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(共48张PPT)
第七章 财经信函
知识目标
●了解根据实际情况正确选择信函种类进行营销采购活动。
●掌握询价函、报价函、还价函、接受函、订购函、确认订购函、装运通知函、催款函、索赔函、理赔函等财经信函的结构和写法。
●了解传真和电子邮件先进通讯方式。
能力目标
●能够撰写询价函、报价函、还价函、接受函、订购函、确认订购函、装运通知函、催款函、索赔函、理赔函等财经信函。
●能够正确使用传真这一通讯工具,熟练掌握使用电子邮件沟通信息。
●提高平实、准确、简练的文字表达能力。
●培养合作共赢、诚信严谨、遵法守约的工作作风。
第七章 财经信函
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
1
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
2
第三节 催款函、索赔函、理赔函
3
第四节 传真和电子邮件
4
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
一、询价函
询价函，是买方向卖方就某项商品交易条件提出询问的信函。
询问目的是请对方报价。
询价对交易双方都没有法律上的约束力。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
询价函的一般格式主要包括：
标题
主送单位
正文（是主要部分）
落款（包括单位、时间、印章）
询价函的一般格式主要包括：
标题
主送单位
正文（是主要部分）
落款（包括单位、时间、印章）
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
发函目的
正文 发函要求
结束语
有的开头直接写询问的问题：商品的大致情况、商品的目录、价目单和数量、样品或样本、款式、型号、估算、付款方式、交货时间等。
结束语常用“希速见复”、“ 预致谢意”、“如蒙见复，不胜感激”、“盼复”等。有的询价函没有结束语。
询价函常常是双方交易的开始和基础，因此语言表达除了简洁明了、要言不繁、具体清楚外，还要礼貌诚恳，切忌傲慢冷淡、华而不实。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
【写作示例】
询价函
×××先生：
我公司对贵厂生产的纯木质材料办公用微机桌椅感兴趣，需订购一批。望贵厂能就下列条件报价：
1.规格及单价。
2.交货日期。
3.结算方式。
如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。
希速见复。
××销售公司
××××年×月×日
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
课堂练习：
学校欲添置一批学生用桌凳(式样如下图)800套，让你负责采购，你将如何完成这项任务？
阅读、借鉴例文的格式和写法，试写一份询价函。
二、报价函
报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。
一般格式主要包括：
标题
主送单位
发函原因
正文 主要部分 答复要求
结束语
落款（单位、时间、印章）
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
报价函正文重点
有针对性的答复对方的问题，并告知对方需要知晓的内容：
产品的名称、价格、结算方式、发货日期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
报价函起通知买方价格的作用，对卖方没有约束力。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
【写作示例】
报价函
××百货公司：
贵方×月×日询价函收悉，兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：×××××
规格：×××××
单价：××××
包装：×××××
交货日期：收到订单2日内发货
结算方式：××××
我方所报价极具竞争力，如果贵方订货量在×××以上，我方可按95%的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，及早与我方联系，争取早日合作。
恭候佳音。
××贸易公司
××××年×月×日
课堂练习：请就以下《询价函》写一份《报价函》。
询价函
***先生：
我们学校对贵厂生产的学生用桌凳(式样如图)感兴趣，需订购800套。望贵厂能以最优惠单价报价，并说明：
1、运输及交货方式。
2、交货日期。
3、资金结算方式。
如贵方因故不能提出报价，请贵方尽快回信告知我方，我方将十分感谢。
预致谢意。
****学院
2014年5月10日
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
三、还价函
指接到报价（或还价）的一方认为另一方的报价（或还价）中有些条款不能接受，提出自己的修改意见，供对方考虑的信函。
还价函可以是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价而再还价。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
还价函的一般结构及写法：
标题
主送单位
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
在信的开头，要礼节性地感谢对方的来函，然后，表达自己的意愿。还价的内容包括：价格、包装、结算方式、交货日期、运输方式等。
买方还价函的写法：先感谢卖方的报价及提供的相关信息，但很抱歉其价钱比同行的报价高许多，同时，提出己方建议价格。
卖方就买方的还价而再还价，提出降低原报价并劝买方接受。
这部分的写法非常灵活，并没什么定式可言，关键是要具有说服力。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
【写作示例】
还价函
××××贸易公司：
贵方×月×日报价函收悉，非常感谢。但我方一致认为贵方报价比同行报价偏高，建议如果我方订货量在×××以上，按80%的折扣收款，以期建立长期合作伙伴关系。
