第二章 党政机关公务文书 课件(共124张PPT)-《应用文写作教程(二版) 》同步教学(高教社)

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行政公文
第二章
第二章 党政机关公务文书
【引言】
为使党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,2012年中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》),对党政机关公文的种类、格式、行文规则、发文办理、受文办理以及归档管理等做了详细规定。党政机关公文“法定”特征明显,公文处理强调规范,排斥个性。本章依据《条例》和《党政机关公文格式》等相关规定,着重介绍党政机关公文的格式编排要求和常用文种的写作规范。
目 录
第二章 党政机关公务文书
第一节 概述
第二节 通告
第三节 通知
第四节 通报
第五节 报告
第六节 请示
第七节 批复
第八节 意见
第九节 函
第十节 纪要
第一节 概述
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一、党政机关公文的涵义
国家机构及其他组织在公务活动中为行使职权、实施管理、沟通协调而制作形成的文书简称公文。党政机关公文,是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第二章 党政机关公务文书
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
(一)行文内容的政治性
党政机关公文是实施领导、履行职能的工具,其内容体现着施政主体的意志和意图,具有鲜明的政治色彩。
(二)制发作者的法定性
党政机关公文的制发不是个人的随意行为,其作者为依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的党的各级组织和各级政府及政府部门,公文必须以这些组织、机构或其法定代表人的名义制发。
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
(三)文体格式的规范性
为维护党政机关的权威性,保证党政机关公文的特定效力,方便公文的处理,党政机关公文从用纸、排版装订到文种类别、格式要素编排等,必须遵循《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的统一规范要求,没有个性发挥的余地。
(四)特定效力的强制性
公文形成于现行公务活动中,一旦生效,对特定的受文对象产生法律法规所规定的不同程度的强制性影响。
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三、党政机关公文的种类
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五、公文的稿本
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第一节 概述
(五)处理程序的规律性
公文是在公文处理中形成、运转并实现其政治功能的。公文处理程序是对公文处理实践中规律的总结,从拟制到办理和管理,各个工作环节相互关联、衔接有序,不可逆行。
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
《党政机关公文处理工作条例》第二章规定,党政机关公文种类主要有:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
公文格式是指组成公文的所有符号在载体(纸张等)上排列的规定。
《党政机关公文处理工作条例》第三章公文格式第九条规定:“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。” 第十条规定:“ 公文版式按照《党政公文格式》国家标准执行。”现依据《条例》和《党政机关公文格式》,将党政机关公文各要素标志要求简要介绍如下:
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
目前我国通用公文载体、书写、装订要求的格式一般为:
公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,可根据实际需要确定;
公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域:天头(上白边)为37mm±1mm, 订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm;
所有文字符号从上至下,自左而右依次横写横排(少数民族文字可按其习惯书写、排版), 一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
《党政机关公文格式》将版心内的公文要素划分为版头、主体、版记三部分。置于公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;置于红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称版记。页码位于版心外。
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
(一)版头
1.份号 。公文印制份数的顺序编号。涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限。根据公文实际的涉密程度,将秘密等级和保密期限用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
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五、公文的稿本
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第一节 概述
3.紧急程度。公文送达和办理时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”和“加急”,电报应当分别标注“特提”、 “特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
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第一节 概述
4.发文机关标志。用以强调公文责任归属,维护公文的权威性。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;也可以使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文;若党政机关与同级或相近的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,发文机关排序按照党、政、军、群的顺序依次排列。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识,以醒目、美观、庄重为原则。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
5.发文字号。公文作者对其制发的公文依次编排的序号,由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文,使用主办机关的发文字号。
发文机关标志下空二行,用3号仿宋体字,居中编排;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
6.签发人。代表机关核准并签发文稿的法定作者代表人的姓名。
