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第2单元 系统管理与基础设置
【学习目标】
了解系统管理的主要功能，了解基础设置的主要内容及其作用。
能够为企业建立账套、能够设置操作员并赋予其相应的权限；能够设置包括部门档案、职员档案、往来单位档案的档案设置；能够完成凭证类别、结算方式及会计科目等财务设置，为日常工作做好准备。能够了解在出现操作错误时的处理思路和方法。
2.1 系统管理
2.2 基础设置
2.1 系统管理
2.2.1 启动系统管理
启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等操作。
任务2-1 以系统管理员“admin”的身份启动系统管理。
提示:
系统管理员“admin”没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。
在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便，建议不为系统管理员设置密码。
系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。
2.1 系统管理
2.2.2 操作员管理
1. 增加操作员
任务2-2 增加如表2-1所示的操作员。
表2-1 操作员名单
为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供了操作员设置功能，以便在计算机系统中进行操作分工及权限控制。
操作员编号 操作员姓名 操作员口令
KJ001 刘然 000000
KJ002 王宇波 000000
KJ003 陈平 000000
CG 赵刚 000000
XS 陈惠 000000
KG 江燕 000000
提示:
系统预置了三个操作员，分别是demo、system和ufsof，这三个操作员的初始口令与各自的名称一样，并且字母不分大小写。如demo的口令就是demo。
只有系统管理员(admin)才有权设置操作员。
操作员编号在系统中必须是唯一的。
所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。
在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。
为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。
2.1 系统管理
2.2.2 操作员管理
1. 增加操作员
任务2-3 将“KJ002”的姓名“王宇波”修改为“王波”。
提示：
只有系统管理员有权修改操作员信息。
在操作员的信息中，操作员编号不能修改，只能修改操作员的姓名、口令及所属部门。
操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式进行修改外，还可以在操作员登录系统时由操作员本人修改。
2.1 系统管理
2.2.2 操作员管理
2. 修改操作员
2.1 建立账套与权限管理
2.2.3 账套管理
账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。
1. 建立账套
任务2-4 创建108账套，单位名称为“西原股份有限公司”(简称“西原公司”)，启用会计期为“2012年1月”。该企业的记账本位币为“人民币(RMB)”，企业类型为“工业”，执行“2007年新会计准则”，账套主管“刘然”，按行业性质预置会计科目。该企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为：科目编码级次“4222”，客户分类编码级次“122”。创建账套后暂时不启用任何子系统。
建立账套，即采用财务管理软件为本企业建立一套账簿文件。
提示：
新建账套号不能与已存账套号重复。
账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。
账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。
启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。
启用的会计期不能在计算机系统日期之后。
行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会计核算。
账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。
系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果取消选择“按行业性质预置科目”复选框(即取消√)，则不按行业预置会计科目。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.3 账套管理
1. 建立账套
任务2-5 以108账套主管“KJ001 刘然” (密码：000000)的身份登录注册系统管理，选择其主管的108账套，将账套设置为“有外币核算”。
提示：
若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”窗口中，更换操作员。
只有账套主管才有权限修改账套信息，如果当前操作员是系统管理员“Admin”，则应先注销操作员，再以账套主管的身份注册系统管理。
在修改账套时应提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其中，账套号和行业性质不能修改。因此，如果在建立账套时未选择正确的行业性质就只能重建账套了。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.3 账套管理
2. 修改账套
当系统运行了一段时间后，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。
任务2-6 将108账套数据备份到D盘中的“108账套备份”文件夹中。
提示：
只有系统管理员才有权限备份账套。
在删除账套时，必须关闭所有系统模块。
建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。
企业应该在每月末结账前进行账套备份。学生在学习的过程中可以将阶段性的操作结果进行备份，以便防止机器出现故障或更换机器进行操作时及时地引入备份数据继续进行操作。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.3 账套管理
