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应用文写作
第三章
公务文书写作
壹
贰
叁
肆
公务文书概述
公告、通告
通知、通报
报告、请示
伍
函、纪要
壹
公务文书概述
一、公文的概念
《党政机关公文处理工作条例》第一章第三条指出：
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
二、公文的特点
（一）法定性
党政机关公文是由法定组织制发，内容必须符合国家的法律、法规及其他有关规定。公文一经发布，就具有法定效力。
（二）规范性
为使党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，《党政机关公文处理工作条例》，对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理都做了明确规定。
为了操作与管理方便，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日批准并于2012年7月1日起实施的《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012），保证了公文体式的规范化。党政机关公文无论是撰写还是处理工作都要遵循规定标准，具有严格的规范性。
二、公文的特点
（一）法定性
党政机关公文是由法定组织制发，内容必须符合国家的法律、法规及其他有关规定。公文一经发布，就具有法定效力。
（二）规范性
为使党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，《党政机关公文处理工作条例》，对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理都做了明确规定。
为了操作与管理方便，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日批准并于2012年7月1日起实施的《党政机关公文格式》国家标准，保证了公文体式的规范化。
党政机关公文无论是撰写还是处理工作都要遵循规定标准，具有严格的规范性。
二、公文的特点
（三）工具性
党政机关公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，是传达党和国家各项方针政策的工具，是各级党政机关之间互通信息、沟通协调的桥梁。
（四）时效性
党政机关公文处理的时效性较强，公文拟制、公文办理、公文管理均要求做到迅速、快捷，不得积压、拖延。
三、公文的种类
（一）按照适用范围划分
1．决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2．决定
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．命令
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4．公报
适用于公布重要决定或者重大事项。
5．公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6．通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
三、公文的种类
（一）按照适用范围划分
7．意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9．通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10．报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11．请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
三、公文的种类
（一）按照适用范围划分
12．批复
适用于答复下级机关请示事项。
13．议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14．函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15．纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、公文的种类
（二）按照行文关系划分
根据行文关系或行文方向，上述15种党政机关公文可划分为上行文、下行文和平行文三类。
（1）上行文，是指下级机关报送给上级机关的公文，如报告、请示是典型的上行文。
（2）下行文，是指上级机关发送给下级机关的公文，如命令、决定、通知、批复等。
（3）平行文，是指同级机关或不相隶属机关之间的一种行文，如函等。
三、公文的种类
（二）按照行文关系划分
值得注意的是：
有些文种可以兼行，如意见和纪要。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
纪要既可以作为上行文汇报会议精神，也可以作为下行文指导工作，还可以作为平行文进行交流沟通。
三、公文的种类
（三）按照紧急程度划分
根据紧急程度的不同，将公文分为紧急公文和普通公文。
紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
三、公文的种类