上行文需在公文首页标识签发人姓名,与发文字号平列一行,居右空一字;签发人后标全角冒号,“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标识。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
下行文或平行文的签发人是在发文稿纸上进行,并签有明确的意见,如“发”或“同意发”。若认为此件发出前应请有关领导阅知,可用“请×××阅后发”来签发意见。
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第一节 概述
(二)主体
1.公文标题。编排于红色分隔线下空二行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或者菱形。
公文的标题由发文机关名称、事由、文种三部分构成。一般情况下,不得随意省略任何部分,只有某些法规规章性公文、公布性公文和内容为一般事务性质的公文可适当省略其中的前一个或两个部分。
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第一节 概述
拟定公文标题,各部分的表达必须准确贴切。作者应用全称或规范简称,文种务必用统一规范的称谓,事由应准确地概括出内容范围或直接提示公文主题,不得出现歧义,所使用的词语应能精确表达概念。
标题中除出现法规、规章的名称用书名号外,一般不用标点符号。
联合发文时,发文机关排列次序要求同“发文机关标志”。
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四、党政机关公文的格式
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第一节 概述
2.主送机关。公文的主要受理机关。应当使用全称、规范简称或同类型机关统称。
编排于标题下空一行位置,居左顶格用3号仿宋体字标志,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记,标注方法见版记部分的“抄送”。
应根据内容的需要、制发机关的隶属关系及职权范围正确认定主送机关。向上级报送的公文原则上主送一个上级机关。
除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
3.正文。用来表述公文内容的主体。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。数字、年份不能回行。
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五、公文的稿本
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第一节 概述
4.附件说明及附件。 附件指附属于公文正件的其他材料。为证实与正件的关系,需在公文正件上作出附件说明,注明附件的顺序号和名称。附件说明在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标志“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
  如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
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五、公文的稿本
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第一节 概述
5.成文时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。除在正文中明确规定生效执行日期的公文之外,成文时间即公文时间效力范围的起点,因此,日期也具有表明公文有效性的作用。
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
成文时间的标识位置参见“署名和印章”部分。
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第一节 概述
6.署名和印章。印章是证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
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第一节 概述
加盖印章的公文应注意:
  成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
  单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
  联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
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四、党政机关公文的格式
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第一节 概述
加盖签发人签名章的公文应注意:
  单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
  联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。
  签名章一般用红色。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
不加盖印章的公文应注意:
  单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
  联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
7.附注。附注是对公文的发放范围、使用时须注意的事项加以说明,如“此件发至县团级”“此件可见报”等。附注不是对公文内容做出解释或注释。“请示”须在附注处标明联系人和联系电话。
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
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第一节 概述
(三)版记
1.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如属下列情况需要抄送:一是特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关;二是向上级行文时,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关;三是受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。如属下列情况则不得抄送:一是上行文不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
  如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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第一节 概述
2.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
  版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
3.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
4.版记的位置。版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。
具体操作参考如下:
