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(共28张PPT)
个人办公空间的整理
项目2
目
录
Contents
个人办公空间的整理
任务1
任务2
办公室空间的管理
任务3
办公环境的美化
项目描述
办公空间是供机关、团体和企事业单位办理行政事务和从事各类业务活动的场所。整洁有序、安全健康、富有人文气息的办公室环境，是提高工作效率，展现组织形象的重要手段，秘书人员应该重视对办公室环境的建设、维护和管理。
项目二
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务一
个人办公空间的管理
Part 01
职场故事之职场新秀1
余安妮面试时就对公司的环境十分喜爱，上班第一天何雨竹和陈雅儿就向她介绍了公司环境管理的制度规定……
思考
一个公司员工的办公桌与学生的书桌有什么不同？
怎样才能把办公室布置得不失情调又不至于很幼稚？
一间赏心悦目的办公室有哪些条件？
Part 02
必备知识
一、办公环境的构成要素
1.办公空间
温度
办公空间
光线
声音环境
空气环境
Part 02
必备知识
(1) 员工要保持办公台面、地面、墙壁、家俱以及所使用办公设备的清洁，保持会客室和会议室的清洁，保持办公公共区域的清洁。
(2) 员工要保持办公桌面的整齐有序，办公文件和办公用具要分类摆放，办公设备要摆放到适合工作的地方。零碎用品要使用收纳盒归置，不能摆放个人色彩很鲜明的东西。
(3) 办公设备以及办公用品要定期进行清洁和消毒处理。
[
]
二、个人办公环境的要求
Part 02
必备知识
(4)每次工作完毕后，要对工作中使用的办公用品进行及时整理，要及时、安全、恰当地处理剩余物品，要保证工作现场恢复到开始状态。
(5) 员工要对办公设备和办公用品定期进行安全状态检查。保证电线的安全整齐，防止出现破损，插头松动、漏电等现象，保证办公设备能够正常使用，保证办公用品的充足储备等。
(6) 员工离开办公座位前，应保证办公设备处于待用或者关闭状态，保证办公资料处于安全状态。
[
]
二、个人办公环境的要求
Part 03
实训任务
讨论
02
画图
01
汇报
03
余安妮的工作渐渐多起来了，她的办公桌再也无法像刚进入公司时那样整洁，在何雨竹的指导，她开始整理自己的办公桌……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务二
办公空间的管理
Part 01
职场故事之职场新秀2
阳光公司成立30周年之际，准备举办一个大型的庆祝活动，同时也进行一次大的装修，最终装修方案的起草工作交到了余安妮手上，她愉快地接受了任务……
思考
秘书人员也需要懂装修设计吗？
好的办公空间应该满足哪些要求？
上网找一下，你喜欢哪一类公司的装修风格，并说出它们的特点是什么？
Part 02
必备知识
（１）家居办公。
（２）远程办公。
（３）虚拟办公室。
（４）临时办公室。
[
]
一、办公模式的类型以及管理方法
办公模式的类型
（5）弹性时间工作。
（6）兼职工作。
（7）交叉工作。
（8）合同工作。
Part 02
必备知识
二、合理进行办公室布局
1.办公室布局的种类
类型 优点 缺点
开放式办公室 灵活多变，工作位置可以随需要改变 节省费用，降低成本，可以在相同的面积内容纳更多的员工 易于员工间沟通，交流 易于监督，便于管理者进行督查 可以进行集中化服务，共享办公设备
难于保密
噪声较大，员工工作易受干扰
员工无个人私人的空间，无法保护隐私
封闭式办公室 比较安全，易于保密 易于员工集中注意力，从事细致或者专业工作 易于保证隐私，员工有独立空间 1.费用高，墙、门、走廊灯占用空间且需要进行装修
2.难于监督员工的工作
3.员工交流困难，易感到孤独。
Part 02
必备知识
01
02
03
05
04
分析需要
设计平面图
选择办公家具、设施
进行装修
装饰
