主要目的在于实用，在于解决实际问题，而相应派生出来的应用文的最初目的和主要目的也在于实用。
现在能见到的我国最早文字是大概产生于殷商时代或更早的甲骨文字。夏商周三代从中央到地方，已经出现了涉及经济、政治、军事、文化教育等多方面社会事务的周密国家组织机构，而要维持这些国家机构有效运行，就必然需要一定数量的应用文。
二、应用文的发展
之后的千百年间，随着社会的进一步发展，为了适应各方面事务逐渐增多的需求，应用文从种类到格式，从内容到格式，逐渐发展丰富，使用范围越来越广，文体越来越完备，要求也越来越明确。
新中国成立以后，随着国家的大力发展，应用文在各领域应用得更加广泛，文种分类繁多，文体日益完善，为我国社会主义建设起到了不可替代的作用。
尤其是应用文中的公文，分别于1951年、1957年、1981年、1987年、2000年、2012年由官方颁布处理办法或条例，作出种类和适用范围的调整，使之更加明确、规范、科学，有利于办事效率的提高和信息的传递。
三、应用文文体与文学文体的区别
就文体而言，应用文属于非文学文体，有别于文学文体诸如诗歌、戏剧、散文、小说等。
值得注意的是，应用文明显区别于文学类文体，并不等于说只要不属于文学文体的其它文体就是应用文。因为非文学文体中的一般记叙文、说明文、议论文也不是应用文。
比如记叙文，包括新闻、通讯、特写、传记、回忆录、史料等等，都不属于应用文。再比如说明文，包括说明书、知识性教材，科学著作等等，也不属于应用文。而一般所说的议论文，比如政论、科学论文、评论、科学论著、演讲词、驳论、辩论陈词等等，也都不属于应用文。
三、应用文文体与文学文体的区别
记叙文、说明文、议论文在内容和功能上的区别：
记叙文以叙事为主，用感情感染读者；
说明文以说明事物的属性和用法等为主要内容，把相关知识传达给读者；
议论文以说理为主，用逻辑说服读者。
这三大类文章都不是以沟通关系、办理实事为主要目的，所以不是应用文。
应用文一般指的是规范性文书、法定性公文文书、机关事务文书、日用性文书、各专业性文书等，都是为了处理、解决各种实际问题而存在的。
贰
应用文的分类
一、应用文的分类标准
应用文可以从不同分类标准进行分类：
依用途分：可分为指导性应用文、报告性应用文、计划性应用文、传播类应用文等。
依行业分，可以分为财经应用文、银行应用文、外贸应用文、司法应用文、科技应用文等。
依性质分，可以分为一般性应用文、法定公文。
一般应用文又可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。
简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领条、欠条）请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等；
复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。
二、以性质划分的应用文
（一）一般性应用文
一般应用文可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。
简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领条、欠条）请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等；
复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。
（二）公文性应用文
公文性应用文狭义上是指公务文书，简称公文，也叫文件，是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的具有法定效力的文件类应用文。2012年4月16日《国家行政机关公文处理办法》规定了15种公文。这类公文性应用文往往庄重严肃，适用于特定的场合。
二、以性质划分的应用文
（三）事务性应用文
事务性文书是在处理事务时所使用的一种应用文，一般包括计划、总结、简报、调查报告、述职报告、规章制度及各种鉴定等。