公文主体之后的空白容不下版记的位置,需另起一页标识版记,此时版记要放在最后一面,即使前一面完全空白也没关系。
公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过三面)。
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
公文如有附件,附件最后的空白能够容下版记,而该页又正是4的倍数,此时版记应置于该空白处,以免造成浪费。如果附件是被转发的文件,该文件后面也有版记,此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记,转发文件还应标志自己的版记。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:党政机关公文格式样本
第一节 概述
制发公文过程中会产生各种文稿和文本。
(一)文稿
1.草稿。公文最后定稿前的历次文稿,其外观上没有签发、用印等生效标志,因而没有法定效力。
2.定稿。内容已确定,并已履行法定生效程序的最后完成稿,其外形特征是有法定生效标志,因而具有法定效力。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:公文首、末页版式
第一节 概述
除以上稿本外,某些法规性公文还存在试行本、暂行本、修订本等,在试行期内、暂行期内或修订生效起皆具有法定效力。
另外,以汉文和其他兄弟民族文字撰制的同一公文、不同文字的稿本,效力相同。
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:公文首、末页版式
第一节 概述
(二)文本
1.正本。根据定稿制作的供主主送机关使用的具有法定效力的正式文件。其外形特征是格式规范,有法定生效标志。
2.副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的复制文本或正本的复份,供存查、知照使用。
与正本同时印刷的副本(正本复份)与正本外形没有区别,效力上具备正式公文的法定效力,但其送达对象及使用目的与正本不同。正本送达主送机关,副本送达抄送机关或留存本机关供备查、归档。作为复制件的公文副本(如抄本、复印本)因不能再现正本的全部特征,因而不具备正式公文的法定效力,只供备查、参考。
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:公文首、末页版式
第一节 概述
第二章 行政公文
用纸规格和
版心尺寸
单一机关行文首页版式
联合机关行文首页版式
公文末页
版式
返回目录
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三、行政公文的种类
四、行政公文的格式
五、公文的稿本
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三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:公文首、末页版式
图1:A4型公文用纸页边
及版心尺寸
第一节 概述
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四、党政机关公文的格式
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图2:公文首页版式
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
附:公文首、末页版式
图3:联合行文公文首页版式1
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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图4:联合行文公文首页
版式2
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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图5:公文末页版式1
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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图6:公文末页版式2
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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一、党政机关公文的涵义
二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
四、党政机关公文的格式
五、公文的稿本
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图7:联合行文公文
末页版式1
第一节 概述
第二章 党政机关公务文书
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二、党政机关公文的特点
三、党政机关公文的种类
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五、公文的稿本
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图8:联合行文公文
末页版式2
第二节 通告
第二章 党政机关公务文书
第二节 通告
(一)通告的涵义 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 。 (二)通告的特点 1.强制性。重要的通告是对某些要求人们遵守或执行的事项所作出的规定性条文,是具有政策法规性效力和约束作用的,通常由国家行政机关发布,强制有关单位、个人遵守或执行。 2.广泛性。通告的广泛性表现在各个方面:通告的内容可以涉及社会生活的方方面面;通告的使用主体范围也相当广泛,凡具有一定权限、一定管理职能的行政或权力机关及其职能部门,都可使用这一公文文种;通告通常也没有特定的受文对象。
第二章 党政机关公务文书
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
(三)通告的种类
通告从内容上可分为法规性通告和知照性通告。
1.法规性通告。用于公布政策法规或规范性意见,要求机关、单位或个人遵守执行。
2.知照性通告。用于公布需要各有关方面周知或者办理的具体事项。
第二章 党政机关公务文书
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
(四)相近文种简析
公告和通告两种文体在功能上有一定的相似之处,为使读者在选择文种时不致发生混淆,现将这两个文种作如下比较:
1.内容的重要程度不同。公告是用来发布重要事项和法定事项的,涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事,或者履行法律规定必须遵循的程序;通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项,它所涉及的事项一般没有公告那么重大。
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
2.对发文机关的限制性有较大不同。公告的发文机关级别较高,只有涉及全局性的重大事项或法定事项时,才能由高级别的行政部门发布;而通告是一种高层和基层行政机关及其部门都可使用的文体,社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内,也可以制发。
3.发布范围有所不同。公告的发布范围是国内外,范围比较大;通告虽然也是面向社会发布的,但多限定在一个特定区域范围内,而且内容也多是指向特定的人群。
