资源简介

(共42张PPT)
模块一 秘书职业认知
项目一 掌握秘书工作内容
项目二 理解秘书工作特点
项目三 建立秘书智能结构
项目三 建立秘书智能结构
项目目标
以一个非文秘专业毕业的秘书工作者的经历和感触为案例，说明架构完善智能结构的重要性，并以演讲的形式强化学生的理解，提高学生的语言表达能力。
项目内容
阅读《一个偶然机会我成了一名秘书》、收集优秀秘书案例、演讲《我心目中的秘书》3项任务。
项目导入
有这么一位秘书，台北的老板们都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据说哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。
怎样一位秘书呢 她毫不起眼，不年轻，也不漂亮，四十不到的她瘦弱且有些憔悴，个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而她举止文雅，待人有度，尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅佐的上司的客户和朋友的情况她都了如指掌，在公众场合和日常的工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复。……
由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。
任务一 阅读《一个偶然机会我成了一名秘书》
任务描述
根据前文《商务秘书典型一日》和《一个偶然的机会我成了一名秘书》，思考一位优秀秘书应具备的知识结构和能力结构。
任务实施
任务引导
（1）“我第一次体会出做一名秘书掌握专门的知识和技能是很重要的。”秘书人员，特别是中小企业秘书，常常身兼数职，工作内容繁琐和杂乱，这就要求秘书人员具备完善的知识结构和能力结构。请归纳秘书应具备的知识结构和能力结构。
（2）“在学校里我们讲的是‘你学了什么’，走入社会讲的则是‘你能做什么’。”当今用人单位普遍感觉到“秘书岗位易得，秘书人才难求”，你打算怎样努力成为一名优秀秘书人才？
知识链接：秘书知识结构
　　　明天公司领导要陪从韩国新来的董事长视察工厂，顺便游览长城。一上班，科长自言自语：“昨晚下了一场大雨，今天雨虽停了，但明天会不会又下雨呢？”于是，招呼秘书小石了解一下明天的天气情况。　
　　　“到哪里去了解？”小石正在整理李总上星期出差的一大堆费用单据，脑筋似乎还没有转过弯来。
　　　“可以用电话查呀！”
　　　“对不起，孟姐，查天气预报的电话号码我忘了，是多少？”小石只好问旁边的孟姐。
　　　“121。”孟姐很快地回答。
　　　小石用电话查询了天气预报，告诉科长明天又是个大晴天。但科长仍然不满意：“小石，连常识性的东西还要问别人，今后可不行。秘书是领导身边的工具箱，需要的时候能派得上用场。”
　　　“科长最近的火气是不是大了一点？不就是个天气预报的电话号码吗，至于要这么小题大作。” 小石闷闷不乐。
案例阅读
　　　“科长火气可能是大了点，但他的心情应该能够理解。”孟姐说，“121是一个常用的电话号码，作为秘书这么点常识都没有，确实是说不过去。每一种社会职业都有自己的特长，我们秘书的特长应该就是有非常丰富的常识。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。”
　　　“像119火警、110匪警等常用电话号码，即使忘了，问一下，不就得了，能有什么事？”
　　　“不对！”孟姐说话的语气柔和，但让人感到严厉。“假如你陪领导外出办事，领导突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，你应该是掏出手机，凭直觉就拨120电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你秘书的失职。”
　　　　“秘书直觉从哪里来？”小石开始感到秘书工作的不容易。
　　　“秘书的直觉来自常识和经验积累。”孟姐说，“如果秘书平时对领导工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向领导提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。”
　　　领导正在开董事会，外面来了一个找领导的电话，说是很急很重要。在一般情况下，开董事会这种很重要的会议时是不能接电话的。在这个时候，你就得凭自己的直觉判断，是不是把电话转给领导。如果你公事公办，把电话推了，让领导知道了，他就有可能要训斥你，因为也许他整整一个上午都在等这个电话。”
任务二　收集优秀秘书案例
任务描述
秘书是一个特殊的职位，是领导视觉、触觉和嗅觉的延伸。优秀的秘书，能帮助老板有效地处理事务，是老板的左膀右臂，是公司各部门之间沟通的桥梁，是公司对外形象的最好体现。优秀的秘书不仅有很好的薪酬，而且有非常良好的发展前景，如作为创业者代表的盛大网络董事长陈天桥、作为职业经理人代表的阿里巴巴总裁卫哲都是秘书出身。
