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第六章
电子表格软件在会计中的应用
目 录
电子表格软件概述
数据的输入与编辑
公式与函数的应用
数据清单及其管理分析
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03
04
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电子表格软件概述
Windows操作系统：微软Excel、金山Wps等
Mac操作系统：Numbers
此外还有专业电子表格软件Lotus Notes、第三方电子表格软件Formula One
一、常用的电子表格软件
建立工作簿
制作图表
开发应用系统
管理数据
实现数据网上共享
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二、电子表格软件的主要功能
（一）建立工作簿
每个工作簿含有一张或多张工作表。
单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32767个字符。
版本 默认工作表数量 行数 列数
EXCEL2003 3张 65536（2562） 256
EXCEL2013 1张 1048576（256×642） 16384（256×64）
二、电子表格软件的主要功能
（二）管理数据
用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。
二、电子表格软件的主要功能
（三）实现数据网上共享
通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。
二、电子表格软件的主要功能
（四）制作图表
散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。
二、电子表格软件的主要功能
（五）开发应用系统
Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。
二、电子表格软件的主要功能
（一）Excel软件的启动
1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动
2.通过桌面或任务栏中的快捷方式图标启动
3.通过“运行”对话框启动
4.通过打开已有Excel文件启动
选择已有的Excel文件，双击即可打开Excel应用程序
三、Excel软件的启动与退出
（二）Excel软件的退出
三、Excel软件的启动与退出
Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成；
Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑栏、工作表区和状态栏等要素组成。
四、Excel软件的用户界面
2013版Excel界面
2003版Excel界面
四、Excel软件的用户界面
【提示】
1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。
2.单元格是工作表中最基本的存储单位。
3.如果需要打开任务窗格，可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。
常用工具栏
格式工具栏
四、Excel软件的用户界面
4.如需隐藏功能区，可以在当前所在的选项卡处双击，再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下，可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。
四、Excel软件的用户界面
02
关闭与打开
04
修改与删除
01
新建与保存
03
保密与备份
Excel文件的管理主要包括：
五、Excel文件的管理
（一）Excel文件的新建与保存
新建
保存
启动软件时：自动建立新文件
启动软件以后：
快捷键：Ctrl+N
菜单栏：“文件”→“新建（快速）
工具栏：“新建”按钮
快捷键：
“F12”键，“另存为”命令 “Ctrl+S”,“保存”命令
（快速）工具栏：“保存”按钮
菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”
自动保存：系统通常默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔可以自定义
五、Excel文件的管理
（二）Excel文件的关闭与打开
关闭
打开
退出Excel软件，文件自动关闭
不退出Excel软件：
（快速）工具栏：“关闭”按钮
菜单栏：“文件”→“关闭”
快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”
【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别
双击Excel文件打开
菜单：
右键快捷菜单：“打开”命令
菜单栏：“文件”→“打开”
（快速）工具栏：“打开”按钮
快捷键：“Ctrl+O”
五、Excel文件的管理
（三）Excel文件的保密与备份
打开权限密码：输入正确的密码才能打开
修改权限密码：输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开
【路径】“另存为”→“工具”→“常规选项”
保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”，图标与原文件不同
五、Excel文件的管理
（四）Excel文件的修改与删除
修改单元格内容
增删单元格和行列
调整单元格和行列的顺序
增删工作表和调整工作表顺序
选中要删除的Excel文件，按击“Delete”键进行删除
鼠标右键单击要删除的Excel文件，选择“删除”命令
五、Excel文件的管理

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