3. 备份账套
账套备份 (即会计数据备份)就是将财务管理软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中。
任务2-7 将已备份到D盘的“108账套备份”文件夹中的“108账套备份”数据恢复到硬盘中。
提示：
备份的账套数据，只有在系统管理中进行恢复(引入)才能运行。
恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.3 账套管理
4. 恢复账套
恢复账套(即会计数据引入)是指把软盘或硬盘上的备份数据恢复到软件系统中，即利用现有数据恢复。
任务2-8 2012年1月10日，由108账套的账套主管刘然(即KJ001，密码为000000)注册进入系统管理，启用“总账”、“工资”和“固定资产”系统，启用日期均为2012年1月1日。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.4 系统启用
系统启用是指设定在畅捷通T3应用系统中的各个子系统开始使用的日期。
1. 增加操作员权限
任务2-9 增加操作员“KJ002 王波”拥有108账套“公用目录设置”、“固定资产”、“总账”、“工资管理”和“核算”的操作权限；“KJ003 陈平”拥有108账套 “总账”、“采购”、“销售”和“库存”的操作权限。
2.1 建立账套与权限管理
2.2.5 操作员权限管理
为了保证权责清晰和企业经营数据的安全与保密，企业需要对系统中的所有操作人员进行分工，设置各自相应的操作权限。
提示：
在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限。
2. 修改操作员权限
2.1 建立账套与权限管理
2.2.5 操作员权限管理
修改操作员的权限包括设定或取消账套主管，修改某一操作员的某一功能模块的所有及部分权限。
提示：
在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管，一个操作员也可以担任多个账套的账套主管。在设置操作员权限时，只需对非账套主管的操作员设置相应的操作权限，而系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限。
系统管理员或账套主管可以删除非账套主管操作员已拥有的权限。
2. 修改操作员权限
2.1 建立账套与权限管理
2.2.5 操作员权限管理
任务2-10 取消操作员“KJ002 王波”在108账套中的“GL010303 上年结转”权限。
提示：
系统约定，操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。
如果要删除某一操作员在某一账套中的多个操作权限，可以在选中第一个要删除的权限后，按住Shift键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击【删除】按钮，执行批量删除操作。
2.2 基础设置
基础设置的内容主要包括设置基础档案、会计科目、凭证类别、结算方式。
2.2.1 启动并注册系统
任务2-11 以操作员KJ001 (密码为“000000”)的身份在2012年1月6日登录注册108账套。
提示：
可以在此直接选择相应的图标设置基础档案信息。
任务2-12 2012年1月6日，由108账套的账套主管“KJ001 刘然”，密码为“000000”，在畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版系统中设置部门档案。部门档案资料如表2-2所示。
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
1. 部门档案
表2-2 部 门 档 案
部 门 编 码 部 门 名 称
1 行政部
2 财务部
3 研发部
4 采购部
5 销售部
501 销售一部
502 销售二部
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
1. 部门档案
提示：
部门编码必须符合编码原则。
由于在设置部门档案时还未设置职员档案，因此部门档案中的负责人应在设置职员档案后，回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置。
部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。
任务2-13 增加如表2-3所示的职员档案。
提示：
职员档案中的“所属部门”内容可以直接录入，但最好在双击“所属部门”栏后再单击参照按钮，在已录入的部门档案中选择相应的部门。
录入全部职员档案后，必须单击【增加】按钮 (或按Enter键)，增加新的空白行。否则，最后一个职员档案将无法保存。
职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。
表2-3 职 员 档 案
职 员 编 码 职 员 名 称 所 属 部 门
1001 陆辉 行政部
1002 江燕 行政部
1003 刘然 财务部
1004 王波 财务部
1005 王石 研发部
1006 赵刚 采购部
1007 陈笑 销售一部
1008 张帅 销售二部
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
2.职员档案
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
3. 客户分类
任务2-14 108账套的客户分类方案如表2- 4所示：
提示：
客户分类编码必须是唯一的。
客户分类的编码必须符合编码原则。
供应商分类与客户分类的设置方法相同。
表2-4 客 户 分 类
类别编码 类别名称
1 东北大区
2 东南大区
3 其他地区
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
4. 客户档案
任务2-15 增加如表2-5所示的客户档案。
客 户 编 号 客 户 名 称 客 户 简 称 所属分类码
K001 新悦公司 新悦公司 东北大区
K002 辽河公司 辽河公司 东北大区
K003 新道公司 新道公司 东南大区
K004 邦迪公司 邦迪公司 东南大区
K005 科华公司 科华公司 其他地区
提示：