（四）按照保密程度划分
按照有无保密要求的不同，将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的文件两类。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（1）绝密文件。绝密文件是秘密等级最高的文件，它所反映的通常是党和国家的核心秘密，其内容一旦泄露，便会给党和国家的事业造成非常严重的损失。
（2）机密文件。机密文件是秘密等级较高的文件，它包含着党和国家的重要秘密，其内容一旦泄露，也会使党和国家的事业蒙受重大损失。
（3）秘密文件。秘密文件是秘密等级较低的文件，它所反映的是党和国家的一般秘密，其内容也是不能随意泄露的，否则，也会给党和国家的事业或某项具体的工作带来一定程度的损失。
四、公文的格式
如图所示：
《党政机关公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”
根据《党政机关公文格式》国家标准，将组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
四、公文的格式
（一）版头
版头部分一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线七个要素构成。
1．份号
份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2．密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
四、公文的格式
（一）版头
3．紧急程度
紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4．发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
四、公文的格式
（一）版头
5．发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
四、公文的格式
（一）版头
6．签发人
上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7．版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
四、公文的格式
（二）主体
主体部分一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素构成。
1．标题
标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2．主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
四、公文的格式
（二）主体
3．正文
正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4．附件说明
附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1． XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
四、公文的格式
（二）主体
5．发文机关署名、成文日期和印章
发文机关署名是署发文机关全称或者规范化简称。成文日期是署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
四、公文的格式
（二）主体
5．发文机关署名、成文日期和印章
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
四、公文的格式
（二）主体
5．发文机关署名、成文日期和印章
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
四、公文的格式
（二）主体
5．发文机关署名、成文日期和印章
（3）加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。
四、公文的格式
（二）主体
5．发文机关署名、成文日期和印章
（4）成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（5）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
四、公文的格式
（二）主体
6．附注
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
四、公文的格式
（二）主体
7．附件
公文如有附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
四、公文的格式
（三）版记
版记部分一般由抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
1．版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0．35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0． 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2．抄送机关
抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
四、公文的格式
（三）版记
3．印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
4．页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
四、公文的格式
（三）公文的印装规格
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210 mm×297 mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。未作特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。公文应双面印刷，左侧装订，不掉页，两页码之间误差不超过4mm。
五、公文的行文规则
行文规则是指行文撰制过程中的操作标准。
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第四章第13条至第17条规定了党政机关公文的行文规则。
（一）注重效用
《条例》第13条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”公文不能随意发出，一定要讲究实效，这样才能保证发文机关的权威性。如果公务不太重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问题，以致于造成文牍主义，产生官僚主义。
五、公文的行文规则
（二）行文有依据
《条例》第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”这是基本原则。
为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文，党委、政府的部门依据职权可以互相行文，必要时可以联合行文。
五、公文的行文规则
（三）向上级机关行文规则
（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
五、公文的行文规则
（三）向下级机关行文规则
（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
五、公文的行文规则
（五）联合行文规则
《条例》第17条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
3
贰
公告、通告
一、公告
1．公告的概念
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告发文机关级别较高，它通常由权力机关、政府机关、政府有关职能部门使用，比如全国人民代表大会、各省市人民代表大会，国务院、各省市人民政府，以及政府相关职能部门。基层单位、社会团体不宜使用公告发布事项。
（一）公告的概述
一、公告
2.公告的类型
（1）重要事项公告
指向国内外宣布的重要事项公告。重要事项主要包括以下两种情况：国家政府机关的重要决策；需要国内外周知的庆吊礼仪活动等事项。
（2）法定事项公告
指按照法律规定向国内外发布法规政策等法定事项的公告。
（一）公告的概述
一、公告
3.公告的特点
（1）发布内容重大
公告所宣布的事项是国内外极为关注的重大事项，所宣布的内容是能够向国内外公开的重大决定，它的使用要考虑在国际国内可能产生的政治影响。
　　（2）告知的广泛性
公告向国内外发布，其告知范围广泛。
　　（3）传播的新闻性
公告往往是通过报纸、广播、电视等新闻媒介公开发布。
（一）公告的概述
一、公告
1.标题
公告的标题有三种形式：第一种由发文机关、事项、文种组成；第二种由发文机关名称和文种组成；第三种只写出文种“公告”即可。
2.正文
公告的正文一般包括缘由、事项和结语三个内容。缘由要求用简要的语言写出公告的依据、原因、目的；事项是公告的主体，要求明确写出公告的决定和要求；结语一般用“现予公告”、“特此公告”等习惯用语，体现公告的庄重性、严肃性。
3．落款
公告的落款要求写出发布机关的名称和年、月、日。如果机关名称已在标题中出现，在落款处也可不写，只写年、月、日。
（二）公告的写法
一、公告
严格公告使用范围避免滥用。目前，公告的使用比较混乱，主要有两种情况：
一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项；
二是以“公告”代行“通告”，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。
（三）公告写作注意事项
二、通告
1.通告的概念
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。通告既可以用文本的形式印发，也可以张贴、登报或者播报。
2．通告的类型
根据《条例》对通告的适用规定，通告可以分为制约性通告与告知性通告两种。
制约性通告用于公布带有强制性的行政措施，为了确保某一事项的执行与处理，提出具体规定，以要求相关单位与个人遵守。
告知性通告主要用于公布某一事项，供人们知晓。
（一）通告的概述
二、通告
1．标题
通告的标题一般具备三个要素：发文机关、事由、文种，如《公安部、交通部、国家安全生产监督管理局关于加强公路客运交通安全管理的通告》；也可以省略“发文机关”或者“事由”，如《关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场的通告》、《国家粮食局通告》。