见复为盼。
×××百货公司
××××年×月××日
课堂练习：请就以下《报价函》写一份《还价函》。
报价函
**先生：
贵方五月十日询价函收悉，兹就学生用桌凳(式样如图)报价详述如下：
1、每套桌凳**元。
2、送货上门，不收任何费用。
3、收到订单2日内发货。
4、结算方式：转账支票
如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，及早与我方联系，争取早日合作。
恭候佳音。
**加工厂
2014年5月12日
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
四、接收函
接受函是指买方或卖方表示接受对方提出的交易条件的信函。
交易双方表示接受的信函可作为成交的承诺，具有法律约束力。
如果是买方同意卖方的报价或还价的接收函，一般都要随函说明所要订购的一切货物。在此情况下，买方的接收函实际上也是买方的订购函。
接受函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款（单位、时间、印章）。
接受函的正文是主要部分，要写明接受对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价，以及结算方式、交货日期、地点等。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
【写作示例】
接受报价函
××先生：
贵厂×月×日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并愿意按贵厂提出的条件订货：
商品：五粮液
规格：特曲
容量：每瓶500克
单价：每瓶××元（含包装费）
数量：100瓶
包装：标准纸箱，每箱10瓶
结算方式：转账支票
交货日期：××××年×月×日
交货地点：××市火车站
请速予办理为荷。
××公司
××××年×月×日
还价函
**先生：
贵厂五月十二日报价函收悉，非常感谢。但我方认为贵方报价比同行报价偏高，建议如果我方订货800套，按80%的折扣收款，期望早日合作。
见复为盼。
****学院
2014年5月14日
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
还价函
**先生：
贵方五月十四日还价函收悉。但我方实难接受贵方按80%的折扣收款的建议。如果贵方订货800套，我方最多只能将原报价降低8%，希望真诚合作。
盼复。
**加工厂
2014年5月16日
课堂练习：请就第二篇《还价函》写一份《接受函》。
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
习作展示：
接收函（订购函）
**先生：
贵厂五月十六日的还价函收悉，谢谢。我方接受贵方将原报价降低8%的报价，并愿意按贵厂提出的条件订货：
商品：学生用桌凳
规格式样：如图
每套价格：**元
订购数量：800套
运输及交货方式：送货上门，不收任何费用。
交货地点：**市**区**街**号**学院
交货日期：二Ｏ一一年五月三十日前
结算方式：转账支票
请速予办理为荷。
****学院
2014年5月18日
商务信函的写作要求：
商务信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲：
1．主题突出，观点明确
2．面向对方，态度诚恳
3．实事求是，谦恭有礼
4．结构严谨、首尾圆合
5．语气平和，用词准确
6．清楚简洁，注意修辞
7、养成寄信前至少检查一遍的习惯
第一节 询价函、报价函、还价函、接受函
【相关链接】
一、订购函
订购函就是买卖双方经过反复磋商，接受了交易条件后，买方
按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物的信函。
订购函一般结构包括：标题
主送单位
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
订购函有两种形式：
一种是在接受函里说明所需订购的货物；
一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列出各项
交易条件。
订购函的内容一般包含：
商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货
日期、交货地点、运输方式、运输保险等。
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
订购函
×××先生：
贵厂×月×日的报价函获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：
EPSON LQ-100打印机10台 单价1500元 总计15000元
STAR AR-2463打印机10台 单价900元 总计9000元
交货日期：××××年×月底之前
交货地点：××市××仓储部
结算方式：转账支票
烦请准时运达货物，以利我地市场需要。
我方接贵方装运函，将立即开具转账支票。
请即予办理为盼。
××公司
××××年×月×日
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
【写作示例】
二、确认订购函
1、定义：卖方在收到客户的订购函后回函确认，并告知客户货物办理情况和货款支付方式等事宜的信函。
2、确认订购函的一般结构： 标题、
主送单位
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
3、正文：首先写明已收到对方何时发来的订购函；
然后写明我方准备发货的时间、货物办理情况、
货款支付事宜，同时询问客户是否还有其他要求；
最后写上结束语，希望对方查收或感谢贵方惠顾。
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
【写作示例】
确认订购函
××先生：
常高兴收到贵方×月×日第32号100瓶五粮液特曲酒订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。
