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会计信息化教程
第十二章 报表管理
第一节　UFO会计报表概述
UFO报表组成示意图
3、列标
5、组合单元
数值单元
4、表样单元
1、格式/数据按钮
2四要素
行号
6、关键字
一、格式状态和数据状态
用友U8财务报表系统的工作状态分为格式状态和数据状态两种。报表格式的设计工作在格式状态下做；报表数据的处理工作在数据状态下做。两种状态由位于窗口左下角的［格式/数据］按钮来控制。单击［格式/数据］按钮可以在格式状态和数据状态之间进行切换。
1．格式状态
在格式状态下可以设计报表的格式，包括报表的尺寸（行数和列数）、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字等；报表中的单元取数函数、运算公式和审核公式也在格式状态下定义。
在格式状态下所做的操作对同一报表的所有表页都起作用；在格式状态下不能进行数据的输入和计算；在格式状态下我们只能看到报表的格式，看不到报表的数据。
2．数据状态
在数据状态下管理报表的数据，如数据的输入、增加，表页的删除、报表的审核、汇总、合并等。在数据状态下不能修改报表的格式；在数据状态下我们可以看到报表的全部内容，包括报表的格式和数据。
二、财务报表四要素
一个报表的表页由标题、表头、表体和表尾四种要素组成。
标题：报表的标题。位于报表的顶部。
表头：表头包括编制单位名称、编制日期、、货币单位以及带各个字段名称的表中第一行。
表体：表体是报表的主体。表体由从左到右排列的若干列和从上到下排列的若干行组成。
表尾：表体以下进行辅助说明的部分称作表尾。报表的表尾部分可能有内容，也可能没有内容。
三、列标和行号
UFO报表中的列用列标来命名，从左往右，各列的列标分别用字母A、B、C、……表示；报表中的行用行号来命名，从上到下，各行的行号依次为１、2、3、……。系统默认的列数是7列（A－G）；默认的行数是50行（1－50）。
四、单元
单元是由行和列交叉形成的矩形区域，也就是通常所说的报表中的“格子”。单元用它所在列的列标和所在行的行号命名。比如C列和第５行交叉形成的单元就称作C5单元。
UFO报表系统中的单元有表样单元和数据单元两大类型，其中数据单元又分作数值单元和字符单元两类。
（一）表样单元
在UFO报表系统中，未填具体内容（数据）的空报表就叫做“表样”，也称作“模板”。空报表中所有已经有内容的单元叫做“表样单元”。表样单元中的内容属于报表的格式。在同一报表当中，所有表页的表样都相同。表样单元的内容在格式状态下输入和修改。
（二）数据单元
会计人员在空报表中后填的内容，不管是文字还是数值，在UFO报表中都称作“数据”。填写数据的单元就叫做“数据单元”。数据单元中的内容属于报表的数据。数据单元里的内容必须在数据状态下输入。数据单元根据所填内容的不同种类又分为字符单元和数值单元。
数值单元中填写的内容是由阿拉伯数字符号组成的，表示几万几千几百等某个数的数值。
数值单元中的数值，可以直接从键盘输入，也可以由事先设置在单元中的取数函数从总账中，或者从本表的其它单元，或者从其它表页甚至其它报表中取得，或者由设置在单元中的运算公式通过计算产生。
字符单元中填写的内容可以是汉字、字母、不表示数值的数符以及各种可以通过键盘输入的符号。
五、区域和组合单元
（一）区域
表页上多个相邻单元组成的一个长方形称作一个区域。
（二）组合单元
由相邻的两个或者两个以上相同类型的单元组成的区域，称作“组合单元”。
组合单元和区域的不同点在于，区域中的多个单元，可以是不同类型的，一个区域中可以既有表样单元，又有数据单元；既有数值单元，又有字符单元；而组合单元中的所有单元都必须是同一种类型的。
六、关键字
关键字是用于唯一标识一张表页的数据。它的作用在于从大量表页当中快速地找出一张表页。UFO报表系统的关键字有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日。用户还可以根据需要自己定义关键字。
本节小结
用友U8报表系统有“格式状态”和“数据状态”两种工作状态，要注意区分。
标题、表头、表体和表尾是报表的四要素。
“列标”和“行号”分别用来命名列和行。
报表里的单元分“表样单元”和“数据单元”两大类型。数据单元根据所填数据的类型，又分为“字符单元”和“数值单元”。
“区域”和“组合单元”都是由多个相邻单元组成的，区别在于“区域”内的各个单元可以是不同类型的；而“组合单元”内的各个单元都是同一类型的。
关键字是用于唯一标识一张表页的数据。关键字有单位名称、单位编号、年、季、月、日等六种。
休
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第四节 报表初始化—表样设计
报表的初始化主要包括以下五项工作：
1．新建报表；
2．定义报表格式；
3．设置报表参数；
4．定义取数函数、计算公式；
5．定义报表的审核公式。
本节介绍前两项的操作方法。
一、新建报表
所谓新建报表，就是在磁盘上建立一个会计报表文件。
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注意！
　　报表文件全名默认为：report1.rep。建议修改文件主名“report1”为容易记忆并且容易识别的中文名字，比如“自定义利润表模板”。文件的扩展名必须保持原样，不能修改。这个文件名是供以后调用报表模板用的，它和报表的标题没有直接的关系，可以相同也可以不相同。
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二、定义报表格式
定义报表格式的工作包括设置表尺寸、定义组合单元、画表格线、设置报表项目、调整行高和列宽、设置单元风格（字体、字号和对齐）、设置关键字在表页上的位置等。
定义报表格式的全部操作必须在“格式”状态下进行。
