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第一节 行政公文
课程导入
早在公元前13世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地将应用文书作为管理国家的工具，产生了我国最早的公务文书，并建立了一定的文书工作制度。公务文书发展至今，运用范围更加广泛，渗透到社会生活的各个方面。学习行政公文的写作，既是社会发展的要求，也是个人必备的技能。本节，我们将一起学习行政公文的内容，了解这种国家行政机关实施管理的重要工具。
一、行政公文概述
二、几种常用行政公文的写作
一、行政公文概述
（一）行政公文的界说与作用
1.行政公文的界说
行政公文又叫公务文书、公务文件，简称公文，有广义和狭义之分。
广义上，公文是党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在办理各种公务时使用的格式规范并具有特定效力的应用文书，如西南大学发布的《关于2014年秋季学期免费师范毕业生教育硕士网络课程正式行课的通知》（2014.9.9）。
狭义上，公文是指由党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，它是法定公文。其法定依据是《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，如国务院发布的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》（2014.10.27）。
其中，《条例》第三条规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”本节，我们主要讲述《条例》中所规定的行政公文。
2.行政公文的作用
（1）依法行政，宣传教育
行政公文是各级行政机关管理意志的外在表现形式，可以发挥引导舆论、教育群众、让群众了解领导意图等作用。
（2）制定标准，规范行为
行政公文规范人们行为的作用主要表现在：一是有的公文本身就是法律文件，它们一经发布即能产生法律效力。二是国家权力机关发布的命令、决定、通知等公文，虽然不是法律性文件，但在一定时间和范围内对维护社会正常秩序、规范各种工作起着重要作用。
（3）处理事务，凭证依据
处理事务，包括联系事务和办理公务两方面。在各个行政机关、合法组织之间，需要互通信息与情报，需要协调、处理众多工作和事务，如上对下的晓谕和安排，下对上的请求和汇报，单位之间的交流配合，都要靠行政公文来完成。行政公文是办理公务的凭证和依据。
（二）行政公文的分类与特征
1.行政公文的分类
行政公文从不同标准和角度出发，分类方法多种多样。目前比较一致的分类方法主要有以下几种：
（1）按行文方向，可分为上行文、平行文和下行文。
上行文是指下级机关向所属的上级机关汇报工作、请示问题或请求指导和批准的公文，如报告、请示、部分意见等。
平行文：平级机关或不相隶属机关之间商洽、联络工作，交流信息的公文，如部分议案、函、通知等。
下行文：领导机关向所属下级机关公布政策、决定事项、指导工作批准事项的公文，如命令（令）、决定、通告、通报、批复等。
（2）按性质和作用，可分为指挥性公文、报道性公文、知照性公文、记录性公文、商洽性公文。
指挥性公文：体现领导机关的决策意图，领导和指导下级机关工作的公文，如命令（令）、决议、决定、批复等。
报请性公文：下级机关向上级机关汇报工作、请示问题，以及各级人民政府按照法律程序向同级人代会或人大常委会提请审议事项的公文，如请示、报告、议案等。
知照性公文：用于通知事项、通报情况、公布要求的公文，如公告、通告、通报、通知等。
记录性公文，是指真实地记载和传达会议精神的公文，如纪要等。
商洽性公文：用于机关之间的联系，商洽工作的公文，如函等。
（3）按内容涉及的秘密程度，可分为保密公文、普通公文。
保密公文：又分绝密、机密、秘密公文。这些公文涉及党和国家的机密，国家保密法要求对其限定时间和阅读范围。
普通公文：又分内部公文和公布性公文。
内部公文指那些内容并不涉及国家机密，但却不宜或不必向外界公开发布的公文，这类公文只发往国家机关，或只在国家机关内部传达。
公布性公文指通过广播、电视、报纸等形式向国内外发布的公文，如公告、通告等。
（4）按办理时限，可分为常规公文、紧急公文和特急公文。
常规公文：按照常规的时间办理的公文。
紧急公文：在办理时间上要求紧急的公文，必须在规定时间内办理完毕。
特急公文：在办理时间上要求特别紧急的公文。它务必要在一定时间内办理完毕。
2.行政公文的特征
（1）政治性
行政公文是行政机关依法行政和实施管理的工具，要传达和贯彻国家的方针、路线、政策、法规、规章，实施领导与管理，体现和反映国家机关的政治意向、指挥意志、行动意图，维护政府权威及其所代表的广大群众的根本利益，具有鲜明的政治性。
（2）法定性
行政公文的法定性主要体现在：一是具有法定的作者；二是具有法定的权威和效力；三是行政公文的制作和发布必须符合法定的职权范围和规定程序。
（3）规范性
行政公文必须按照党和国家领导机关批准并颁布的公文规范制发，使用有明确规定的文种，遵循规定的格式和行文程序，符合应用文的语言要求，不得擅改。
（4）时效性
行政公文是为了完成特定的现实工作任务而制作的，必须针对公务活动中的具体目标，因此具有很强的针对性和时效性。某项工作一旦完成，由这项工作所形成并使用的行政公文的作用也就随之结束。