1.便条契据类
含义：是当事人双方在事务交流中，由一方出具给对方作为凭证或说明某些问题的一种常见应用文。这类应用文通常短小精悍，可随时使用，具有法律效力。
种类：借据、欠条、收条、领条、请假条、便条、馈赠条、留言条等。
2.礼仪类
含义：这是一类适用于社交场合的应用文，它的存在完全是为了促进双方之间关系的发展，同时它又是人们文明交流的一种体现。
种类：请帖、欢迎词、祝词、欢送词、邀请信、题词、慰问信、表扬信、感谢信、贺信、贺电、赠言等。
二、以性质划分的应用文
3.启事类
含义：指那些可以公开张贴在公共场合或通过媒介公开播放、刊登的广而告之的一类事务性应用文。
种类：征稿启事、征婚启事、征订启事、婚姻启事、开业启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事、招生启事、海报等。
4.申请书类
含义：属于专用书信类的一种，其使用较为特殊，具有自身非常突出的特点，即请示性。
种类：入学申请书、入党入团申请书、住房申请书、困难补助申请书、辞职信等。
5.专用书信类
含义：是具有书信的格式、发文的对象或者使用目的的书信。
种类：咨询信、介绍信、推荐信、求职信、聘书、履历、说明书、报捷书、保证书、倡议书、建议书、悔过书等。
二、以性质划分的应用文
6.家书情书类
含义：自古至今，朋友之间互致问候、表达关心，或者情人之间互致相思、表达爱慕均使用书信这种形式。
种类：写给长辈的信、写给兄弟姐妹的信、写给晚辈的信、写给亲朋的信，以及初恋情书、求爱情书、热恋情书、现代流行书信等。
7.讣告悼词类
含义：这是以致悼死者为主的一类应用文。其中有些问题只适用于特殊的任务和特定的场合，有些则广泛地应用于民间。
种类：讣告、唁电、追悼会仪式、治丧名单、悼词和碑文六种。
8.宣传类
含义：指具有宣传、教育和鼓动作用的实用类文体。
种类：讲话稿、演讲稿、解说词、科普说明文、板报与墙报、标语和口语等。
9.信息传播类
含义：是一种贴近现实的、实效性强的实用文体。
种类：动态消息、综合消息、述评消息、经验消息、人物消息、简明消息、人物通讯、事件通讯、工具通讯、风貌通讯、专访、新闻言论、社论和评论员文章、编者按、短评、杂文、建议书等。
三、以行业领域标准划分的应用文
（一）财经应用文
1.经济合同
含义：合同是平等主体的自然人，法人，其他组织之间设立，变更，终止民事权利义务关系的协议。
种类：购销合同、承包合同等。
原则：签订合同要遵循自愿、公平等原则。
2.广告文案
含义：也称广告写作，是指用来展示广告宗旨的语言文字，包括广告标题、广告正文、广告标语、随文等几部分。
原则：遵循真实性原则、科学性原则、独创性原则和经济效益原则，广告写作要体现语言的魅力，要能刺激消费者的欲望。
3.经济报告
含义：常用来总结某一区域、某一领域或者某一行业在一定时期内的经济发展概况，预测发展走向，从而制定相应的发展规划、投资对策。
种类：市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告和可行性报告等。
三、以行业领域标准划分的应用文
（二）司法应用文
1.起诉状
含义：被害人或其法定代理人直接向人民法院起诉，要求追究被告人的刑事责任或民事责任，其诉讼文稿即被称为起诉状。
组成：标题、原告和被告的基本情况、请求事项、事实和理由、结尾及附项等。
2.申诉状
含义：申诉状是民事、行政案件当事人，刑事案件当事人、被害人及其家属，对已发生法律效力的民事裁判、调解和刑事、行政裁判及免予起诉决定、不起诉决定等不服，依法向人民法院或人民检察院要求重新审理所提交的文书。
3.答辩状
含义：答辩状是刑事、民事及行政诉讼案件的被告人，对原告人在诉状中提出的起诉目的或请求事项、事实和理由向人民法院做出的书面答复。答辩状的目的就在于反驳对方不正确的、不合法的告状。
三、以行业领域标准划分的应用文
（三）科技应用文
1.科技论文
含义：是论述科学技术研究领中的新发现、新成果、新见解的一种科技文体。科技论文是科学研究成果的记录和总结，也是推动科研成果交流和转化的必要途径。
