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应用文写作教程
第六章 经济事务文书
教学目的：通过本章的教学，了解经济事务文书的概念、特点；掌握各种经济文书的写法和要求。学会分析备忘录、意向书、合同、商务信函、广告文案的结构和内容，能结合实际拟写备忘录、意向书、合同、商务信函、广告文案等经济事务文书。
教学重点：备忘录、意向书、合同、商务信函、广告文案的写作。
第六章 经济事务文书
教学难点：备忘录、意向书、合同、商务信函、广告文案的写作。
教学方法：讲授法、案例分析法、练习法并用
教学时数：6课时
本章目录
第一节 经济事务文书概述
第二节 备忘录、意向书
第三节 合同
第四节 商务信函
第五节 广告文案
经济事务文书概述
一、经济事务文书的概念和特点
（一）经济事务文书的概念
经济事务文书是指法人单位和个人在进行业务管理、生产经营、商贸往来等经济活动中，为处理经济事务、协调经济活动、传递经济信息而经常使用的具有较为固定格式的专用文书。如经济活动中经常出现的经济合同、意向书、商务信函等。
（二）经济事务文书的特点
1．政策性
经济事务文书根据经济事务的需要，受经济业务活动的制约，它的内容要以有关的经济法律、法规和政策为依据，体现经济法规和经济政策的精神，具体地分析解决经济问题。
2．实用性
经济事务文书是为解决具体的经济问题而存在的，因此追求的是一种朴实、简明、准确的语言风格，体现出一种实用性的特点。
第一节 经济事务文书概述
3．真实性
经济事务文书是管理经济工作的工具，是为解决经济问题、指导经济工作而服务的，因此，它完全排斥虚构和杜撰。经济事务文书中所涉及的数据和材料，必须真实准确，否则会造成严重的经济后果。
4．规范性
经济事务文书都有相对固定的格式与写作规范，是人们在长期的写作交往实践中约定俗成的，写作时必须共同遵守，不能随意更改。
5．语言平实、简明、准确、精炼
经济事务文书的语言，要做到文约意丰，言简意明；准确。包括判断推理要正确，遣词用语要明确，数据、图表要精确；精炼。在写作这类文体的文章时，最忌华而不实；最忌拖沓、冗长、繁杂等不着边际的文字。
经济事务文书概述
二、经济事务文书的种类
（一）契约类
用于确定经济活动当事人双方的关系，彼此的权利与义务。如授权委托书、经济合同、合作
意向书、协议书、招标书和投标书等。
（二）商务函电类
用于商务活动中，当事双方在洽谈业务、磋商问题、交流信息等过程中往来的信函、电话、传真、电报等文书。如：商务信函等。
（三）说明类
这类经济事务文书是为了经济活动中具体对象、具体产品能够依照经济规律进行有序运作，它具体体现双方或多方当事人的经济利益。如：商品说明书、商品广告等。
本章仅涉及常用的备忘录、意向书、经济合同、商务信函和广告文案五种文体。
经济事务文书概述
三、经济事务文书的写作要求
（一）主旨必须正确、专一、鲜明、突出、周密、严谨。
（二）材料必须真实、准确。
（三）格式规范，语言准确、简明、平实。
第二节 备忘录、意向书
一、备忘录
（一）备忘录的概念和特点
备忘录是经济活动中，双方商定形成的记录有关合作活动或事务，起揭示或提醒作用的一种事务性文书。
另还有两种常见的备忘录，但不属于本章经济类文书的研究范畴。一是企业中用于内部人员之间交流的备忘录，起到提醒和备忘的作用，一般装订成簿册，或放置案头，或随身携带。如《秘书国家职业资格培训教程》涉及的备忘录，是上司对下级近期工作的提示。一是国家间和外交代表机关之间常用的一种外交文书，主要用于说明对某一问题的认识、立场、观点，也可用以明确外交会谈的内容或通报有关情况，如《谅解备忘录》。
第二节 备忘录、意向书
备忘录的特点有：
1.意向性。备忘录所记录的事项是双方商议后所表达的合作承诺，表现的是双方合作的初步意向。
2.协商性。即使是签订之后，还可以协商修改。至于是否具有法律效力，不能一概而论。法律上没有“备忘录”的概念，备忘录不一定等于合同。
第二节 备忘录、意向书
（二）备忘录的写法和要求
1.备忘录的写法：
（1）标题：直接写文种名称，如《合作备忘录》；由单位+文种组成，如《××大学与××学院合作备忘录》；由事由+文种组成，如《志愿者培育基地建设实施合作备忘录》。