根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为×××元，承兑期限为3个月。我们相信此汇票必得承兑。
贵方对此货还有何要求，请即函告。
感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。
×××公司
××××年×月×日
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
三、装运通知函
装运通知函是买卖成交后，卖方就货物装运日期、装运车号、货物送达地点等信息通知买方，并将提货单、发票、检验单、保险单、装箱单等单据副本随函寄给买方，以便买方办理提货手续的信函。
在国内贸易中，货物的提取若是发货形式，卖方就应负责装运，即负责装车（船），安排装运日期，把货物发到买方指定地点。
为避免意外，卖方还要为货物投保。
采取何种装运方式以及运费、保险金的支付方式，主要根据交易双方的协商而定。
卖方应该按规定期限将货物装运，并立即用电报、信函等形式通知买方相关事宜。
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
装运通知函的一般结构包括：
标题
主送单位
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
装运通知函的正文：
首先写明对方订购何种货物已装运（托运），预计何时到达某地；
然后写明发货情况（包装、标记等）、随函附寄的各种装运单据（提货单、发票、检验单、保险单、装箱单等）；
最后写上礼貌用语。
①查阅文献。
①查阅文献。
【写作示例】
装运通知函
郑州市××有限公司：
贵公司第16号订购函所订购的100台××牌空调机，已于7月5日
交付托运，预计在一周内到达郑州市。
这批100台××牌空调机分为10大箱包装，每箱上均引有“××
空调”字样的标记。
随函附寄下列装运单据，以便贵公司在货物到达时顺利提货：
1．公司开具的第127号发票一份；
2．第29号货运提货单一份；
3．第32号装箱单一份；
4．第56号保险单一份；
5．第38号检验单一份。
感谢贵公司对我公司的支持，希望继续保持合作关系。
青岛××科技发展有限公司
×× ××年× 月×日
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
如何写出完美的营销信件？
①查阅文献。
①设定一个可估量的目标
①查阅文献。
③传达独特信息
②强有力的吸引
④考虑读者的感受
⑥让回复过程简单易行
⑤围绕“客户”写作
第二节 订购函、确认订购函、装运通知函
第三节 催款函、索赔函、理赔函
一、催款函
催款函是卖方在买方收到货物后未及时付款结算的情况下，提醒买方付款结账所用信函，即卖方致函提醒买方付款结账。
催款函的一般结构： 标题
主送单位
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
催款函的正文主要应写如下内容：
1、催款单位和欠款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等。
2、双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。
3、处理意见。比如，再确定一个付款期限。
催款函的语言力求简洁，表达清楚催款的主题即可，不必虚礼客套，但注意用词把握分寸。
第三节 催款函、索赔函、理赔函
催款函
××百货商场：
贵方于×年×月×日向我厂订购真丝衬衫×××件，货款金额××万元，发票编号为×××。可能由于贵方业务过于繁忙，一直忽略承付。故特致函提醒，请即行结算，我厂银行账号×××。逾期按银行规定，加收千分之二的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务科张先生联系。
电话：×××××，
邮编：×××××，
地址：××市××路××号。
特此函达。
××制衣厂
××××年×月×日
【写作示例】
①查阅文献。
①查阅文献。
二、索赔函
索赔函是指买卖双方发生合同争议或纠纷后，受损一方向违约一方提出赔偿要求的信函。
索赔函的一般结构包括： 标题、
主送单位、
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
正文：简述事由，陈述违约事实。
说明索赔理由，陈述对方违约给自己带来的损失。
提出具体的索赔要求，赔偿损失的办法和金额。
在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任，提供足够的书面文件和有关方面的证明。
提出索赔要求应合情合理，不漫天要价。
应根据不同的索赔情形，选择相应的措辞和语气。
第三节 催款函、索赔函、理赔函
第三节 催款函、索赔函、理赔函
【写作示例】
索赔函
××茶具厂：
随函寄上××市××检验所的检验报告（95）
××号。报告证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分玻璃茶
具的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出
不符合质量标准的货物按降低成交价30%的折扣处理。
特此函达，盼复。
××百货公司
××××年×月×日
第三节 催款函、索赔函、理赔函
三、理赔函
理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违约一方
受理遭受损失一方的赔偿要求的信函。
一般结构包括：标题、
主送单位、
正文（主要部分）
落款（单位、时间、印章）
理赔函一般包括如下内容：（1）引述来函要点；
（2）标明己方态度；
（3）提出处理意见。
写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔函理
由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额是否合理
，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的理赔策略。
【写作示例】
理赔函
××百货公司：
贵方×月×日信函及货样收悉。信中提到部分茶具的质量与样品不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要求，部分质量不符的产品按降低原成交价30%的扣价处理。
