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(共36张PPT)
第五节 函与纪要
函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函的种类:从格式上分——是否具有公文格式特征
公函：是一种正式公文，需要编发文号，拟写标题。使用公文用纸，加盖公章。用于联系工作，询问、答复或通知某些问题。
便函：是一种简便的信函，不需编发文号，不标文件名称，公文格式、用纸都比较随便。
写作格式
结构模式（3/4部分）：
标题 ＋ 主送机关 ＋ 正文 ＋ 落款
二/三元素标题
（发文机关）
+事由+文种
主体（缘由、事项、要求）
结尾（去函与复函不同）
函的受文单位
发函机关+成文时间（日期）
函的种类 ：
函可分为公函与便函两种。
公函的写作格式
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。
去函的结束语可用“专此函达”（告知函）、“特呈函，盼予函复”（询问函）、“可否，请函复”（商洽函）、“特呈函，请予批准函复”（请求批准函）等等；
复函的结束语可用“此复”、“特此函复”、“专此函复”等等。总之，结束语可以不拘一格，但要得体。
对下级机关的请示，属于一般性业务问题的，有时不用批复而用函复，但不是由领导机关而是授权主办部门（办公厅、室）答复。
××市人民政府 关于在铁路压煤改线×××站建立交桥的函
X府［××××］××号
×××委员会：
××铁路压煤改线×××工业站，位于我市×县×××镇。由于该站的建设，原有的×××站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道，给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外，铁路以南五个村的大面积耕地在路北，由于铁路所阻，给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站在设计在dk308＋893处虽有一座净高2.5米，宽6米，长220米的单孔立交兼排水涵洞，但因纵深太长，宽度较窄，高度很低，农机车辆不能通行，农忙秋收人畜难以通过。为此，请贵委员会给予照顾，在308＋430处（原×××站西侧的平交道口处）建立交桥一座，以适应当地生产和需要。可否盼复。
关于商洽代培统计人员的函
××金融管理干部学院：
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵院决定办讲习班，我厂拟派15名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼予复函。
此致
敬礼
×××机床厂（公章）
××××年×月×日
北京2008年奥运会奖牌设计邀请函
第29届奥林匹克运动会组织委员会（以下简称为“北京奥组委”）现面向社会征集北京2008年奥运会奖牌（以下简称为“奥运会奖牌”）设计作品（以下简称为“本次征集活动”）。
　　奥运会奖牌是北京2008年奥运会重要元素之一，是展示北京奥运会理念和中国文化的重要载体。北京奥组委衷心欢迎和邀请有志于参与北京2008年奥运会奖牌设计的自然人、法人和其他组织参与本次征集活动。如决定作为应征人接受北京奥组委的委托、参与本次征集活动，可通过北京奥组委官方网站（www.）下载本邀请函及后附文件。（以下简称“征集文件”）
　　应征人应认真阅读征集文件，按照其规定准备应征方案、签署相应法律文件，当面提交或者通过邮递的方式送至下述地址。送达时间以应征文件当面提交或邮递送达后，北京奥组委签收的时间为准。
　　提交（邮递）地址：北京市海淀区北四环中路267号708室
　　邮政编码：100083
　　收件人：第29届奥林匹克运动会组织委员会文化活动部
　　联系电话：（010）66691852
上述邮递地址电话如有变更，北京奥组委将在官方网站及时公布，请应征人投邮时注意更新。
此致
敬礼
　　 第29届奥林匹克运动会组织委员会（章）
　　 二○○六年一月十一日
便函
是信函的一种，是各级机关、单位互相进行日常交往时使用的一种简便公函。
便函可以不按机关、单位的公文统一编号，但只要内容是公务的，即使是以双方领导机关的领导人名义签署的，也应该作为公函处理，加以具体办理，而且应该记载备考。
便函是一种简便的公函
（1）标题
一般都由机关统一印制，形成为“××（机关）便函”，仅标出单位名称和文种类别，不写事由。
（2）正文
先写受文单位，次写具体联系事项，结尾可用习惯语“此致、敬礼”之类。
（3）签署法定作者、日期
有时签机关领导人姓名，也属于法定作者。
便函要求简明，有事则长，无事则短，一般不用过多寒暄的话。
函的写作注意事项
文种正确：所强调的是应用于“不相隶属机
关”，要与请示、通知、报告等常
应用于隶属机关的文种相区别。
一函一事：及时准确，中心突出，直叙其事。
所有文种写作基本上都要求一文一
事。
行文简洁，语言明快，措辞得体，平等待人。
函的用语注意事项：
用语谦恭，尊重对方：
请准函（请求审批函）更要注意语气（双方）
结语固定，据事选择：
“特此函告” “谨此函告”
“特此函达” “特此函复”（复函）
“特此函询” “特此函谢”（复函）
“贵方意见如何，敬请函告”
“恳请支持协助，不胜感谢”
1下列公文属于下行文的是( )
A报告B请示C批复D函
3不相隶属的机关之间联系工作，应当用
( )A.通报B.通知C.函D.请示
6某单位因施工需要，须砍伐单位内的几株梧桐树，在给所在街道办事处绿化办公室行文时，宜用( )A.请示B请示报告C通知D函
C
C
D
纪要
一、纪要的含义
用于记载会议主要精神和议定事项。
纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是记载和传达会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。
