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商务仪式礼仪
Shāngwù yíshì lǐyí
第九章
2
1
第一节
第二节
目录
商务庆典仪式礼仪
各种商务仪式礼仪
01
02
03
04
了解开业仪式、剪彩仪式、交接仪式、奠基仪式、竣工仪式的基本概念及程序;
知识目标2
熟悉商务庆典仪式的举办原则、前期准备工作及现场礼仪;
知识目标1
知识目标
熟练掌握开业仪式、剪彩仪式礼仪要求。
知识目标3
技能目标1
具备在各种商务活动中运用仪式礼仪规范的能力;
技能目标2
掌握商务庆典仪式礼仪相关注意事项。
技能目标
天津 ×× 广场位于海河之滨,拥有整合购物中心、写字楼、五星级服务式公寓、餐厅于一体的国际化设施。发展目标是成为都市核心,掌控都市心脏动脉的首善之区。 ×× 广场决定在 12 月 18 日举行开业仪式,地点选择在 ×× 广场购物大厅。
在开业活动前,筹备人员对会场进行了环境布置。在会场外部,装饰以气球、条幅、彩带,主建筑物外部装上荧光灯链和彩色激光,并用帕尼灯打出企业的标志。在购物中心大厅内部,悬挂着红绸、横幅;门口设签到台、礼品和纪念品发放台;地面铺设红地毯,引导嘉宾就位或参观。此次开业活动由三部分组成。
第一部分:迎宾茶会。 17 : 30 ,在购物大厅内,举行迎宾茶会。电视大屏幕播放 ×× 广场宣传片。嘉宾可参与互动节目,也可在礼仪小姐的引领下到购物中心内部参观各种设施、场所,还可到自助餐饮台前拿取茶点,就座,自由交谈。
案例导入
天津 ×× 广场开业庆典活动
第二部分:文艺表演和晚宴。18:00~19:00,在大厅内中心舞台举行文艺表演。嘉宾在欢乐祥和、热烈愉快的气氛中,一边进餐一边欣赏节目。随着节目高潮的到来(在魔术表演中,邀请幸运嘉宾参与演出,共同开启纸花炮)迎接领导的到来。
第三部分:开业庆典仪式。19:00,开业庆典仪式在中心舞台正式开始。其程序如下。
·在缤纷的彩花中,伴着激昂的音乐,领导入场,随后静音。
·主持人走上舞台,宣布××广场开业仪式开始。
·主持人请领导致辞(依次为政府领导、投资方领导、开发商领导)。
·主办方领导宣布:“××广场开业!”
·三方领导一起拉动金元宝垂下的小元宝,金元宝裂开,释放出无数条幅、彩带、小元宝。
·开业庆典结束,来宾与文艺界著名演员合影签名留念。
案例导入
天津 ×× 广场开业庆典活动
PART 01
商务庆典仪式礼仪
Shāngwù qìngdiǎn yíshì lǐyí
一、商务庆典仪式的含义及类型
·庆典是组织围绕自身重大事件、活动所举行的典礼、仪式等公共关系专题活动的总称。庆典一般在各种节日、组织的重要纪念日或取得重大成绩时举行。
·庆典仪式一般是在一些比较盛大、比较庄严、比较隆重、比较热烈的正式场合举行,为了激发出席者的某种情感,或者为了引起其重视,应当郑重其事地参照合乎规范与惯例的程序,按部就班地举行庆典活动。
·庆典的类别很多,常见的有开业(工)庆典、落成庆典、剪彩仪式、交接仪式、签约仪式、发奖仪式、周年纪念会、地方传统节日、重大活动的开幕式和闭幕式等。就内容而论,庆典大致可以分为四类:一是本单位成立周年的庆典;二是本单位荣获某项荣誉的庆典;三是本单位取得重大成就的庆典;四是本单位取得显著发展的庆典。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
·1.典礼要隆重。典礼最重要的作用,在于它既可以唤起本单位全体员工的自信心和自豪感,又能引起外界对本单位的重视。所以,典礼通常不办则已,举办就要郑重其事,符合规范,并且富有新意。
·2.典礼要适度。典礼要适度具有双重含义:一方面,它要求仪式宁缺毋滥,不到必要时不要轻易搞典礼,更不可以使其经常化、庸俗化;另一方面,它又要求典礼的具体形式和规模应与本单位的具体情况相符合,切不可脱离现状,贪求奢华或者过于小气。
·3.典礼要俭省。典礼也要务实。商务企业举行有关仪式时,不仅要尽可能地使之热烈而隆重,而且要使之精打细算。有些可有可无的项目、活动可以不做;有些无关宗旨的程序可以省去;有些与企业关系不太紧密的人士,则完全不必邀请到场。
(一)庆典仪式的举办原则
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
1. 筹备组
筹备组是保证庆典活动顺利进行的重要部分。与一般的商务交往中来宾接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪的特点。最好的办法是庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成,他们应当是能办事、会办事、办实事的人。在庆典的筹备组之内,应根据具体的需要下设若干专项小组,以在公关、礼宾、财务、会务等方面各负其责。其中,负责礼宾商务公关活动礼仪的接待小组大都是不可缺少的。接待小组成员原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、语言表达能力和应变能力较强的男女青年组成。
筹备组的具体工作如下：
(1)庆典活动的时间、地点、出席人员的确定。
