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会计信息化教程
第三章 总账系统日常处理
总账系统日常处理的基本流程
操作员
建账套
设权限
基础设置
期初余额
系统管理初始化
账套初始化
填 制 凭 证
出纳签字和审核凭证
记 账
凭证及账簿查询
结 账
报 表
日常账务处理
下一批凭证处理
下月业务处理
实施会计信息化以后，账务处理的工作量主要集中在凭证输入环节上。其他环节如记账、结账等都由系统自动在瞬间完成，凭证和账簿的查询也变得十分快捷方便。
第一节 凭证输入
一、记账凭证的内容
（1）凭证头：凭证类别、凭证编号、制单日期、附单据数。
（2）凭证正文：摘要、科目名称、发生金额、辅助信息。
二、记账凭证的输入途径
(1)手工编制完成后录入计算机(后台)。
(2)根据原始凭证直接在计算机上输入凭证(前台)。
(3)由其它子系统生成传送到总账系统(机制凭证)。
三、记账凭证的录入方法
（一）不带辅助核算凭证的录入；
记账凭证的录入方法按凭证是否带辅助核算信息分成两种：
（二）带辅助核算凭证的录入。
（一）不带辅助核算凭证的录入
【案例3－1】
1月2日，计提工会经费1820.73元，请填制凭证一张：
想一想：
这张凭证的会计分录应该怎么做？
思路整理：
凭证类型：转账凭证
摘 要：计提工会经费（摘要编号011）
借：管理费用/应付职工薪酬/工会经费（66020104）
1820.73
贷：应付职工薪酬/工会经费（221104）1820.73
请扫49页二维码(上)观看操作演示
(二)带辅助核算项目凭证的录入
（带部门个人核算）
【案例3－2】1月3日，供应部吴采购出差回来，报销差旅费4500元，原来预借5000元，余下500元用现金交回。请填制凭证一张：
想一想：
这张凭证的会计分录应该怎么做？
思路整理：
凭证类型：收款凭证；
摘要：报销差旅费（编号003）
借：管理费用/差旅费（660203）　4500.00
库存现金/人民币（100101） 　500.00
贷：其他应收款/应收个人款（122101）
5000.00
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(二)带辅助核算项目凭证的录入（续）
（数量核算）
【案例3－3】1月12日，收到供应部于1月4日向桂花种植场订购的桂花1000千克，每千克50元，总价50000元，增值税额8500元。货款已经用工行转账支票付清（支票号201006）；货物已经验收入库。请填制凭证：
想一想：
这张凭证的会计分录应该怎么做？
思路整理：
凭证类型：付款凭证
摘 要：购桂花
借：原材料/桂花（140301） 50000.00
应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）
8500.00
贷：银行存款/工行存款（100201） 58500.00
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(二)带辅助核算项目凭证的录入（续）
（外币核算）
【案例3－4】1月19日，Ｘ国登月宇航员向本企业购买桂花酒5箱，单价人民币3000元，增值税额510元/箱，5箱价税总计17550元。按1:6.29的汇率折算，扣除0.9元人民币，收对方2790美元，折合人民币17549.10元，其中增值税额2550元。请填制凭证。
想一想：
这张凭证的会计分录应该怎么做？
思路整理：
凭证类型：收款凭证；
摘 要：销售产品(摘要编号025)
借：库存现金/美元（100102） 17549.10
贷：主营业务收入（6001） 14999.10
应交税费/应交增值税/销项税额（22210102）
2550.00
注：这里的税额510元（箱）不是十分准确，取这个近似值只是为了方便 计算而已。
请扫51页二维码观看操作演示
凭证输入操作中需要注意的事项
请阅读教材52页“注意”中的内容。
·小技巧·
※在凭证上填制金额的时候,敲空格键可以改变金额数据的记账方向（从借方移到贷方，或者从贷方移到借方）。
※在金额栏敲[=]键，系统会根据借贷方差额自动计算这笔分录的金额。例如：填制某张凭证的时候，前两笔分录为借100.00元和借200.00元，在录入第三笔分录金额的时候，把光标移到“贷方金额”栏，敲[=]键，系统会自动填上300.00。
·小技巧·
如果不希望在凭证金额栏中显示数据位线（除千分位线以外），可以按［Ctrl+L］键取消显示；如果希望显示数据位线，也可以按［Ctrl+L］键恢复显示。
在输入个人信息的时候，可以不输入部门信息只输入个人信息，系统会根据所输入的个人信息自动填入这个人所属的部门。
·小技巧·
数量、单价可以只输入一方，系统会根据金额或者外币自动计算出数量或者单价。