2．正文（如图所示）
（1）发文缘由：写明发布通告的原因、目的、根据、意义等。
（2）事项：通告的事项如果比较复杂，可分条列项书写，便于表述得清晰完整。
（3）结尾：通告的结尾可以用“特此通告”等惯用语作结；也可提出要求、希望，指出相关注意事项等。
3．落款
交代清楚发文机关名称和成文时间。
（二）通告的写法
二、通告
1．避免滥用通告
虽然各级行政机关、企事业单位和社会团体均可使用通告，但要注意通告的发布范围和发布内容的特点，不要把本应写成通知或启事的，用通告来行文。
2．内容明确
内容复杂的通告，要注意分条列项书写，避免表意不清、啰嗦拉杂。
（三）通告写作注意事项
二、通告
1．适用范围不同
通告一般适用于国内社会各有关方面，公告则是面向国内外。
2．发布内容不同
通告一般发布的是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，侧重于具体的或业务方面的事项，如《民政部关于全国性社会团体年检的通告》。公告则是用来发布重要事项或者法定事项，内容一般比较重大，如《商务部关于公布<2007年焦炭出口企业资质标准和申报程序>的公告》。
3．发文机关级别不同
各级行政机关、企事业单位和社会团体均可使用通告，而公告发文机关级别较高，一般的企事业单位、社会团体不能使用公告发布事项，只有高级国家权力机关、行政机关或职能部门具备发布“公告”这一文种的职权。
（四）通告和公告的区别
叁
通知、通报
一、通知
（一）通知的概念
1．通知的概念
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知是公务活动中使用范围最广、使用频率最高的传达性、告晓性下行公文。
一、通知
（一）通知的概念
2．通知的类型
（1）批转通知
主要用于对下级机关报送的公文加具体批语后转发给其他下级机关，指导下级具体工作。重点在“批”。
（2）转发通知
主要用于将上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后，以通知形式向下转发，重点在“转”。
无论是批转通知还是转发通知，均有“附件”，即是被批转的下级机关公文或被转发的上级机关和不相隶属机关公文。这些公文居于公文格式中的附件位置，但不是真正意义上的“附件”，因此无需标注附件名称。
一、通知
（一）通知的概念
2．通知的类型
（3）传达通知
主要用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行事项。这种通知又可分为三种：
① 印发通知： 将本机关或与其他机关联合制定的公文，加按语后印发给下级机关的通知。
② 事项通知：用于向下级机关传达需要周知或执行事项的通知，这类通知使用频率很高。
③ 会议通知用于告知相关单位或个人参加某种会议的通知.
（4）任免通知
用于任命或免除有关人员职务的通知。
一、通知
（一）通知的概念
3．通知的特点
（1）广泛性
通知的广泛性体现在两个方面：一是在各种法定公文中使用范围最广，上至最高行政机关，下至基层单位，都可以使用。二是内容广泛，既可以是重大事项，也可以是部门小事。
（2）时效性
通知所传达的事项，发文机关必须让受文机关及时知晓或办理，因此时效性较强。
（3）告知性
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项等，因此具有鲜明的告知性。
一、通知
（二）通知的写法
1．标题
标题的形式主要有：
发文机关+事由+文种，如《市质量技术监督局关于加强农产品质量安全管理工作意见的通知》；
事由+文种，如《关于城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法的通知》。只写文种“通知”一般只适用于内部张贴。
2．主送机关
当主送机关超过3个时，采用统称，并用顿号与逗号区别主送机关的类别。如图
一、通知
（二）通知的写法
3．正文
（1）批转通知
批语+转发语（+作用+执行具体事项）。批语主要是指发文机关对下级机关文件的基本意见或态度，如“同意”或“不同意”等表态用语。转发语一般是提出具体要求，如“请认真贯彻执行”等。如图
（2）转发通知
转述批语+转发语（+作用+执行具体事项）。如图
一、通知
（二）通知的写法
3．正文
（3）传达通知
① 印发通知：发文缘由+印发语。印发语如“现印发给你们，请认真贯彻执行”等，写法比较固定。如图
② 事项通知:发文缘由+通知事项+结尾。发文缘由一般是发文的意义、根据、背景等，以增强说服力。通知事项是核心，对有关的时间阶段、地点、规定、任务等要交代清楚。结尾一般是提出希望、号召、执行要求等。如图
③ 会议通知：简单的会议通知事项可以只交代清楚会议议题、目的、时间、地点、与会人员等。复杂的会议通知事项则包括会议名称、议题、目的、时间、地点、与会人员、会议议程、要准备的资料、发言提纲以及会议安排、接待手续等，有的还需要注明会议食宿、交通费用等。会议通知的附件可以包括交通路线图、回执、相关文件等。如图
一、通知
（二）通知的写法
3．正文
（4）任免通知
“任免事项”+“结尾”。一般是任命事项在前，免职事项在后。有的通知内容只是任命事项或免职事项，结尾可省略。
一、通知
（二）通知的写法
4．落款和成文日期
