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第二章 公文文体的写作（一）
1.公文的概念与作用
2.公文的分类和格式
目录
新《条例》
2012年4月16日，中办、国办联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，从2012年7月1日起施行。同时宣布废止原《党政机关公文处理工作条例》（1996年5月）和原《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月）。
新《条例》的发布，是公文处理的纲领性法规，实现了党政机关公文处理的统一，推进了公文处理工作的科学、规范、统一、高效。
第一节 公文的概念与作用
广义公文：包括新《条例》规定的15种公文，又泛指机关常用应用文。如外交领域使用的国书、照会，司法机关使用的起诉书、判决书等。
狭义公文：指党政机关公文处理法则中所规定的正规的主要文种（即“红头文件”），共15种。
法定公文 : 13条14 条
国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
党的各级领导机关使用的14个正式文件的常用种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
三通情报公会批函一一绝命
双通双决情报公会批函指一条规
《条例》规定的文种
共15种：决议，决定，命令（令），公报，公告，通告，意见，通知，通报，报告，请示，批复，议案，函，纪要。
　(会议纪要改为纪要，在行政机关原13种上，增加了“决议、公报”共15种。党的机关原14种，现少了“指示、条例”)
　党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案文种；
　行政机关一般不使用决议文种。
口诀记忆法：
1.三通情（请）报双决公公记（纪）函一（议）命一（意）批
2.三通情（请）报济（纪）公公爵（决）批函一（意）一（议）绝（决）命
党政机关公文处理工作条例：15种公文
通知、通告、通报、请示、报告、决议、决定、公报、公告、命令（令）、意见、函、纪要、议案、批复
1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12.批复。适用于答复下级机关请示事项。
13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（一）公文=公务文书=公务文件
是法定机关与社会组织 在公务活动中
为行使职权、实施管理 而制作的
具有法定效用和规范体式的书面文字材料
是传达和贯彻 党的路线、方针和国家政策
发布 行政法律和规章
实施 行政措施
指示答复问题
指导、布置和商洽工作
报告情况，交流经验的 重要工具。
（二）公文的作用
1.领导与指导作用：决策与领导
2.传达与教育作用
3.公务联系作用：互通情报交流信息
4.凭证依据和记载作用
5.法规作用:强制执行和处理的作用
第二节 公文的分类与格式
1按公文的来源划分
外机关 本机关
本机关
收来文件=收文
本机关 外机关
对外文件=发文
本机关
对内文件
=内部文件
一、公文的分类
2按照行文关系和行文方向可分为
上行文：（自下而上）报告、请示
平行文：（不相干）公函、通知
下行文：（自上而下）命令、决定、批复、通告、通知、通报
一、上行文
指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。
1．逐级行文
即下级机关向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最基本、最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般均应向直接上级机关行文，以保持正常的领导与被领导关系。
2．多级行文
即下级机关在必要时向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下，如遇有重大问题时才可使用。
3．越级行文
即下级机关在非常必要时，越过有隶属关系的上一级机关而向更高级的上级机关行文。这种方式只能在下列特殊情况下采用：
(1)由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题；
(2)向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题；
(3)隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题；采集者退散
(4)上级机关交办的，并指定越级上报的事项；
(5)对上一级机关进行检举、揭发的问题；
(6)询问与请示极个别的、必要的具体问题等。
二、平行文
指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。
三、下行文
下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。
作为下行文，上级机关的“见解和处理办法”，如同其他的下行文一样，对下级机关具有规范作用和行政约束力。
“意见”同“命令”、“决定”和“通知”等下行文具有相同的特点。不过，“命令”往往是宣布实行重大的强制性行政措施，其强制力和行文规格最高，一般极少使用；“决定”是针对重要事项和重大行动作出安排，涉及问题往往带有方针政策性；指挥性“通知”则是传达要求下级机关办理、执行或周知的事项。
考公真题
1.非同一系统的任何机关相互行文都使用( )
A．上行文 B．平行文
C．通知 D．下行文
2.按行文方向对公文进行分类的意义是什么
B
答：按行文方向分为上行、平行、下行3类。
如此分类，当我们需要行文时，只要根据行文单位之间的隶属关系（上、下隶属或不相隶属），就能准确的从该公文分类中找到正确的文种了。
3按时限要求划分
按照公文的紧急程度划分
特急公文——紧急公文——普通(常规)公文
4按公文的秘密等级划
按公文的秘密等级划
秘密公文
机密公文
绝密公文
5从文件的制发机构和作用划分
法规公文——行政公文——党的文件
6从文件使用范围划分
通用文件、
专用文件
7按公文内容的处理要求划分
参阅性公文（阅件）
承办性公文（办件）
（二）公文的特点
法定的作者
法定的权威
特效的效用
特定的体式
规定的处理程序
公文语言的主要特点是：
庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。
准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。
朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。
精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。
严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。
规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。
二、公文的格式
1、公文的格式主要指公文的结构、公文上的各种附加标识及格式安排方面。
兼用：说明＞叙述＞议论三种表达方式。