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（一）设置表尺寸
设置表尺寸，就是设置报表一共有几行几列。
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（二）定义组合单元
一般情况下，设置报表标题和关键字位置的时候，都需要打破一行当中单元之间的界线，这就需要把标题所在行以及关键字所在行定义成组合单元。
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（三）画表格线
下一张
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（四）输入报表项目
　　报表项目包括表头的标题和货币单位；表体项目和表尾项目等。
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（五）定义行高和列宽
行高和列宽一般根据单元中内容的多少和数据的长度来决定。
（本例中各列的参考宽度分别是：A列76；B列16；C列和D列32。）
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（六）设置单元风格
“单元风格”是指单元内字符的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。
本例要求设置“会企02表”和“单位：元”为右对齐；“项目”、“行次”、“本期金额”、“上期金额”以及B5:B23区域中的行次标号居中；各项目名称按原来居左不变，按样表调整对齐风格；从第二行到第23行所有文字的字体都设置为宋体、字号12磅。
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（七）设置关键字及其位置
1．设置关键字；
2．调整关键字位置。
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　　注意！
　　具体的单位名称(月宫桂花酒股份有限公司)、年份(2017)、月份(1)等内容属于关键字的值，是报表中的数据，要等到编制报表的时候在“数据”状态下输入。
六、报表格式的编辑修改
（注：第三小节取数函数和运算公式和第二节一起专门安排两课时。第六小节前移在本课时中介绍。）
所有报表格式的编辑修改操作都必须在“格式”状态下进行。
报表格式编辑修改操作的内容主要有：
插入行或列；追加行或列；
交换行或列；删除行或列。
（一）插入行
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下一张
注意！
在“格式”状态下插入的行是带格式的。它所带的是插入位置上原来那一行的格式，包括表格线、单元属性和单元风格。例如：在第６行的位置插入一个新行，那么原来的第６行在新行插入后会向下移动成为第７行，新插入这一行的格式会和原来第６行也就是插入后第７行的格式相同。
如果原来已经设置了取数函数和计算公式，在插入新行后要注意检查原来各行公式单元内的函数和公式是否仍旧正确。
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（二）插入列
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（三）追加行
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小技巧
　进行追加行的操作，不需要先选择报表的最后一行；无论当前行是哪一行，系统都会自动把新行加到报表的最后面。下面介绍的追加列操作也同样。
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（四）追加列
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（五）交换行
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注意！
交换行的时候，一次可以交换多个行。交换多个行的时候，在“交换行”对话框中输入的多个源行号之间用半角逗号“,”隔开；多个目标行号之间也用半角逗号“,”隔开；同时，源行数和目标行数应该相等，源行和目标行必须一一对应。
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（五）交换列
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（六）删除行
删除行以后，被删除行中的单元公式也会同时删除，其他行中的单元公式可能会有变动，需要检查变动后公式的正确性。
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（七）删除列
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注意！
删除列以后，被删除列中的单元公式也会同时删除。其他列中的单元公式可能会有变动，需要检查变动后公式的正确性。
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本节小结
报表的初始化主要包括新建报表、定义报表格式、设置取数函数和运算公式三项工作。本节介绍前两项。
新建报表就是在磁盘上建立一个会计报表文件。
定义报表格式包括设置表尺寸、定义组合单元、画表格线、定义行高列宽、录入报表项目、设置单元风格、设置关键字等工作。
实验布置
参照教材349页利润表表样，完成本节讲述的利润表表样（模板）设计，命名为“自定义利润表模板”保存到硬盘上。
（取数函数和运算公式下一教学单元再做介绍）
再 见

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