在正文右下方写公文制发机关名称和成文日期，如果有固定的文件头，则只写日期，然后加盖制发机关公章。
一、通知
（三）通知写作注意事项
1．内容要单一集中
每份通知只明确说明一件事，布置一项工作，不宜在一份通知中表述多项事情。
2．措施要具体明确
通知目的是有效地指导工作，所提措施要具体、明确，便于受文者正确领会并贯彻执行。
二、通报
（一）通报的概念
1．通报的概念
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报是各级行政机关、企事业单位以及社会团体都可以使用的下行公文。
2． 通报的类型
（1）表彰性通报
它是表彰先进集体和先进个人的通报，目的是宣传先进典型，树立学习榜样。
（2）批评性通报
它是批评错误，揭露问题，要求人们吸取教训等的通报。
（3）事项性通报
它是传达重要精神或者情况的通报。
二、通报
（一）通报的概念
3． 通报的特点
（1）典型性
通报对下级机关具有指导作用，因此一般都是选取有代表性的典型材料，指导人们学习先进、得到教益，达到预期目的。
（2）交流性
通报可以使人们获得信息和情报，便于上下沟通，提高思想认识，改进工作。
（3）时效性
通报应该迅速及时地将重要情况与现象告知相关单位，让相关单位和个人学习。否则形势发生变化，通报可能就不再具有指导效力。
二、通报
（二）通报的写法
1． 标题
标题的形式主要有：
发文机关+事由+文种,如《安徽省人民政府关于表彰省政府台湾事务办公室的通报》；
事由+文种，如《关于对优秀班主任进行表彰的通报》。重要事项的通报，一般采用三元素形式做标题。
2． 主送机关
通报必须有受文对象即主送机关，一般应在正文之上的首行顶格书写。当主送机关超过3个时，采用统称，并用顿号与逗号区别主送机关的类别。
二、通报
（二）通报的写法
3．正文
通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：
（1）表扬性通报
一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。
（2）批评性通报
批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙述事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。 也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。写法上以概括为主，大体和情况通报相近。
二、通报
（二）通报的写法
3．正文
（3）事项性通报
主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容：通报有关情况，分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。
4．落款
包括发文机关署名和成文时间，有的在通报标题中已标明发文机关名称，落款就不必再写。
二、通报
（三）通报写作注意事项
1．通报的内容必须真实
通报的事实，所引材料，必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真核对，要客观、准确地进行分析、评论。
2．通报决定要恰如其分
无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。
3．通报的语言要简洁、庄重
其中表扬性和批评性的通报应注意用语分寸，做到文实相副，不讲空话、套话，不讲过头的话。
肆
报告、请示
一、报告
1．报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是行政机关和党的机关都广泛使用的公文，在行文关系上属于上行文。
2．报告的类型
根据报告的性质和用途分类，报告可以分为工作报告、情况报告、答复报告。
（1）工作报告包括汇报工作的进展情况、成绩经验、问题教训、今后打算等，便于上级领导掌握，及时指导工作。
　 （2）情况报告包括反映本机关、本地区发生的重大事件，带有倾向性的新问题、新现象、新动向等，使上级获得有关信息，了解下情。
（3）答复报告多针对上级来文（来电、来函、通知等）汇报上级交办事项的完成情况或答复上级的询问、要求，是被动行文。
（一）报告的概述
一、报告
3．报告的特点
（1）内容的汇报性
报告都是下级机关向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关或业务主管部门掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以汇报性是报告的一大特点。
（2）表述的概括性
这是报告的文体特点。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种，但它的叙述和说明是概括性的。
（3）选材的灵活性
报告选材的自由度很大，发文单位可以根据实践挑选最有特色、最有价值、最有新意的题材和材料来写。当然，答复报告必须按上级的要求实事求是地写。
（一）报告的概述
一、报告
1．标题
标题有两种写法：
（1）由发文机关、事由和文种三项组成。如《××区人民政府关于2010年度推进依法行政工作情况的报告》等。
（2）由事由和文种组成。如《关于贯彻市政府第七次全体会议精神的情况报告》等。
2．主送机关
主送机关应为上级机关，即负责受理报告的机关。主送机关应只有一个，如还须呈送其他上级机关，应采用抄送形式。
