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(共47张PPT)
秘书会务管理
项目4
目
录
Contents
会前策划和准备工作
任务1
任务2
会中组织和服务工作
任务3
会后善后和总结工作
项目描述
会议的组织与服务工作既是秘书人员日常工作的重要内容，又是文秘工作服务性的直接体现。加强会议组织和服务能力的训练是保证会议高质、高效的重要因素。
项目二
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务一
会前策划和准备工作
Part 01
职场故事之峰回路转1
副总周桐希让余安妮起草一份会议通知，听副总的口气比较紧急，所以余安妮把会议时间安排在后天上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在公司网络办公平台上发出了通知。这下可惹了大麻烦……
思考
会议通知难道不该尽快发出去吗？
想想你参加过很无语的会议，为什么会办得很烂？
会议真是如想像中是很无聊的事情吗？
会议计划一般由负责筹备会议的主要领导人提出基本思路和整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。制订会议计划时应尽量考虑地周密细致，照顾到各种可能出现的情况，并拿出相应的会议方案。
Part 02
必备知识
一、制订会议计划
Part 02
必备知识
01
会议概述
02
会议主题
03
会议形式
04
会议日程安排
05
会议经费来源及预算
06
会议的准
备工作
07
其他需要说明的事项
二、完成会议方案
1.会议方案的内容
Part 02
必备知识
标题
01
正文
02
落款或签署
03
2.会议方案的格式
二、完成会议方案
Part 02
必备知识
理由充分，意义明确
1
2
条理清楚，叙述简洁
3
内容详细，要求具体
3.会议方案的写作要求
二、完成会议方案
会议议程是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够规范会议的内容，而且能够约束沟通的次序与沟通的节奏，起着固定会议次序的作用。
Part 02
必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序
1.会议议程
Part 02
必备知识
在安排会议议程时，应遵守以下两个原则：
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，紧要的事项应排在议程的前端处理，不紧要的事项则应排在议程的后端处理。
01
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来，这样做可以节省与会者的时间，提高会议效率。
02
三、 确定会议的议程、日程和程序
1.会议议程
Part 02
必备知识
[
]
会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应具体列出每天每个时间段会议的详细内容，用以控制会议的进程。日程表一般会在会议前发放到与会代表手中，让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包括会议的主题活动，还包括会议的各项辅助活动，如聚餐、游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。
2.会议日程
三、 确定会议的议程、日程和程序
Part 02
必备知识
日期 时间 内容 地点 负责人 备注
×月×日 （星期×） 上午 8点～11点 开幕式上××同志作报告 大礼堂 张平
下午 2点～6点 分组讨论，××同志作报告 小会议室 徐江
晚上 7点～9点 主席团开会，代表看文艺演出 小会议室 ××剧院 徐江
×月×日 （星期×） 上午 …… …… ……
下午 …… …… ……
晚上 …… …… ……
×月×日 （星期×） 上午 …… …… ……
下午 …… …… ……
上午 …… …… ……
2.会议日程
三、 确定会议的议程、日程和程序
Part 02
必备知识
会议程序具体规定了一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议的内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。
××公司销售会议程序 2：00－2：30 来宾签到
2：30－2：45 开幕致词
2：45－3：25 网络安全解决方案培训
培训内容包括：
网络安全技术及全系列相关产品
基于SSL VPN的远程接入方案
行业安全成功应用方案
3：25－3：35 茶歇
3：35－4：15 ××企业移动解决方案培训
培训内容包括：
××移动终端与企业网互联
实现企业移动电子邮件
4：15－4：35 渠道策略与招募计划介绍
4：35－4：50 自由问答
4：50－5：00 抽奖活动
5：00 结束
3.会议程序
三、 确定会议的议程、日程和程序
Part 02
必备知识
01
02
03
04
秘书组：负责会议文字工作及领导者期间交办的各种任务。
材料组：负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。
组织组：负责会议代表的编组和签到、代表资料的审查、会议协调、会议进程的控制等。
技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。
常见的会议机构包括：
四、进行会议任务的分工
Part 02
必备知识
05
06
07
08
宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道，还负责会议的摄影、录音、录像等工作。
后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作。
保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。
财务组：负责会议经费的筹集、预算、资金管理、收支的控制、会议决算等。
常见的会议机构包括：
四、进行会议任务的分工
Part 02
必备知识
交通费用
1
会场费用
2
3
住宿费用
4
餐饮费用
5
游览费用
6
宣传交际费用
7
各种耗材费用
8
会议纪念品费用
9
10
各种临时费用
工作人员劳务费用
五、完成会议预算
1.会议开支的项目
Part 02
必备知识
01
会议的基本信息：主题、起止时间、地点、参加人员等
02
会议的目的和意义
03
会议的主要经费开支项目
04
每个项目的经费
05
备用金
五、完成会议预算
2.会议预算的格式
Part 02
必备知识
01
大小适中
02
设施齐全
03
保密性好
04
安全性强
05
避开干扰
06
经济实用
07
符合规定
六、会议选址和布置
1.会议场所的选择
Part 02
必备知识
散座式
圆桌式
主席式
会议座次排定的方法：
六、会议选址和布置
2.会场布置
环绕式
Part 03
实训任务
由XX商界联合会和企业家协会主办，阳光公司承办的“优秀企业成功经验高层研讨会”将于一个月后在广东省珠海市举行，会期4天，为此公司给余安妮布置了以下任务。
预算
02
撰写
01
汇报
04
设计
03
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务二
会中组织和服务工作
Part 01
职场故事之峰回路转2
阳光公司的产品在一次全国性的中获奖，公司决定让何雨竹带余安妮到S市去参加颁奖典礼及交流大会。没想到由于会议组织和服务安排不当，整个会议非常混乱……
思考
怎样的会议才能算是成功的会议？
会议的一些细节真能影响会议的最终结果吗？
秘书人员在会议准备工作中怎样才能做到防患于未然？
Part 02
必备知识
接待方案的主要内容包括：