（三）行政公文的格式
行政公文的格式，指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。行政公文格式的依据是由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施的《党政机关公文格式》。根据《格式》内容，版心内的公文格式各要素可划分为版头、主体、版记三部分。
版头
主体
版记
1.版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。
（1）份号。是公文印制份数的顺序号。标注于公文首页左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）密级和保密期限
凡涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。秘密等级分为：绝密、机密、秘密。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心右上角第1行，两字之间空1字；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。二者同时标识，则用“★”隔开。
（3）紧急程度
指对公文送达与办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分别排列。
（4）发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。联合行文时，如需同时标注联署法文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号
由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三项组成，编排在发文机关标志下空两行的位置，居中排布。基本格式有二：一是“××发〔20××〕××号”；二是“××字〔20××〕第×号”。
（6）签发人。一般是指最后签署意见对草拟公文表示认可、准予印发的领导人。凡上行文，要在发文字号右侧分隔线上方，编排在发文机关标识下空二行位置，标明签发人和签发人的姓名。
（7）版头中的分隔线。也称横隔线、间隔线，即发文字号下的一条横线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
2.主体部分
公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为称为主体。
（1）标题
由发文机关名称、事由、文种组成，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。
（2）主送机关
是主要的行文对象，即发文机关送文要求负责办理或答复问题等的受文机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
（3）正文
是公文的内容，是体现制文意图、实现制文目的的关键。正文可以分为开头、主体、结尾三个部分。
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）附件说明
是公文正件（主件）的附属材料，附在正件之后，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附加名称。如有多个附件，每一附件的名称独占一行，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如：
附件：1．×××
2．×××
3．×××
……
（5）发文机关名称
机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名一次向下编排。
（6）成文日期
成文时间标注于发文机关下方，必须完整地写出“×年×月×日”，不可省略。成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）
（7）印章
加盖机关公章，是公文制发机关对公文生效负责的凭证，要端正、居中地盖在发文机关署名和成文日期上。联合行文加盖各机关公章，印章之间排列整齐、互不相关或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（8）附注
附注为公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（9）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
3.版记
公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
（1）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（3）印发机关和印发日期
一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
二、几种常用行政公文的写作
（一）决定
1.决定的含义
《条例》规定：决定“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项”。具有一定的权威性和约束力。