（二）报告的写作格式和写法
一、报告
3．正文
报告的正文一般包括发文缘由、报告事项、结尾三部分。发文缘由通常写明报告的目的，或者概括地提示报告的主要内容，或者简要介绍所报告的事项、情况。报告事项是正文的主体部分，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等。结尾一般用“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。
4．落款
落款一般要标明发文机关和成文日期并加盖公章。如果标题中已写明发文机关名称，落款处也可将其省略。
（二）报告的写作格式和写法
一、报告
1．报告的事项要真实
报告的事项必须是真实的，要深入调查研究，掌握第一手材料，然后进行分析归纳，去伪存真。
2．报告的内容要重点突出
报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重。重点的、主要的内容，要安排在前面，应详写；非重点的、次要的内容，可略写；可写可不写的内容就不写。
3．报告中不能夹带请示事项
对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不但不便处理，甚至还会贻误工作。
（三）写作中的注意事项
二、请示
1.请示的概念
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示属于上行文，其应用范围比较广泛。
2．请示的类型
根据内容、性质的不同，请示可以分为请求指示性请示和请求批准性请示。
请求指示性请示是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等的请示，多涉及政策上、认识上的问题。
请求批准性请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。
（一）请示的概述
二、请示
3．请示的特点
（1）行文内容的请求性
请示是用来向上级机关请求指示或批准的，凡下级机关、单位无权或无力解决的问题，或者按上级决断、批准、解释的事项，才正式行文向上级请示。
（2）行文目的的求复性
请示的目的是请求上级批准，解决具体问题，要求作出明确答复。上级在接到下级的请示后，必须在规定期限内作出批复。
（3） 行文时机的超前性
请示必须在事前行文，等上级机关作了批复之后才能付诸实施，“先斩后奏”或“边斩边奏”都是违反办事原则的。
（4） 请求事项的单一性
请示要求一文一事，不能在一份公文中同时请示两件事情。
（一）请示的概述
二、请示
1．标题
请示标题有两种写法：
（1）由发文机关、事由和文种三项组成。如《××省财政厅关于申请中央财政关闭小企业专项补助资金的请示》等。
（2）由事由和文种组成。如《关于赴荷兰参加环境管理与节能减排专题培训的请示》等。
2．主送机关
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
（一）请示的写作格式和写法
二、请示
3．正文
请示的正文一般包括缘由、事项、结语三部分。
请示缘由是请示事项和要求的理由、背景及依据，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。缘由应写得充分、具体、合理。
请示事项是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。请示的事项要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请示内容要单一、明确，以便上级机关给予明确批复。
请示的结语应另起一段，语气要谦恭，常用的结语有“以上请示当否，请批示”，“以上请示妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
4．落款
落款一般要标明发文机关和成文日期。如果标题中已写明发文机关名称，落款处也可省略，但需加盖单位公章。
（一）请示的写作格式和写法
二、请示
1．坚持一文一事
写请示必须一事一文，不能一文数事，以免上级机关不好批文而贻误工作。
2．避免多头请示
请示应只主送一个机关，切忌多头主送，以免出现单位之间互相推诿的情况，延误工作。如果是受双重领导的机关，应根据请示内容，主送一处上级机关，对另一上级机关采取抄送形式。
3．不可越级请示
在一般情况下不得越级请示，应根据隶属关系和职权范围逐级进行请示。如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的上级机关。
（一）写作中注意事项
二、请示
4．注意“请示”与“报告”的区别
第一，行文时间不同。请示中的工作或事项，必须经过上级机关审核、批准后方能实施、办理。因此，请示必须事前行文，切不可“先斩后奏”。报告是为了让上级机关了解和掌握情况，它所涉及的工作或事项，可能尚未进行或办理，可能正在进行或办理，也可能已经完成或办毕。因此，报告可以在事前、事中、事后行文。
第二，行文内容不同。请示必须一文一事，便于上级机关及时审批。报告可以一文一事，作专题性报告；也可以一文数事，作综合性报告。
第三，行文目的不同。请示的目的是为了得到上级机关的审核、批准，要求上级机关及时给予批复。报告的目的只是为了让上级机关了解掌握情况，或者提出意见、建议，一般无须上级机关批准。
（一）写作中注意事项
伍
函、纪要
一、函
1．函的概念