1
接待对象
2
接待方针
3
接待规格
4
接待内容
和程序
5
接待日程
6
接待部门
职责
7
接待费用
一、制订会议接待方案
Part 02
必备知识
会议接待流程表
工作顺序 内　　　容 责任部门
第一步： 准备工作 了解客人的基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等） 接待组
拟订接待方案（包括确定接待规格与标准，拟定用车、食宿、接待人员等） 会务管理组
报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案等） 会务管理组
下单（与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相、录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等） 会务管理组
后勤组
宣传组
文秘组
预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐的准备等） 会务管理组
根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票 后勤组
第二步： 接待参会人员 接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导） 接待组
注册（接到一定数量的参会人员后，分批返回会议指定地点，如无特殊情况，先引导参会人员注册） 接待组
报到组
财务组
安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会） 后勤组
第三步： 参会人员返程 赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用） 宣传组
送客人到机场或车站（将客人具体的离会时间告知有关领导） 后勤组
接待组
第四步： 善后工作 报帐；保存客人相关资料；保存接待安排相关资料；年终统一整理，存档备查 财务组
文秘组
Part 02
必备知识
会议接待流程表
Part 02
必备知识
簿式签到、证卡签到、会务人员代签、
座次表签到、电脑签到……
认真准备
有序组织
耐心服务
及时统计汇报
01
02
03
04
1.会议签到的方式
二、会议现场签到
2.会议签到应注意的问题
Part 02
必备知识
会议文件的发放是会议的一项最基本的工作，许多大型会议要发送的文件特别多，包括论文集、日程、参会须知、礼品和资料包等。
会议文件的发放主要有三种形式：
1
3
会前发放
会中发放
凭票自由领取
2
3
三、发放会议文件
Part 02
必备知识
01
如实记录
归纳总结
02
03
内容完整
四、做好会议记录
1.会议记录的要求
Part 02
必备知识
1．标题。
结构是“会议名称+记录”。
2．基本情况
包括：会议的时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者等要素。
3．主体
包括：议题和发言记录。
4 ．记录者签字
[
]
四、做好会议记录
1.会议记录的基本结构
Part 02
必备知识
摄影摄像服务
计算机速录服务
外语翻译服务
视听设备及硬件服务
五、会场服务
Part 03
实训任务一
模拟
02
设计
01
讨论
03
经过近一个月的筹备，“优秀企业成功经验高层研讨会”如期举行，根据分工，何雨竹带着余安妮负责会场布置和相关文件的准备……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务三
会后善后和总结工作
Part 01
职场故事之峰回路转3
阳光公司2015年安全生产工作会议结束了，余安妮和会务组的同事们一起，收拾了会场，返还了租用酒店的设备，和酒店结清了相关费用。他们想着工作完成可以放松一下了，没想到麻烦还多着呢……
思考
会议闭幕了，秘书人员的工作就结束了吗？
你能想到的会议善后工作有哪些？
为什么很多会议文件需要会后清退？
Part 02
必备知识
会务人员应打开会议厅（会议室）的所有出口，避免离场时出现拥挤现象。
会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。
如果会场有多余的退场通道，与会领导和其他人员可以各行其道，同时退场。
一、参会人员离场
1.引导参会人员退场
Part 02
必备知识
会前，会务人员应做好车辆泊位安排，尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议，应提前划分好停车区，如将停车区划分为大型车辆、领导专车、与会人员自带车辆三个区域，车辆分区停放；而且，将领导车辆专区放在容易出车的方位。离场时，让领导专车先行离开，其他车辆再按顺序离开。
一、参会人员离场
2.引导车辆驶离
Part 02
必备知识
离会服务工作的内容
及时和与会人员清理结算账目。
1
提醒与会代表归还借用的文件、物品；不要遗忘自己的物品。
2
为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。
3
了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况。
4
安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口。
5
请示领导后，为与会人员解决相关问题。
6
安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。
7
二、离会服务工作
Part 02
必备知识
清理会场用具
清理会议文件
三、会场清理与会费结算
1.会场清理
Part 02
必备知识
会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用
01
02
会务组和单位财务部门的结算
三、会场清理与会费结算
2.会费结算
Part 02
必备知识
[
]
会议文件的清退是指会议结束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。
秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作，及时清退文件，以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。
四、会议文件的收集、整理与归档
1.会议文件的清退
Part 02
必备知识
文字记录的整理
01
录音的整理
02
四、会议文件的收集、整理与归档
印发会议纪要
03
发布消息或简报
04
2.会议文件的整理
Part 02
必备知识
1
2
3
会前效果评估
会中效果评估
会后效果评估
五、会议评估与总结
1.会议评估
会议评估的内容
Part 02
必备知识
调查问卷
面谈
电话调查
现场观察
述职报告
五、会议评估与总结
1.会议评估
会议评估的方法
会议是否有必要召开，会议议案是否解决
准备工作是否充足
会议议程是否科学合理
会议组织工作是否完善，有无明显疏漏或失误
1
2
3
4
Part 02
必备知识
五、会议评估与总结
2.会议总结
Part 02
必备知识
会议人数
主持人水平
与会者对会议的满意程度
会议决议是否实施
5
6
7
8
动画
会议简报
五、会议评估与总结
2.会议总结
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
快下班了，李洛寒走进办公室，把手中的资料“啪”地摔在余安妮面前，生气地说：“这是你写的会议纪要？”原来余安妮居然把一些未定的内容写进纪要，还有一些不宜公开的发言，她才意识到问题的严重性。
谢谢
Thank you

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