(2)人员的联络。这包括客方人员、主办方领导、主办方工作人员及媒体等。
(3)庆典活动所需物品的准备。这包括庆典资料、赠送给来宾的礼品、活动现场的标志、出席人员(包括主办方领导及出席活动的嘉宾)的讲话及贺词等。
(4)庆典活动现场的协调。这包括来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同、来宾的招待等。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
2. 活动的时间与地点
时间与地点是礼仪实践策划方案中首先要考虑的问题。庆典的活动时间的确定应从三方面考虑:首先,活动的起止时间对活动的主要参与方是否合适,要找出各方都能参加活动的时间;其次,活动中的具体时间分配,即何时进行何种项目,要充分估计到每项活动需要占用的大体时间,既要保证每个项目能够充分进行,又要保证活动总体的紧凑感和完整性;最后,还要考虑提前多长时间发出邀请或者通知。
庆典的活动地点的确定必须注意三个方面。
(1)商务活动的主要目的是什么。如果是以加强各方之间的了解为主要目的的活动,就要考虑安排在本单位内部;如果是以达成某种商务交易为主要目的的活动,则应考虑对双方有利的环境和氛围。
(2)活动地点的基本条件是否完备。例如,是否有足够的活动空间、人员席位;是否有良好的环境;是否有卫生间、停车场等必要的设施;是否能提供茶水、饮料、会议服务等。选定地点后,一定不能只凭想当然,必须亲临现场进行逐项检查,确保完全符合活动的需要。
(3)活动现场的美化。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场张灯结彩,悬挂彩灯、彩带,张贴一些宣传标语,并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。有条件的,还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
3. 活动出席人员
参加人员是庆典活动中体现主办方素质与文化的最重要方面。确定庆典的出席者名单时,始终应以庆典的宗旨为指导思想。一般来说,庆典的出席者通常应包括以下人士:上级领导、社会名流、大众传媒、合作伙伴、单位员工。确定参加活动的人员时应注意以下几点。
(1)主办方出席的主要人员、参与活动的陪同人员及活动的具体工作人员等。
(2)拟定出席活动的客方的详细名单。应事先掌握客方的一些背景情况,如公司的情况、人员数量、职务、职称、大致年龄等。
(3)人员的具体名单一旦确定,就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不得将庆典取消、改期或延期。
(4)出席活动人员的排序。首先排出活动参与各方的人员职务序列,然后按主、客两方的情况排出人员之间的职务序列和公司名称序列。这种排列主要的目的是在活动中给每个人员安排具体位置,因此非常重要。
(5)主办方人员应参照商务服装的要求进行着装。如果单位有统一的制服,则工作人员应穿着制服。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
4. 活动的联络
联络是保障庆典活动顺利进行的重要因素。联络方面应注意以下几点。
(1)参加活动的各方是否需要安排接送。如果需要,则必须提前落实接送的车辆、人员及接送的地点。特别是接送的地点应该搞清楚,否则可能造成正式活动延迟。
(2)参加活动各方交通工具如何停放及安全问题,庆典活动的行进路线是否畅通。
(3)是否需要专门的通信设备,如果需要,是何种类、数量多少。
(4)主办方领导、工作人员、客方人员在内人员的具体联络方式(包括相关号码、地址等)。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
5. 媒体
媒体是将庆典仪式活动顺利、完整宣传出去的重要渠道。能够参加典礼与仪式活动的公众毕竟是有限的,典礼与仪式作为公共关系活动应争取传播到更大公众范围中去。商务交往活动开展的主要目的之一,就是希望通过媒体让相关部门和人们了解本单位,达到促进产品销售的目的。因此,大型的商务庆典礼仪活动都应考虑邀请媒体到场,对本次庆典活动进行宣传报道。一般邀请的媒体包括活动举办地的媒体、行业媒体及与本单位影响范围相匹配的地域级媒体。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
6. 活动资料
活动资料是进行庆典宣传的重要工具。资料介绍是进行商务宣传和推广的重要媒介,准备资料时应认真考虑以下几项内容。
(1)资料的内容。在有限的资料介绍中,准备向外界传递什么信息。
(2)资料的载体。资料应尽可能齐全,包括文字稿件、宣传册、产品及各种音像资料等。
(3)资料的语言文字。对于资料的语言文字是用一种语言文字,还是双语或者多种语言文字,一般应从参与活动各方都能从活动中接触到自己熟悉的母语方面考虑。
(4资料的外观。首先要在显著位置显示企业的标志,其次要设计得美观大方。