种类：学位论文和学术论文。
2.科技报告
含义：科技报告是描述科学研究的进展和成果，或陈述科技研究问题的现状及发展趋势的文体。
原则：科技工作报告、可行性研究报告及科技实验报告、科技考察报告等。
3.科普说明文
含义：科普说明文是介绍、普及科学知识的一种说明文体。
种类：科学说明文和科学小品。
特点：知识性、趣味性和通俗性
叁
应用文的特征
一、总体特征
（一）写作目的明确性
应用文是为实现特定目的服务的，因此其写作动因与目的十分明确。应用文写作目的的明确性是由其文章的实用特性决定的。反过来讲，应用文的实用性又是针对应用文的写作目的而言的。
（二）思维方式的理性倾向
应用文写作的思维方式主要是逻辑思维。逻辑思维是包括下定义、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。
一、总体特征
（三）读者的确定性
应用文的读者预设不用于文学作品的读者预设。文学作品在创作之处，对于读者的预设是模糊的，甚至不考虑读者的接受情况，只是为了表达自己的情感或思想。应用文则恰恰相反。应用文在撰写之初，其读者的预设就是确定的。
（四）强烈的时效性
应用文的时效性包括时代性、及时性和应用时间的有效性。应用文在不同时代有不同时代的面貌，从内容到形式都有所不同，我们试着比较新中国成立前和新中国成立后的同一种应用文，就会发现从内容到语言和格式都有所差别，表现出明显的时代特征。
信息传播类应用文在强调及时性方面尤其突出，时间一有迟滞，新闻就成了旧文，其价值几乎会荡然无存。一篇应用文，其应用的时间范围是相对固定的，有一个有效期限。
二、内容特征
（一）与政策法规的契合性
应用文的内容往往涉及国计民生，影响是直接的、显性的，因此，应用文的写作内容首先要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规，还要符合上级机关的有关指示，并同现行有关应用文相衔接，不能自拟应用文格式。撰写应用文内容要慎重，要完整准确地体现发文机关的意图，要全面准确地反映客观实际情况。如果内容中提出了政策、措施，那么这些政策、措施要切实可行。
（二）主题的职能性
应用文是实现党政机关、企事业单位和社会团体管理职能的工具和手段。在一篇应用文里，提倡什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或是或非，或褒或贬，或行或止，或倡或戒，主题鲜明，观点明确，其工具性特点非常突出，表现出很强的职能性特点。
二、内容特征
（三）材料的真实性
真实性是针对应用文的写作内容而言。应用文既然是为了处理、解决各种实际问题而撰写，势必决定了撰写应用文时必须做到一切从实际出发，所写内容必须真实可信，确凿无疑，容不得半点虚构和伪造；所用数据和证明材料必须准确无误、有根据、有出处，不能夸大其词，也不能轻描淡写，总之都是处于对其真实性的维护。在应用文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
三、结构特征
（一）文种选择的固定单一性
应用文写作的目的性非常强，应用文的具体种类又极其繁多，因此在写作目的的制约之下，必须首先确定使用哪一种体裁样式，也就是选择合适的文种。一种事务一般只能用一种应用文来处理，也就是说选择什么样的文种来处理什么样的事务是固定而单一的，比如讣告的内容无法用通知处理，合同的内容也无法用请帖来表达。
三、结构特征
（二）文风的平实性
应用文的行文力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。表述力求简明，结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好，篇幅越短越好。
表现：
1.庄重严肃
2.平实有据
3.自然得体
三、结构特征
（三）格式体例程序化和稳定性
大多数应用文已经形成了稳定的通用格式和体例，这体现了其规范性和严肃性，撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。
