资源简介

(共45张PPT)
模块二 展览会
模块一 一般会议
会 务 礼 仪　
模块三 新闻发布会
模块四 茶话会
模块五 赞助会
（1） 掌握会议的相关准备工作。
（2） 了解会议的具体安排及礼仪要求。
模块一 一般会议
学习目标
模块一 一般会议
学习重点
学习难点
掌握会议的含义及分类。
各类会议的具体安排及礼仪要求。
模块一 一般会议
小案例
李宇的失误
盛夏的一个下午，红运公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。业务部秘书李宇事前做了大量的准备工作，但就在会议当天临近中午时，李宇发现有关质量监督管理方面的资料还没有准备。他急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，李宇只好提心吊胆地等待会谈结果。
模块一 一般会议
小案例
李宇的失误
会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大意义。然而，由于李宇所在公司的代表手中缺乏此方面的材料，无法给对方以满意的答复，故而会议没有做出任何决定，只能暂时休会。
模块一 一般会议
一、 会议的含义及分类
1. 会议的含义
根据《辞海》的解释，“会”字有动词、名词和副词等多种词性。“会”是集中、汇合、聚集的意思，“议”是商讨、议论、协商的意思。
模块一 一般会议
一、 会议的含义及分类
2. 会议的分类
会议可按不同的标准划分为不同的类别。例如，按会议内容、性质的不同，可分为代表大会、工作会议、学术会议和联席会议等；
模块一 一般会议
二、 会议的要素
1. 与会者
与会者就是参加会议的正式成员，既包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
模块一 一般会议
二、 会议的要素
2. 主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
模块一 一般会议
二、 会议的要素
3. 议题
议题是会议所要讨论的题目、所要研究的课题或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。
模块一 一般会议
二、 会议的要素
4. 名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。
模块一 一般会议
二、 会议的要素
5. 时间
会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每次会议的时间限度。
模块一 一般会议
二、 会议的要素
6. 地点
会议地点又称会址，其既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算
1. 会议计划
(1) 会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点和议程等。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算
1. 会议计划
(2) 会议计划应明确会议的准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算
1. 会议计划
(3) 决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算
2. 会议成本预算
有明显投入的大、中型会议，特别是跨地区的或会期超过一天的会议，必须计算成本、做出预算。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（二） 会议文件
1. 会议文件的种类
会议文件有两大类。一类是供会议上学习参考的文件资料。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（二） 会议文件
2. 会议文件的准备程序
会议文件一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（三） 会场准备
1. 会场布置
会场除了有整洁、安静、明亮、通风和安全等要求之外，还应考虑其形状、大小、桌椅安排等。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（三） 会场准备
2. 主席台席位布置
重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（三） 会场准备
3. 会场设施准备
会场设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具和茶具等。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（三） 会场准备
4. 其他准备
会期较长的会议应准备与会者的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定
1. 议程
会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次先后排列次序、编排议程、印成文字，形成议程表，会前发给与会者。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定
2. 程序
会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词和宣布会议结束等。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定
3. 日程表与作息时间表
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（五） 会议通知的发送
会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（五） 会议通知的发送
1. 会议通知内容
（1） 会议召开的时间、需用时间或会期、地点（会址）。（2） 会议名称和主要议题。
（3） 参加对象。
（4） 会前准备。
（5） 报到日期、地点、接站方法等。
（6） 召集单位署名、通知发出日期、公章。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（五） 会议通知的发送
2. 回执内容
邀请性会议为准确统计与会人数，以便于做好相应准备，应提前7天以上通知受邀者并附加回执。
模块一 一般会议
三、 会议的相关准备工作
（六） 会议材料
会议的主持者和秘书应该共同协商，以确定会议所需要的相关材料。
模块一 一般会议
四、 提高会议成效的要领
（1） 要严格遵守会议的开会时间。
（2） 要在会议的开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
（3） 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
模块一 一般会议
四、 提高会议成效的要领
（4） 在会议进行时要注意以下几个事项：
① 发言内容是否偏离了议题？
② 发言内容是否出于个人的利害？
③ 全体人员是否都专心聆听发言？
④ 发言者是否过于集中在某些人？
⑤ 是否有从头到尾都没有发言过的人？
⑥ 是否有某个人的发言过于冗长？
⑦ 发言的内容是否朝着结论推进？
模块一 一般会议
四、 提高会议成效的要领
（5） 应当引导与会者在预定的时间内做出结论。
（6） 当必须延长会议时间时，应取得与会者的同意，并决定要延长的时间。
（7） 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
（8） 应当把决议付诸实行的程序整理出，并加以确认。
模块一 一般会议
五、 会议禁忌事项
（1） 发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为宜）。
（2） 不可从头到尾沉默到底。
（3） 不可取用不正确的资料。
（4） 不要尽谈一些期待性的预测。
模块一 一般会议
五、 会议禁忌事项
（5） 不可进行人身攻击。
（6） 不可打断他人的发言。
（7） 不可不懂装懂、胡言乱语。
模块一 一般会议
五、 会议禁忌事项
（8） 不要谈到抽象论或观念论。
（9） 不可对发言者吹毛求疵。
（10） 不要中途离席。
模块一 一般会议
六、 会议活动安排
会议一般要为与会者及其随行家属安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会者家属进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其家属共同参加的活动。
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
在会议的组织中，组织者始终要保持清醒的头脑和细致的观察力，要热情、耐心、发现问题并及时解决，力争做到有求必应、有问必答，准备充分。
（一） 组织者的礼仪
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
（1） 仪容。主持人仪容应精神饱满，切忌不修边幅、邋里邋遢。
（2） 仪表。主持人仪表应衣着整洁、大方庄重。
（3） 仪态。主持人步伐要求自信稳健。
（二） 主持人的礼仪
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
1. 正式发言
发言人正式发言时应衣冠整齐，走上主席台应步态自然、刚劲有力，体现出一种胸有成竹、自信的风度和气质。
（三） 发言人的礼仪
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
2. 自由发言
发言人自由发言时则较随意，此时应注意发言的顺序和秩序，不能争抢发言；发言要简短，观点要明确；与他人有分歧时，应以理服人，态度平和，听主持人指挥。
（三） 发言人的礼仪
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
与会者应衣着整洁、仪表大方；准时入场，进出有序；依会议安排落座；开会时应关闭手机，认真倾听；不要私下小声说话或交头接耳，不随意走动；发言人发言结束时，应鼓掌致意；中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
（四） 与会者的礼仪
模块一 一般会议
七、 会议的礼仪
如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等待工作人员将自己引导到座位上去。会议主席通常坐在离会议门口最远的位置。
（五） 会议就座的礼仪
模块一 一般会议
八、 技能实训
项目评价表
注意事项
2
3
实战训练
1
模块一 一般会议
1. 会议的构成要素有哪些？
2. 简述会议的相关准备工作。
随堂练习

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