资源简介

(共23张PPT)
第九单元：现代介质沟通2——网络沟通
秘书口才与人际沟通
使用电子邮件
任务一
使用传真
任务二
使用即时沟通工具QQ、微信
任务三
现代介质沟通2——网络沟通
第九单元：现代介质沟通2——网络沟通
手机短信与邮箱免费短信
任务四
现代介质沟通2——网络沟通
任务一
使用电子邮件
知识目标
1.认识网络沟通。
2.学会使用电子邮件。
任务描述
刚刚大学毕业的李兴喜欢上网,熟悉电子邮件收发。公司最近要召开增加当地销售人员的会议,秦勉就把发会议通知的事交给了小李,他把会议通知的相关信息告诉了小李,要他拟写一封电子邮件,发给参会人员。
任务分析
电子邮件属于书面沟通,但比纸质通知快捷,节省打印环节,也免了送通知的人挨个儿送到各部门:省时省力省费用。会议通知应交代地点、时间、参会人员、议题等信息。并且能够便于接收通知的人阅读,抓住主要信息。
现代介质沟通2——网络沟通
必备知识
一、网络沟通
二、电子邮件(E-mail)
(一)网络沟通的定义
(二)网络沟通的形式
(一)电子邮件的特点
(1)传递速度快 (2)可以群发 (3)价格低廉 (4)传递的信息量大 (5)自动化强。
(二)电子邮件的设置与收发
1.免费电子邮箱的申请 2.收发电子邮件
(三)电子邮件在沟通中的注意事项
1.避免论文式的电子邮件 2.避免语法与书写错误
3.避免发送带有强烈不良情绪的电子邮件 4.发电子邮件的礼仪
现代介质沟通2——网络沟通
任务二
使用传真
知识目标
1.了解传真机的使用。
2.了解网络传真的发送。
任务描述
马敏要发一份传真到深圳润发公司。秦勉告诉她到主任办公室去找机要员胡蓉,小胡会给马敏必要的帮助。马敏怎样顺利完成任务
任务分析
发传真需要使用传真机。要知道对方的传真号。发送之前,电话通知对方接收,发送之后,再次电话,确认对方收到。一个单位通常只有一台传真机,发送传真时,统一到主任办公室由秘书或其他专人操作。
传真是通过电子信号交换传送文字,所以我们也可以把它看作信函的一种,这里,我们省略如何拟写传真的叙述,主要讲发、收传真。
必备知识
现代介质沟通2——网络沟通
一、传真
二、网络传真
(一)传真的概念
(二)发送传真
(三)发传真时的注意事项
(四)收到传真
(一)网络传真的概念
1.传送介质变化与更新
2.运行传真
(二)发、收网络传真
1.设置传真机
2.发送传真
3.接收传真
现代介质沟通2——网络沟通
任务三
使用即时沟通工具QQ、微信
知识目标
1.了解QQ、Wechat（微信）软件与使用。
2.网络留言。
3.网络会议。
任务描述
新秘书王鹏飞有个好习惯,一上班就打开计算机,浏览新闻。同时他的QQ一直挂在线上,但是他从不聊天。马敏很好奇,不聊天,用QQ干什么 王鹏飞告诉马姐,除了QQ,还有微信,对QQ/微信的认识不能肤浅,他们有很多办公功能,而非普通网民理解和使用的仅仅用于聊天。马敏有感于自己的年龄,落后于时代,下班回到家,在网上搜寻关于“聊天工具”的更多的使用信息。
任务分析
网络即时文本对话、留言,始于网民在聊天室打发时间、用假面具宣泄内心情感等。形成普通人对微信、QQ第一印象就是聊天。将这些即时对话、留言软件引入办公环境,可以是沟通具有快捷、多边的特点,而且节省费用。
现代介质沟通2——网络沟通
一、QQ、微信等即时沟通工具
二、网上会议
(一)下载、安装软件
(二)使用即时对话与留言功能
1.文本交流
2.语音沟通
3.传送附件
4.绑定手机
5.QQ、微信、电脑端同步
(三)使用QQ、微信等网络即时对话、留言功能的注意事项
1.遵守国家法律法规
2.不聊私事、不浏览黄色网站
(一)Netmeeting会议功能
(二)电脑版QQ会议功能
必备知识
现代介质沟通2——网络沟通
任务四