2.决定的分类
常见的决定从内容上看分为两种：
一种是重要事项的决定，其内容是将发文机关就某一重要事项作出的安排传达给有关方面，让受文单位知道。如《国务院关于表彰全国民族团结进步模范集体和模范个人的决定》。（2014.9.23）
案例：
国务院关于表彰全国民族团结进步
模范集体和模范个人的决定
国发〔2014〕44号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
2009年全国民族团结进步表彰大会以来，全国各族人民在党中央、国务院领导下，积极投身建设中国特色社会主义的伟大实践，各地区、各行业涌现出一大批认真贯彻执行党和国家民族政策。
为巩固和发展平等团结互助和谐的社会主义民族关系，促进少数民族和民族地区经济社会发展作出重要贡献的模范集体和模范个人，为彰显他们的先进思想、模范事迹和崇高品质，促进我国民族团结进步事业的不断发展，国务院决定授予678个集体全国民族团结进步模范集体荣誉称号，授予818人全国民族团结进步模范个人荣誉称号。
希望受到表彰的集体和个人，珍惜荣誉，再接再厉，继续发挥模范表率作用，为促进中华民族大家庭和睦相处、和衷共济、和谐发展作出新的更大贡献。全国各族人民要以他们为榜样，自觉做国家统一、民族团结和社会稳定的维护者，做各民族交往、交流、交融的促进者，紧密团结在以习近平同志为总书记的党中央周围。
高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、
科学发展观为指导，认真贯彻认真贯彻落实党中央、国务院的决策部署，求真务实、甘于奉献、开拓进取，为进一步加强民族团结、维护社会稳定和国家统一，促进各民族共同繁荣与进步，全面建成小康社会，实现中华民族伟大复兴的中国梦而努力奋斗。
案例分析：
这是一则典型的表彰决定。首先，决定对促进少数民族和民族地区经济社会发展做出重要贡献的模范集体和模范个人进行了高度评价。然后指出，希望受到表彰的模范集体和个人，珍惜荣誉，再接再厉。最后，号召各族人民向嘉奖对象学习。
一种是重大行动的决定，其内容往往涉及党和国家的重大方针、决策等方面，要求受文单位必须严格贯彻执行。如《国家安全监管总局关于对两条存在重大安全隐患原油管道实施停输的决定》。（2014.11.14）
案例：
国家安全监管总局关于对两条存在
重大安全隐患原油管道实施停输的决定
安监总管三〔2014〕117号
中国石油化工集团公司：
我局在暗查暗访中发现，你公司所属两条原油管道存在重大安全隐患：临邑—沧州原油管道存在占压等安全隐患267处，沿途10个人口密集区段长度占原油管道总长度的27.1%，管道本体结构性损伤严重；
塘沽油库—大港天津石化公司426原油管道所经地区河流沟渠较多，原油管道本体腐蚀严重且焊缝存在缺陷，腐蚀点最薄处不足3毫米。以上两条原油管道安全隐患短期内不能消除，存在发生泄漏危及公共安全的重大风险。
为有效防范生产安全事故的发生，依据《中华人民共和国安全生产法》第五十六条和《安全生产违法行为行政处罚办法》（国家安全监管总局令第15号）第十四条规定，责令你公司对上述两条原油管道停止输油。要求你公司做好相关工作。
国家安全监管总局
2014年11月14日
案例分析：
停输决定的下达，表明了国家开展油气输送管道隐患整治攻坚战的决心，中石化集团公司必须认真制定并严格执行两条管道的停输方案，并尽快对管道的安全风险进行全面检测评估，积极采取措施，消除安全隐患。
3.决定的写作
决定的写作，其结构一般由标题、通过日期、正文等组成。
标题多用完全式标题，即由发文机关、事由和文种三要素组成。
正文一般由开头、主体和结尾三部分构成。即决定依据、决定事项、执行要求三部分。决定依据应开门见山，简洁概括。决定事项是在依据的基础上所决断的具体事项，行文应以说明为主，也可适当运用议论，语言要明确简练，条理清楚。执行要求应与决定事项相照应，是对内容的补充或强调，应具体合理。
案例：
关于表彰全省优秀民营企业优秀民营企业家的决定
近年来，全省上下认真贯彻落实中央的方针政策和省委、省政府的决策部署，积极鼓励、支持和引导民营经济健康发展，在经济增长、科技创新等方面发挥了重要作用，为推进“两个率先”作出了重大贡献。在发展的实践中，涌现出一批创新发展、社会贡献大的优秀民营企业和一批敢于创业、诚信守法、真诚服务社会的优秀民营企业家。
为充分肯定他们的显著成绩和突出贡献，省委、省政府决定，对苏宁云商集团股份有限公司等100家优秀民营企业和祝义财等30名优秀企业家予以表彰。
希望受到表彰的优秀民营企业和优秀民营企业家珍惜荣誉、再接再厉，勇立新功、再创佳绩，为开创我省民营经济新局面贡献智慧和力量。希望全省广大民营企业和民营企业家以先进为榜样，抢抓发展机遇，坚定发展信心，推动民营经济更好更快发展。
全省上下要以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，深入贯彻党的十八大、十八届三中全会精神和习近平总书记系列讲话精神，紧紧围绕“两个率先”目标，以全面深化改革为动力，加快推动政府转变职能、企业转变方式、社会转变观念，充分激发民营经济活力和创造力，再造江苏民营经济发展新优势，共同谱写好中国梦的江苏篇章！
案例分析：
这是一篇表彰性决定，其决定依据为“近年来，……为推进“两个率先”作出了重大贡献”；决定事项为“对苏宁云商集团股份有限公司等100家优秀民营企业和祝义财等30名优秀企业家予以表彰”；执行要求是对受表彰企业、个人以及全省广大民营企业和民营企业家提出希望。该决定层次清晰，语言简洁凝练。