4.发布的方式不同。公告多数是通过新闻媒体发布;而通告可以通过新闻媒体发布,也可以用红头文件的形式下发,还可以公开张贴。
第二章 党政机关公务文书
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
(一)标题
通告的标题有三种写法:一是由发文机关、事由和文种组成的完全式标题,如:××关于机动车辆年检的通告;二是由发文机关和文种构成的省略式标题,如:××省人民政府通告;三是仅由文种“通告”构成的省略式标题。
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
(二)正文
通告的正文通常由引据、事项和结语三部分组成。
1.引据。主要阐明制发通告的缘由,包括背景、原因、目的、意义等。作为引子,开头要简洁明了。
2.事项。主要写出通告事项的具体内容。如果内容较单一,可不分条目;若内容复杂,文字较多,可以分条列项。
3.结语。通常采用“特此通告”等惯用语作结,或写出遵守、执行本通告的希望或要求。
(三)落款
注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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二写作基本模式
三注意事项
第二节 通告
(二)正文
通告的正文通常由引据、事项和结语三部分组成。
1.引据。主要阐明制发通告的缘由,包括背景、原因、目的、意义等。作为引子,开头要简洁明了。
2.事项。主要写出通告事项的具体内容。如果内容较单一,可不分条目;若内容复杂,文字较多,可以分条列项。
3.结语。通常采用“特此通告”等惯用语作结,或写出遵守、执行本通告的希望或要求。
(三)落款
注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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三注意事项
第二节 通告
(一)内容表述要通俗
通告的事项涉及社会各有关方面,内容表达和语言表述上要注意通俗易懂。
(二)注意选择好发布途径
  向社会各界周知需要遵守的有关事宜时,最好选择通过新闻媒体公开发布。
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二写作基本模式
三注意事项
第三节 通知
第二章 党政机关公务文书
第三节 通知
(二)通知的特点
1.功能的多样性。通知可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等,下行文的主要功能,它几乎都具备。 2.运用的广泛性。无论是最高层的党政机关,还是基层的企事业单位,都可以发布通知。通知的受文对象也比较广泛。内容上,问题不论大小,事项不论巨细,都可使用通知。
3.写作的灵活性。通知功能多样性的特点,决定了通知的写作非常灵活,篇幅可长可短,结构亦繁亦简。
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二写作基本模式
三注意事项
第三节 通知
(一)通知的涵义
通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
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二写作基本模式
三注意事项
第三节 通知
(三)通知的种类
1.指示性通知。上级机关向下级机关布置工作、做出相应指示时使用。
2.事务性通知。用来传达、安排事务性工作,如召开会议,机构、人事调整,安排假期等,都可使用这种通知。
3.发布性通知。有些公文,如讲话、会议纪要、方案、规划、条例、规定、办法、细则、实施方案等,只有以通知的形式印发方能生效执行。除国家的法律用命令颁布之外,其它文件一般用通知颁布。
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二写作基本模式
三注意事项
第三节 通知
(一)标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法,由发文机关+主要事由+文种组成,如《国务院办公厅关于依法惩处非法集资有关问题的通知》。有时也可根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“补充通知”,如《国务院办公厅关于做好防范大雾天气影响交通安全工作的紧急通知》。
发布性通知,批转、转发性通知的标题较特殊。发布性通知,所发布的文件名称要出现在标题的主要事由部分,可使用书名号;批转、转发性通知,所转发的文件内容要出现在标题中,一般不使用书名号。如《国务院办公厅转发环保总局等部门关于加强农村环境保护工作意见的通知》。
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二写作基本模式
三注意事项
第三节 通知
(二)正文
由于通知的功能多,种类多,写法上有较大的差异,这里按不同种类概括介绍一下通知正文的基本写法。
指示性通知的正文一般包括发文缘由、事项和结语三部分。发文缘由是开头部分,用来表述有关背景、根据、目的、意义等;事项是通知正文的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、落实的措施和步骤等,都在这一部分中有条理地表达出来,内容复杂的需要分条列项;结语是通知的结尾部分,可以提出贯彻执行的要求,如无必要,可以省略。
事务性通知的正文结构与指示性通知相似,只不过行文更为简短,常常省略发文缘由直陈其事,结语通常用“特此通知”。
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三注意事项
第三节 通知
4.批转、转发性通知。本机关收到上级、下级或不相隶属机关的来文,有必要转给所属下级机关让其了解该文内容的,便使用批转、转发性通知。将某一下级机关公文转给所属下级机关的,用“批转性通知”;将上级机关、平级机关或不相隶属机关的来文转给所属下级机关的,用“转发性通知”。
5.会议通知。比较重要的会议召开之前,需要将会议的有关情况告知有关单位或人员而使用的通知。
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三注意事项
第三节 通知
(三)落款
文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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三注意事项
第三节 通知
发布性通知和批转、转发性通知写法类似,正文首先写清楚被发布或批转、转发的文件名称,批转性通知还可以夹带对被批转文件的评价和态度;然后写清楚执行要求。有时,这类通知在上述内容表述完毕之后,还对时代背景、现实状况、性质意义等进行说明和阐述,以帮助收文单位理解通知精神。
会议通知的正文需要交代清楚会议的内容(如果内容保密也可不写,用会议名称代替,如关于召开民政局长会议的通知)、会议的时间和地点、报到的时间和地点、与会人员、会议食宿和材料等相关费用以及其他需要与会人员知晓执行的事项。
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三注意事项
第三节 通知
(一)正确选择使用文种
通知的功能多,运用非常广泛,但这并不意味着可以滥用。在实际应用中注意区别选择“通知”、“函”、“通告”等文种。
(二)内容要具体、明确
通知往往针对某一具体的工作或事务而发,或者布置工作,或者传达上级的指示精神,或者批转、转发文件,或者告知事项,在写作时一定要注意将内容表述得具体而明确,以保证工作能够顺利进行,事务得以有效处理。
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二写作基本模式
三注意事项
