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第五章 秘书专项公关活动
《秘书公关与礼仪》
专项公共关系活动是指围绕一个明确的主题，经过精心策划而展开的专题性公关活动。它对于建立、维护组织与特定公众之间的沟通合作关系，塑造良好的组织形象，扩大组织的社会影响力具有重要的作用。
第一节 新闻发布会中的秘书公关
新闻发布会，也称为记者招待会，是一种由社会组织召开的、集中向各新闻媒体的记者发布有关本组织新闻的特殊会议。社会组织召开新闻发布会可以迅速而广泛地传播有关组织的重要信息。
第一节 新闻发布会中的秘书公关
一、会前筹备
（一）确定新闻发布会的主题和发布时间
一般组织召开新闻发布会的主题包括：新产品上市、组织启用新的明星代言人、公司人员的重大调整、创造新的销售业绩等等。
选择新闻发布会时间应该注意：
首先，应回避重大政治事件、社会事件和节日庆典。
其次，为了保证发布会的现场效果和会后见报效果，要考虑记者的工作节奏。
第一节 新闻发布会中的秘书公关
一、会前筹备
（二）拟定新闻发布会的程序
1.来宾签到，分发会议资料；
2.贵宾接待；
3.来宾就座，主持人宣布发布会开始，介绍会议议程；
4.发言人讲话；
5.媒体采访；
6.会后活动。
第一节 新闻发布会中的秘书公关
一、会前筹备
（三）确定与会人员名单并作出邀请
（四）慎重选择发布会的主持人和发言人
（五）回答问题的演练和模拟
（六）准备会议资料和用品
（七）会场地点的确定和布置
第一节 新闻发布会中的秘书公关
二、会中服务
（一）做好会议接待工作
（二）收集发布会的会议信息和反馈信息
三、会后落实
应在会后监控媒体发布情况，整理发布会音像资料，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等）。
如果发布会之后出现了不利于组织的报道，应运用危机公关的工作方法，及时采取应对措施。
第二节 开放参观活动的秘书公关
开放参观活动是指组织为了增进与公众之间的联系和了解，主动邀请目标公众参观本组织的环境设施、生产条件、成就展览等。对秘书而言，开放参观活动既可以理解为公关活动，也可以视为接待工作的一种。
一、对外开放参观活动的作用
对外开放参观活动，是组织增加透明度、促进组织与公众沟通的有效途径。它可以直接培养公众对组织的好感和认同，提高组织的知名度和美誉度。
第二节 开放参观活动的秘书公关
二、对外开放参观活动的组织
（一）确定参观主题和参观对象
（二）安排参观的内容
（三）选择开放时机
（四）安排参观线路
（五）准备好相关的宣传资料
（六）搞好接待工作
（七）后续工作
第三节 赞助活动中的秘书公关
一、赞助的定义及功能
作为公关实务之一的赞助活动，是指组织以通过无偿提供资金或物质帮助的方式，发起、组织、参与有广泛公众基础的社会活动。
赞助的作用：
（一）有助于提高组织的知名度和行业地位
（二）有助于树立组织关心社会公益事业的良好形象
（三）有助于建立组织的整体形象
第三节 赞助活动中的秘书公关
二、赞助的类型
（一）赞助体育活动
（二）赞助文化活动
（三）赞助教育事业
（四）赞助社会公益事业
（五）赞助设立各类基金
第三节 赞助活动中的秘书公关
三、赞助的程序
（一）赞助项目的研究
（二）制定赞助计划
（三）赞助活动的实施
（四）赞助效果的评估
四、赞助活动应注意的问题
（一）要把赞助活动纳入组织整体公关工作之中
（二）合理、主动地把握赞助活动中的宣传机会
第四节 会展活动中的秘书公关
展览会是在固定或一系列的地点、特定的日期和期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的社会形式。
秘书应当充分认识会展活动的重要性，对会展活动的类型和如何参与有所了解，以便更好地为组织的经营发展服务。
第四节 会展活动中的秘书公关
一、展览会的作用
（一） 集中展现组织形象、展示组织实力。
（二）低成本发展潜在客户。
（三）借助展览会扩组织影响力。
（四）进行市场分析和市场调查。
第四节 会展活动中的秘书公关
二、展览会的分类
1.按性质分：有贸易和消费两类。
2.按内容分：有综合展览会和专业展览会。
3.按规模分：有国际性展览会、全国性展览会、地区性展览会、地方性展览会，以及某个组织的独家展览会。
4.按展览时间分：有定期和不定期两种。
5.按场地分：有室内和室外两种。
第四节 会展活动中的秘书公关
三、如何参与展览会
（一）获取会展信息的途径：（1）媒体 （2）通过主办单位。
（二）展览会的选择：根据主题确定。
（三）参展资料的准备：样品、产品资料、组织资料等 。