（2）正文
①导语：可采用相类似的写法“为了……，本着……的原则，双方就……方面合作达成如下一致”。
②主体：双方商议后所表达的合作承诺事项，通常采用分条列项式记录。
③结尾：说明备忘录一般不具有法律效力，可通过其他具有法律效力的文书，如合同、协议等进一步确定商定事宜。
（3）落款：由双方代表签字认可并标注时间。
第二节 备忘录、意向书
2.备忘录的要求
（1）内容具体明确，条款清晰。
（2）语言朴实，用词准确。
第二节 备忘录、意向书
【例文6.1】 谈判备忘录
中国××公司××分公司（以下简称甲方）的代表与×国××公司（以下简称乙方）的代表于20××年××月×日在中国×市关于兴办某合资项目进行初步协商，双方交换了意见，现达成初步意见如下：
一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，总金额为×××万美元。投资方式有待进一步磋商。甲方同意提供场地、厂房、机器设备，但所用的投资的作价原则和办法亦有待进一步协商。
二、合资项目生产的××产品，乙方愿意在国际市场上销售50%，甲方希望乙方能达到70%，其余部分在中国国内市场上销售。
三、关于利润分配问题，乙方认为自己投入资金，应占70%；甲方认为应该按投资比例分成。双方没有达成一致意见，但乙方代表表示愿意考虑甲方的意见，另定时间再进行协商。
四、工厂的规模、合营的期限、技术的指导以及其他事项，均未详细讨论，双方都认为第二、三项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题容易商定。
五、这次洽谈虽未解决主要问题，但双方都表示愿意合作。期望在今后两个月内再行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。
中国××公司××分公司 ×国××公司
代表××（签章） 代表××（签章）
日期 日期
【例文6.1简析】
这是一篇商务谈判备忘录。标题直接写“谈判备忘录”，比较醒目；引言部分简单交代国别、单位、名称、会谈时间、会谈地点、会谈项目等，接着写“现达成初步意见如下”引出正文；正文部分具体地记录了谈判过程中双方各自的意见，并以甲、乙各自的语气来表达，真实地反映了谈判的内容，内容简单明了，条款清晰，语言朴实。该例文颇能体现备忘录的特点。
第二节 备忘录、意向书
【例文6.2】 合作备忘录
甲方:××(集团)有限公司
乙方: ××(集团)有限公司
鉴于××(集团)有限公司(下称“×× ”)作为××集团所属的物流企业，×× (集团)有限公司(下称“交运集团”),是××市国资委独资的,下辖公路,水路客货运公司, ××市的运输龙头企业。本着全面,开放,互惠互利的原则,双方就物流方面合作意向达成如下一致:
一、合作的主要内容
1．合资成立××物流货运航空公司(暂定名),注册在两路寸滩保税港园区内,由××集团所属企业控股与××集团所属企业股权合作,并通过增资扩股吸纳国际战略投资人;
2．××物流控股与××集团就××××(集团)有限公司进行资产重组和股权合作,并成立基金管理公司,积极发起航运产业基金,从事船舶和物流地产等相关产业的投资运作,积极推进与××集团的整体战略合作;
3．船舶制造业的合作,以××××公司所属江中造船厂为业务平台,大力发展中小型高端和特种船舶制造,积极开发江海联运集装箱船,散杂货船,豪华游轮和游艇,以及其他特种船舶;
4．江海联运市场开发与整合,以××××公司原有集装箱,特种船,散杂货船等业务,联合xx区内企业,共同发展集装箱,特种船和散杂货的江海联运;
5．发展综合物流及金融服务产品,以××或××公司所属物流企业为业务合作平台,延伸服务产品发展快递,货代等第三方物流和项目物流,发展中国西部钢铁,粮食,机电,汽车,化工,轻纺,煤炭等大宗物资交易平台和市场。
6．××物流向××集团下属企业提供船舶租赁,船舶保险,存货质押,贸易期货等金融物流方面的服务,并通过这一业务平台整合××物流在中国西部地区的物流资源。
二、建立合作交流机制
1．为保证合作顺利实施,双方同意分别明确联络人负责对接。
2．双方高层建立不定期会晤机制,进一步明确合作方向,及时解决合作中存在的问题。