（二）报告
1.报告的含义
《条例》规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问”。
2.报告的分类
按内容分：情况报告、工作报告、答复报告和报送报告。
按行文目的分：呈报性报告、呈转性报告。
按性质划分：综合报告、专题报告。
按时限分：例行报告、不定期报告。
3.报告的写作
报告的写作一般由标题、主送机关、正文、落款和日期组成。
（1）标题的标题要完整规范，应由发文机关、事由、文种三要素组成。如《河源市旅游局关于申报河源市旅游城市的报告》。有时可省略发文机关，如《关于320国道湘乡铁路段立交桥积水堵车的情况报告》，但在落款必须写明机关名称。
（2）正文：一般由报告缘由、报告事项、结束语三部分组成。
缘由为开头部分，以简明的语言概括报告的基本情况后，常用“现将有关情况报告如下”引出下文的具体内容。
报告的内容是报告的主体，也是核心。一般情况下，这部分要写出四个方面的内容，即陈述基本情况、归纳主要经验、说明存在的问题、提出今后的措施。
结束语单独一行，如是工作、情况报告，其结尾惯用语为“特此报告”。最后写明日期。
案例：
保山市水利局关于清理解决拖欠农民工工资工作情况的报告
根据《关于妥善处理农民工工资拖欠上访问题的通知》要求，现将工作落实情况报告如下：
一、高度重视，切实增强工作责任感……
二、迅速开展农民工工资支付情况专项检查……
三、建立解决拖欠农民工工资问题的长效机制……
四、今后的努力方向……
特此报告
保山市水利局
2014年1月29日
案例分析：
这是一篇总结性的专题工作报告，开头交代了报告依据:《关于妥善处理农民工工资拖欠上访问题的通知》，简明扼要；主体部分从 “高度重视，切实增强工作责任感”“迅速开展农民工工资支付情况专项检查”等四个方面逐层陈述了“清理解决拖欠农民工工资”的报告事项。结语“特此报告”是“报告”文种的惯用语之一，简洁有力，具有规范性。
（三）请示
1.请示的含义
《条例》规定：请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。
2.请示的分类
（1）批准性请示：按法定权限，报请上级审批。
（2）答复性请示：请上级对其制订的政令、法规、规章制度中个别条文作出解释。
（3）裁决性请示：对一些有争议的事，需要上级裁决所写的请示。
3.请示与报告的区别
请示与报告是两种截然不同的公文。其主要区别是：
行文目的不同。请示是请求上级机关指示、批准，需要上级机关批复；报告是向上级机关汇报工作、反映情况等，不要求上级机关批复。
行文时间不同。请示一般需在事前行文；报告则在事前、事后及事情进行过程中皆可行文。
内容繁简不同。报告可一文多事，而请示则一文一事。
4.请示的写作
请示的写作一般由标题、主送机关、正文、落款、日期等组成。
（1）标题
请示的标题一般由发文机关名称、发文事由加文种三要素构成。如《 ××市××区人民政府关于××路上禁止重型卡车和大型客车行驶的请示》。
有时也可省略其中某一要素，即由发文机关名称加文种或发文事由加文种构成，如《关于建立中国工程院有关问题的请示》。在请示标题制作时要特别注意文种不能写成“请示报告”。
（2）主送机关
负责答复、批准请示事项和指示工作的上级机关或业务主管部门，只能有一个。
（3）正文
由请示缘由、请示事项、请示结语组成。
请示缘由。即请示理由或政策依据。这是上级机关做出批复的重要依据，因此写作时既要情况真实，理由充分，又要开门见山，简明扼要，以达到请示的目的。
请示事项是指要求上级指示或批准的具体问题，这部分明确陈述自己的观点，提出问题的意见或建议。鉴于这部分是上级指示批复的直接依据，所以应写得明白流畅、具体恰当、切实可行。
结尾一般以征询期盼的口吻请求上级批复，常用：“妥否，请指示” “特此请示，请审批” “以上请示，请予批准”等。
（4）请示落款
将发文机关、单位写于正文末尾右下角。
（5）请示的日期
是指发文的具体年、月、日，一般书写在落款之下，不写在标题之下、正文之前。
案例：
泥井镇人民政府
关于申请修筑牛心庄村排水沟所需资金的请示
昌黎县人民政府：
牛心庄村位于镇区东侧1公里，耕地3500亩，人口540户、1668人，村主导产业为种植业和养殖业，2012年农民人均纯收入7523元，是我镇所辖村庄中最大的一个，为2013年基层建设年活动村。
2012年夏，我县普遍遭遇暴雨袭击，特大洪灾致使该村3000余亩农田被淹，直接经济损失300余万元。今年，结合基层建设年活动，该村有幸成为市公安局帮扶单位，为从根本上消除洪灾影响，有效恢复村民的生产生活环境，帮扶工作组与我镇村密切配合，以“办实事、暖民心”为目标，积极修建二、三级排水沟18000米，铺设涵管350米，在排涝情、减损失、凝民心等方面发挥了良好作用。
该村排水沟修筑工程共需资金20万元，镇村多方筹措14万元，尚有资金缺口6万元。恳请县政府给予资金帮扶。
妥否，请批示。
泥井镇人民政府
2013年5月7日
案例分析：
这是一篇“报请上级审批”的批准性请示。该镇提出“从根本上消除洪灾影响，有效恢复村民的生产生活环境”的请示缘由，申请6万元资金援助的请示事项也在情理之中。“妥否，请批示”的结尾符合请示公文的格式要求。
(四)批复
1.批复的含义