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。函在行文关系上属于平行文。
2．函的类型
（1）根据函的行文方向划分，函可以分为去函和复函。
（2）根据函的文面格式划分，函可以分为公函和便函。
（3）根据函的作用划分，函可以分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函、答复函
（一）函的概述
一、函
2．函的类型
告知函是用于将有关事项或活动、安排告知对方，对方收文后不必回复。
商洽函是用于就某一具体公务或问题相互协商的来往函。
询问函是向去函机关询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围事项的处理意见，需对方机关给予答复时使用的函。
请求批准函是向平级或不相隶属的有关业务主管部门请求批准的函。
答复函是在答复对方来文所询问的问题和事项时使用，上级机关对下级机关的一般性请示，往往也用答复性函，也叫复函。
（一）函的概述
一、函
3．函的特点
（1）行文关系的灵活性
在所有的公文文种中，函的行文关系最灵活，可以上行，可以平行，也可以下行，同时还可向不相隶属机关或单位行文。
（2）功能作用的广泛性
函可用于商洽工作，具有书信的功能；可用于告知有关事项，代行“通知”的职能；可用于向主管部门请求批准，代替“请示”的部分功能；可用于答复下级单位的询问，具有类似“批复”的作用。
（3）受文对象的单一性
函是单发性文件，受文对象只能有一个。即使知照的对象不止一个，也只能一文填写一个受文对象名称，内容一样，同时发出。不能并列署上多个受文对象，也不用抄送形式，这与“请示”、“报告”、“批复”的可以抄送不同。
（一）函的概述
一、函
1．标题
标题有三种写法：
（1）由发函机关、事由和文种三项组成。如《河北省人民政府办公厅关于提高自主创新能力发展高新技术产业有关情况和意见的函》等。
（2）由发函机关、事由、受理机关、文种组成。如《国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》等。
（3）由事由和文种组成。如《关于联系教师进修的函》等。
2．主送机关
函只能有一个受文对象，一般应写全称。
（二）函的写作格式和写法
一、函
3．正文
函的正文采用公文常用的结构基本型，由开头、主体、结尾三部分组成。
开头应阐明行函的原因、目的或依据。例如，商洽、询问和请求批准的函要写明为什么提出商洽、询问或请求，即阐明行此函的目的。答复函一般是引述来函：“你单位××年×月×日的来函收悉”，然后写明答复的依据。答复的依据可以是有关政策、法规，也可是对对方来函内容的阐述。
主体部分应阐明行函的事项，即商洽、询问、请求批准或答复的事项。如事项较多，可采用分条列项的方式撰写。
函的结尾常用“特此函达”、“专此函告”、“敬请函复”、“特此函复”等惯用语，可根据不同的行文对象选择适当的结尾用语。
4．落款
落款一般要标明发文机关和成文日期并加盖公章。如果标题中已写明发文机关名称，落款处也可将其省略。
（二）函的写作格式和写法
一、函
1．行文目的要明确
无论是去函还是复函，都应具体、明确。要一函一事，切忌一函多事。去函的侧重点在于询问问题要清楚明白，复函的侧重点在于对来函所提的问题给予明确、具体的答复。
2．行文态度要诚恳
函的语言要朴素自然，不必故作谦卑和酸涩，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼，切不可盛气凌人，必须礼貌、谦和、态度诚恳。一般不用“必须”、“应该”、“注意”等指示性语言。
（三）写作中注意事项
一、函
3．注意“函”与“通知”的区别
从行文机关的关系看，函的行文机关多是不相隶属的机关，通知的行文机关一般是有法定隶属关系的上级机关对下级机关。从内容方面看，函告知的多是一般性事项，通知告知的多是比较重要的、严肃的事项。
4．注意“函”与“批复”的区别
两者都是可以用来回答有关单位的文件，但函用来回答不相隶属机关在业务上批准的事项，或回答不相隶属机关的来函，回复的问题常常是一般性的。批复主要是上级机关用来答复下级机关的请求，批复的问题一般都是比较重要的。
（三）写作中注意事项
二、纪要
1．纪要的概念
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，是反映会议基本情况和传达会议议定事项和主要精神，并要求有关单位共同遵守并执行的一种纪实性公文。
纪要可以上报，也可以下发，但它的发放范围比较窄，一般只发与纪要的内容有关的单位。
（一）纪要的概述
二、纪要
2．纪要的类型
（1）根据会议的性质划分，纪要可分为办公会议纪要和专题会议纪要。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
（2）根据纪要的内容划分，纪要可分为决议性会议纪要和综合性会议纪要。
决议性会议纪要只记载会议决议或协议的事项，反映的是会议的结论性意见，必须经过大会讨论通过才能发布，对与会单位具有指示和指导作用，具有较强的政策性。
综合性会议纪要需要全面概括会议进行情况、讨论的结果和会议的主要精神，它在全面反映会议内容的基础上加以综合，适用范围更为广泛。
（一）纪要的概述
二、纪要
3．纪要的特点
（1）内容的纪实性。纪要是根据会议的主旨、议程、决议等概括整理成文的，具有纪实性。纪要的撰写者，不能变更会议议定的事项，不能随意更改会议上达成的共识和形成的决议，更不能对会议内容进行随意的评议。