手机短信与邮箱免费短信
知识目标
1.了解手机短信沟通。
2.了解邮箱免费发送短信优惠。
任务描述
短信是将手机的通话功能和寻呼功能合二为一。用手机短语交流的人被戏称为“拇指一族”,年轻人是使用短信的主力军。秦勉在工作中也常常使用,但是每一种沟通方式都有利有弊,请总结短信沟通的优缺点,以便掌握发、收短信合适的时间和场合,包括付费。
任务分析
办公室有固定电话,为什么还需要手机(移动电话) 因为手机克服了固话不能随身携带的缺点。可以发送E-mail,为什么还会开发、使用手机短信 它一定有电子邮件所不具备的长项。但是每一种沟通方式都不能达到完美无缺,那么怎样让多样的沟通介质取长补短,达到成功沟通 这是每个秘书在选择沟通手段时必须思考的。
现代介质沟通2——网络沟通
必备知识
一、手机短信的特点
(1)遵守社会道德规范,使用文明用语。
(2)不用领导人作为短信内容的笑料。
(3)不编写发送黄色短信。
(4)文字和标点要规范、语法正确、
篇幅不宜过长。
用手机短信进行沟通已经成为人们常用的沟通方式之一。经常用手机短语交流的人被戏称为“拇指一族”。
二、常用短信的编写
三、编写短信应注意的问题
现代介质沟通2——网络沟通
四、短信礼仪
五、邮箱免费短信
1.发短信一定要署名
2.短信祝福礼尚往来
3.有些重要电话可以先用短信预约
4.及时删除自己不希望别人看到的短信
5.上班时间不要没完没了发短信
6.发短信不能太晚
7.短信是最好的提醒方式
(一)电脑联网，登录手机号码的邮箱
(二)邮箱编辑短信文本
(三)输入接收短信者手机号码
(四)邮箱将信息发送至对方手机
第十单元：沟通基本技巧举隅
秘书口才与人际沟通
消除沟通障碍与冲突
任务一
懂得跨文化沟通
任务二
学会组建团队
任务三
沟通基本技巧举隅
第十单元：沟通基本技巧举隅
注重有效细节
任务四
沟通基本技巧举隅
任务一
消除沟通障碍与冲突
知识目标
1.了解形成沟通障碍(乃至冲突)的因素;
2.掌握消除沟通障碍、冲突的方法。
任务描述
于东在汽车电子设计部,成泳在工程部。他俩是大学同班同学,在本公司任职6年,职位相同,薪水也相差不多,而且俩人一直是多年的好朋友。主管生产副总林峻对设计部和工程部的工作很放心,他常对别人说:“于东和成泳都是非常优秀的,我完全信赖他们。”
最近于东与成泳的工作产生了危机,不合作、互相责备,发展到关系破裂。请帮助他们分析原因,并从中吸取教训。
任务分析
两个工作出色的同伴以前相处很好,说明存在友谊基础,目前二人之间产生矛盾,其中很可能是沟通不及时而产生了误解,应该及时寻找产生不和谐情绪的原因,并妥善消除矛盾。
沟通基本技巧举隅
必备知识
一、沟通中的障碍
二、克服沟通障碍的策略
(一)个人因素 (二)人际因素 (三)结构因素
(一)明确沟通目的 (二)尊重别人的意见和观点
(三)考虑沟通者的差异 (四)充分利用反馈机制
(五)学会积极倾听 (六)注意非言语信息
(七)避免说教 (八)保持积极健康的心态
(九)以行动强化语言 (十)使用恰当的沟通节奏
(十一)选择最佳时间和地点传递信息
(十二)选择语言
沟通基本技巧举隅
三、沟通中的冲突
(一)“冲突”的内涵
(二)冲突的消极作用
(三)缓解冲突的方法
(1)审慎地选择要处理的冲突问题
(2)评估冲突当事人
(3)分析冲突原因和根源
(4)采取切实有效的策略解决冲突的策略
沟通基本技巧举隅
任务二
认识沟通与秘书人际关系
知识目标
学习在跨文化情境中能够得体而有效地进行沟通。
任务描述
美国工程师给中国工程师的抗议信
赵工在一家跨国大公司中做软件部工程师,要和来自世界各国的同事一起工作。一天,赵工在浏览美国同事John已经完成的部分时,发现了一个小错误,他当即进行了修正,并且细心地做了一个注释链接在上面。“所有的人都会先看注释,再打开程序文件。”但他下班之前收到了来自美国同事的邮件——严正抗议赵工擅自更改了他做好的程序,赵工没想到自己的好心换来这样的结果!一时间他不知该如何反应。这个跨文化沟通障碍怎样消除