《条例》规定：批复“适用于答复下级机关的请示事项”，有很强的针对性。上级机关对于下级机关所请求的问题给予批复，是具有权威性和政策性的答复，具有明确的指导作用。
2.批复的分类：
批准工作的批复、答复问题的批复、帮助解决问题的批复。
主送机关
标题
主文
批复日期
3.批复的写作
批复的格式，一般包括标题、主送机关、正文、批复日期四个部分。
（1）标题的格式有三种：
发文机关＋批复事由＋行文对象＋文种，如《国务院关于同意××市设立××区给××市人民政府的批复》；
发文机关＋批复事由＋文种，如《国务院关于××省进一步开放沿海城市的批复》；
发文机关＋原件标题＋文种，如《××省人民政府〈关于报请审批××市城市市容工程总体规划的请示〉的批复》。
（2）主送机关，即请示的受文机关。
（3）正文一般包括开头、主体和结尾。
开头要写明批复所针对的对象，引述下级机关来文的文号、标题，有时还要极精练地直接引述请示事项，作为批复的依据。
主体部分要针对请示事项给予明确答复或具体指示，有的要简要陈述批复的原因和依据。
结尾常用“特此批复”或“此复”，并写明日期。需要时应加盖公章，以示重视。
案例：
国务院关于同意设立
大连金普新区的批复
国函〔2014〕76号
辽宁省人民政府：
《辽宁省人民政府关于设立大连金普新区的请示》（辽政〔2012〕309号）收悉。现批复如下：
一、同意设立大连金普新区。大连金普新区位于辽宁省大连市中南部，范围包括大连市金州区全部行政区域和普兰店市部分地区，总面积约2299平方公里。大连金普新区地理区位优越，战略地位突出，经济基础雄厚。建设大连金普新区，有利于进一步深化改革开放，引领辽宁沿海经济带加速发展，带动东北地区振兴发展，进一步深化与东北亚各国各领域的合作。
设立并建设好大连金普新区，对于促进东北地区等老工业基地全面振兴、深入推进面向东北亚区域开放合作具有重要意义。各有关方面要统一思想、密切配合、勇于创新、扎实工作，共同推动大连金普新区持续健康发展。
国务院
2014年6月23日
案例分析：
这是一则批准工作的批复。开头引述辽宁省的相关请示后，紧接着用“现批复如下”惯用语承接，引出批复的具体事项。主体部分先表明“同意设立大连金普新区”的态度，进而提出批复性意见和要求。结尾指出“设立并建设好大连金普新区”的重要意义，并要求有关方面共同努力，“推动大连金普新区持续健康发展”。该批复条款清晰，语言简洁。
(五)通告
1.通告的含义
《条例》规定：通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。它既有广泛的告知性，也有一定的政策性和法规性。
2.通告的分类
（1）法规性通告
是用来宣布有关规定，要求一定范围内的单位和人员必须遵守的，带有鲜明的政策性和较强的约束力的知照性公文。如《关于确保国庆、重阳节期间群众登高活动安全的通告》（2014.9.24）。
（2）事务性通告
是用来公布某些单位或个人需要周知或办理的一般性事宜。如《市规划国土委光明管理局关于华星光电A614-0474宗地<建设用地规划许可证>变更事宜的通告》（2014.11.17）。
3.通告的写作
通告通常由标题、正文和落款三部分组成。
（1）标题
主要有三种形式：
发文机关＋事由＋文种
如《深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。
发文机关＋文种
如《中华人民共和国公安部通告》。
只有文种“通告”两个字
（2）正文
由缘由、事项和结尾三部分组成。
缘由。用以说明发布通告的原因、目的、意义和根据。该部分要求简明扼要，常以“现做如下通告”“特通告如下”等过渡到下文。
事项。这部分是正文的核心，要写清“应当遵守”和“应当周知”的具体内容。由于通告事项面对大众，内容表述应做到具体、简明。要注意内在逻辑，做到前后一致。同时，具体的条款规定要与相关法律、法规保持一致。
结尾。形式比较灵活，或对通告内容作强调和要求，或对通告执行加以说明，或提出奖惩要求，或以惯用语“特此通告”“此告”结语。
（3）落款
包括发文机关和成文时间。如果发布机关在标题中出现，此处可省略。通告成文日期也可写在标题之下，用括号括上。
案例：
关于确保国庆、重阳节期间群众
登高活动安全的通告
穗萝森防指〔2014〕4号
国庆、重阳双节将至，为加强我区森林防火、登山安全、交通安全和治安管理，给广大市民营造欢乐、祥和、安全的节日氛围，特通告如下：
一、重阳节期间（10月1日16：00至2日8：00），我区对公众开放的登高点为丹水坑风景名胜区，游客请按指定的路线登山游览，要注意登山安全，不要在拥挤、狭窄的地方聚集，不得滞留在道路两旁和进出口地段；我区其它登高点不对公众开放。
二、确保森林防火安全，加强对林区、景区防火安全管理。严禁携带烟花、爆竹、氢气球、香烛、灯笼、打火机、火柴等易燃易爆物品进入林区、景区。
三、严禁生产、销售和燃放孔明灯。对因销售、燃放孔明灯造成重大安全事故的，或虽未造成事故，但存在重大安全隐患、威胁公共安全的，将依法追究有关责任人员的法律责任。
四、加强交通、治安管理。凡进入林区、景区的人员和车辆必须服从统一指挥，车辆要安全驾驶并在指定的地方停放。
五、一旦发生森林火灾，请立即拨打95119（森林火警）、32075119（萝岗区森林防火办）或82077361（森林公安萝岗派出所）报警，以人为本，实现科学扑救，严禁组织老弱病残人员、妇女和儿童参加灭火。
广州市萝岗区森林防火指挥部
2014年9月24日
案例分析：