二、纪要的特点
1.纪实性
纪要必须是会议宗旨、基本精神、和议定事项的概要纪实。会议纪要的撰写者，不能擅自更改会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能根据个人主观感情需要对会议内容进行评论。
2.提要性
纪要是在会议记录的基础上整理归纳出来的会议要点，重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，把会议的基本情况如实反映出来就可以了，不必像记流水帐一样事无巨细一律照录。
3.称谓语的规定性
纪要通常在段首采用特定的称谓，如“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议希望”、“会议号召”、“与会代表一致同意”等词语。
三、纪要的分类
1.决议型纪要
以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决议型纪要。
2.情况型会议纪要
以传达会议情况为主要内容的会议纪要。
3.研讨型会议纪要
以交流信息，交换看法和各种不同的观点与争鸣情况为主的会议纪要 。
四、纪要的写法
1.纪要的标题
（1）机关名称＋会议名称＋文种。如《××市人民政府第×次市长办公会议纪要》，这一类标题多为例行会议纪要常用的标题形式。
（2）会议名称＋文种。如《全国十佳文明旅游城市现场经验交流会纪要》
（3）双标题。《畅所欲言，献计献策――中青年教师座谈会议纪要》
2.纪要的成文日期
纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。
3.主送机关
不写主送机关，而是用抄送的方式发送给各与会机关与需要知道会议情况的机关。
4.正文
纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。
前言 前言主要用来记述会议的基本概况。包括：召开会议的时间、 地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。
主体 主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表达。
结尾 结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。
纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
（一）集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
（二）分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
（三）发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
五、会议纪要写作的注意事项
1.如实反映会议的各项内容，不夹杂任何个人主观感彩。
2.突出重点，简明精炼，概括出会议的要点。
3.层次分明，清楚地突显出会议地侧重点。
4.要言简意明，有详略地整理归纳出会议的主要内容
六、纪要与相近文种的区别
1.纪要与会议记录的区别
纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下几个方面：
第一，从文体性质上看，纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，属于事务文书，不是正式公文。
第二，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。
第三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。
第四，从形式上看，会议记录没有统一的格式，而纪要作为正式的行政公文则有固定的格式要求。
第五，写作要求上来看，会议记录是按会议的议程来记载，正式会议每会必记。纪要则是在会议记录的基础上整理归纳出来的，并非每会必有，只有当会议结果需要正式行文外发时才撰写制作。
第六，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
第七，从保存发布方式来看，会议记录仅作为内部资料保存，不予发布；纪要则按公文程序发布，按公文处理办法保存。
2.纪要与会议决议的区别
第一，纪要是根据会议情况写的要点；而决议必须经与会者表决，按照法定程序通过后，才能生效。
第二，一份纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定，而一个决议只能写某一方面或某一问题。
第三，纪要的内容可轻可重，可大可小，只要是会议议定了的就要写进去；而决议的内容常常是一个单位或部门、一个地区或系统乃至党和国家的重大问题。
关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的纪要
xx年2月2日上午，市政府办公厅x x
x主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交
际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。
会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史
遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志"向前看"、"了却这笔历史旧账"的批示精
神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。

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