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会计信息化教程
第三章 总账系统日常处理
复习与回顾
我们上一次学习了总账日常业务处理中的凭证输入、出纳签字、凭证审核、科目汇总以及记账和结账等环节的操作。
今天再来了解总账日常业务处理中的其它功能。
在学习新的内容之前，让我们先对学过的内容做一个简单的回顾。
总账系统日常处理的基本流程
操作员
建账套
设权限
基础设置
期初余额
系统管理初始化
账套初始化
填 制 凭 证
出纳签字和审核凭证
记 账
凭证及账簿查询
结 账
报 表
日常账务处理
下一批凭证处理
下月业务处理
想一想：
在刚刚回顾的总账日常业务处理流程中，我们学过的有哪些环节？又有哪些环节还未学习？
对，未学的是“凭证和账簿的查询”这个环节。实际上，还有错误凭证的修改、作废、删除等等，统称“凭证管理”。
现在，我们就来学习用友U8系统中这些功能的使用。
第三章 总账系统日常处理
第四节 凭证管理
一、错误凭证的修改
（一）凭证录入过程中发现错误的修改。
这种情况下，可以由凭证录入人员在“填制凭证”界面直接进行修改。
请观看老师操作演示
（二）审核过程中发现错误的修改
由审核人员单击凭证界面工具栏上的［标错］按钮给凭证打上“有错”标志，退还给凭证录入人员修改以后重新审核。
如果错误凭证是出纳凭证，并且经过了出纳签字，那么在审核人员标错以后，还要先由出纳人员取消出纳签字，才能由录入人员进行修改。
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（三）审核以后记账以前
发现错误的修改
先由审核人员单击凭证界面工具栏上的［取消］按钮取消审核，然后单击［标错］按钮打上“有错”标志，再退还给录入人员修改。如果错误凭证是出纳凭证并且经过了出纳签字，那么在取消审核并且标错以后，还应该再由出纳人员取消出纳签字，才能够交给录入人员进行修改。
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（四）记账以后发现错误的修改。
两种办法：
办法一：用红字冲销法;
办法二: 补充法。
1．红字冲销法：
“填制凭证”界面—“制单”—“冲销凭证”
请观看老师操作演示
2．补充法：
假设正确凭证的分录如下：
借：管理费用/办公费　　2000.00
　贷：库存现金/人民币 2000.00
录入时借方和贷方都少了一个零，错成了：
借：管理费用/办公费　　 200.00
贷：库存现金/人民币 200.00
补充凭证：
借：管理费用/办公费 1800.00
　贷：库存现金/人民币 1800.00
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注意！
制作红字冲销凭证把错误凭证冲销以后，一定要记得再制作一张正确凭证，并且红字凭证和正确凭证都要经过审核，再记账。
如果凭证是从其它子系统（模块）中传过来的，就只能到生成这张凭证的子系统（模块）中进行修改。
讨论：为什么不能使用划线法？
在会计信息化系统中，不能使用手工记账中经常使用的划线更正法。这是因为会计信息化条件下，数据存储在计算机中，无法使用划线法。即使账簿已经打印到纸上，虽然可以在纸上划线更正，但机中的数据仍然是错误的。为了保持打印数据和机中数据的一致，也不能使用划线法。
·小技巧·
在修改凭证的过程中，单击凭证界面工具栏上的［插分］按钮或敲［Ctrl+I］键可以在当前分录前插入一条分录；单击［删分］按钮或敲［Ctrl+D］键可以删除光标所在的分录。
错误凭证的修改图示
输
入
记
账
审
核
可以直接修改
取消审核
再修改
红字冲销
或补充
出
纳
签
字
取消签字
再修改
休
息
凭 证 管 理（续）
二、凭证的作废、整理和删除
对于还没有审核的凭证，如果发现错误，可以把它作废以后重新输入正确凭证。在重新输入正确凭证以前，可以保留作废凭证，也可以删除作废凭证。如果要删除作废凭证，就需要对作废凭证进行整理操作。
（一）凭证的作废
　作废的凭证仍然保留凭证内容和凭证编号，只是在凭证左上角显示“作废”标志。作废凭证不能修改，也不能审核。在记账的时候，不对作废凭证的数据进行记账处理，相当于一张空白凭证。在查询账簿的时候，也查不到作废凭证的数据。
如果要把作废凭证恢复成有效凭证，可以在找出这张作废凭证以后，用鼠标再次单击工具栏上的［作废/恢复］按钮。
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（二）凭证的整理和删除
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三、凭证的查询和打印
请观看老师操作演示
第五节 账簿查询
请在观看操作示例以后，自己阅读教材相关章节。
第六节 账簿打印
第7节 辅助核算账簿管理
用友U8的账务处理系统还提供了辅助核算账簿的管理功能。具体分客户往来辅助账、供应商往来辅助账、个人往来账、部门辅助账、项目辅助账等辅助账的管理。
一、客户往来辅助账
（一）客户往来余额表
（二）客户往来明细账
（三）客户往来两清
（四）客户往来催款单
（五）客户往来账龄分析
（一）客户往来余额表
客户往来余额表用于查询客户往来科目各个客户的期初余额、本期借方或贷方发生额、本期借方或贷方发生额合计、期末余额。
客户往来余额表又包括客户科目余额表、客户余额表、客户三栏式余额表、客户部门余额表、客户项目余额表、客户业务员余额表、客户分类余额表和客户地区分类余额表。
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（一）客户往来余额表（续）
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（二）客户往来明细账
客户往来明细账用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账。
客户往来明细账又包括客户科目明细账、客户明细账、客户三栏明细账、客户部门明细账、客户项目明细账、客户业务员明细账、客户分类明细账、客户地区分类明细账和客户多栏明细账。
