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第3单元 总账管理
【教学目的与要求】
了解总账系统的主要功能，包括总账系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的主要功能及其作用。
能够根据企业的需要进行总账系统初始化，进行日常业务处理和期末业务处理。能够了解在出现操作错误时的处理思路和方法。
3.1 定义总账系统启用参数
3.2 录入期初余额
3.1 定义总账系统启用参数
任务3-1 108账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为“不允许修改作废他人填制的凭证”。
提示：
在“总账”系统的“选项”中可以进行相应的总账系统运行参数的设置。
总账系统的运行参数直接影响日常业务处理的规则，所以在设置时应充分考虑日常业务的特点和管理要求，正确设置每一项参数。
总账系统的启用日期不能超过计算机的系统日期。
初次进入总账系统时，应对总账系统进行参数设置，以便在今后的日常业务处理过程中按预先设置的总账系统参数进行核算和管理。
3.2 录入期初余额
任务3-2 2012年1月，108账套基本科目的期初余额如表3-1所示。
为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统在第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。
1. 录入基本科目余额
科 目 名 称 方向 期 初 余 额
库存现金 借 20 000
银行存款 借 293 230
原材料 借 69940
库存商品 借 212000
固定资产 借 1 923 600
累计折旧 贷 253 422
长期待摊费用 借 180 000
短期借款 贷 900 000
长期借款 贷 564 550
实收资本 贷 980 000
表3-8 基本科目期初余额
3.2 录入期初余额
为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统在第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。
1. 录入基本科目余额
提示
如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。
非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。
出现红字余额用负号输入。
修改余额时，直接输入正确数据即可。
凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。
3.2 录入期初余额
2. 录入个人往来科目余额
任务3-3 输入“1221 其他应收款”科目的期初余额。相关信息：日期“2011-12-23”，凭证号“付-11”，部门“销售二部”，个人名称“张帅”，摘要“出差借款”，方向“借”，期初余额“12 000元”。
提示
只需录入最末级科目的余额和累计发生数即可，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。
借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。
如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。
3.2 录入期初余额
3. 录入单位往来科目余额
任务3-4 输入“1122应收账款”科目的期初余额“196560”元，其中明细资料是：2011年11月6日，销售给新悦公司产品未收款(转账凭证111号)93600元，2011年11月11日，销售给辽河公司产品未收款(转账凭证133号)102960元；输入“2202应付账款”科目的期初余额为“334737”元，其中明细资料是：2011年11月16日，向丹阳公司采购材料的应付款(转账凭证19号)40716元，2011年11月19日，向长生公司采购材料的应付款(转账凭证22号)294021元，。
3.2 录入期初余额
4. 调整余额方向
任务3-5 将“材料成本差异”科目余额的方向由“借”调整为“贷”。
提示
总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。
余额的方向应以科目属性或类型为准，而不以当前余额方向为准。
3.2 录入期初余额
5. 试算平衡
任务3-6 进行期初余额试算平衡。
提示
如果期初余额试算不平衡，则可以填制凭证但不能记账。
已经记过账，则不能再录入和修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。
任务3-7 以KJ002“王波”(口令：000000)的身份登录108账套填制记账凭证。1月12日，以现金支付车间小型设备修理费580元。
任务3-8 1月12日，销售一批商品，收到货税款共计14 040元，其中货款12 000元，应交增值税(销项税)2 040元。(附单据2张，转账支票号为2524-366)
提示
凭证类别为初始设置时已定义凭证的类别代码或名称。
采用自动编号时，计算机自动按月按类别进行连续编号。
采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机的系统日期。
在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。
凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。完成新增分录后，按Enter键，系统将摘要自动复制到下一分录行。
科目编码必须是末级的。
金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。
凭证填制完成后，只要继续增加凭证或退出当前凭证，凭证均可自动保存。
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
1. 增加凭证
任务3-9 1月15日发生如下几笔业务。
1.销售一部陈笑预借差旅费5000元(单据共计1张)。
借：其他应收款（销售一部—陈笑） 5000
贷：库存现金 5000
2.收到辽河公司的转账支票(N0.22116)，偿还前欠货款280 000元。
借：银行存款 280000
贷：应收账款（辽河公司）280000
3.以转账支票(N0.3116)购买小型设备一台，收到一张增值税专用发票。其中货款119000元，增值税20230元.