第四节 通报
第二章 党政机关公务文书
第四节 通报
(一)通报的涵义
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(二)通报的特点
1.典型性。不论是表彰性、批评性的,还是交流情况的通报,都要求被通报的内容既有普遍性又有代表性。通报的事实和情况有典型意义,才能起到以点带面的作用。
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三注意事项
第四节 通报
2.宣导性。通报的内容,不论是肯定性的还是否定性的,其价值都并不仅仅在于宣布对事件的处理结果,而是要树立学习榜样,或者提供戒鉴,使读者能够总结经验、汲取教训。
3.及时性。无论是传达精神、沟通信息,还是表彰好人好事、批评错误,都要抓住适当时机,看准火候,才能充分发挥通报的宣导作用,因此,通报的写作和传播都应该是迅速及时的。
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三注意事项
第四节 通报
(三)通报的种类
1.表彰性通报。用来表彰先进人物或先进集体,介绍先进事迹、推广典型经验。
2.批评性通报。针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报。它可以是针对某一个人所犯的错误而发,也可以针对某一单位、部门的不良现象而发。
3.情况通报。用来传达重要精神、沟通重要情况。上级机关适时发布此类通报,可以让下级单位及时了解一些重要事件或全局状况。
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二写作基本模式
三注意事项
第四节 通报
(一)标题
通报的标题大多采用发文机关+主要事由+文种的完全式标题。
(二)正文
不同种类通报正文的写法各异。
1.表彰性通报和批评性通报。正文分为四个部分:
介绍主要事实。采用概括叙述的方式,介绍先进人物、先进集体的行动及其效果,或者概括叙述错误事实或现象。这一部分要写得简明扼要、完整清晰。
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三注意事项
第四节 通报
2.情况通报。正文由三个部分组成:
开头概述缘由。叙述基本事实,阐明发布通报的根据、目的、原因等。作为开头,文字不宜过长,要综合归纳、要言不繁。
主体介绍情况与信息。叙述具体情况、传达某些信息,通常内容较多,篇幅较长,要注意梳理归类,合理安排结构。
结尾提出希望与要求。在明确情况的基础上,对受文单位提出一些希望和工作要求。这部分是全文思想的归结之处,写法因文而异,总的原则是抓住要点,切实可行。
(三)落款
文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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第四节 通报
(一)正确使用文种
通报和通知都有告知性特点,但是二者的功用和写法有明显的区别,不可混用。
通报和命令、决定都可用于表彰先进,但是它们所表彰的对象的典型意义不同,通报用于一般性表彰。
(二)正确运用表达方式
通报一般采取叙议结合的表达方式。在叙述事实时要注意概括,分析议论时要做到客观。
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二写作基本模式
三注意事项
第四节 通报
分析、评价事实的性质或意义。主要采用议论的写法,对先进事迹的性质和意义进行分析和评价;或者分析错误事实的性质、指出该种做法的危害。评价性的文字,要注意措辞的分寸感和准确性,不能出现夸饰的现象。
决定事项或治理措施。这部分写什么会议或什么机构决定,给予表彰对象以什么表彰和奖励,或对批评对象给予什么处分等;对普遍存在的错误现象或问题,在这部分中要提出治理、纠正的方法措施。通报的决定事项,表达上必须态度鲜明,用词准确。
提出希望、要求或发出号召。表彰、批评性通报必须有此结尾部分,以体现发文目的。
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二写作基本模式
三注意事项
第五节 报告
第二章 党政机关公务文书
第五节 报告
(一)报告的涵义
报告适用于向上级汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(二)报告的特点
1.单向性。报告是一种纯粹的上行文,一般不需要上级机关的回复。
2.陈述性。报告一般是以叙述、说明的表达方式汇报工作、反映情况、答复询问的,无论其所表述的内容,还是所使用的语言都表现出陈述性的特点。
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二写作基本模式
三注意事项
第五节 报告
(三)报告的种类
按照行文的目的和作用,报告可分为工作报告、情况报告、答复报告等。
1.工作报告。用于向上级机关汇报工作活动情况的报告。它侧重于陈述工作的开展情况和主要做法,有时也涉及到工作的经验、教训及下一步的打算。工作报告按照内容含量及内容的涉及范围,又可分为综合性报告和专题性报告。
2.情况报告。用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。它的突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活,具有较强的信息性,往往成为上级决策的依据。
3.答复报告。用于汇报上级机关交办的事项、任务的完成情况,或答复上级机关的询问。
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三注意事项
第五节 报告
(一)标题
报告的标题一般是由发文机关、主要事由和文种构成的完全式标题。
(二)正文
正文由缘由、事项和结语三部分组成。
1.缘由。简明扼要地说明报告的原因、依据或目的,也可以交代全文的主要内容或基本情况。如果是答复报告,这一部分即为答复依据,交待上级机关交办的事项或任务是什么、上级机关询问的问题是什么等。
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三注意事项
第五节 报告
2.事项。这是报告正文的核心部分,要准确全面地将有关工作或情况表述清楚。不同类型的报告由于其行文目的和内容性质不同,在表述时应有所侧重:
工作报告应首先写明工作进展情况、开展工作的具体做法、工作效果和取得的成绩,然后写存在的问题以及下一步的打算。在详略安排上,前一部分详写,后一部分应简略。
情况报告通常先介绍基本情况,然后分析情况产生的原因,最后提出解决的办法或制定下一步的行动措施。写作时,第一部分简要,第二部分和第三部分应根据行文宗旨确定详略。
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二写作基本模式
三注意事项
第五节 报告
答复报告应在这一部分写明处理上级交办事项或任务的大致过程,说明处理结果,并征求上级机关对结果的意见。如果仅是回答上级机关询问的话,则应简明扼要,就事论事,有针对性地回答上级机关的询问。
3.结语。报告一般以惯用语来结尾,如“以上报告,请审阅”,“特此报告”等。
(三)落款
在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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二写作基本模式
三注意事项
第五节 报告
(一)明确主送机关
报告必须有明确的主送机关,一般情况下,报告应主送一个上级机关或上级主管部门;如有必要,可以抄送有关上级机关或业务主管部门。
(二)注意表达方式
报告的陈述性特点并非排斥其他表达方式的运用,说明、议论等表达方式的恰当运用可以使文章内容更充实深刻。
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三注意事项