（2）功能的广泛性。下级机关、单位的纪要可以上报上级部门，起到汇报工作、反映情况的作用。上级部门的纪要可以下发、印发给下级机关、单位要求贯彻执行，起到指导工作、统一认识的作用。平级或不相隶属的机关、单位的纪要可以互相抄送、转发，起到沟通信息、交流情况、知照事项的作用。
（3）材料的综合性。纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，具有整理和提要的基本特点。
（4）形式的灵活性。纪要的形式可采取发言记录式，即按顺序将每个发言人的主要意见归纳整理出来；或者按内容性质分类写，每一类有相对独立的小中心；或者将两种形式综合使用。
（一）纪要的概述
二、纪要
1．标题
纪要的标题一般由会议名称和文种两部分组成。例如《皖江城市带承接产业转移示范区第一届教育督导工作协作会会议纪要》。
2．正文
纪要的正文采用公文常用的基本结构型，由开头、主体、结尾三部分组成。
纪要的开头一般要写明会议的概况，包括会议的名称、召开的时间、主持召开会议的单位、开会地点、参加会议的人员以及会议的议题等。公开发表的记录式会议纪要的开头则往往用“编者按”的形式交代这些内容。
　　纪要的主体部分要撰写会议研究的问题、讨论的意见、议定的事项或做出的决定等。议定的事项包括对会议研究问题的处理意见、今后的工作任务及实施措施和要求等。主体部分可以采用分条列项逐一记写的方式，也可以采用分类概括记写的方式，还可以采用按发言顺序概括记写每个发言人的主要意见的方式。
纪要的结尾主要有两种写法：一种是提出希望要求，发出号召，或对会议发表议论，作出评价；一种是不另写结尾，正文随主体部分的结束而自然收尾。
（二）纪要的写法
二、纪要
1．内容要客观、真实
纪要是会后形成的文件，是对会议情况实事求是的反映，一定要保证内容的真实性。纪要的撰写者在会议期间要尽量全面掌握会议的情况；在综合会议内容时，只能进行必要的归纳、概括和提炼，不能随便增减内容或更换内容，不能把记录人员或起草人员的意见写进会议记录。不正确的意见、未确定的意见更不能写进纪要。
2．详略得当，突出要点
撰写纪要一定要抓住“要”字，紧紧围绕会议的中心议题，抓住会议要解决的问题，立足会议的实际情况，体现会议的主要精神。对会议材料要去粗取精，对与会者的发言要归纳出代表性、典型性的意见，对会议的一般内容不宜写得过于具体。
义。
（三）纪要写作注意事项
二、纪要
3．注意“纪要”和“会议记录”的区别
两者都是会议的产物，会议记录是纪要写作的必备材料，纪要则是对会议记录和其他会议材料的概括和提炼。两者关系密切，但又有明显的区别。
第一，完成时间和内容不同。会议记录与会议讨论进程同步，是现场直接实录，本身不是文章；纪要是在会议结束时或结束后，根据会议记录等会议材料择要加工而成的文件，是概括性实录，本身是文章。
第二，作用不同。会议记录一般是作为内部保存的凭证和材料，没有法定的权威和效力；纪要成文后，一经主管部门审核批转，即可成为正式文件下发有关单位贯彻执行，具有指导意义。
（三）纪要写作注意事项
思考与练习
一、阅读下文，指出错误并说明理由。
公 告
位于××市××路我校新校区一期建设已竣工，自2021年2月15日起，我校有关部门迁往新校区办公。特此公告。
××大学
2021年2月8日
二、AB大学教职工大部分开车上班。私家车到处停放，这一方面影响校容，另一方面也影响师生的正常出行，为此，AB大学校长办公室发出一份通知，通知整顿私家车停放秩序。
写作：代AB大学校长办公室拟写此份通知。
要求：（1）格式上应有标题、发文字号、主送、正文、署名、成文日期、公章（图示）；
（2）内容上应符合通知的要求；
（3）结构、层次清楚，语言通顺，300字左右。
思考与练习
三、阅读下文，指出错误并加以修改。
关于杨××的通报
各学院、处、室，各班级：
我校2017级电子信息工程学院学生杨××，2020年12月30日下午没按学校疫情期间外出要请假的要求，准备翻墙外出，有同学劝他要遵守纪律时，他还大声地说：“关你什么事！”一位保安过来制止他，他不管三七二十一，给了保安一拳，李××的行为影响恶劣。
据查李××平时学习也不够认真，上学期期末考试有一科成绩仅得63分。
经学校领导研究决定，给予李××一次记大过处分。
希望广大同学以此为戒，努力学习，争取在学年考试中取得好的成绩。
××大学
2021年1月8日
思考与练习
四、请你代你学校团委向学校党委写一份开展××××活动的报告，要求说明为什么要开展这次活动，是怎样开展活动的，有什么收获。
五、请指出下面公文中存在的主要问题，并加以改正。
请示报告
省教育厅：
我校这几年因为数次扩大招生规模，导致现有的宿舍无法满足学生的要求。为了保证我校学生有一个良好的住宿环境，需立即增加两栋宿舍的建造，经测算，此项工程需经费300万元，还差100万元，希望省教育厅拨给专项经费100万元，请阅知。
另外，我校图书馆图书经费不足的问题也亟待解决，请一并批准。
××大学（公章）
2020年4月24日
思考与练习
六、某大学需要派一批实习生到某中学去实习，于是该大学向某中学校长办公室写了一则询问是否愿意接受该校学生来实习的函，某中学校长办公室收到函后即给某大学回了函，同意该校学生来实习。请按上述材料替某大学和某中学校长办公室各写一份函和复函。
七、根据近期的某一次班会，试拟一份会议纪要。
谢谢观看

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