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（三）客户往来两清
客户往来两清功能用于客户往来账款的清理，使用户能够及时了解应收款的结算情况以及未达账情况。系统提供了自动勾对与手工勾对两种方式。
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（四）客户往来催款单
“客户往来催款单”功能用于查询客户欠款情况，打印客户催款单，从而及时清理客户欠款。
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（五）客户往来账龄分析
“客户往来账龄分析”功能用于用于对客户往来款余额的时间分布情况进行分析。
系统提供“余额分析法”和“实际分析法”两种账龄分析方法。
（五）客户往来账龄分析（续）
余额分析法是用借方（或贷方）发生额冲抵贷方（或借方）发生额以后的余额作为账龄分析的第一笔分析金额。
实际分析法是按借方或贷方的实际发生额为分析金额。
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二、供应商往来辅助账
供应商往来辅助账各项功能的意义、作用与操作方法，与客户往来辅助账各项对应功能的意义、作用与操作方法均类似，这里不再多讲。
三、个人往来账
（一）个人往来余额表
（二）个人往来明细账
（三）个人往来清理
（四）个人往来催款单
（五）个人往来账龄分析
单击跳到部门辅助账
（一）个人往来余额表
“个人往来余额表”分为个人科目余额表、个人部门余额表、个人余额表和个人三栏式余额表四种。
这里用个人科目余额表作例子，介绍具体的查询方法。
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（二）个人往来明细账
“个人往来明细账”包括个人科目明细账、个人部门明细账、个人明细账查询、个人三栏式明细账和个人多栏式明细账五种账表或者功能。
个人往来明细账的查询方法和个人往来余额表的查询方法相同。不作演示。
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（三）个人往来清理
“个人往来清理”功能用于对个人的借款、还款情况进行清理。运用这个功能能够及时地了解个人借款和还款的情况，清理个人借款。
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（四）个人往来催款单
“个人往来催款单”功能用于打印个人往来催款单，以达到及时催回个人借款，清理欠账的目的。
请观看老师操作演示
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（五）个人往来账龄分析
“个人往来账龄分析”功能用于对个人往来款余额的时间分布情况进行分析。
请观看老师操作演示
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四、部门辅助账
部门总账
部门明细账
部门收支分析
单击跳到项目辅助账
（一）部门总账
部门总账又分：
部门科目总账；
部门明细账；
部门总账。
部门总账各个分账的查询方法和个人辅助账的查询方法基本相同。这里只做大概的介绍，不另做演示。
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（二）部门明细账
部门明细账又分：
部门科目明细账；
部门明细账；
部门三栏式明细账；
部门多栏式明细账。
单击返回目录
1.部门科目明细账
用于按科目查询所有部门的明细账。所查询的科目应该是带“部门核算”属性的科目。
单击返回部门明细账目录
请观看简单展示
2．部门明细账
用于按部门查询所有辅助核算科目的明细账。
单击返回部门明细账目录
请观看简单展示
3．部门三栏式明细账
用于查询某一个部门在某一个科目下各个月的明细账。
单击返回部门明细账目录
请观看简单展示
4．部门多栏式明细账
用于查询某一个部门的各个辅助核算科目的多栏明细账。
单击返回部门明细账目录
请观看简单展示
（三）部门收支分析
使用“部门收支分析”功能，可以按部门对核算科目的发生额和余额进行分析。以便加强对各个部门的收支管理。
请观看老师操作演示
单击返回目录
五、项目辅助账
项目辅助账又包括：
项目总账、项目明细账、项目统计分析、项目成本一览表和项目成本多栏明细账种分账。
六、辅助账的打印
在前面所介绍的各种辅助账的查询过程中，都可以单击各个显示查询结果的窗口工具栏上的［打印］按钮，打印查询的结果；但是这个时候打印出来的资料，只能供脱机带到其他场所查询使用，而不能作为正式的会计档案保管。要打印做正式会计档案用的辅助账，一定要使用“辅助账簿打印”功能。
六、辅助账的打印（续）
用友U8提供了个人明细账等9种辅助账簿的打印功能。具体请阅教材81页。
各种辅助账簿的打印操作方法，和第六节介绍的科目账簿打印中余额表的打印方法大致相同。请大家通过自主练习掌握这项操作。
小结
凭证管理包括凭证的修改、查询、打印、作废和整理。
未审核的凭证可以直接修改；已经审核的凭证必须先取消审核才能修改。
已经记账的错误凭证，要用红字冲销法或者补充法来修改。
小结（续）
账簿管理包括账簿查询和打印。
辅助账管理包括客户往来辅助账、供应商往来辅助账、个人往来账、部门辅助账、项目辅助账等五项，在功能上都有查询和打印两项。无论是查询还是打印，都是先输入查询或者打印条件，再执行实际查询或者打印两大步骤。
·阅读·
自己安排时间，阅读教材第三章的第五、第六、第七节。
实验布置
一、输入一张自己设计的凭证；
二、假设凭证错误，对凭证进行修改；
三、对修改过的凭证进行审核；
四、假设审核过的这张凭证有错；取消审核，退还给录入人员修改以后再重新审核；
五、把凭证记账。再假设凭证有错，制作补充凭证进行修改；
六、把补充凭证记账，再制作这张已经记账凭证的红字冲销凭证。
七、练习凭证和账簿的查询。
再 见

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