1.应用文标题的程序化
除了应用文的个别文种以外，大部分的应用文文种都要求标题准确，杜绝发挥。应用文文种确定之后，就要撰写标题。除新闻类文种的标题为了吸引读者阅读可以发挥文采以外，其他应用文的标题在写法上有所规定，即一般采取的是文件式标题，要求具备规范或一致的格式。
尤其是应用文中的公文，完整的公文标题应该包括三个要素，即发文机关、事由、文种，即“发文机关+事由+文种”的样式，如《XX市人民政府关于开展创建卫生城市的通知》。
三、结构特征
2.应用文正文的程序化
应用文正文的程序化主要表现在结构和层级有条不紊。
应用文文种的四种行文结构：
（1）总分式：即总述与分述的层次关系。
（2）递进式：即各层次之间是“进层”关系，彼此互为因果，其顺序是不能颠倒的。例如：意见、报告、通报、议案、经济活动分析报告等文体就常常是按照提出问题——分析问题——解决问题这样的“递进”关系安排层次的。
（3）并列式：即层次与层次之间没有隶属关系或因果关系，顺序是可以互换的。
（4）时间顺序式：即按照事件发生、发展、结局的时间顺序来安排层次。例如：对某个事件的通报、对某项工作进展的报告、对某写事物或事故的调查报告等，就常常是按照时间顺序来安排层次的。
三、结构特征
正文层次的四个层级关系：
一般最多包括四个层级关系。为了避免层级关系的混乱，布局层次时要严格准确地使用层级序号。层级序号对应四个层级，便有四种相区别的层级序号。
（1）第一层级序号用大写数字加顿号，如“一、”“二、”“三”、“四”、……。
（2）第二层级序号用大写数字加括弧，如“（一）”、“（二）”、“（三）”、“（四）”……。需要注意的是，加了括弧的大写数字就不能再加顿号了。
（3）第三层级序号用阿拉伯数字加小圆点，如“1．”、“2．”、“3．”、“4”……。需要注意的是，不能把小圆点写成顿号或逗号，这是写作应用文者不太注意而常犯的错误。
（4）第四层级序号用阿拉伯数字加括弧，如“（1）”、“（2）”、“（3）”、“（4）”……。需要注意的是，加了括弧的阿拉伯数字不能再加小圆点，更不能加顿号或逗号。
三、结构特征
（四）语言表达的规范性
一般来讲，语言规范是指根据语言发展的规律，在某一种语言的语音、词汇、语法等方面分歧或混乱的现象中，找出甚至确定大家都应遵循的规范，指出那些不合规范的东西，通过语言研究的著作如语法著作、词典、语言学著作等明文规定下来，并通过各种宣传教育的方法，推广那些合乎规范的现象，限制并逐渐淘汰那些不合规范的现象，使人们共同遵守语言规范而进行有效的交际，使语言循着一条统一的正确道路向前发展。
从语用的角度说，语言既需要规范又需要创新。所谓规范，就是人们在使用语言的过程中要遵循语言自身的规律和社会约定的标准，不能随心所欲；所谓创新则是人们在运用语言时要根据具体交际的需要而灵活应对，不要过分地死板和拘泥，有时甚至要突破常规，创设出新的言语成分或表达形式。语言规范的目标应该是立足交际，面向未来，保护个性，鼓励创新，促进和引导语言生活的健康发展，使语言交际更加有效、及时、到位。
三、结构特征
（四）语言表达的规范性
语言规范对于写作活动的作用具体表现：
1.规约作用：“规范”即有标准和典范的意思，语言规范则是从语音、词汇、语法、书写等方面确立的标准和典范。规范需要遵守，不合规范的写作活动通常不被认可和接受，这种规约作用有利于保持写作活动正常有序开展。
2.引导作用：总结语言发展规律，确立语言使用规范，就是推广那些被大家接受、具有典范意义的语言运用法则，淘汰那些容易引起分歧或混乱的语言现象，这实际即发挥了语言规范的引导作用。
3.鼓励作用：无论从社会对语言的表达需要来看，还是从语言本身的发展来看，现代汉语规范化的意义是十分重要的。民族语言规范化还是一个民族在政治上高度统一，经济上迅速发展，民族意识空前高涨的必然要求。这些要求鼓励着语言文字使用者按规范表达与写作。
三、结构特征
（五）时间要素的明确性