3．双方同意,各项既定的合作项目应当在签署本备忘录后的两个月内得到推进,落实。
三、其他事项
1．本备忘录仅用双方建立合作关系并推动具体合作事项之用,甲乙双方同意本备忘录为双方各自的受控文件,不对媒体及任何无关的第三方披露。
2．本备忘录未尽事宜,双方可以另行协商,通过补充备忘录,高层的会谈纪要等方式进一步约定有关事项。
3．本备忘录自签订之日起生效,有效期三年。
4．本备忘录一式四份,甲乙双方各执二份,具有同等效力。
××(集团)有限公司（盖章） ××集团)有限公司（盖章）
代表人: 代表人:
日期： 日期：
【例文6.2简析】
这是一篇格式规范的备忘录，内容翔实具体，条款清晰。值得借鉴。
第二节 备忘录、意向书
二、意向书
（一）意向书的概念
意向书又叫草签，是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是协议书或合同的先导，多用于经济技术的合作领域。
(二)意向书的特点
1.协商性
意向书不具有法律效力，是双方初步协商的产物，但具有促使双方进一步协商而签订合同的导向作用。因此在写作意向书时多用商量的语气，不带强制性。有时还用假设、询问的语气。
2.灵活性
意向书不像协议、合同那样，一经签约不能随意更改，意向书比较灵活，在协商过程中，当事人各方均可按各自的意图和目的提出意见，在正式签订协议、合同前亦可随时变更或补充，最终达成协议。
3.概括性
意向书的内容多是概括性、轮廓型，一般是将当事人议定的大体事宜记下来，不涉及具体细节。
第二节 备忘录、意向书
（三）意向书的类型
1.按文体格式分
根据意向书的格式可分为：①条款式意向书，即类似协议书和合同，采用分条列项式写法的意向书。②书信式意向书，即用信函文体写作的意向书。
2.按内容分
根据意向书的具体内容，大致可分为：①合作意向书；②投资意向书；③购房意向书；④招商意向书；⑤就业意向书等。
第二节 备忘录、意向书
（四）意向书的写法和要求
1．意向书的写法
意向书的结构包括标题、正文、落款3个部分。
（1）标题。标题常见的形式有两种：一种直接写文种，即《意向书》、《合作意向书》，另一种由项目名称+文种构成。如《兴建朝阳娱乐城意向书》、《高职类学生实习合作意向书》。
（2）正文。正文由引言、主体和结尾三部分构成。
①引言：一般写明合作各方当事人单位的全称，代表人姓名、身份、洽商时间、地点及因何事项进行协商，继而用“双方就有关事宜，达成如下意向”或“经友好协商，特就……事宜签订本意向书”等语句，过渡到主体部分。
②主体。主体部分是意向书的重点内容，一般写双方的意图及初步商谈后达成的倾向性认识和比较认同的事项，多采用分条列项的形式写。各条项的内容要相对完整，无论采用哪种方式写作意向书，基本内容无非是写意向双方的意图及达成共识的条款。条款的表述无非是在回答“为什么”、“做什么”、“怎么做”等基本问题。
第二节 备忘录、意向书
③结尾。一般应写明“未尽事宜，在签订正式合同时予以补充”等语，以便留有余地，或注明“本意向书一式两份。作为备忘录，双方各执一份备查”。
(3)落款
写明意向书签订双方的名称、代表人签名，并加盖公章、私章及日期。
2.意向书的要求
（1）坚持平等互利的原则。不分国家大小、单位大小或资本多少，都应一视同仁，平等对待；既不能迁就对方，也不能把自己的要求无原则地强加给对方。
（2）态度要诚恳，做到不卑不亢，礼貌客气。
（3）内容要明确，条款要具体，用词要准确，不能含混不清，模棱两可。
第二节 备忘录、意向书
【例文6.3】 合作意向书
甲方：深圳××电子股份有限公司
法人代表：××
乙方：××股份有限公司
法人代表：××
深圳××电子股份有限公司（以下简称甲方）是一家专业从事电子元器件制造的上市公司；××有限公司（以下简称乙方）下属微电子分公司是专门从事高频绕线片式电感制造的生产企业。因乙方战略调整，公司不再将电子元器件作为公司的重点业务进行发展，将逐步退出该产业。为此，双方经过友好协商，愿意开展合作，进行资源整合。
一、本着互相信任，相互体谅的原则，保证合作工作顺利实施；