这是一份法规性通告，开门见山提出“为加强我区森林防火、登山安全、交通安全和治安管理，给广大市民营造欢乐、祥和、安全的节日氛围”的缘由。并以“特通告如下”自然过渡到正文。正文部分层次清晰，具体说明“严禁生产、销售和燃放孔明灯”等事项，特别是用“不要”“不得”“严禁”等词语，语气肯定，增强了通告的严肃性和强制力。因标题未出现发文机关名称，所以在落款处落款，符合通告写作要求。
（六）通知
1.通知的含义
《条例》规定：通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”，是现行公文中使用频率最高、范围最广的公文文种。
2.通知的分类
（1）指示性通知
上级机关用来对下级作出某项指示或布置工作的公文,如《国务院关于全面建立临时救助制度的通知》（2014.10.3）。该通知为国务院向地方各级人民政府下发的，关于建立临时救助制度的指示性通知。
（2）发布性通知
专门用来发布行政规章的公文，包括发布、颁布已制定的规章或对有关事项作出具体规定,如《中共广东省委办公厅、广东省人民政府关于印发<广东省人口与计划生育目标管理责任制考评办法>的通知》（2013.4.15）。该通知主要用于发布中共广东省委办公厅、广东省人民政府关于印发《广东省人口与计划生育目标管理责任制考评办法》的消息。
（3）事项性通知
用于告知有关单位和人员需要办理或周知的公文,如《关于社会服务性窗口承诺事项的通知》（2013.9.29）。该通知从“伤残审批”“假肢和矫形器（辅助器具）生产装配企业资格认定的审批”等方面，就社会服务性窗口承诺事项的相关内容进行了公告。
（4）批示性通知
转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件或批转下级机关文件的公文,如《国务院关于批转促进就业规划（2011-2015年）的通知》（2012.1.24）。该通知的内容是国务院转发人力资源社会保障部、发展改革委、教育部、工业和信息化部、财政部、农业部、商务部制定的《促进就业规划（2011-2015年）》，希望相关部门认真贯彻执行。
3.通知与通告的区别
区分点 适用范围 对象 要求 内容
通知 发布行政法规和规章转发、 批转公文 限于某些人或某些单位 需要办理 或执行 不一定完全公布于众
通告 公布社会各方面应当遵守或周知的事项 一般是社会公众，不专指某些人或单位 只需要遵守或知晓
公之于众
4.通知的写作
通知一般由标题和正文两部分组成。
（1）标题
主要有三种形式：
发文机关＋事由＋文种
如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》等。
事由＋文种
如《关于印发〈武器装备科研生产许可证管理暂行办法〉的通知》等。
只有文种“通知”两个字
（2）正文
正文写作由事情缘由和通知事项组成，应根据不同种类的内容提出相应的要求。语言力求通俗易懂、简洁明了。最后一般用“特此通知”“请贯彻执行”等作为结语，并注明日期。
案例：
教育部关于做好2013年全国普通高等学校
毕业生就业工作的通知
教学[2012]11号
各省、自治区、直辖市教育厅(教委)，有关省、自治区人力资源社会保障厅，福建省公务员局，部属各高等学校：
党的十八大明确提出，努力实现就业更加充分，推动实现更高质量的就业，做好以高校毕业生为重点的青年就业工作。
2013年，全国普通高校毕业生规模达到699万人，比2012年增加19万人，高校毕业生就业形势更加复杂严峻，工作任务更加艰巨繁重。各省级高校毕业生就业工作部门(以下简称省级工作部门)和普通高等学校要进一步增强责任感和紧迫感，迎难而上，全力以赴做好2013年高校毕业生就业工作。现就有关工作通知如下：
一、继续把高校毕业生就业工作摆在突出重要位置……
二、引导和鼓励高校毕业生到城乡基层、中小企业、中西部地区和艰苦边远地区就业……
三、大力推进创新创业教育和大学生自主创业……
四、加快建立和完善高校毕业生就业服务体系……
五、利用多方资源促进就业困难和少数民族毕业生就业……
六、推动高等教育更好地适应经济社会发展需要……
七、加强思想政治教育和舆论宣传工作……
教育部
　　2012年11月18日
案例分析：
这是一份教育部下发的指示性通知。正文部分先提出发布该通知的缘由，即“高校毕业生就业形势更加复杂严峻，工作任务更加艰巨繁重”，要求有关部门进一步增强责任感和紧迫感，迎难而上，全力以赴做好毕业生就业工作。接着，从“继续把高校毕业生就业工作摆在突出重要位置”等七个方面提出要求，结构层次分明，语言朴实、简洁。
（七）通报
1.通报的含义
《条例》规定：通报“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”。
2.通报的分类
常见的通报分三种：表彰通报、批评通报、情况通报。
（1）表彰性通报
是对先进典型、好人好事或先进经验进行表彰的通报。其作用在于推广经验，树立榜样，以此调动积极性，开创新局面。如《关于对罗顺兵同志见义勇为行为给予表彰的通报》（2014.2.27）。该通报对罗顺兵同志见义勇为的行为进行了表彰，并号召全区广大干部群众向罗顺兵同志学习。
（2）批评性通报
是批评错误行为或反面典型，使犯错误者及其他人从中吸取教训，以防止类似错误再发生的通报。如《关于《河南青年报》等新闻单位和记者违法案件查处情况的通报》（2014.6.16.）。国家新闻出版广电总局办公厅发布该通报，严肃地谴责了《河南青年报》等新闻单位和记者的违法事件，并对各单位提出“要从中吸取教训，强化管理责任”等要求。
