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(共20张PPT)
第八单元
会议
沟通与礼仪
沟·通·与·礼·仪
课前思考
从自己的参会体验出发，思考哪些因素会影响会议的效果。
在会议中，与会者如何做才能够实现高效沟通？
与会者应遵从哪些礼仪规范？
1
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情景还原
折磨人的会议
董宇在创业初期抓住市场机遇，使自己的企业实现了快速发展，当企业营业额增长到10亿元的规模时，已经在全国建立了20多个分支机构，一支1000多人的营销队伍。这个企业在广大的地域分散作战，本应要求管理简化、指令清晰、步调一致、反应迅速、集中精力。但是，企业的管理模式并没有跟上企业自身的发展速度，没有得到及时调整，企业依旧沿袭以往的管理模式。例如，董宇在总部的时候喜欢随时召集各部门经理来开会，讨论企业产品的营销、生产和质量等问题。
这样的会议事前并无规划，通常是由董宇按照自己的思路来决定会议的议题。这种毫无准备的会议常常打乱其他与会人员的工作计划，而且他们没有时间思考会议的议题，往往会议都结束了，他们还摸不着头脑，这就造成会议效果不佳，开完会后大家仍然不知道后续应该怎么安排工作。
总部营销部的部门经理经常大吐苦水：“下班以后开会，经常一开就是五六个小时，开到深夜是常事……这样下来，不仅身体困乏，精神状态也不佳，会议没什么收获不说，还会影响第二天的正常工作。”
请分析案例中的董宇在会议组织上存在哪些问题，以及他应该如何改进。
目录
CONTENTS
组织会议
专题一
会议礼仪
专题二
专题一
组织会议
组织高效会议
解析点1
确定会议的必要性
为了剔除那些不必要召开的会议，组织者可以尝试以下方法：
● 合并。
● 制订会议审批制度。
● 寻找替代方案。
● 会议取消。
明确会议目的
会议的目的通常为沟通、管理和决策。
认真准备筹划
● Why（为什么）：我们为什么要开会？
● What（什么）：我们开会的内容是什么？
● Who（谁）：会议的与会者、会议主持人、会议记录者等分别是谁？
● When（时间）：会议的召开时间、召开时长、结束时间，以及下次会议召开的预计时间。
● Where（地点）：会议的召开地点在哪里？在什么样的环境和场景下召开？
● Preparing（准备）：针对会议要有充分的安排。
组织高效会议
解析点1
做好会议记录
会议应有一个准确、完整的记录，会议的各项决议要有具体执行人员及完成期限。
会后追踪执行
首先，检查要及时。
其次，定期对会议贯彻的每个节点进行检查。
最后，决策执行完毕后要进行及时的总结，该表扬的表扬，该处罚的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。
情景还原解析
在“情景还原”板块中，董宇不注重会议效率，企业规模扩大，人数增加，却仍然沿袭着小企业开会的模式，所以出现很多问题，其实，像这种与会者地域分散的大企业应该要求管理简化、指令清晰、步调一致。首先应该衡量会议的必要性，如果一定要开，应该选择合适的会议方式，如网络视频会议；如果确实需要把团队成员集中在一起开会，也要考虑全面，做好准备工作，要让与会者明确会议目标，准备好会议议题的背景资料等。
高效会议的必备要素
解析点2
清晰的会议目标
会议目标指明了整个会议的方向。鉴于会议目标的重要性，会议目标通常以书面形式明确下来。
合格的会议主持人
● 对于会议本身而言，会议主持人在职位上是称职的，应有一定的权威感。
● 会议主持人有足够的经验，擅长营造积极沟通的会议气氛，按照进程引导与会者讨论。
做好准备的与会者
● 与会者充分理解会议目标、会议议题和会议日程，在会前做好资料准备和思想准备。
● 与会者能够按时出席会议，为会议的召开预留足够时间。
● 与会者做好沟通准备，愿意和其他与会者共同实现会议的既定目标。
● 与会者要注意倾听，主动思考，并能够积极发表自己的看法。
高效会议的必备要素
解析点2
请同学们说一说自己参与过的会议有哪些地方存在问题，或者经常听周围的人抱怨的会议现象是什么，并讨论通过什么方法可以减少或避免这种现象的发生。
即时演练
有效控场策略
训练点
会议开场
（1）确保会议准时开始。
（2）宣布会议主题。
（3）做好开场白。
会议中控场
（1）正确引导，避免跑题。
引导方法主要有：复述法、顺水推舟法、收束法、以第三方的角度
（2）控制情绪，调节气氛。
（3）灵活驾驭，避开冷场。
如果出现冷场，会议主持人可以采用以下方法：指名法、点拨法、过渡法
（4）达成共识，形成决议。
会议结束
要使会议总结得法，会议主持人可采用以下方法：直叙法、归纳法、鼓动法。
有效控场策略
训练点
学生们自由分组，5 人一组，一人扮演会议主持人，其余人扮演参会人员。扮演参会人员的学生应表演开会过程中的各种情况，例如对某些话题进行友好讨论，讨论出现争议而情绪激动，不小心出现跑题等。会议主持人要及时控制会议现场，使会议进入正常轨道。教师重点点评会议主持人控场的表现。
即时演练
专题二
会议礼仪
主持会议礼仪
训练点1
服饰妆容，端庄得体
1
调整心态，自信放松
2
举止得体，彬彬有礼
3
简明扼要，承上启下
4
调节气氛，有效控场
5
主持会议礼仪
训练点1
教师搜集有关会议主持的录像视频，让学生们学习，观察专业的会议主持人的言行举止和主持技巧，然后总结发言。
即时演练
会议发言礼仪
训练点2
仪态端庄
1
主题分明
2
声音适中，吐字清晰
3
配合表情动作
4
小故事大道理
速战速决的工作汇报
会议发言礼仪
训练点2
学生自由分组，5人一组，一人为会议主持人，其余人轮流发言。发言人自己拟定发言主题，应注意仪态、动作、声音和表情。教师对发言人的表现进行点评，从中选出表现最好的。
即时演练
会议倾听礼仪
训练点3
有序就座
1
认真倾听
2
积极思考
3
适当地插话或提问
4
调整手机状态
5
倾听要有耐心
6
不要打断发言
7
小故事大道理
高境界的倾听
会议倾听礼仪
训练点3
学生自由分组，3 人一组，一人为发言人，其余两人为倾听者。发言人可持稿讲话，倾听者要专注地倾听。教师巡视倾听者的表现，对其神情、讲话等进行考查，遇到有问题的即时提醒。
即时演练
参加电话、视频会议的礼仪
训练点4
面容整洁
1
着装整齐
2
保证会议不受干扰
3
不抢先发言
4
打造良好的视频环境
5
不能关闭摄像头
6
不要在开会时吃东西
7
不能同时进行其他工作
8
参加电话、视频会议的礼仪
训练点4
学生们自由分组，在课堂外进行视频会议，并录像，然后在课堂上播放视频会议实况，由学生和教师对视频会议进行点评，找出其中不妥的地方。
即时演练

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