请利用书、报、杂志、网络等渠道，收集优秀秘书的案例，并分析他们成功的秘诀。学生通过各种渠道自行收集优秀案例，并作简要评析。
任务实施
学生通过各种渠道自行收集优秀案例，并作简要评析。
任务引导
（1）掌握了解上司的诀窍，从而更好地辅助上司的工作，取得上司的信赖。
（2）掌握秘书工作的一些特殊技能，使工作精益求精，办事效率更高，能力更强。
（3）掌握作为秘书在人际交往方面的一些特殊规则，使自己能做到“八面玲珑”和“左右逢源”。
知识链接：秘书的能力结构
1．秘书人员的基础能力
（1）观察能力
（2）记忆能力
（3）思维能力
（4）想象能力
2．秘书人员的专业能力
（1）表达能力
1）文字表达能力。
2）口头表达能力。
3）体态表达能力。
（2）管理能力
1）辅助决策能力。
2）辅助计划能力。
3）辅助沟通能力。
4）辅助控制能力。
（3）办事能力
（4）信息处理能力 。
（5）外语应用能力
3．秘书人员的关键能力
　　　“关键能力”是指与一定专业实际技能不直接相关的知识、能力和技能，指在不同场合和职责情况下作出判断选择的能力和胜任人生中不可预见变化的能力。秘书人员的关键能力是指秘书人员能从容应对未来不可预见的挑战，迅速拓展新发展空间的能力。
（1）终身学习能力
（2）解决问题能力
（3）沟通能力
（4）创新能力
秘书记忆能力
秘书记忆能力的特点就是要精确与持久。
有着良好记忆能力的秘书是很受领导欢迎的。
电话
容貌
声音
数据
经历
客户、朋友、老总、家人生日、爱好等
秘书语言表达能力
书面表达
口头表达
体态表达
书面表达能力
秘书写作的特点
代单位立言，非个人意愿。
集体成果，非个人创作。
内容真实、实用、客观，符合政策。
语言要求流畅、平实、简洁、规范。
讲究文体格式。
中秋误写成端午 四川巴中3干部丢官
　　9月9日，“巴中市政府办公室关于2008年中秋节放假安排的通知”的内部传真明电中，竟出现了如下的内容：中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全……确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。明明是中秋节的放假通知，最后竟冒出端午节，2个错字遭到网友的质疑。记者16日获悉，经巴中市委常委会研究决定，对该市政府办公室主任何政停职反省。市政府办公室及时召开会议，对综合科科长王怡丹，副科长王平、何源作出免职的处理决定。
（扬子晚报2008-9-18-A16版）
拟写通知：大学生生活经验交流会

　　10月30日晚7点，由教科院学生会生活保卫部主办，07级国防班承办的“大学生生活经验交流会”活动在教科院101教室隆重上演，全场空无虚席，气氛火热。
　　交流会一直深受院学工办老师的关注， 会议禀承着为一切大学生服好务的宗旨展开。交流会邀请了我院在学习和生活方面都很突出的高年级同学为嘉宾，以嘉宾的倾心述说和学生提问讨论的形式进行。
　　交流会上，首先是2016级刘敏学姐给同学做了关于如何充分利用课余时间很好的安排学习和工作的讲话。她给我们讲述她自己一些好的学习方法、工作经验，对大学生考研也进行了仔细的讲述。同学们都仔细听取并将一些好的方法进行了体会。接着是我们教科院2016级可爱的陈兰莎学姐的经验之谈，她主要讲述的是如何轻松愉快的学习和生活，让同学们能保持一颗童贞积极进取的心态，特别是对如何提高自己的学习效率提出了自己独特的观点和看法。同学们都是全神贯注，津津有味的倾听。
　　经过前面两位学姐热情洋溢的讲话后，现任学生会主席欧阳文芳同学对大学生如何管理自己的财务，如何开源节流做的生动的讲述，他通过自己幽默风趣的演讲将交流会带入了高潮，然后给同学们提出要求希望大家在以后的生活中能够保持勤俭节约的好作风，为父母减少经济负担，为自己养成好的生活作风 。
　　　大会还邀请了2015级应用心理班的周芊学姐作了关于大学生情感心理问题的交谈，交谈直接切入了同学的心理，使大家在自己情感内心方面产生了触动，让同学们更好的认识自己的心灵。2015级国防班的曹新同学对大学校园里防骗、防盗的方法进行了讲述，着重对大学生兼职家教阐述了自己的见解和经验。
　　　大会最后一位嘉宾是2015级的李娇学姐，她主要是讲述大学生在生活中如何组织活动，如何调动同学们的活动热情，她通过自己的经验娓娓到来，活泼幽默的言语给同学们阵阵笑声，交流会也在她的笑声中结束了嘉宾的交谈。
　　　“大学生生活经验交流会”在一片欢呼声和赞许声中圆满地拉下了帷幕，会议结束后不少同学还主动找了自己喜欢的嘉宾进行了进一步的交流。通过这次会议，让07级的新同学更一步认识大学的路该如何走，对他们的学习和生活上的各种问题进行的大致的解答，为他们以后的生活做的指导性的帮助。我希望我们师大所有大学生都能经常对自己的学习生活进行自我省视，让我们的大学生活过的健康阳光，积极向上！