第六节 请示
第二章 党政机关公务文书
第六节 请示
(一)请示的涵义
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(二)请示的特点
1.期复性。期复,即期待回复之意。在公文体系中,请示是为数不多的双向对应文种之一,与之相对应的文种是批复。
2.单一性。就内容而言,请示的写作必须体现 “一文一事”的特点,即一份请示只能就一个问题或一个事项请求上级机关的答复。
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二写作基本模式
三注意事项
第六节 请示
(三)请示的种类
根据请示的内容、性质、行文目的,可以将请示分为以下三种:
1.请求审批事项的请示。用于事项的审批权限不属于本机关,须报上级机关批准、审定,如项目立项、机构设置、人事安排、城市规划等。
2.请求解决问题的请示。用于下级机关在工作中遇到政策界限不明的新情况、新问题,或自己无力克服的困难,需要上级机关解决或帮助协调解决。
3.请求指示的请示。用于对上级政策、规定中不明确的问题或工作中遇到的难于把握、拿不准的问题,请求上级机关指示,予以明确答复。
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二写作基本模式
三注意事项
第六节 请示
2.请求解决问题的请示。开头部分要写明所遇到的新情况、新问题,强调自身没有能力解决的困难,作为请示理由,必须写得条理清晰、理由充分;然后具体清楚地写明需要上级解决或帮助解决的事项;结束语一般是“以上请示,请批复”或“当否,请批复”。
3.请求指示的请示。开头应把问题的焦点、难点、矛盾点表述清楚;主体要写明需要上级就什么问题做出答复,同时还应阐述自己的理解或处理意见,以便于上级机关答复;结语一般为“当否,请批示”或“以上请示,盼复”。
(三)落款
在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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二写作基本模式
三注意事项
第六节 请示
(四)相近文种简析
请示和报告都属上行文,在使用时容易混淆,从而影响工作效率,因此应注意二者的区别。它们的区别体现在以下几个方面:
1.行文目的有别。报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题,供上级机关决策参考;请示则主要是请求上级机关给予批示、解决困难、答复问题。
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三注意事项
第六节 请示
2.内容含量有别。报告的内容比较广泛,涉及的面可大可小;请示则强调“一文一事”,内容比较单一。
3.行文时机有别。报告的行文时间比较灵活,大多报告是事后写,而根据具体需要,事前、事中也可写报告,如《关于××项目的可行性研究报告》、《关于××项目的进展情况报告》;请示只能在事前行文,“先斩后奏”是不符合工作程序的。
4.处理方式有别。上级机关对下级机关的报告一般不需要办理、回复; 请示必须有回复。
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二写作基本模式
三注意事项
第六节 请示
(一)注意确定请示的主送机关
请示的主送机关就是负责受理和答复请示事项的机关。请示在确定主送机关时,要注意以下三点:
1.主送机关只能有一个,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式。
2.请示只能主送上级机关,不能送领导者个人。
3.一般不能越级请示,在以下几种情况下才可以越级请示:
一是由于情况特殊紧急,如逐级请示会延误时机造成重大损失
二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决
三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项。
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二写作基本模式
三注意事项
第六节 请示
(二)请示缘由必须充足,事项必须具体、清楚,便于上级答复
(三)请示的结语语气不能过于强硬
避免使用诸如“当否,请尽快批示”、“以上请示,请于×年×月×日之前批复”一类用语。
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第六节 请示
(一)标题 请示的标题一般是由发文机关、主要事由和文种构成的完全式标题。
(二)正文 请示的正文由缘由、事项和期复结语三部分构成。缘由部分是上级机关批复的主要依据,请示事项部分是请示的主体部分,结语是用程式化的语言写明期复请求。因请示类型不同,以上各部分的写作侧重点有所不同,下面分别予以介绍: 1.请求审批事项的请示。此类请示应在缘由部分写明需审批事项的必要性和可行性,要写得翔实有据,切实可行;然后把要求审批的事项写清楚;最后以“当否,请审批”或“当否,请批复”作结语。
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第七节 批复
第二章 党政机关公务文书
第七节 批复
(一)批复的涵义
批复适用于答复下级机关请示事项。
(二)批复的特点
1.被动性。批复是针对下级机关的请示行文的,属于被动行文。
2.针对性。批复是针对请示内容和请示的发文机关而发的,一事一复,具有鲜明的针对性。
3.决定性。批复是对请示的事项予以明确的表态,具有指示、决定的性质。
(三)批复的种类
与请示的三种类型相对应,批复也可以分为三类,即审批事项型批复、解决问题型批复和指示型批复。
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第七节 批复
(一)标题
批复的标题一般是由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。若对请示事项给予肯定性的答复,“事由”一项中可加“同意”二字表明态度,如《国务院关于同意××市撤销××县设立××区的批复》。
(二)正文
批复的正文包括批复依据、批复内容及结语三部分。
1.批复依据。做为依据,批复的开头一般采取引文引言的方式。即引述来文的时间、标题、发文字号(先引标题,后引发文字号)或者引述来文的主要内容,然后用“现批复如下”等惯用语作为过渡。
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第七节 批复
2.批复内容。针对来文请示的事项或问题给予具体明确的答复或指示,鲜明地表达出发文机关的态度和意见。若给予否定性答复,可简要讲清这样答复的理由,但一般不加议论。
3.结语。在结尾处用“此复”、“特此批复”等惯用语作结。
(三)落款
在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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三注意事项
第七节 批复
2.批复内容。针对来文请示的事项或问题给予具体明确的答复或指示,鲜明地表达出发文机关的态度和意见。若给予否定性答复,可简要讲清这样答复的理由,但一般不加议论。
3.结语。在结尾处用“此复”、“特此批复”等惯用语作结。
(三)落款
在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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三注意事项
第七节 批复
(一)注意引文的方式
批复的依据最好采用先引标题、后引发文字号的引文引言方式,既简洁又可避免引述主要内容不够完整。
(二)注意表态明确