沟通基本技巧举隅
任务分析
赵的技术底子非常好,虽然刚进公司没多久,但已能独当一面,他的修改完全正确。但是他忽略了与之共事的团队成员是来自其他国家(其他民族),其间的文化差异和思维方式都不同,这才成了“好心办坏事”的根源。解铃还需系铃人,解决这个矛盾,使沟通障碍不至于引发冲突,赵需要从文化沟通差异中寻找策略。
必备知识
随着经济全球化进程的加速,跨国、跨文化的交往活动日益频繁,不同文化背景人员的跨国往来与日俱增,大量跨国公司的出现使得劳动力的文化背景多元化趋势日益明显。在这种社会背景下,跨文化沟通和交流显得日益重要。尤其是对于秘书人员而言,只有充分了解不同文化背景下的价值观,突破不同文化之间的交流障碍,才能实现有效的跨文化沟通。
沟通基本技巧举隅
一、跨文化沟通障碍及解决策略
(一)跨文化沟通及其意义
1.跨文化沟通含义 2.跨文化沟通意义
(二)跨文化沟通障碍
1.影响跨文化沟通的主要因素
(1)感知 (2)成见 (3)种族中心主义 (4)共感。
2.跨文化沟通障碍的主要表现
(1)语言沟通障碍 (2)肢体语言沟通障碍 (3)信仰及行为习惯差异 (4)思维方式的差异
(三)多元文化团队内部的有效沟通方法
(1)了解文化差异,发展文化认同
(2)进行跨文化整合
(3)增强员工的灵活性和耐心
(4)积极利用“跨文化优势”
(5)多元文化团队间的跨文化沟通策略
二、跨文化沟通语言的运用
(一)跨文化沟通中非语言的表情达意
(二)跨文化沟通中语言的表情达意
沟通基本技巧举隅
任务三
学会组建团队
知识目标
1.认识团队在工作中的重要性。
2.团队成员中的有效沟通。
任务描述
企划部引进了个人才,但是这人清高得很,眼睛长在头顶,自认为鹤立鸡群。秘书章莉觉得他最难沟通了,给他起了外号“董老怪”。但是因为“董老怪”确实很棒,章秘书还是很希望能与他合作的,她相信企业要想成功,团队中少不了这种人才的。一次“怪物”遇到了难题,小章乘机说服了“董老怪”,此后,他对章的工作很支持。这支团队由于“怪物”的加盟,成绩斐然。
任务分析
每个人都不是神,不会无所不能。一个团队的力量一定比一个人的要大。能人更应该加入团队,他才能取得大于预期的成就,而团队由于能人的加盟,才能够获得更好的结果。团队内的协作,其实是使每个人获益。
沟通基本技巧举隅
必备知识
(一)目标(Purpose)
(二)人(People)
(三)团队的定位(Place)
(四)权限(Power)
(五)计划(Plan)
一、团队概述
二、团队的构成要素
三、团队的特征
四、适当运用间接赞美
(一)秘书团队合作的重要性
(二)提高秘书团队合作的措施
沟通基本技巧举隅
任务四
注重有效细节
知识目标
1.理解秘书工作由N个细节构成,秘书工作等于无数细节;
2.认识到注重细节即意味着成功。
任务描述
细节本身并不存在于秘书工作,它其实是指秘书工作中的习惯,这些习惯影响着秘书工作的成败。比如办公室里要时刻保持清洁,说不准领导什么时候就会光临一下,兴许对你的好印象就毁在一个掐死在花盆里的烟头上。请对这蝼蚁般微不足道的细节(习惯)做深刻认识——千里之堤溃于蚁穴,细节虽小,却决定成败。
任务分析
细节微不足道,正由于它太渺小,而往往被人忽视,但是如果你读过细节专家汪中求的《细节决定成败》,就会认识到那么不起眼的它竟然事关重大,一个上了年头的比喻说:枕木少了颗螺丝钉,导致列车出轨倾翻。
沟通基本技巧举隅
必备知识
一、本任务中“细节”的含义
二、为何说细节非常重要
三、促进注重细节的习惯培养

展开更多......

收起↑