秘书口语表达
一字不当，客商拂袖而去
一语不慎，险致领导失和
常见的拒绝理由
一字不当，客商拂袖而去
　　　一海外客商到某地某公司商谈合资办厂事宜。公司经理在会客室专候，并准备了烟茶水果。客商进公司大门后，迎候在门厅的公司经理秘书和客商握过手，说：“我们经理在上面（指二楼会客室），他叫你去。”客商一听，当即一愣：他叫我去？我又不是他的下属，凭什么叫我？于是这客商转身，说：“贵公司如有合作诚意，叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。如秘书不说“叫”，而说“请”，情况又会如何呢？
一语不慎，险致领导失和
　　　某地党政两位一把手关系原本很好，一度因工作意见分歧产生小不愉快。正巧这时上级来了一个工作检查组，在陪同问题上，书记认为党政一把手有一人陪同就行了，不必两人都去。不料办公室秘书在向政府一把手转达书记意思时，却把话说成：“书记说啦，你去他就不去。”政府一把手听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思？
　　　虽然勉强去了，总认为书记对自己有了成见。幸好两位领导以后谈心消除了误会。否则，还不知会酿成什么局面。
商务秘书常见的拒绝理由
请寄书面资料给我；
我们自己内部能够供应你们这种产品（服务）；
我们已经有了供应商；
我不是这项工作的负责人；
我们没有购买你们产品或服务的财务预算；
你们的价格太高了；
我们过去曾用过你们的产品，但觉得不满意。
口头表达能力
急事慢慢地说，
大事想清楚再说，
小事幽默的说，
没把握的事情小心的说，
做不到的事不乱说，
伤害人的事坚决不说，
没有发生的事不要胡说，
别人的事谨慎的说，
自己的事怎么想就怎么说，
现在的事做了再说，
未来的事未来说。
美国前国务卿鲍威尔
好话一句三冬暖：提高语言素质
说话要讲究礼貌。
　　说话要讲究时机。
　　说话要讲究对象。
　　说话要讲究分寸。
　　说话要讲究语调。
　　说话要讲究场合。
　　　　
见什么人说什么话：掌握说话技巧
说实话，真情实意打动人。
说曲话，委婉含蓄尊重人。
说好话，言真意诚激励人。
说硬话，理直气壮战胜人。
说软话，以柔克刚感动人。
说趣话，诙谐幽默愉悦人。
说活话，随机应变答对人。
会沉默，此时无声胜有声。
沟通漏斗
别人行动20％
别人听懂40％
别人听到60％
你嘴上说80％
你心里想100％
　　　作为文秘专业的学生，我刚刚离开学校这个“象牙塔”，步入社会。新来到家具公司，不知从何下手，以前又从来没有接触过家具行业，这是我要跨的第一道槛。我碰到不懂、不理解的问题，主动请教我的师傅们，了解到许多关于家具方面的知识。在平时的工作中，不仅要学习有关家具方面的知识，还要学习以前在学校从未碰到过的CAD画图。起初，实在无法下手，经过几天的学习，对基本制图的工具有所了解，能够把简单的图形画出来，如何在房间里摆设家具，墙画多厚，屏风画多粗，门怎么画，沙发等家具如何根据实物画，这里面有很多学问。如今，我对合同的制定、图样的基本绘画有了很多心得。
　　　我非常珍惜办公室的工作环境，空闲时间学习管理知识，向领导、同事学习各方面的经验。忙在其中，乐在其中。
秘书学习能力
　　 1. 看对方的身份办事
　　 2. 看对方的性格办事
　　 3. 揣摩对方的心理办事
　　 4. 根据对方的具体情况办事
　　
秘书办事能力
１．办事要因事制宜
　　 把握事情的分量．
　　 把握处理的火候．
　　 把握进退的分寸．
２．办事要因人制宜
　 耍阴阳脸的人．性格冷淡的人．　　
　 性情傲慢的人．闷死牛的人．
　 私心较重的人．性格暴躁的人．
办事通用规则
３．办事要因时制宜　　　　　　　　　
　　办事要抓住时机．
　　时过境迁不应墨守成规．
４．办事要因地制宜
　　要讲究社会环境．
　　要讲究角色变化．
　　要讲究场合变化．
任务三　演讲《我心目中的秘书》
任务描述
秘书在学生心目中的形象怎样？学生为什么来学习文秘专业？这些问题关系到学生三年的学习、生活，乃至于未来的工作。以《我心目中的秘书》或《文秘专业我的爱》等为题，表达自己对秘书职业的认识和理解。
任务实施
任务引导
（1）即兴演讲的特点
1）即兴发挥。
2）篇幅短小。
3）语言生动。
4）使用面广。
（2）即兴演讲的快速构思
1）“三么”构思模式。
2）“三点”构思模式。
拓展训练
活动主题：我为什么选择了文秘专业？
活动程序：
（1）提出任务：同学们为什么选择文秘专业？同学们分小组讨论，并作简要记录。
（2）准备发言：每小组同学将材料汇总，并准备发言大纲。
（3）上台发言：每小组推荐1名同学，老师随机抽样1～2名同学。
活动反思：
（1）活动中，我的表现怎样？与其他同学相比差距在哪里？
（2）通过活动，我进一步认识到秘书应该具备哪些方面的知识和能力？以后我该怎样提高？

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