客户档案必须在最末级客户分类下进行设置。
若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类项。
表2-5 客 户 档 案
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
4. 客户档案
提示：
客户编码必须唯一。
必须输入客户编码、名称和简称，其余可以忽略。
“联系”选项卡内容可以为空。
销售管理系统或应收账款核算系统被启用后，应收余额由系统自动维护。
输入各项内容后，必须单击【保存】按钮，否则表示放弃。
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
5. 供应商档案
任务2-16 增加如表2-6所示的供应商档案。
提示：
供应商档案必须在最末级的供应商分类下增加。
关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。
表2-6 供应商档案
供应商编号 供应商名称 供应商简称
G001 丹阳公司 丹阳公司
G002 长生公司 长生公司
G003 通达公司 通达公司
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
6. 设置凭证类别
任务2-17 设置分类方式为“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”。
提示：
限制科目的数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。
填制凭证时，如果不符合这些限制条件，则系统将拒绝保存。
可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的排列顺序。
2.2 基础设置
2.2.2 基础设置
7. 设置结算方式
任务2-18 设置编码为“1”名称为“现金结算”的结算方式以及编码为“2”，名称为“转账支票”的结算方式。
提示：
结算方式的编码必须符合编码原则。
结算方式的录入内容必须唯一。
可以根据实际情况选择是否需要票据管理的标志。
在不启动购销存系统的情况下，设置结算方式的主要目的是在使用有“银行账”辅助核算的会计科目时填写相应的结算方式，以便在进行银行对账时将结算方式作为对账的一个参数。
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
1. 增加会计科目
任务2-19 增加如表2-6所示的会计科目。
表2-7 会计科目
科 目 编 码 科 目 名 称 辅 助 核 算
222101 应交增值税
2220101 进项税额
2220102 销项税额
660101 工资
660104 工会经费
660105 折旧费
60106 广告费
660201 工资
660204 工会经费
660205 折旧费
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
1. 增加会计科目
提示：
增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。
已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
2. 修改会计科目
任务2-20 将“1002 银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”核算要求，“1001 库存现金”科目修改为有“日记账”核算要求的会计科目。
提示：
非末级会计科目不能再修改科目编码。
已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。
已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。
被封存的科目不可以在制单时使用。
只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。
只有处于修改状态时才能设置汇总打印和封存。
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
3. 删除会计科目
任务2-21 将“2621独立账户负债”科目删除。
提示：
删除的科目不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。
非末级科目不能删除。
已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。
被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
4. 指定会计科目
任务2-22 指定“1001库存现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目。
提示：
若想取消已指定的会计科目，可单击按钮【<】。
若想完成出纳签字的操作还应在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”。
只有指定现金总账科目和银行存款总账科目才能进行出纳签字，并查询库存现金日记账和银行存款日记账。
在指定现金流量科目后，在填制凭证时若使用现金流量科目，则系统要求填写该“库存现金流量项目”，只有填写了库存现金流量项目才能由系统自动生成“库存现金流量表”。
2.2 基础设置
2.2.3 设置会计科目
5. 设置会计科目辅助项目
任务2-23 增加如表2-7所示的辅助账类型为“部门核算”的会计科目。
表2-8 “部门核算”会计科目
科 目 编 码 科 目 名 称 辅 助 核 算
660102 办公费 部门核算
660103 差旅费 部门核算
660107 租赁费 部门核算
660202 办公费 部门核算
660203 差旅费 部门核算
2-56 设置辅助核算
复习思考题
1.如果在建立账套时将是否对“供应商”或“客户”进行分类设置错误，怎么办？
2.总账系统初始化主要包括哪些内容？
3.指定会计科目的作用有哪些？
4.什么是凭证的“无痕迹”及“有痕迹”修改？
5.如果企业按“短期借款”期初余额的0.58%计提贷款利息，应如何设置自动转账分录？
6.已审核的记账凭证应如何修改？
7.如果在录入期初余额时发现会计科目错误应该怎么办？

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