我方保证以后不再出现类似失误。
特此函复。
××茶具厂
×× ××年×月×日
第三节 催款函、索赔函、理赔函
第四节 传真和电子邮件
一、传真
传真是近二十多年发展最快的非话电信业务。传真比电报、电传更先进 ，它不仅能传递文字，还能传递图表，是一种传递各种信函、文件、手稿、图片、照片等静止图像的通讯方式。用传真机传递文字图像不但速度快，而且不失真，它既能传递信息的内容，又能传递信息的形式，它能把文件、信函等连同签名、盖章如实再现于收件人面前，快捷而真实。
1、传真机
传真机是应用扫描和光电变换技术，把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。
第四节 传真和电子邮件
2．传真机的工作原理
传真机将需发送的原件按照规定的顺序，通过光学扫描系统分解成许多微小单元（称为像素），然后将这些微小单元的亮度信息由光电变换器件顺序转变成电信号，经放大、编码或调制后送至信道。接收机将收到的信号放大、解码或解调后，按照与发送机相同的扫描速度和顺序，以记录形式复制出原件的副本。
第四节 传真和电子邮件
4、传真机的使用步骤、方法　
（1）把传真机的盖子打开。
（2）根据提示把要传真的内容放入传真机（一般传真机都会提示怎样放置文件，将文字面向下）。
（3）拨号。
（4）拨通之后传真机会直接给传真信号，听到刺耳的“滴-----”的声音，此时按下“传真/开始”按钮；还有一种就是电话传真一起的，拨打的号码是有人先接听的，电话接听后告诉人家你要发传真，请她给你个传真信号，等到听到传真信号响起“滴-----”的声音，就可以按下“传真/开始”按钮。
（5）挂了听筒，传真就会自动传送了。
（6）等传真机将传真内容吐出来，传真发送完毕。
5．传真的写法
传真有专用稿纸，按专用稿纸的要求填写即可。一般包括以下项目：收件人或公司名称、地址、电话、传真；寄件人或公司名称、地址、电话、传真；传真的主题、页数、日期；正文具体内容等。
下面是传真的专用稿纸样式之一：
第四节 传真和电子邮件
第四节 传真和电子邮件
-------（杭州）有限公司
收件人： 寄件人：
电话： 电话：
传真： 传真：
主题：询价 页数：
√紧急 请审阅 请批注 √请答复 请批注
您好：
请报价。
（具体项目名称、具体要报价项目内容）
请尽快报含税、含运费的优惠价，谢谢！
敬祝
商祺
-------（杭州）有限公司
×× ××年×月×日
地址：浙江省杭州市**经济开发区**街**号
二、电子邮件
电子邮件（electronic mail，简称E-mail，标志：@）。它是—种用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法，是Internet应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担电话费和网费即可）、以非常快的速度（几秒钟之内）与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种形式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。
第四节 传真和电子邮件
第四节 传真和电子邮件
电子邮箱：
现实生活中寄信或寄包裹要去邮局，而写电子邮件要去网上邮局，不过使用网上邮局之前你要先申请一个电子邮箱，各大网站都提供免费电子邮箱服务。邮箱有很多，你可以从以下邮箱中任选一个，进去后在登录的地方找到“立即注册”字样，按提示操作，填写好相关信息就可以申请到自己的电子邮箱了。注意，注册好邮箱后，要记下邮箱帐号和密码，以便以后登录时直接使用，不必再申请。如果忘记邮箱帐号或密码，就无法登录，也就无法进入你的网上邮局。
网易163邮箱 Gmail 搜狐邮箱 TOM邮箱
搜狗邮箱 网易126邮箱 139手机邮箱
新浪邮箱 Hotmail 189邮箱
QQ邮箱 雅虎邮箱 亿邮
21CN邮箱 188财富邮 网易邮箱 foxmail 联通手机邮箱 263邮箱
第四节 传真和电子邮件
电子邮件的特点
用申请来的电子邮箱在对应的网站登录后，可以收邮件，也可以发邮件。电子邮件的特点是快速、高效、方便、价廉。这是任何传统的方式也无法比拟的。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。另外，电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同一邮件可以一次发送给许多人。最重要的是，电子邮件是整个网间网以至所有其他网络系统中直接面向人与人之间信息交流的系统，它的数据发送方和接收方都是人，所以极大地满足了人们的通信需求。
电子邮件不仅可利用电话网络，而且可利用其它任何通信网传送。在利用电话网络时,还可在其非高峰期间传送信息，这对于商业邮件具有特殊价值。由中央计算机和小型计算机控制的面向有限用户的电子系统可以看作是一种计算机会议系统。
第四节 传真和电子邮件
第四节 传真和电子邮件
发电子邮件需要填写的主要内容
（1）收件人：如shandongzhiye163@
（2）主题：电子邮件的标题(文章的题目、主旨）
（3）添加抄送：如果我们需要将一封电子邮件同时发给几个 人，可将其他人的电子邮件地址填在这栏，中间用逗号或分号隔开。
（4）添加密送：该地址对于其他人是不可见的。
（5）使用群发单显：群发的邮件，采用一对一单独发送，每个收件人只能看到自己的地址。
（6）添加附件：添加附件→选中文件→打开→完成。
（7）正文内容：可以对正文进行编辑（粗体、斜体、下划线、字体、颜色等）；随着电子邮件功能的不断升级，现在的电子邮件，不仅仅可以传递文本信息，还可以使用“附件”实现对声音、图形、图象、动画等多媒体信息的传送。
第四节 传真和电子邮件
写电子邮件的注意事项
（1）慎重选择发信对象
（2） 注意交流方式
（3）“标题”要具体明确
（4）内容应简明扼要，言语要慎重
（5）于特定邮件中加上密码
（6）小心“附件”功能的使用
（7）定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示
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