借：固定资产 119000
应交税费--应交增值税（进项税额）20230
贷：银行存款 139230
4.以转账支票(N0.32122)支付丹阳公司前欠货款100 000元。
借：应付账款 100000
贷：银行存款 100000
5.以现金支付业务部的房屋租金5 000元。其中销售一部2 000元，销售二部3 000元。
借：销售费用—租赁费（销售一部） 2000
（销售二部） 3000
贷：库存现金 5000
6.以转账支票(NO.3117)支付销售一部的办公费1 200元。
借：销售费用—办公费（销售一部） 1200
贷：银行存款 1200
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
1. 增加凭证
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
2. 修改凭证
对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改和“有痕迹”修改两种。
“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改。
(1) 对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改；
(2) 已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。
即未经审核的错误凭证可通过“制单”功能直接修改。而已审核的凭证应先取消审核后，再通过凭证“制单”功能进行修改。“无痕迹”修改可以参照以下操作方法操作。
提示
若已采用制单序时控制，则修改的制单日期，不能在上一张凭证的制单日期之前。
若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。
外部系统(如工资系统、固定资产系统等)传递来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改或删除。
任务3-10 将第0001号付款凭证中的预错差旅费的金额修改为“5500”元。
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
3. 冲销凭证
如果需要冲销某张已记账的凭证，可以选择【制单】|【冲销凭证】选项制作红字冲销凭证。
提示
进行红字冲销的凭证，必须是已经记账的凭证。
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。
通过红字冲销法增加的凭证，应视同其为正常凭证进行保存和管理。
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
4. 作废及删除凭证
日常操作过程中，若遇到某张凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。
提示
作废凭证仍将保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。
作废凭证不能修改，也不能审核。
在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。
账簿查询时，找不到作废凭证的数据。
若要恢复已作废的凭证，可选择【制单】|【作废/恢复】选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。
只能对未记账的凭证作凭证整理。
已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。
任务3-11 删除第0003号付款凭证。
3.3 日常业务处理
3.3.1 填制凭证
5. 查询凭证
提示
在“填制凭证”窗口中，选择“查看”菜单中的选项可以查看当前科目最新余额、外部系统制单信息以及联查明细账等。
如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。
任务3-12 查询2012年01月，尚未记账的第1号付款凭证。
3.3 日常业务处理
3.3.2 审核凭证
提示
在确认一批凭证无错误时可以选择【审核】|【成批审核凭证】功能，可以完成成批审核的操作。
作废凭证不能被审核，也不能被标错。
审核人和制单人不能是同一个人。
凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。
已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能进行审核。
任务3-13 以KJ001(刘然，口令：000000)的身份登录注册108账套，审核1月份填制的凭证。
3.3 日常业务处理
3.3.3 记账
1.记账
提示
记账范围可输入数字、“－”和“,”。
第一次记账时，若期初余额试算不平衡，则不能记账。
上月未结账，本月不能记账。
作废凭证不需审核可直接记账。
在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”按钮，取消本次记账工作。
在记账过程中，不得中断退出。
任务3-14 以“KJ002 王波“的身份登录108账套，将2012年1月份已审核过的记账凭证进行记账。
3.3 日常业务处理
3.3.3 记账
2.取消记账
提示
只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。
对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。
如果再按CTRL+H键，则可以隐藏恢复记账前状态功能。
任务3-16 以账套主管“KJ001 刘然”的身份，取消108账套1月份的所有记账操作。
3.4 期末处理
提示
转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是凭证号，可以任意定义，但只能输入数字和字母并且不能重号。
转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账凭证对应一个转账序号。
任务3-24 定义按月摊销长期待摊费用的自动转账分录。108账套每月按期初“1801长期待摊费用”10%的比例摊销计入“5101 制造费用”。
期末会计业务是指会计人员将本月所发生的日常经济业务全部登记入账后，在每个会计期末都需要完成的一些特定的会计工作，主要包括：期末转账业务、试算平衡、对账以及结账等。
3.4.1 定义转账凭证
转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、对应结转、结转销售成本及结转期间损益等。
1. 自定义转账设置
3.4 期末处理
提示
转账科目可以为非末级科目，部门可为空，表示所有部门。
JG()函数定义时，如果科目缺省，则取对方所有科目的金额之和。
如果公式的表达式明确，可直接输入公式。
任务3-25 摊销长期待摊费用业务的自动转账分录的借方信息为：科目“5101”、金额公式“JG( )”即结果函数。
3.4.1 定义转账凭证
1. 自定义转账设置
3.4 期末处理
提示
输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。
在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，应避免由于出现反向余额时发生取数错误。
可以直接在“金额公式”栏中输入公式、运算符号及常数。
任务3-26 摊销长期待摊费用业务的自动转账分录的贷方信息为：科目“1801”、金额公式“1801科目的期初借方余额10%”。
3.4.1 定义转账凭证
1. 自定义转账设置
3.4 期末处理
提示
对应结转只结转期末余额。
一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，而转入科目及辅助项可以不同。
如果同一凭证的转入科目有多个，并且结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。
任务3-27 定义“制造费用5101”结转至“生产成本 5001”，系数为“1”。
3.4.1 定义转账凭证
2. 对应结转设置
3.4 期末处理
提示
如果损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类型必须相同。
本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
任务3-28 定义将期间损益结转至“4103 本年利润”的结转期间损益的转账凭证。
3.4.1 定义转账凭证
3. 期间损益设置
3.4 期末处理
提示
转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。
进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。否则，必须在录入查询条件时选择“包含未记账凭证”才能查询到完整的数据资料。
若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。
转账凭证每月只生成一次。
生成的转账凭证，仍需审核才能记账。
在生成凭证时必须提示业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错。
任务3-29 生成摊销长期待摊费用的自定义转账凭证。
3.4.2 生成转账凭证
任务3-30 生成制造费用转入生产成本的对应结转的转账凭证。
任务3-31 结转1月份期间损益的转账凭证。
3.4 期末处理
任务3-32 将2012年1月份的业务进行对账。
3.4.3 月末结账
1. 对账
3.4 期末处理
任务3-33 将2012年1月的业务进行结账处理。
3.4.3 月末结账
2. 结账
提示
结账只能由有结账权限的人进行。
本月还有未记账凭证时，不能结账。
结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填制和审核凭证。
若总账与明细账对账不符，则不能结账。
如果与其他系统联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。
已结账月份不能再填制凭证。
结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。
取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6。
复习思考题
1.查询日记账的前提条件有哪些？
2.应如何完成银行对账？

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