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(共18张PPT)
商务人员日常办公礼仪
Shāngwù rényuán rìcháng bàngōng lǐyí
第三章
CONTENTS
目录
第一节 办公室的基本礼仪
第二节 通信礼仪
第三节 商务文书礼仪
第四节 行政文书礼仪
第五节 礼仪文书礼仪
01
02
03
04
掌握行政文书的特点和种类,了解行政文书人员应具备的素质;掌握礼仪文书的写作技巧。
知识目标4
掌握电话礼仪、传真礼仪及电子通信等礼仪的基本要求和注意事项;
知识目标2
掌握基本的商务文书的写作技巧;
知识目标3
了解办公室人际交往的基本礼仪,学会处理上下级同事之间的关系;
知识目标1
知识目标
技能目标1
加强对日常办公礼仪中的人际交往礼仪的认识;
技能目标2
通过对办公礼仪的学习,在日常生活中养成良好的办公习惯。
技能目标
小李在电脑桌前站起来,长长地伸了个懒腰,看到旁边忙着聊QQ的小赵,凑上前去聊天。“哎,小赵,听说了吗 小张要晋升了! 传说好像是他周末经常去领导家拜访!”小赵听到这句来了精神:“是吗 你怎么知道的呀 听谁说的 ”“他们楼那开电梯的说的。去得那个频繁啊,连开电梯的都认识他了! 每次带的大包小包的,难怪会晋升呢! 气人不气人啊,背地里搞小动作! 来,这有瓜子儿,来点!”说着掏出一包瓜子儿,两人开始肆无忌惮地嗑着瓜子儿聊天。小李一边吃,一边往地上吐瓜子儿皮。小赵问:“怎么都吐在地上了 看着多脏啊!”“没事,一会儿老王就过来打扫卫生了。咱们要制造点垃圾,要不他这份工作也太清闲了!”说毕,俩人咯咯地笑了,各自回了座位。
过了一会儿,小李来到复印机前取回了自己打印好的厚厚的一叠材料。小赵伸着头问:“小李,印了这么多材料啊!”“是啊! 年度汇总!”其实小赵不知道,那是小李打印的一本电子小说。她最近迷上了这本小说,又觉得老在电脑上看不方便,想着用单位的打印机打印分文不花,就干脆把它打印出来了。
案例导入
办公室的不和谐
PART 01
办公室的基本礼仪
Bàngōngshì de jīběn lǐyí
一、办公室人际交往礼仪
(一)领导对下属的礼仪
尊重下属的人格。下属具有独立的人格,领导不能因为在工作中与下属具有领导与服从的关系而损害其人格,这是领导最基本的修养和对下属最基本的礼仪。
善于听取下属的意见。领导应当采取公开的或私下的、集体的或个别的等多种方式听取下属的意见,了解下属的愿望,这样既可以提高领导的威信,又可以防止干群关系的紧张。
宽待下属。领导应心胸开阔,以宽大的胸怀对待下属的失礼、失误,尽力帮助下属改正错误,而不是一味地打击、处罚,更不能记恨在心、挟私报复。
善待有才干的下属。领导不可能在各方面都表现得出类拔萃,而下属在某些方面也会有过人之处。作为领导,对下属的长处应及时地予以肯定和赞扬。
一、办公室人际交往礼仪
(二)下属对领导的礼仪
尊重领导。领导一般具有较高的威望、资历和能力,有很强的自尊心。作为下属,应当维护领导的威望和自尊,在领导面前,保持谦虚的态度。下属不要顶撞领导,特别是在公开场合,即使与领导的意见相左,也应私下向领导说明。
听从领导指挥。领导对下属有工作方面的指挥权,下属对领导在工作方面的安排、指挥必须服从,即便有意见或不同想法,也应先执行。对领导指挥中的错误,可在事后再提出不同意见,或者在执行中提出建议。
对领导不能求全责备。下属不能要求领导是全能人才,而应多出主意,帮助领导干好工作,更不要在同事之间随便议论或指责领导。
提建议要讲究方法。在工作中给领导提建议时,一定要考虑场合,注意维护领导的威信。提建议时一般应注意两个问题:一是不要急于否定领导原来的想法,而应先肯定其大部分想法,然后有理有据地阐述自己的见解;二是要根据领导的个性特点确定具体的方法,如对严肃的领导可用正面建议法,对开朗的领导可用幽默建议法,对年轻的领导可用直言建议法,对年老的领导可用委婉建议法。
课外补充
如何应对领导
(1)如何应对满眼都是问题的领导。这样的领导,善于发现并且和你分享他的担忧。因
此应确保你的领导知道你在关心他的担忧;否则,他会一直关注这个问题。永远不要让自己发怒,即便领导是一个专业忧虑者,你也要保持平静,让自己变成解决问题的能手,在对的时刻,告诉他:“好的,领导,我知道你的意思了。按照你对问题的分析,我们能够采取的第一小步措施是……。对吧 ”这样做会让你更有机会成功。当然,你的领导倾向于看到事情的消极方面,你唯一需要做的事情就是帮助他找到解决问题的方案,而不是一直关注着问题造成的烦恼。