（四）展台的布置的技巧：
1.充分亮化展位 2.展位空间与展示道具的比例要合理 3.展品选择以遵守“少而精、重点突出”的原则 4.体验区的设置
（五）展会信息的搜集。
（六）会后总结与存档。
第五节 CIS形象塑造中的秘书公关
组织形象是公众对社会组织的整体评价，是社会组织在公众心目中的总体印象。
CIS（企业识别系统）是国际通行的组织形象塑造方法，它可以帮助企业更新经营理念、规范组织行为、增强凝聚力、塑造组织形象，引起企业经营观念和管理手段的双重变化，全面塑造企业在公众中的整体形象。
第五节 CIS形象塑造中的秘书公关
一、CIS概述
CIS是英文Corporate Identity System的缩写，是对企业形象的有关要素（理念、行为、视觉）进行全面系统的策划设计，并通过全方位、多种传播媒介和渠道的统一传播，塑造出独特而有一致的整体形象，以求得社会公众认同的企业形象战略。
CIS（企业识别系统）主要由理念识别（Mind Identity，简称MI），行为识别（Behavior Identity，简称BI）和视觉识别（Visual Identity，简称VI）三部分组成。
第五节 CIS形象塑造中的秘书公关
二、CIS的功能
CIS战略的实施：
(一) 可以统一和提升企业形象，增强企业竞争力
(二) 可以提高企业传播效果，扩大组织的社会影响力
(三)改善企业体质，解决组织发展中的现实问题
(四) 有助于提高内部管理水平，增强内部凝聚力
第五节 CIS形象塑造中的秘书公关
三、秘书在组织CIS实施中的作用
（一）CIS的流程
1.前期规划：确定CIS的目的，成立CIS委员会。
2.调查阶段：企业形象调查。
3.定位阶段：了解企业的使命、经营理念、事业领域。
4.符号化：logo的形成、基本要素和应用系统的发展。
5.CIS的导入。
6.CIS的管理与监督。
第五节 CIS形象塑造中的秘书公关
三、秘书在组织CIS实施中的作用
（二）秘书在CIS中的作用
1.在前期规划阶段，秘书应积极全面地提供组织情况，最好事前自己先对企业的基本情况作全面的了解，然后主动协助公共公司发现企业的问题，获得企业的真实咨询。
2.定位阶段是执行CIS过程中的重要阶段，秘书可以为公关公司准备完整的企业发展历史数据和资料，对未来的行业发展和企业自身的发展方向提供专业设想。
3.CIS的导入时机的确定, 秘书可以通过对以下CIS导入时机的了解，为领导提供辅助决策依据。
4.CIS的管理与监督
第六节 危机管理中的秘书公关
危机管理是指组织如何在一个有危机的环境里把危机造成的危害降至最低程度的管理过程。
危机管理涉及三方面的内容，即事前管理、事中管理和事后管理。
第六节 危机管理中的秘书公关
一、危机的特点与类型
（一）危机的特点
1.危机具有不可避免性
2.危机具有不确定性和突发性
3.危机具有很强的破坏性
4.危机具有连锁效应。
5.危机具有双重性
第六节 危机管理中的秘书公关
一、危机的特点与类型
（二）危机的类型
1.信誉危机。
2.决策危机。
3.产品质量危机。
4.环境污染危机。
5.财务危机。
6.媒体危机。
第六节 危机管理中的秘书公关
二、危机管理的主要内容
（一）做好危机预防工作
1.制定培训计划，在组织内部树立强烈的危机意识。
2.做好信息工作，建立预防危机的预警系统。
3.根据组织规模，灵活建立危机管理机构。
4.制定本组织危机管理计划 。
（二）危机处理的原则
1．快速应对的原则
2．承担责任的原则
3．真诚沟通的原则
第六节 危机管理中的秘书公关
二、危机管理的主要内容
（三）危机处理的步骤
1．启动危机管理组织。
2．确定新闻发言人。
3．对媒体舆论进行控制，尽可能隔离危机。
4．寻求官方和权威部门的舆论支持。
5．重视组织内、外部相关人员的沟通。
第六节 危机管理中的秘书公关
二、危机管理的主要内容
（四）危机的善后工作
1．进行危机总结、评估。
2．认真对待危机中暴露的企业管理问题，落实解决方案。
3．转危为机。
思考题:
1．秘书如何在组织CIS战略中发挥自己的作用？
2. 如果请你策划安排一次对你所在大学的参观活动，你应从哪些方面着手？
3．2009年一则消息同时在中国的体育界和企业界炸开了锅。深圳一家不太为人所知的企业研祥集团，欲买下英超豪曼联足球队的胸前广告。根据曼联1500万英镑/年的初步报价，这笔最高5年期的买卖总计金额达到了7500万英镑，约合人民币7亿多元。请对这一消息谈谈自己的看法。
4. 危机公关的基本原则是什么？结合实例谈谈你自己的认识。

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