二、甲方购买××股份有限公司微电子分公司的全部下述产品的生产线及辅助设备：0402、0603、0805、1206、1210、1812 系列绕线高频电感产品设备；0805、1210 系列绕线共模电感产品设备；32、45 系列色码电感（模压电感半成品）设备。以设备评估结果作为双方作价参考依据。乙方承诺以上设备产权无瑕疵。其中涉及海关监管的设备，必须按照国家规定办理相应手续后才能进行转让。
三、乙方承诺在本次合作成功后，乙方将退出电子元件行业，并将微电子分公司的全部技术、品牌、市场以及双方未来能够达成一致书面意见的其他资源和业务原状移交甲方；同时承诺甲方可以长期使用与微电子分公司有关商誉和专利。
四、本次合作实施后，乙方承诺未来五年内将不得再从事电感类产品的研发、生产和销售相关业务；但涉及军工业务的部分，须根据国家有关规定办理完毕相关手续并成功移交后才能实行此条规定。
五、甲方承诺在贵阳设立分支机构，以便顺利承接乙方的业务与资源。
六、在员工本人自愿的前提下，甲方欢迎乙方员工进入新公司工作，并愿意在待遇方面做出一定承诺；乙方鼓励员工去甲方工作，并制定相应鼓励政策。（具体方案由双方另行规定）。
第二节 备忘录、意向书
七、正式协议
本意向书签定后，双方应本着以上原则，开展各项工作，包括
1.报经双方董事会、股东大会批准。
2.进行资产评估，费用双方共同分担。
3.履行相应的国有资产转让审批手续。
以及其它需要办理的审批手续，以上审批手续完成后，双方签署正式合作协议。
双方签署：
甲方：深圳××电子股份有限公司 乙方：××有限公司
授权代表： 授权代表：
地址：深圳××区××工业园 地址：××省××国家高新技术产业开发区
电话：0755-×××××× 电话：××××-××××××
签字日期：××××年×月×日
【例文6.3简析】
这是一份联签式意向书。标题直接由文种组成，导语写明合作各方当事人单位的全称、性质，合作的原因，主体部分分条款写明双方达成的意向性意见，结尾处写明“双方将签署正式合作协议”，留有余地，符合意向书的特点，可资借鉴。
第二节 备忘录、意向书
【例文6.4简析】
这是一份双方同意建立长期粮食贸易关系的意向书。标题明确表达了意向书的内容。开头写明了甲乙双方单位名称。接着写了洽商的时间、地点、项目名称，签订意向书的原因和目的，并将签订意向书前双方就建立长期粮食贸易关系的条件进行了简要分析，说明了意向书履行的可行性，表达了双方洽谈的诚意，也为正文签订条款内容奠定了基础。正文条款虽然不多，但对双方在今后的粮食贸易活动中应取的态度和大米购销的品种、质量、数量表示了明确的意见，为以后如何具体地确定价格，深化双方之间的贸易关系，保持长期的平等互利关系奠定了基础。主要内容明确而且全面。
第二节 备忘录、意向书
【例文6.4】 建立长期粮食贸易关系意向书
××粮油储运中转公司(甲方)与××粮油贸易公司(乙方)，于9月11日至12日在××市就建立长期粮食贸易关系问题进行了洽谈。甲方认为乙方为粮产区，粮食充足，粮质好，价格适宜，运输方便。乙方认为甲方是沿海开放城，人口集中，需求量大，是产区销售粮食的集散地。根据需要，愿为对方常年提供质优价廉的粮源。经过洽谈，双方愿意建立长期粮食贸易关系。现达成意向如下。
一、在平等协商、互惠互利的基础上，双方建立长期的粮食贸易关系。甲方提供所需粮食品种、质量、数量要求，乙方本着为销区服务的原则，愿按甲方要求及时组织优质粮食，优先安排加工、发运，尽量满足对方需求。
二、甲方每年向乙方购进1500吨特二晚籼大米；乙方按计划及时提供优质服务，组织货源。
三、甲方所需的常规品种大米，每月50吨，及时电汇联系，乙方搞好计划安排，及时供货。
四、乙方本着保本销售的原则，为甲方提供服务。甲方要照顾乙方产区粮价，随行就市，根据市场行情变化，及时协商，实事求是调整。
五、不管丰收年、下产年，甲乙双方都要优购优销，长期合作。特别是歉产年，即使困难再多，乙方也要为甲方保证粮源。
××粮油储运中转公司(盖章) ××粮油贸易公司(盖章)
代表：×××(签名) 代表×××(签名)
二○××年九月十二日 二○××年九月十二日
今天的课就上到这里 感谢大家的参与！

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