（3）情况通报
用于传达重要情况或精神。其作用在于便于把握工作方向，调整工作部署，改进工作措施。如《2014年第三季度全国国产电视动画片变更备案通报》（2014.11.3.）。该通报主要用于传达关于2014年第三季度全国国产电视动画片变更备案的重要情况，便于相关单位更好地调整工作部署。
3.通报的写作
通报通常由标题、受文机关、正文、落款与发文日期等组成。
（1）标题
通报的标题，通常由发文机关名称、事由、文种构成，如《国务院关于表扬全国“两基”工作先进地区的通报》等。有时由事由和文种直接组成，如《关于表彰2013年度收听收看优秀刊物的通报》等。但不少通报常常省略发文单位一项。
（2）正文
内容不同的通报，其正文在写法上也有区别。
表彰性通报的正文，要首先简要介绍有关先进事迹，接着概括指出向先进学习的主要内容，最后发出号召提出希望和要求或作出决定。
批评性通报的正文，首先要写清被通报单位或个人的主要问题、情节及错误的原因等，然后陈述对所通报错误或事故的处理意见和决定，并因此提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件的再次发生。
情况通报的正文主要是写清所要反映的情况即可。
案例：
关于《河南青年报》等新闻单位和记者违法案件查处情况的通报
新广出办发〔2014〕36号
各省、自治区、直辖市新闻出版广电局，新疆生产建设兵团新闻出版广电局，解放军总政治部宣传部新闻出版局，中央和国家机关各部委、各民主党派、各人民团体报刊主管单位，中央主要新闻单位：
中央宣传部、国家新闻出版广电总局等九部门联合印发《关于深入开展打击新闻敲诈和假新闻专项行动的通知》（中宣发〔2014〕14号）以来，各地各部门协调配合，加强管理，查办了一批违法违规案件，新闻敲诈和假新闻得到有效遏制。现将近期新闻出版广电行政部门查办的八起典型案件通报如下：
一、《河南青年报》违法违规案件查处情况。经查，2013年7月，《河南青年报》以文件形式向包括采编人员在内的报社全体员工强制摊派发行任务。……
以上新闻单位和新闻从业人员的违法违规问题在社会上造成了恶劣影响，严重危害基层单位和群众切身利益，严重扰乱社会主义市场经济秩序，严重损害新闻媒体公信力，严重败坏新闻工作者形象。……
各主管主办单位要加强对所属新闻单位及其从业人员的管理，开展巡视检查，监督所属新闻单位建立健全管理制度，……
国家新闻出版广电总局办公厅　　　　
2014年6月16日
案例分析：
这是一篇批评性通报。正文先写《河南青年报》等新闻单位和记者的违法情况，具体交代了时间和过程，接着陈述了“对该报社给予警告、罚款2万元的行政处罚，责令报社限期整改”等具体的处罚情况，最后对各单位提出“要从中吸取教训，强化管理责任”等要求。全文层次分明，语言简洁，行文思路清晰。
（八）函
1.函的含义
《条例》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函兼有联系、沟通、知照等多种作用。
2.函的分类
（1）从行文上划分，函有来函和复函。
来函是主要用于平行机关或不相隶属机关商洽工作、询问有关问题时使用的公函。如《中国科学院XX研究所关于建立全面协作关系的函》
复函是主要用来答复来函商洽、询问的有关问题或批准请求事项时使用的公函。复函具有明确的针对性。如《国务院办公厅关于同意发行特种邮票时使用国旗国徽图案的复函》（2003.11.7）。
请示事项是指要求上级指示或批准的具体问题，这部分明确陈述自己的观点，提出问题的意见或建议。鉴于这部分是上级指示批复的直接依据，所以应写得明白流畅、具体恰当、切实可行。
结尾一般以征询期盼的口吻请求上级批复，常用：“妥否，请指示” “特此请示，请审批” “以上请示，请予批准”等。
（2）从内容上分，有商洽函、请求函、询问函、答复函四种。
商洽函是机关及各业务部门之间联系工作常用的函。
请求函是不相隶属机关、平行机关，需要向有关主管部门请求批准的事项常用的函。
询问函是指在办理公务中，对某些问题不够清楚，需要向有关部门咨询时常用的函。
答复函对请示的事项或询问的问题作出答复或解释的公文。
3.函的写作
公函的格式一般有标题、发文字号、主送机关、正文、落款。
（1）标题
使用国家行政机关公文的正式标题。即由制发机关、事由、文种组成。主要有以下格式：
制发机关＋事由＋文种
如：《XX省人民政府关于要求免费进口物资的函》
事由＋文种
如：《关于请XX商厦准备安全保卫工作经验材料的函》
复函的标题包括发文机关、主送机关、答复事项、文种四部分。
可写作《（发文机关名称）关于（答复事项）给（主送机关名称）的复函》，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复函》等。
也可以省去其中的发函单位和主送单位的名称，直接写作《关于××的复函》，如《关于同意在“中国藏学研究珠峰奖”获奖证书上使用国徽图案的复函》等。
（2）发文字号
与其他公文的发文字号相似，只需要在机关、单位代字中加上“函”字即可。
如“国办函〔2013〕11号”表示国务院办公厅在2013年所发出的第11号函件。
（3）主送机关
即接受函件的机关、单位，应写全称。
（4）正文
正文要开门见山，直接说明行文意图。函的正文一般有开头、主体、结尾。
开头：说明发函的原因，或讲明情况，或叙述问题的由来。