二、合理进行办公室布局
2.设计办公室布局的工作程序
Part 04
项目驱动
01
员工人数
02
场所的面积、位置以及费用
03
机构建制、办公空间分类
04
企业经营的性质和内容
05
部门间的工作联系
06
公用区域
07
要有变化的余地
二、合理进行办公室布局
3.设计办公结构和办公室布局需要考虑的因素
Part 02
必备知识
有利于沟通
01
便于监督
02
协调、舒适
03
三、办公模式的类型以及管理方法
1.办公室布置的三大原则
01
02
03
04
按照直线对称原则和工作程序的顺序
工作位置要以事就人，而不是以人就事
领导者的座位要位于员工的后方，以便监督
光线最好以自然光线为主，人工光线为辅
Part 02
必备知识
三、办公模式的类型以及管理方法
２.办公室布置的具体要求
05
共享的办公设备应放置在离使用者平均距离大致相当的地方
(1) 考察各部门的业务工作内容和工作性质，明确部门工作人员的工作职责以及工作中的关系，以此确定每位工作人员的工作位置。
(2) 按工作人员数额以及办公所需空间，设定其空间大小，并进行记录。
(3) 根据工作需要，选配适宜的办公家俱、桌椅、办公设备等，并列表详细分配到人。
Part 02
必备知识
三、办公模式的类型以及管理方法
3.办公室布置的程序
(4) 绘制办公室座位图，以及办公设备安放的位置图，征询意见获得同意后按图布置。
(5) 对共享的办公设备按照不影响工作以及保障办公室健康的要求提出摆放的合理建议。
(6) 对办公室消防以及安全等方面的工作提出合理化建议。
(7) 根据企业的管理规定确定是否张贴有关办公室管理的规章制度。
Part 02
必备知识
三、办公模式的类型以及管理方法
3.办公室布置的程序
Part 02
必备知识
01
02
03
04
确定专人负责，定期检查
发现隐患，在职责范围内，立即排除
发现隐患，不在职责范围内，立即报告
处理完毕，填好表格
四、保证健康、安全的办公环境
健康、安全的办公环境是企业文化建设的物质基础
Part 03
实训任务一
讨论
02
画图
01
点评
03
余安妮按到何雨竹交给她制订公司办公室装修设计方案的任务后，感觉压力很大，好在何雨竹总会给她指点……
Part 03
实训任务二
撰写
02
讨论
01
交流
03
余安妮把销售部在中国出口商品交易会上的办公格局设计交给了何雨竹，经过反复讨论和修改，终于完成了任务。
Part 03
实训任务三
汇报
02
讨论
01
点评
03
今天到了余安妮检查公司办公环境的时间，在上班期间，她在公司四处巡查了一遍，发现了一些问题……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务三
办公环境的美化
Part 01
职场故事之职场新人3
欧洲总公司的上司计划前来参加30周年庆典，公司刚装修过，整体看上去令人振奋，但是有一些细节方面还不够完善。李洛寒要求陈雅儿和余安妮考虑一下公司的办公室美化问题……
思考
公司文化体现在哪些方面？
办公室的美化就是在墙上挂一些书画作品就可以了吗？
办公室美化中如何协调不同人的审美趣味？
Part 02
必备知识
对内：
可以宣传企业文化，体现人文关怀，使工作人员心情舒畅，提高办公效率
01
对外：
可以塑造企业形象，展现企业情怀，更好地促进企业间的合作交流。
02
一、办公环境美化的目的
Part 02
必备知识
二、办公环境美化的内容
墙壁装饰
墙壁色调
绿色植物
地面美化
Part 03
实训任务
画图
02
讨论
01
汇报
03
近年来公司的形象不断提升，公司投入了大量的成本建设公司文化，但在整个办公环境的建设上面还处于相对落后的阶段，因此公司责成行政部联合公关部、宣传部一起对公司的办公室，包括会客室、会议室、经理办公室等进行美化，并开辟员工休息室。

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