在输入凭证的时候，可以不输入外币，只录入汇率和本币金额，系统会反算出外币金额；如果不输入汇率，只输入外币和本币金额，系统也可以反算出汇率。
·小技巧·
如果因为对数据的修改而影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过在“外币及汇率”中定义的折算误差，系统就会给出提示；如果希望重新计算，可以在要重新计算的地方按[F11]键，系统会按照折算公式重新进行计算。
小 结
一、信息化会计核算基本流程
输入记账凭证－凭证审核－记账－凭证和账簿的查询－结账－编制会计报表
二、输入的凭证如果是带辅助核算科目的，要注意输入辅助核算的内容。
休
息
第二节 出纳签字和凭证审核
一、出纳签字
凭证输入以后，必须经过审核才能记账。
凭证的审核分出纳签字和审核两个环节。其中出纳签字是可选环节，也就是说，可以根据单位财务管理的严格程度，决定是不是要进行出纳签字。
出纳签字就是由出纳对出纳凭证进行审核。所谓“出纳凭证”，是指有库存现金和银行存款科目出现的凭证 。
二、 选项设置和指定科目
如果要设出纳签字这一个环节，应该先在“选项”中勾选“出纳凭证必须经由出纳签字”项；并指定现金和银行科目。这两项工作都要由账套主管来做。
请观看老师演示“选项”设置
扫53页二维码观摩指定科目演示
三、出纳签字
【案例3－5】
1月20日，对001账套中未经出纳签字的出纳凭证执行出纳签字。
请注意观看老师操作演示
出纳签字的注意事项
如果在“选项”中规定了“出纳凭证必须经由出纳人员签字”，就必须由出纳对出纳凭证进行签字；否则凭证不能记账。
凭证签字后就不能直接修改。只有先取消签字后才能修改。
取消签字只能由签字的出纳人员进行。
三、凭证审核
【案例3－6】
1月20日,对001账套中所有已经输入的凭证进行审核。
请参照出纳签字操作方法自己完成
凭证审核的注意事项
审核人和制单人不能是同一个人。
审核人员不能直接修改凭证。错误凭证必须标错后退还给制单人员修改。
凭证审核以后，就不能修改或者删除。要对凭证进行修改或者删除，必须先取消审核。
取消审核只能由审核人自己进行。作废凭证不能被审核，也不能被标错。
第三节 科目汇总、记账和结账
一、科目汇总
使用科目汇总功能可以按照条件对记账凭证进行汇总，同时产生一张科目汇总表。
请注意观看老师操作演示
二、记账
只有经过记账处理的凭证才算是真正合法有效的凭证。
在用友U8系统当中，系统在登记账簿的时候，会自动把同一笔金额登记到相关的总账和明细账上，包括正式总账和明细账、数量总账和明细账、外币总账和明细账、项目总账和明细账、部门总账和明细账、个人往来总账和明细账、银行往来账等等有关账簿以及备查账。
记账操作
【案例3－7】
1月20日，对001账套中所有已经审核的凭证进行记账。
请注意观看老师操作演示
记账操作的注意事项
在记账过程中不能中断退出。
只有账套主管才有权做“恢复到记账前状态”的操作
记账操作的注意事项（续 ）
凭证记账后就不能修改；
记账后发现凭证有错，只能用冲销凭证法或者补充法进行修改（电算化中无法使用划线法）；
记账操作每月可以进行多次。
·小技巧·
在“对账”界面，按［Ctrl+H］键，“凭证”子树上会增加“恢复记账前状态”项。双击这个命令项可以把所有已经记账的凭证恢复成未记账凭证。这就方便了对记账以后发现错误的凭证的修改。但只有账套主管才能做“恢复到记账前状态”的操作。
三、结账
每个月的月底，都需要进行结账处理。结账操作主要完成以下工作：
停止本月各账户的记账工作；计算本月各账户的发生额合计；计算本月各账户期末余额；把各个账户的本期期末余额结转到下月月初。如果是年度结账，还会计算12月份各个账户的期末余额，并且把计算出来的余额结转到下年度的年初。
结账操作
【案例3－8】
1月31日，完成001账套2017年1月的结账工作。
请注意观看老师操作演示
结账操作的注意事项
上个月未结账，本月不能结账；本月还有未记账的凭证，也不能结账。
上个月未结账，本月不能记账，但是可以填制和审核凭证。
已经结账的月份不能再填制凭证。
如果总账与明细账对账没有通过，就不能结账。
每月只能结账一次。
结账前要进行下列检查
1．月末结转是否全部生成并记账，否则不能
结账；
2．总账和明细账对账不符，不能结账；
3．损益类账户是否结转完毕，否则不能结账；
4．其他子系统是否已结账，否则不能结账；
5．结账操作以前，应该先检查是否做好了数据备份工作。
本节小结
凭证的审核有出纳签字和审核凭证两个环节；其中出纳签字环节是可选的。
只有经过记账处理的凭证才算是真正合法有效的凭证。
　结账以后，这个月的凭证就不能修改了，因此在结账前要先进行各项检查并且做好备份。
实验布置:
完成【案例3-1】至【案例3-8】。
再 见

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