主体：说明发函所联系、商洽、询问、请求或答复的事情，提出要求或解答对方的询问，提出解决的办法。
结尾：常用“特此函复”“请审核批准”等作结束语。
（5）落款
应署发文机关或单位全称，日期，并加盖公章。
案例：
国务院办公厅关于同意宁波海关
升格为正厅（局）级直属海关问题的复函
浙江省人民政府、海关总署：
浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》（浙政〔2001〕27号）收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：
同意宁波海关升格为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。
其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。
国务院办公厅
二○○二年四月十八日
案例分析：
本文是一则对请示事项予以批准的答复函。原请示报送国务院，经国务院领导同志同意后，将该请示委托国务院办公厅予以回复。因为国务院办公厅与浙江省人民政府、海关总署是同级但不相隶属的机关，所以，国办以“复函”的形式答复原请示单位。标题概括了此函的主要内容，“同意”两字直接表明回复者的态度。正文开门见山，直陈“宁波海关升格为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制”的答复，简洁明确，充分体现了一事一函原则。
（九）纪要
1.纪要的含义
《条例》规定：纪要“适用于记载会议主要情况和议定事项”。纪要要求与会单位共同遵守、执行，会议纪要一般可简称为“纪要”。
2.纪要的特点
（1）提要性
纪要应摘其要而记，根据会议精神或宗旨，对会议内容进行综合、概括，从中提炼出主要精神，归纳出主要问题。
（2）纪实性
纪要的本质是纪实性。要客观、忠实地记下会议的有关情况，如实地反映主要内容，不能在纪要中妄加评论。
（3）指导性
纪要是用来传达会议主要精神和议定事项的正式文件。因此，纪要有一定的权威性和指导性。
（4）备案性
有些纪要，并非一定要贯彻执行，只是为了通报会议情况，让有关人员周知，在必要时查阅。这种纪要要成文传阅后存档，以备查用。
3.纪要的分类
根据会议形式划分，一般分为专题纪要、座谈纪要和行政例会纪要。
（1）专题纪要
专门为某一事项或某一方面工作召开的专题会议后所写的纪要。如《凯茵佳园小区水电部分专题会议纪要》（2011.3.1）。该纪要详细记录了关于凯茵佳园小区召开的水电部分专题会议的情况。
（2）座谈会议纪要
将与会人员的发言加以综合、概括，归纳出几项意见或建议而写成的纪要。如《色帕巴依乡争创“四有班子、一流业绩”专题会议纪要》（2011.9.12.）。该纪要在总结与会人员发言的基础上，提出“希望全乡各级领导和党员干部一定要统一思想、端正态度，积极投身到“四有一流”领导班子创建的活动中来”的建议。
（3）行政例会纪要
行政机关按照规定或惯例召开的纪要，应全面、概括地反映会议情况。如《2014年第七次局行政办公会议纪要》（2014.6.18）。该纪要全面、概括地反映了2014年第七次局行政办公会议的相关情况。
4.纪要的写作
纪要由标题、开头、主体、结尾四部分组成。
（1）标题
会议名称＋文种
如《中华人民共和国和大韩民国政府关于结束中国——韩国自由贸易协定谈判的会议纪要》
分为正副标题
如《在比较中找差距——××现场会议纪要》
（2）开头
应介绍会议情况，如会议的时间、地点、名称、主办单位、与会人员和会议进程安排及议题等。
（3）主体
写明会议情况、基本精神、会议内容和议定事项。写法灵活，不拘一格。为了如实反映会议情况，通常用“会议指出” “会议强调” “会议提出”等惯用语引出下文。
（4）结尾
提出希望或发出号召。
案例：
企业伦理与企业文化研讨会会议纪要
（二○○五年四月十六日）
2005年4月16日，“企业伦理与企业文化研讨会”在广州珠江啤酒集团有限公司举行，会议由省伦理学学会主办，珠啤集团协办。出席会议的有学会常务副会长、省委党校哲学部主任吴灿新教授，副会长、省社科院副院长刘小敏研究员，副会长冯益谦教授，秘书长陈创生教授等十余名理学界知名学者、专家以及珠啤集团有关部门的负责人。
会议规模不大却别开生面，学者们不仅就企业伦理的一些理论问题展开热烈的讨论交流，更着重围绕珠啤集团企业文化与企业伦理建设实践总结经验、提升认识并建言献策。
会议开始，企业方面首先介绍了珠啤集团的概况。……学者们就此进行了热烈的讨论，现将会议内容综述如下：
（1）企业伦理的地位及作用。……
（2）企业伦理内容分类。学者们对此提出了各自不同的看法，……
（3）公共关系与环境道德。……
（4）绿色与诚信的两大理念。……
（5）应对国际与发扬优良品种。……
此外，与会代表还就具体的企业伦理规范、伦理培训、精神激励、企业家的道德形象等诸多问题进行了深入交流。
案例分析：
这是一份研讨会的专题纪要。开篇一、二段概述了会议情况，如会议的时间、地点、主办单位、与会人员等，后用“现将会议内容综述如下”过渡承接转入主体。主体部分采用分项式写法，从“企业伦理的地位及作用”等五个方面对会议内容进行综述，分析细致。结尾用一句话概述说明会议其他内容，自然收尾。本纪要主次分明，重点突出，表述客观，语言流畅。
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