文件格式
信函格式
公文的用纸规范
设好后点“确认”按钮即可完成。如果经常使用此种格式，点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，就能设成默认格式。
1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。
2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。
3
2.公文格式的组成要素：（主题词取消）
份号、
密级和保密期限、
紧急程度、
发文机关标志、
发文字号、
签发人、
标题、
主送机关、
正文、
附件说明、
发文机关署名、
成文日期、
印章、
附注、
附件、
抄送机关、
印发机关和印发日期、
页码
000123
机 密 20年
浙江省教育厅文件
浙教〔 2018 〕2号
—————————————————————————————
浙江省教育厅关于 的通知
各市教育局：
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×
特 急
各市教育局：
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。
一、 黑体× × × × × × × × × ×。
（一）、 楷体 × × × × × × × ×。
1、 仿宋× × × × × × × × × 。
（1）、 仿宋× × × × × × × ×。
①、 仿宋× × × × × × × × 。
②× × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × ×× × × × ×× × × × × × ×。
附件：1. × × × × × × × × ×
2. × × × × × × × × ×
浙江省教育厅
× × 年× × 月× × 日
二、公文格式规范
公文格式的具体项目：
眉首：（文头，在红色反线上方）
（1）份号
（2）密级和保密期限、
（3）紧急程度
（4）发文机关标识、
（5）发文字号、
（6）签发人
一、版头部分
1.份号：
涉密公文一定要标注份号。一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。
2. 秘级和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。“绝密”“机密”“秘密”
“机密★3年”
3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
十分紧急、须即刻办理的电报“特提”，
2日之内办理的电报“特急”，
4日之内办理的电报“加急”，
6日之内办理的电报“平急”。
4.发文机关标志：用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度
发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。
发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。
联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。
联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。
联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。
发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔 〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。
发文字号中的机关代字、年号和序号三部分要完备，缺一不可，不能在三者之间随意加“字”“第”等字样。如某市财政局发文字号写成“X市财发〔1992〕字第36号”，其中的“字”“第”就是多余的。年号和序号的括号不能滥用，如写成“（1995）12号”“（1995）（12号）”“（1995）（12）号”“[1995][12号]”“1995年[12]号”等，都是错误的。
6.签发人：重要公文和上行文由机关主要负责人签发。发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。
联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。
7.红色分隔线。
发文字号之下（上行文时在发文字号和签发人最末一行姓名之下）、标题之上印一条与版心等宽的红色分隔线。其高度应当与发文机关标志字号大小比例相协调。
000123
上海市人民政府文件
沪府发〔 2008 〕2号
—————————————————————————————
上海市人民政府
关于 的通知
各区县（自治县、市）人民政府：
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×
特 急
机 密 ☆ 20年
（二）主体部分
公文标题、
主送机关、正文、
附件、
发文机关、成文时间、
印章、附注
1、标题（位于红色分隔线空两行之下）：
由发文机关名称、内容和文种组成。
3个（不含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。
正文（或附件说明）之后不落发文机关署名的公文，标题中发文机关名称不可省略。一般用2号小标宋体字。回行时，要做到词意完整。
多行标题排为梯形（正宝塔型或倒宝塔型）或者菱形，不排长方形、沙漏形。
公文标题的拟定要避免两个问题：
1.意义含混。
《关于尽快修复高速公路的请示》
2.内容冗长。
《福州市人民政府为贯彻省政府关于开展新时代思想学习大会的指示并根据本市的实际情况提出具体措施计划的报告》
2.主送机关
公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对主送机关的标注应当做到准确、规范、统一。
主送机关（全称或规范化简称、统称）
注：公告、通告等属周知性的公文，无主送单位
主送
行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。（上行文、坚持一个主送机关原则）
1．请示，应当一文一事，并要提出倾向性意见。
2．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
抄送（往下）
抄送：是指把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信息共享，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。抄送一般指的是需要告知的部门，可能不需要它办理，但应该让它知道。抄送处于版记位置，位于主题词之下。
党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
抄报（往上）
抄报：是把文件在主要报送（一般文件主送单位要在开题写明，如：中共吉林大学党委组织部：根据……）主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。
