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会计信息化教程
第八章　采购及相关
应付和库存业务处理
第一节 采购请购和采购订单
采购订单是企业和供应商双方签订的一种协议。它可以是采购合同当中有关货物部分的明细内容，也可以是一种订货的意向。采购订单的内容主要包括采购的货物名称、采购数量、供货单位、到货日期、到货地点、运输方式、价格、运费等项信息。供应商根据采购订单组织货源；企业对采购订单的执行情况进行跟踪控制。
采购订单不能完全代替采购合同。在畅捷通T3采购管理系统的业务流程中，它也不是必须的环节，操作人员可以按照实际业务情况，决定是否执行采购订单的录入。
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一、采购请购
采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，或者采购部门汇总企业内部各部门的采购需求提出的采购清单。请购是采购业务的起点，经过审核的请购单可以生成采购订单。请购单也可以为采购订单提供建议内容，如建议供应商和订货日期等等。采购请购是可选环节。用户可以根据业务需要决定是否使用。
【案例8－1】
1月3日，原料1库王库管输入请购单一份，要求采购桂花1000千克，建议单价每千克50元，要求1月12日到货，建议订货日期为1月4日，供应商为太空桂花种植场。
请参阅教材讲解自己完成
二、采购订单
采购订单是企业和供应商双方签订的一种协议。它可以是采购合同当中有关货物部分的明细内容，也可以是一种订货的意向。采购订单的内容主要包括采购的货物名称、采购数量、供货单位，到货日期、到货地点、运输方式、价格、运费等项信息。供应商根据采购订单组织货源。企业对采购订单的执行情况进行跟踪控制。
【案例8－2】
1月4日，供应部吴采购对3日王库管输入的请购单进行审核，同时生成采购订单。
处理步骤：
1.审核请购单；
2.生成采购订单；
3.审核采购订单。
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注意
审核过的订单不能修改。除非取消审核。
如果在审核过程中发现订单数据有错，可以在单击［修改］按钮以后对订单进行修改。修改以后单击［保存］按钮，然后再完成订单审核。
如果需要修改审核过的订单，可以在找到这张订单以后单击［弃审］按钮，把订单从已审核状态恢复到未审核状态，然后再进行订单修改。修改以后要重新审核。
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本节小结
录入采购请购单是处理采购业务的第一环节；录入采购订单是处理采购业务的第二环节。这两个环节都是可选的，可以不做。采购请购单和采购订单录入以后需要经过审核。
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第 二 节
单货同到采购业务的处理
采购业务分单货同到、暂估和在途三种情况。“单货同到”是指发票和货物同时收到的情况；“暂估”是指货物已到，发票未到，先按暂估价格入库的情况；“在途”是指发票已到，货物未到的情况。这一节，我们先向大家介绍“单货同到”业务的处理方法。
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【案例8－4】
2017年1月12日，收到1 月4日向桂花种植场订购的桂花1000千克，每千克50元，总价50000元；税额8500元。货和发票都已收到。请录入采购入库单和采购发票。
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单货同到业务的处理流程
单货同到业务的处理流程是：输入并审核采购入库单（验收入库）－输入（生成）采购发票－输入运费发票（现付）－采购结算（分摊费用，计算成本） －核算记账－生成凭证－应付款处理－关闭请购单和采购订单－审核凭证和记账。
一、录入并审核采购入库单
　输入和审核采购入库单的操作在库存管理系统中进行。
　采购入库单可以用键盘直接输入，也可以利用采购订单来生成。我们在第八章第四节已经结合期初暂估入库的输入，向大家介绍了通过键盘输入（期初）采购入库单的具体方法。这里向大家介绍利用采购订单生成采购入库单的方法。
请参照202页期初采购入库单的录入自己完成
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注 意
　凡是表头上蓝色显示的项目必须输入。
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二、生成采购发票
　　 采购发票可以通过键盘直接输入，也可以由采购订单或者采购入库单生成。采购发票应该在采购管理系统中输入或生成。生成后会传递到应付款管理系统中进行应付款处理。
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我们在第七章第四节的期初在途实例中已经学过发票的键盘输入方法，这里向大家介绍由入库单生成发票的操作技巧。
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注 意
只能选择还没有结算的采购入库单来生成发票。
也可以根据采购订单填制发票。负数（红字）发票也同样可以用这种方法输入。
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三、输入运费发票
企业在货物运输过程中取得的运费发票上面的运输费用数据，以及按照国家有关会计制度规定可以摊入采购成本的某些费用数据，都应该作为运输发票输入系统；也可以在货物发票中直接输入费用项目；可以进行增值税抵扣的，还必须输入税率，才能保证系统只把税后金额摊入采购成本。
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【案例8－5】
采购的1000千克桂花的运费300元，已经用现金在货到之日（1月12日）当场付清。请输入运费发票。 （运费税款由承运单位负担）
请参照期初专用发票录入方法自己完成
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注 意
运费发票的“存货编码”、“存货名称”栏目下，只能输入存货档案当中带“应税劳务”属性的应税劳务编码和名称。
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运费现付处理
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注 意