(2)如何应对“沉默”的领导。你的领导看上去犹豫不决,没有一点儿头绪,并且不给出任何明确的目标。那么要怎么做呢 这时,最想要避免的是沉浸在猜测和假设中。你要给领导几个可能的选择,并且确保你提供给他每个选择的背景,让他可以从中做出选择;其中可以提出自己的建议,表明你认为的最好的选择。这个过程向领导展示了你的负责任和热情,即便领导很沉默,但是你很尊重他,尊重公司的等级制度。这种尊重的态度比“我知道得更多”的姿态要更加得当。
一、办公室人际交往礼仪
(三)同事之间的礼仪
尊重同事。相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础,同事关系也不例外,同事关系不同于亲友关系,它不是以亲情为纽带的社会关系。
经济往来应清楚。同事之间可能有相互借钱、借物或馈赠礼品等物质上的往来,但切忌马虎,每一项都应记得清楚明白,即使是小的款项,也应记在备忘录上,以提醒自己及时归还,以免遗忘,引起误会。
帮助同事解决困难。同事遇到困难,通常会选择亲朋帮助,但作为同事,应主动询问。对力所能及的事应尽力帮忙,这样会增进双方之间的感情,使关系更加融洽。
透明竞争,权责分明。同事之间既有合作也有竞争。与同事相处应遵守尊重、配合的原则,明确权责,尽量施展自己的才华,绝不轻率地侵犯同事的业务领域,应在透明、公平竞争中各自施展才华,谋求发展。
一、办公室人际交往礼仪
(三)同事之间的礼仪
不在背后议论同事的隐私。每个人都有隐私,隐私与个人的名誉密切相关,背后议论他人的隐私会损害他人的名誉,引起双方关系的紧张甚至恶化,是一种不光彩的、有害的行为。
对同事之间的误会应主动说明。同事之间经常相处,一时的失误在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,征得对方的谅解;对双方的误会应主动向对方说明,不可小肚鸡肠,耿耿于怀。
异性同事关系的处理。现代职场中,男女共事是极其普遍的。异性同事关系处理不当,不仅会给本人和对方带来麻烦,还会在一定程度上给所在单位造成不良影响。男女共事应保持一定的空间距离。
同在一个单位,或者在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。以下五种言行如果平时不注意,很容易把同事间的关系搞僵。
(1)有好事儿不通报。单位里发物品、领奖金等,如果自己先知道了,一声不响地坐在那里,像没事似的。这样几次下来,别人自然会有想法,觉得你太不合群,缺乏共同意识和协作精神,如此下去,同事间彼此的关系就不会和谐了。
(2)进出不互相告知。请假不上班,或即使临时出去半个小时,也要与同事打个招呼。这样,倘若领导或熟人来找,也可以让同事有个交代。如果什么也不说,受到影响的恐怕还是自己。互相告知,它表明了双方互有的尊重与信任。
(3)不说不可以说的私事。有些私事不能说,但有些私事说说也没有什么坏处。例如,男朋友或女朋友的工作单位、学历、年龄及性格脾气等;已结婚、有了孩子的,就有关于爱人和孩子方面的话题。这些在工作之余都可以顺便聊聊,以增进了解。信任是建立在相互了解的基础之上的。
资料卡
影响同事关系的五种言行
(4)有事不肯向同事求助。轻易不求人,这是对的。有时求助别人反而能表明对别人的信赖,能融洽关系。例如,自己身体不好,同事的爱人是医生,就可以通过同事的介绍去就医,以求更好地解决;倘若不肯求助,同事知道了,反而会觉得不信任自己。良好的人际关系是以互相帮助为前提的。当然,求助要讲究分寸,尽量不要使同事为难。
(5)拒绝同事的“小吃”。同事带点水果、瓜子、糖之类的零食到办公室,休息时分吃,不要一概拒绝。有时,同事中有人获了奖或评上了职称等,大家聚餐庆贺,对此,应尽可能积极参与。如果同事热情邀请,自己却每每冷拒,时间一长,难免给人以清高和傲慢的印象,觉得你难以相处。
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影响同事关系的五种言行
二、办公环境中的礼仪
(一)办公环境中的一般礼仪规范
不要随便打私人电话。有些公司规定办公时间不能随便接听私人电话,一般在国外企业里用公司电话长时间地或经常性地打私人电话是不允许的。私人电话,顾名思义只能是私人听,但在办公室里打则难免会被别人听到。即使公司允许用办公电话谈私事,也应该尽可能收敛,不要打私人电话说个没完,这样让人感觉很不舒服,有损自己的敬业形象。
要守时。上班时间要按时报到,遵守午餐、上班、下班时间,不迟到、早退,否则,会给公司留下懒散、没有时间观念的印象。另外,还要严格遵守上班时间,不能在上班时间随便出去办私事。