国家下级机构部门的公文以及文件向上级各部门的报送。旧时官府发行的报章，通报诏会、奏章以及升迁等人事变动的情况。
3.正文
公文的主体，用于表述公文的内容。一般每面排22行，每行排28个字。段首前空2个字，段末单字不成行。一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次一般可用：“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；
一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
公文附件的顺序号和名称。单个附件不标注顺序号。公文中被批转、转发、印发的部分不是附件。附件名称较长需回行时，回行首字应与上行首字对齐。附件名称后不加标点。
附件和成文时间
4、附件：附件是正文内容的组成部分
与公文正文一样具有同等效力。
5、成文日期：行政机关公文用汉字
党委系统用阿拉伯数码标识
从2012年开始，党政机关统一执行《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》。因此，成文日期格式已经统一，使用阿拉伯数字，如：2013年1月11日。
应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。
5.发文机关署名：
单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。
联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。
如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
6.成文日期
成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号编排于公文标题下一行居中位置。成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日。
成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
7、公文生效标识：
公文除纪要、以电报形式发出外均要盖印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文、平行文应当加盖印章。联合行文时，应加盖所有联署发文机关印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。
印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。
上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
纪要不加盖印章。
单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。
联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。
8.附注
请示、用作上行文的意见、函
需在此处标明联系人姓名、电话
公文印发传达范围等需要说明的事项。不标注主送机关的普发性公文应标注印发范围。上行文应当在附注处标明主办机关联系人姓名和联系方式。
附注: 一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。
请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。
如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。
9.附件
公文正文的说明、补充或者参考资料，与公文正文具有同等效力。附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及顺序号用3号黑体字，排在附件首页版心左上角。附件标题居中编排。附件序号和标题应与附件说明的表述一致。
三、版记
版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
版记：
1、版记分隔线：
版记中的分隔线与版心等宽，首条、最末一条用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的用细线（推荐高度为0.25mm）。
2、抄送机关：
抄送单位之间用逗号停顿
结尾用句号
3、印发机关和印发日期：
党的机关公文才有份数
1.抄送机关
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级或不相隶属机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，一般不抄送领导个人。
抄送机关一般按机关性质和隶属关系确定排列次序，对于不同级别的机关，应按先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列；同级不同类的机关，应按党、政、军、群等顺序排列；人大、政协，法院、检察院应另起一行排列；各民主党派、工商联也应另起一行排列。一般用4号仿宋体字。各层级最后一个抄送机关名称后标句号。
2.印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。印发机关即公文的印制主管部门，一般为党政机关办公厅（室）或综合文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）或综合文秘部门的，发文机关即印发机关。
印发日期即公文的送印日期，年、月、日后统一加“印发”二字。翻印公文时，应标注翻印机关和翻印日期。一般用4号仿宋体字。
页码
公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，其左右各放一条一字线；单页码右空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
一、信函格式
公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。
二、命令格式
命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。
三、纪要格式
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。
1.纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。
2.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；
也可按年度编排，如“〔2016〕X号”。
3.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。
4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。
5.纪要不加盖印章 6.纪要格式可以根据实际制定。

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