应用文所针对的事务一般是在一定时期内存在的，因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。在很多应用文的正文结束后，都会有落款时间，明确写明本文撰写或发文的具体年月日。
肆
应用文的作用
应用文的作用
一、指挥管理的作用
所有社会组织都需要有效的指挥管理才能有序地运行，党和政府、企事业单位、社会团体等都有自己的组织机构和运行机制，如要保证政令通畅，项目顺利实施，任务顺利完成，都有赖于应用文的指挥管理功能。
这种作用主要体现在从组织管理角度发布各种命令，以实施对社会活动宏观或微观的调控。一般用于上级对下级的行文，如命令（令）、决定、决议、指示、批示、批复等。
二、联系协调的作用
应用文在沟通关系、交流信息、联系情感、协商事宜、协调行动等方面有重要的作用。
比如礼仪类应用文就能起到沟通感情、协调关系、促进合作、共同发展的作用。简报在单位内部也有传播信息及交流经验的作用。实际上，诸如工作计划、工作总结都具有一定的联系协调作用。
三、规范行为的作用
很多应用文对于人们的行文是具有规范作用的，比如上级部门发布的防疫办法或条例，就会对相关区域内的人员行为有严格的规范作用。
又如经济活动中的合同书，就会对当事人双方的行为进行了规定，该做什么不该做什么，该怎么做不该怎么做，都对当事人的行为起到强烈的规范作用。尤其是司法类应用文，对人的规范作用是绝对而不可移易的。
应用文的作用
四、宣传教育的作用
党政部门经常会通过一些行政公文，向有关单位和人民群众广泛宣传路线、方针和政策，以便指导并有效推动各项工作顺利开展。
企事业单位及社会团体也常在工作总结中表彰先进集体和个人，批评未能完成任务的单位和个人，鼓励大家争做先进，这同样具有宣传教育作用。
五、依据凭证的作用
上级机关在制定方针、政策或做出决定、规定或计划时，除了实时实地的调查外，更多地是依据下级机关上报的调查报告、报告、总结、请示或意见等应用文作为依据来进行决策的。而下级机关在开展工作、处理问题时，上级机关下发的有关决定、批复、通知、条例、办法等应用文就是他们判断是非、解决矛盾的凭证。
而经济活动中的协议书或合同等应用文都规定了当事人双方的权利和义务，如有一方违约，则可以此协议书或合同为凭证来追求对方的相关责任。
应用文的作用
六、信息情报的作用
有些应用文的文体主要用来收集、整理客观世界中各种信息情报，以供贮存、检索和取用，如文摘，综述、简报等应用文体。
七、调查研究的作用
有些应用文的主要作用是通过调查研究，揭示和描述社会特定活动中的各种现象和问题，说明其数量、质量方面的关系和特点。如调查报告、可行性报告等应用文体。
八、预测决策的作用
有些应用文的主要作用是为预测或决策提供运作方案和决策依据，为其可行性奠定基础，如调查报告、可行性报告和工作总结等应用文体。
【思考与练习】
1.选择一种分类标准，列举应用文的种类。
2.为了使得应用文语言庄重，有哪些处理方法可以采纳？
3.说一说自己生活中接触过哪些应用文。
【实践训练】
1.下面通知中的一段话存在什么问题？请试着修改一下。
当前全市工业园地万紫千红，百花争艳，市政府希望全市工业战线的广大职工借这股强劲的东风，像辛勤的园丁一样，积极开动脑筋，群策群力，精心耕耘我市的工业园地，努力工作，勇于拼搏，力争超额完成今年全市工业生产任务。
2.下面是一位在校学生实习结束后写的一篇实习报告中的一部分，请从应用文语言运用方面分析其不当之处，并进行修改。
阳春三月，风和日丽，春暖花开。我校18级物价班40名同学坐了一夜的火车，于3月15日清晨6点到达了A市，紧接着又换乘汽车来到了B县C乡。
这里到处是青山绿水，风景如画，是远近闻名的旅游胜地。可我们今天却无心领略这美丽的风光，因为我们此次来到这里是要结合毕业前的实习，进行为期一个月的关于生猪生产成本的调查，任务在身，哪还有闲情逸致去游山玩水呢？作为即将毕业的大学生，还是要把学习放在首位啊！
就这样，在乡政府招待所简单吃过了早饭，听完实习带队老师的布置，我们分成四个小组，下午就奔赴实习调查点了。
谢谢观看

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