分清责任。当有些小事情办错了,上司询问起来时,如果与自己有关,即使别的同事有责任,也可以直接替大家解释或道歉;如果是自己做错了事情,则要勇于承担责任,绝不可以推托给别人。
不要随便打扰别人。当自己已经将手头的工作办完时,一定不要打扰别人,不要与正在忙碌的同事交谈,这样做是很不礼貌的。
爱惜办公室公共用品。办公室的公用物品是大家在办公的时候使用的,不要随便把它带走,也不要浪费公用物品。
二、办公环境中的礼仪
(二)办公室环境礼仪
1.办公室桌面环境
办公室的桌椅及其他办公设备都需要保持干净、整洁、井井有条。心理状态的好坏必然在桌面或其他方面体现出来。干净整洁的桌面环境可以体现当事人的性格和工作状态。一般从办公桌的状态就可以看出当事人的状态。会整理自己桌面的人,做起事来也肯定利落、爽快。为了更有效地完成工作,桌面上应当只摆放目前正在进行的工作资料;在休息前,就应做好下一项工作的准备;用餐或是去洗手间暂时离开座位时,应将文件覆盖起来;下班后的桌面上只能摆放计算机,而文件或者资料应收起来放在抽屉或文件柜中。
·“硬件”环境的改善仅仅是提高工作效率的一个方面,更为重要的是“软件”条件,即办公室工作人员的综合素质,尤其是心理素质。这个观点正在被越来越多的工作人员所接受。
二、办公环境中的礼仪
(二)办公室环境礼仪
·人际关系是否融洽非常重要。互相之间以友善的表情体现友好、热情与温暖,以健康的思维方式考虑问题,就会和谐相处。工作人员的言谈举止、衣着打扮、表情动作都可以体现出其是否拥有健康的心理素质。
·办公室内的“软件”建设需要在心理卫生方面下一番功夫,因为“精神污染”从某种意义上说要比大气、水质、噪声的污染更为严重,因为它会涣散人们工作的积极性,乃至影响工作效率、工作质量。因
2.办公室心理环境
国外一位著名企业老板针对白领阶层归纳出13条职场戒律,分别以一种动物或物体做比喻。对比看一看,你会是其中一种吗 没有创意的鹦鹉:只会做机械性的工作,不停地模仿他人,不求自我创新、自我突
破,认为多做多错,少做少错。
无法与人合作的荒野之狼:丝毫没有团队精神,不愿与别人配合、分享自己的劳动,也无视他人的意见,只是自顾自地工作,离群索居。
缺乏适应力的恐龙:对环境无法适应,对市场变动经常无所适从或不知所措,只知请教领导,不能接受职位调动或轮调等工作改变。浪费金钱的流水:成本意识很差,常无限制地任意申报交际费、交通费等,不注重生产效率。
不愿沟通的贝类:有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来,总是紧闭着嘴巴,任由事情坏下去,没有诚意。
不注重资讯汇集的白纸:对外界信息反应不敏锐,不肯思考、判断、分析,也不愿收集、记忆有关信息,懒得理会“知己知彼,百战不殆”这句名言。
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职业经理人的13条戒律
没有礼貌的海盗:不守时,常常迟到、早退,服装不整,讲话带刺,不尊重他人,做事或散漫或刚愎自用,根本不在乎他人。
缺少人缘的孤猿:嫉妒他人,只对别人的成就飞短流长而不愿意向他人学习,以致在需要帮助时没人肯伸手援助。
没有知识的小孩:事事仍然需要别人的照顾,生活能力极差;对工作也需一点一滴交代得十分清楚,否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心,不肯充实专业知识,很少阅读专业书籍及参加各种活动。
不重视健康的幽灵:不注重休闲活动,只知道一天到晚地工作,常常闷闷不乐,工作情绪低落,自觉压力太大,并将这种压力影响别人。
过于慎重、消极的岩石:不会主动工作,因此很难掌握机会,对事情在没做前先发出悲观论调,列出一大堆不可能,同时对周围事物也不关心。
摇摆不定的墙头草:没有自己的观点,永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争,哪边势力大就倒向哪一边,并煽风点火,一旦这方失势,又马上倒向另一方。
自我设限的家畜:不肯追求成长、突破自己,不肯主动挑起力所能及的担子,抱着“努力也没用,薪水够用就好”的心态,对方给什么就接受什么。
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职业经理人的13条戒律

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