如果要取消现付，可以在发票界面上右击，在弹出的菜单中单击“取消现付”。已经制单的“现付”操作不能取消；已经经过复核操作登记了应付账的采购发票不能进行“现付”。
现付的复核和制单在“应付款管理”系统中进行。
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休
息
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四、采购结算
　 　采购结算，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票以及运费发票等单据，来核算采购入库成本的操作。采购结算完成以后产生采购结算单。
采购结算的操作分为自动结算和手工结算两种方式。这里向大家介绍手工结算的操作。
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采购结算的操作
【案例8－6】
2017年1月12日，把1000千克桂花采购业务中的300元运费分摊到货物（桂花）的成本里面。请完成采购结算。
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注 意
运费和桂花分属不同存货分类，在“查询条件选择”对话框中，不要输入存货分类；如果输入了存货分类，属于另一种存货分类的发票就不能在“结算选单”窗口显示了。
已被存货核算系统记账的已结算采购入库单不能删除；已在存货核算系统经过暂估处理的先暂估再结算的入库单也不能删除。
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五、核算记账
　通过“核算记账”，把用户所输入的入库单登记到存货明细账中。核算记账需要在存货核算子系统中做。
　【案例8－７】请完成1000千克桂花入库的核算记账处理。记账日期2017年1月12日。
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　　关于取消记账
如果发现记账操作有错误，可以用“业务核算”导航子树上的“取消记账”功能来取消记账，恢复到记账以前的状态。
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注 意
本月已经生成凭证的单据不能取消记账。如果在最后一张已经生成凭证的单据之前，有未生成凭证的单据，那么这些单据也不能取消记账。如果想取消记账，必须先删除由单据生成的凭证。
在核算管理系统和采购管理系统集成使用的情况下，进行暂估回冲处理的时候，恢复（取消）记账以后单据会成为暂估状态。用户应该重新进行暂估回冲处理。
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六、生成凭证
　　采购发票和运费发票会传递到应付款管理系统中进行应付款处理和现结处理；采购入库单的相关凭证则在存货核算系统中生成。
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【案例8－８】
1月12日，对1000千克桂花采购入库及其结算业务进行制单处理。
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七、应付款处理
　采购管理系统中未付款的发票和已付款的发票，都会传递到应付款管理系统中。在应付款管理系统中对发票进行审核和制单，然后再传递到总账系统对凭证进行审核和记账。所以，应付款的处理要在应付款管理系统中做。
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【案例8－9】
　向桂花种植场订购的桂花1000千克，每千克50元，总价50000元；税额8500元，货税款均未付。运费300元已用现金付清。请做应付款和现结的处理，并完成制单。（步骤如下）
　1．应付单据审核；
　2．应付单据制单。
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付款核销
到现在为止，采购1000千克桂花这笔业务，入库单和发票都已经输入系统，并且经过分摊结算得出了这批原料的入库成本，但是我们还没有向供应商付清货款。现在，就向大家介绍付款核销的操作方法。
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付款核销（续）
【案例8－10】
1月12日，从工行月球支行开出转账支票一张（票号201006）交给桂花种植场，金额58500元，用来支付1000千克桂花的货款和税款。请输入付款单并且完成核销。
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八、关闭请购单和采购订单
请购单和采购订单执行完毕，就可以关闭它了。对于确实不能执行的某些采购订单，经过采购主管批准以后，也可以关闭它。
关闭请购单和采购订单需要在采购管理系统中做。
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关于打开订单
把订单从关闭状态恢复到审核执行状态，这项操作称作“打开”。
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注 意
已经关闭的订单不能执行。
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九、审核凭证和记账
在存货核算和应付款管理子系统中生成的凭证，会传递到总账系统中，在总账系统中最后完成审核和记账。
请自己完成
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本节小结：
单货同到业务的处理流程一般是：输入请购单—输入采购订单 —到货输入到货单—输入并审核采购入库单—输入（生成）采购发票和费用发票—采购结算—核算记账并制单—应付款处理（含制单） —付款核销（含制单）—关闭请购单和订单—（总账系统中）审核凭证，记账。
其中第一、二、三、五、六、十步骤在采购管理子系统里做；第四步骤在库存管理子系统里做；第七步骤在存货核算子系统里做；第八、九步骤在应付款管理子系统里做。
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实 验：
完成本章第一节和第二节的所有案例；并对生成的凭证执行审核和记账。
再 见

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