批复表态时,避免使用“拟同意”等模糊字眼,对请示事项的态度和意见必须明示。
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二写作基本模式
三注意事项
第八节 意见
第二章 党政机关公务文书
第八节 意见
(一)意见的涵义
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(二)特点
1.使用的广泛性。意见的发文机关无级别的限制,上自国务院,下至基层政府都可以使用这一文种。意见内容所涉及的范围也非常广泛,只要是对工作的建议、设想、措施、办法,都可用意见的形式行文。
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二写作基本模式
三注意事项
第八节 意见
(三)意见的种类
按照意见的内容、作用,可以将其分为四类,即指导性意见、建议性意见、商榷性意见和实施性意见。
1.指导性意见。用于上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见,对重要工作做出部署安排。
2.建议性意见。用于下级机关对重大问题提出见解、提供解决办法,并请求上级机关批转、转发。
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一知识要点
二写作基本模式
三注意事项
第八节 意见
2.行文的多向性。意见的行文方向不受限制,可以作为下行文,对下级提出指导性、指示性的意见;也可以作为上行文,向上级提出建议;还可以作为平行文,用于不相隶属单位之间表达对某一问题的意见、见解。
3.写法的灵活性。不同类型的意见,内容侧重点不一样,写作方法也就会不同。
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三注意事项
第八节 意见
(四)相似文种辨析
上行的意见,容易跟报告混淆;下行的意见,容易与通知、决定混淆;平行的意见,容易与函混淆。下面对其略作区别。 1.意见与报告的行文目的不同。报告的行文目的是“向上级机关汇报工作,反映情况”和“答复上级机关的询问”;而意见的行文目的是用于提出意见或建议的。
2.意见与决定的写作内容重点不同。决定“适用于对重要事项或重大行动做出安排”,写作重点是要明确做什么和怎么做,一般不说明为什么要这样做;而意见则是“对重要问题提出见解和处理方法”,不仅需要明确做什么、怎么做,还需要适当阐述“为什么”或结果如何,必须以理服人。
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三注意事项
第八节 意见
3.意见与通知的功能不同。意见重在阐明有关指导思想、相关政策,提出具体措施和执行要求,发挥的是指导功能;而“通知”则是传达需要下级办理、周知或者执行的“事项”,发挥的主要功能是“知照”。 4.意见与函的适用范围不同。函的适用范围很广,既可“商洽工作”,又可“询问和答复问题”,还可“请求批准和答复审批事项”;而意见用于平行时,只有在对方征求意见时,才会应对方要求提出供对方参考的见解或办法。
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三注意事项
第八节 意见
3.商榷性意见。用于不相隶属或平行机关间就某一问题提出商洽性意见、建议。
4.实施性意见。为贯彻上级机关颁布、下发、施行的重要法律、法规、规章和重大政策而提出具体的实施办法。
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第八节 意见
建议性意见,应把重点放在解决问题的办法、措施上。
商榷性意见,内容包括两个方面,一是提出见解,带有商讨、商榷的意思;二是提出解决的办法,带有建议的性质。
实施性意见,应围绕上级机关制定的某一重大政策,结合本地、本单位情况提出贯彻的具体要求。重点做好上级文件精神与本地本单位实际结合的文章,切忌照抄照搬。
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二写作基本模式
三注意事项
第八节 意见
注意:指导性意见的措施、办法原则性较强;实施性意见的措施、办法比较具体。
3.结语。根据不同的内容,选用适当的结语,如“以上意见,请结合实际情况贯彻执行”,“以上意见如无不妥,请批转各地各部门执行”,“以上意见供领导决策参考”,等等。
(三)落款
一般在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。建议性意见可以将成文时间放在标题之下。
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三注意事项
第八节 意见
(一)标题
意见的标题通常是由发文机关、事由和文种组成的完全式标题。
(二)正文
正文一般由前言、见解建议或要求、结语三个部分组成。
1.前言。介绍发文的目的、依据、原因、背景等。
2.主体。对重要问题阐述具体见解和处理办法。不同种类的意见,主体内容各有侧重:
指导性意见,应当在准确掌握情况的基础上,抓住要害,指出存在的问题并理性分析问题发生或存在的原因,最后提出指导性、切实可行的办法。分析问题是基础,解决问题是全文的重点。
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第九节 函
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第九节 函
(一)函的涵义
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(二)函的特点
1.用途的广泛性。函可以广泛应用于商洽工作、传递信息、请求帮助解决问题、催办事项、答复问题等等,凡是其他文种不宜表述传递的,通常都可以用函。
2.制受双方的平等性。函是平行公文,其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属机关,因此,函的使用体现着制受双方平等沟通的关系。
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第九节 函
3.写作的灵活性。一方面,函大多一文一事,篇幅短小,轻捷简便;另一方面,函的行文格式也没有十分严格的限制,笔调灵活多样,结构不拘一格。
(三)函的种类
下面从两个分类角度看函的种类:
1.从内容作用上看,函可分为多种,现举常见的五种:
(1)申请函:用于向有关主管部门请求批准事项。
(2)商洽函:用于请求协助、商洽解决某一问题。
(3)询问函:用于询问有关情况、征求意见等。
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第九节 函
(4)答复函:用于答复询问事宜。
(5)告知函:用于机关之间相互告知有关事宜。
2.从行文方向上看,又可分为两种,即发函和复函。主动发出的函,便为发函;而受文单位就发函所涉及的事项表明态度或看法所使用的即为复函。
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第八节 意见
(一)内容要有针对性,见解要有原则性
(二)突出重点,行文灵活
不同类型的意见,内容的侧重点不同,应当抓住要害,灵活安排。
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第九节 函
(一)标题
函的标题通常由发文机关、事由和文种组成。回复性的“函”用“复函”标示文种。
(二)正文
包括缘由、事项和结语三部分。
1.缘由。写明发函的根据、原因、目的,交待有关情况。复函则引述对方来函时间、标题和发文字号。
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三注意事项
第九节 函
2.事项。就某项工作进行商洽、某一事件进行咨询或做出答复、有关事项提请批准等内容,用直白的语言表达出来。
