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会计电算化
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第四章内容框架
第四章 电子表格软件在会计中的应用 学习任务 第一节 电子表格软件概述 电子表格软件及其主要功能，Excel软件的启动与退出，
Excel软件的用户界面，Excel文件的管理
第二节 数据的输入、编辑和保护 数据的输入，数据的编辑，数据的保护
第三节 单元格的格式化 字符格式化，表格标题设置，设置列宽和行高，设置边框和图案，
定义数字格式，快速设置格式，使用条件格式
第四节 公式与函数的应用 公式的应用，单元格的引用，函数的应用
第五节 数据清单及其管理分析 数据清单的构建，记录单的使用，数据的管理与分析
第四章 电子表格软件在会计中的应用
学习目标
1．能列举常用电子表格软件的种类
2．能说明电子表格软件的主要功能
3．能准确说明Excel软件用户界面的结构
4．能熟练运用各种常用的方法启动与退出Excel软件
5．能熟练管理Excel文件（新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除）
6．能熟练输入和编辑数据
7．能熟练使用Excel的常用函数
8．能按要求设计数据清单和使用记录单
9．掌握Excel图表插入的方法
10．掌握数据管理与分析方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总及插入数据透视表
第四章 电子表格软件在会计中的应用
考情、考点与学习方法
1．考情分析
本章内容为考试次重点，考试题型包括单选题、多选题、判断题和操作题。
2．主要考点
（1）常用电子表格软件的种类
（2）电子表格软件的主要功能
（3）Excel软件的用户界面
（4）启动与退出Excel软件的常用方法
（5）Excel文件管理
（6）Excel图表的插入方法
（7）数据输入与编辑的常用方法
（8）Exce1公式与函数的使用
（9）数据清单的设计要求与记录单的使用方法
（10）Excel的数据排序、筛选与分类汇总的方法
（11）数据透视表创建与设置的方法
3．学习方法
本章学习内容点多面广，比较细碎，学习效果建立在一定的操作训练基础之上，学习之道是边学习、边操作、边练习。
会计电算化
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
一、数据清单的构建
（一）数据清单的概念
数据清单是包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。
数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。
（二）构建数据清单的要求
1．列的标志位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。
2．同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。
3．避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。
4．尽量在一张工作表上建立一个数据清单。
二、记录单的使用
（一）记录单的概念
记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。
（二）通过记录单处理数据清单的记录
1．通过记录单处理记录的优点
2．“记录单”对话框的打开
3．在“记录单”对话框中输入新记录
4．利用“记录单”对话框查找特定单元格
5．利用“记录单”对话框核对或修改特定记录
6．利用“记录单”对话框删除特定记录
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
三、数据的管理与分析
在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。
（一）数据的排序
1．快速排序
2．自定义排序
（二）数据的筛选
1．快速筛选（自动筛选）
针对简单条件进行的筛选。
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
三、数据的管理与分析
（一）数据的排序
（二）数据的筛选
2．高级筛选
高级筛选是针对复杂条件的筛选。高级筛选不但包含了自动筛选的所有功能，而且还提供了更加优于自动筛选的功能，可以设置更复杂的筛选条件，可以将筛选的结果放在不同的位置，既可以在原有数据区域显示筛选结果，也可以将筛选结果指定放在其他位置，可以筛选出不重复的记录项。
与快速筛选不同，高级筛选要求在数据清单以外的区域单独设置筛选条件，且该条件区域与数据清单之间至少要空出一行或一列。在高级筛选中，几个条件在同一行上是“与”的关系，在不同行上是“或”的关系。
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
三、数据的管理与分析
（一）数据的排序
（二）数据的筛选
（三）数据的分类汇总
数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇总统计。
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
A B C D E
1 销售地区 销售经理 销售日期 销售订单ID 销售数量
2 华东 林一 2016/1/1 20160101 3000
3 华北 张二 2016/1/1 20160102 2000
4 东北 李三 2016/1/1 20160103 1500
5 中南 王四 2016/1/1 20160104 2000
6 西南 陈五 2016/1/1 20160105 800
7 西北 龚六 2016/1/1 20160106 700
8 华东 林一 2016/1/2 20160107 2000
9 华北 张二 2016/1/2 20160108 1500
10 东北 李三 2016/1/2 20160109 1000
11 中南 王四 2016/1/2 20160110 1000
12 西南 陈五 2016/1/2 20160111 500
13 西北 龚六 2016/1/2 20160112 500
14 华东 林一 2016/1/3 20160113 5000
15 华北 张二 2016/1/3 20160114 3000
16 东北 李三 2016/1/3 20160115 2000
17 中南 王四 2016/1/3 20160116 2000
18 西南 陈五 2016/1/3 20160117 1500
19 西北 龚六 2016/1/3 20160118 1000
表4-25 销售数据
操作：选中A1:E19区域
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
单击“插入”选项卡下“数据透视表”按钮，
弹出“创建数据透视表”对话框。
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
新增的一个工作表——数据透视表工作表
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
选择“销售经理”字段后的结果
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
添加“销售数量”字段
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
添加“销售地区”字段
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
显示/隐藏字段列表按钮
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
销售业绩排序
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（四）数据透视表的插入
在Excel工作表中，实现快速分析和汇总大量数据的最简单方法就是使用数据透视表，数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，集筛选、排序、分类汇总等多种功能于一身。数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
生成数据透视图
选中数据透视表，以显示出“数据透视表工具”选项卡，单击“数据透视表工具”—“分析”选项卡下“工具”分组里的“数据透视图”按钮，弹出“插入图表”对话框，选择“柱形图”中的“簇状柱形图”，单击“确定”按钮，插入以数据透视表为依据的数据透视图。
第四章 电子表格软件在会计中的应用
第五节 数据清单及其管理分析
（一）数据的排序
（二）数据的筛选
（三）数据的分类汇总
（四）数据透视表的插入
（五）图表的插入
在Excel2013中，“图表”命令按钮位于“插入”选项卡下的“图表”分组。
插入图表的基本操作步骤如下：
（1）选择数据区域（框选需要生成图表的数据清单）。
（2）单击“插入”选项卡。
（3）选中“图表”命令分组中某一图表类型，便在工作表中插入一个图表。
（4）单击插入的图表，利用“图表工具”进行操作，可以更改图表布局、图表样式、图表数据、图表类型、图表位置的设置。
（5）右击图表某一区域，可以进行相应的图表格式或内容的设置。

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