(5)商务活动中经常出现需要做笔记、做演示、进行签名或题字等的活动。因此,要根据庆典的形式要求和需要,准备必要的文具,如纸、笔、题字本、白板等传统的文具用品,以及计算机、投影仪等现代办公设备。尤其是签约仪式这样专门的礼仪活动,更离不开专门的文具用品,如签字本、签字笔、吸墨器等。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
7. 标志
标志与旗帜是商务庆典礼仪中最能体现管理细节的环节。标志包括横幅、路标、会议席位卡、宴会座位卡、宴会席位图、胸卡、请柬等。设计和制作标志需要考虑以下三点。
(1)文字图案是否合适。标志的目的是给人以指引,因此必须简单、易懂。标志的语种和图案应以参与活动各方人员能读懂、看懂为重要依据。
(2)标志的大小是否合适,是否符合国际通用标准和规格。
(3)是否美观。旗帜尽管也是标志的一种,但由于旗帜具有身份和主权等严肃的政治意义,因此要给予高度重视。在涉外活动中,应考虑是否需要国旗及国旗摆放的位置。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(二)商务庆典的前期准备
8. 礼品
礼品是联络主客方感情、增强客方对本次活动好感的主要道具。礼品是一个企业文化的体现。赠送礼品是商业企业进行自我宣传、推广的一种方式。在准备礼品时,应考虑四点。
(1)礼品的禁忌。要从色彩、质地、形象、意义等方面考虑赠礼的对象是否有宗教、文化等方面的各种禁忌。
(2)礼品的档次。礼品的档次应与庆典活动的档次相适应,不宜过于奢华或简陋。无论何种档次的礼品都应尽量精美包装,以显示心意。
(3)礼品的实用性或观赏性。礼品最好具有实用性或观赏性,而不是送出后被客方搁置。
(4)礼品的宣传性。可在礼品及其外包装上印上本单位的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。最好选用本单位的产品,并使之具有一定的纪念意义。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(三)庆典的现场礼仪
1. 庆典的常规流程
依照常规,一次成功的庆典应包括下述流程。预备:请来宾就座,出席者安静,介绍嘉宾。
第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位之歌。本环节应突出庄严的气氛。
第二项,本单位主要负责人致辞。其内容主要是介绍此次庆典的缘由,并对来宾表示感谢,等等,其重点应是报捷及庆典的可喜之处。
第三项,邀请嘉宾讲话。通常,出席此次庆典的上级主要领导、协作单位及关系单位均应有代表讲话或致贺词。对外来的贺电、贺信等,可不必一一宣读;但对其署名单位或个人应当公布。在公布名单时,应依照到场先后为序,或是按照其具体名称的汉字声母顺序进行宣读。本环节的重点是突出“庆”的气氛。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(三)庆典的现场礼仪
(1)仪容规范。参加庆典的本单位人员一定要仪表干净整洁。男士应刮胡须,女士应化淡妆。穿着方面,如果单位有统一式样制服,应要求以制服作为内部人士的庆典着装。无制服的单位,应规定届时出席庆典活动的本单位人员必须穿着礼仪性服装,即男士应穿深色的商务西装套装(特殊场合可着深色中山装套装),配白衬衫、领带、黑皮鞋。
(2)遵守时间。无论是本单位的最高负责人还是级别最低的员工,都不得姗姗来迟、无故缺席或中途退场。如果庆典的起止时间已有规定,则应当准时开始、准时结束,不可无故推迟或早散。
(3)气氛庄重。在举行庆典期间,不允许嬉皮笑脸、嘻嘻哈哈,或是愁眉苦脸、一脸晦气。在举行庆典的整个过程中,都要表情庄重、专注、聚精会神。庆典过程中一般都安排了升国旗、唱国歌、唱“厂歌”的环节,一定要依礼行事:起立,脱帽,立正,面向国旗或主席台行注目礼,要认真,表情庄严肃穆。
(4)态度友好。主要是指主方对来宾态度要友好。主方人员遇到了来宾,要热情地问好。对来宾提出的问题,要立即予以友好的回复。当来宾在庆典上发表贺词时,或是随后进午餐时,要主动鼓掌表示欢迎或感谢。不要围观、指点来宾,或是对来宾持有敌意。
二、组织商务庆典仪式的礼仪规范
(三)庆典的现场礼仪
(5)发言简短。庆典中发言的人员上下场时要沉着冷静、不慌不忙,开口讲话时要平心静气。发言一定要在规定的时间内结束,宁短勿长,不要信口开河、随意发挥。在发言过程中,应当少做手势,尤其是含义不明的手势。最重要的是在发言过程中要讲究礼貌。发言开始时,应说一句“大家好”或“各位好”。在提及感谢对象时,应真诚地目视对方。表示感谢时,应郑重地欠身施礼。对于大家的鼓掌,应以自己的掌声来回礼。在讲话结束时,应当说一声“谢谢大家”。
(6)行为自律。主办方人员有责任也有义务用自己的实际行动来确保庆典仪式的顺利进行。因此,在仪式现场,主方人员要严格自律,不能随心所欲,想来就来,想走就走;不能在庆典举行期间到处乱走、乱转;不能与周围的人说悄悄话、开玩笑,做出痛苦或大笑的姿态;不能有意无意做出对庆典毫无兴趣的样子,如玩手机、听音乐、玩游戏、打瞌睡等;不要让人觉得心不在焉,如东张西望、时常看表;等等。

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