3.结语。发函的结语常用“特此函达,并希见复”、“请研究复函”、“即请复函”、“特此函告”等等。复函的常用结语有“特此函复”、“此复”等等。
(三)落款
在文尾注明发文日期,并加盖发文机关印章。
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第九节 函
(一)注意确定主送机关
多数函的主送机关只有一个,但有时因为涉及多个部门,也有排列多个主送机关的情况,甚至用统称“各有关单位”代替。
(二)注意措词适当
函是一种平行文,措词要体现一种平等协商的关系,称谓上可使用“贵局”、“贵单位”等敬称。
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第十节 纪要
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第十节 纪要
(一)纪要的涵义
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
(二)纪要的特点
1.纪实性。纪要是对会议基本情况的纪实。会议纪要的这一特点,使得它具有凭证作用和资料文献作用。
2.概括性。纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来,而是要对会议内容进行综合、概括、选择、强调。
3.指导性。多数纪要具有指导工作的作用,通过传递会议情况,要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作,落实会议精神。
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第十节 纪要
(三)纪要的种类
按照会议类型,纪要有多种类型,常见常用的有:
1.办公会议纪要。办公会是国家机关、社会团体、企事业单位研究和处理日常工作与行政事务的会议,记载和传达办公会议情况和决议事项的会议纪要是办公会议纪要。如《××市2005年第五次市长办公会议纪要》。
2.工作会议纪要。工作会议一般集中地研究一些重大的理论问题或实际问题,部署某一时期的中心工作或全局性的工作。记载、传达工作会议情况和议定事项的纪要就是工作会议纪要。
3.座谈会纪要。记载和传达座谈会讨论情况与基本精神的纪要。
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第十节 纪要
(四)相近文种简析
实际应用中,作为法定公文的纪要容易与会议文书里的会议简报、会议决议和会议记录混同。下面就它们的区别作简要介绍:
1.纪要与会议记录。主要有三点不同:
一是生成方式不同。会议记录是原始记载;纪要则是在记录的基础上,通过执笔人的分析综合,按一定的逻辑顺序概括归纳而成。
二是性质不同。作为会议的原始记录,会议记录不是文章,只能作文章的素材;纪要则是经过加工制作之后形成的文章,用来反映会议的主要精神。
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第十节 纪要
三是功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
2.纪要与会议简报。主要区别有三:
一是承担的任务不同。简报只是报告和交流情况,供上下左右参考,对阅读对象没有硬性要求,一般也没有什么约束力;纪要则有一定的权威性,对特定的阅读对象有一定的指导和制约作用。
二是简报的编写者在简报中可以对所写事件发议论,谈看法;纪要则必须忠实于会议情况,客观地、扼要地叙述会议的内容,不允许编写者在纪要中对会议内容进行评论。
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第十节 纪要
三是简报要求文字简短,一般在千字左右;会议纪要则不受文字长短的限制。
最后,纪要可以作为一种情况反映缩写成简报;简报则不能作为纪要的素材。
3.纪要与会议决议。同样是反映会议结果的文种,决议和纪要的主要区别在于:
一是纪要的内容可轻可重;决议的内容则常常是一个单位或部门,一个地区或一个系统,乃至党和国家的重要问题、重大事件。
二是纪要可以反映会议上的不同观点,可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定;会议决议则只能反映会议通过的事项,而且一个决议只能写某一方面或某一个问题。
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第十节 纪要
三是纪要和会议决议的形成过程不同。纪要是根据会议情况写的要点,起草后,只要有关主管负责人审阅同意就可以定稿;会议决议则必须经过与会者表决,按法定程序通过后才能生效。
四是纪要和会议决议的社会效用不尽相同。纪要虽然有一定的权威性,但更带有引导、指导的性质;会议决议则是一旦形成,有关方面对各项条款必须严格执行,决议具有更强的权威性。
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第十节 纪要
第一,集中概述法。这种写法是把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项,用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于纪要小型会议情况。
第二,分项叙述法。把会议的主要内容归类分成几个大项,加上序号或小标题,分项来写。这种写法适用于内容丰富的大型会议。
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第十节 纪要
(一)标题
纪要的标题通常由会议名称和文种构成。有时在会议名称之前冠以会议召集单位名称;若通过报刊发表,还常采用正副标题的形式;也可以不写会议名称,仅用“会议纪要”作标题。
(二)正文
纪要的正文通常由前言、主体和结尾三部分组成。
1.前言。写会议的基本情况,即概述召开会议的背景、会议的宗旨、名称、会议召开的起止日期、会议地点、与会对象、会议的中心议题及主要议程、会议取得的成果等。
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第十节 纪要
2.主体。在弄清会议的主要精神、主要议题和主要意见的基础上,对会议材料进行概括、提炼、分析归纳,抓住要点,提纲挈领地反映会议的成果,着重写会议反映的情况、讨论的问题、研究的意见、决定的事项、提出的任务与要求等。
写作时可用一些惯用语,如“会议认为”、、“会议强调”、“会议指出”、“会议要求”、“会议决定”等。这些惯用语,既可以集中概括地反映会议内容,又可以显示纪要的层次。
纪要主体常见的写法有综合概括式、分项排列式和发言记录式三种。下面分别予以介绍:
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第十节 纪要
第三,发言提要法。把会议上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能如实地反映与会人员的意见,适用于讨论性会议。
3.结尾。写会议提出的希望、号召或建议等,也可自然收尾。
(三)落款
除办公会议纪要之外,一般纪要不需要署名,不加盖公章。纪要的成文时间可在标题之下。须注意的是,这是文章生成时间,而不是会议时间。
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第十节 纪要
(一)忠实反映会议内容
纪实性是纪要的基本特点,会议讨论的情况和议定的事项是什么,纪要就反映什么,不能添枝加叶,更不能无中生有,不掩饰矛盾和问题,也不回避不同意见。
(二)突出中心,抓住重点
纪要不是原始情况的详细记录,必须摘其“要”。写作前,要弄清会议的主要精神、主要议题和主要意见,然后对会议材料进行概括、提炼、分析归纳,提纲挈领地反映会议的情况。
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