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会计信息化教程
第二节 取数函数
第十二章 报表管理
一、取数函数的概念
取数函数的作用是提供数据的来源、类别、所属的会计账套、所属的会计期间等各项信息，引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。
报表中数据的来源大致有以下４个方面：一是从总账系统取数；二是从其他子系统中取数；三是从财务报表系统自身取数；四是从系统外部取数。
二、取数函数表达式的一般格式
函数名(<科目编码>,<会计期间>,[<方向>],[<账套号>],[<会计年度>],[<编码1>],[<编码2>],[<截止日期>],［<是否包含未记账>］，［<编码１汇总>］，［<编码２汇总>］)
　 带方括号的参数项可以省略；省略时逗号必须保留。
函数名 科目编码 会计期间 方向 账套号 会计年度 编码1 编码2 公式举例
1．函数名
指明数据的属性，一般都用数据类别各字汉语拼音的第一个字母组成。如“QC”表示期初数；“QM”表示期末数等等。用友通报表系统一共有23个总账系统取数函数，列表于下：
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函数名　 意义　 函数名　意义
QC 期初额 SQC 数量期初额
QM 期末余额 SQM 数量期末余额
FS 发生额 SFS 数量发生额
LFS 累计发生额 SLFS 数量累计发生额
TFS 条件发生额 STFS 数量条件发生额
DFS 对方科目发生额 SDFS 数量对方科目发生额
JE 净额 SJE 数量净额
HL 汇率 XJLL 现金流量
WQC 外币期初额 WLFS 外币累计发生额
WQM 外币期末余额 WTFS 外币条件发生额
WFS 外币发生额 WDFS 外币对方科目发生额
WJE 外币净额
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<科目编码>参数项
<科目编码>参数项指明从哪个科目取数。
单击返回
<会计期间>参数项
<会计期间>参数项指明取哪个会计期间的数。会计期间可输入“年”或“月”或1月至12月中的一个月份数。
输入“年”时，表示按当前会计年度取数；
输入“月”时，表示按当前会计月份取数。
当前会计年度在注册登录系统时确定。
单击返回
<方向>参数项
<方向>参数项指明取借方数还是取贷方数。缺省时指默认记账方向（资产、成本类科目为“借”；负债、权益类科目为“贷”；损益类收入科目为“贷”，支出科目为“借”）。
单击返回
〈账套号〉参数项
〈账套号〉参数指明取哪个账套的数。缺省时指注册登录的账套。
单击返回
〈会计年度〉参数项
〈会计年度〉参数指明取哪个会计年度账上的数，4位数；可缺省。
单击返回
〈编码1〉和〈编码2〉参数项
〈编码1〉、〈编码2〉两项参数用于指定辅助核算中的部门、个人、供应商、客户和项目的编码，可选。
〈截止日期〉指所取的数计算到哪一天为止。
这三项和余下三项平时一般不常用。
单击返回
下面的五条取数函数表达式等价：
C8=QC(1001,1,借,001,2013)
表示把001账套中1001科目2013年1月的借方期初额取出填到C8单元中。
以下表达式与上例等价：
C8=QC(1001,1,借,,2013) 省略账套号；
C8=QC(1001,1,,,2013)省略记账方向和账套号；
C8=QC(1001,1) 省略记账方向、账套号、年度；
C8=QC(1001,月) 用“月”表示会计期间，前提是按
1月注册登录。
单击转入“注意”
注意：
取数函数的括号中的各项参数之间用半角逗号分隔。
在取数函数中省略了某一项参数以后，这项参数和前面以及后面两项参数之间原来的逗号不能省略，必须保留；不过，如果从某一项开始它后面的所有参数全都省略了，那么相关的逗号也都可以省略。
单击转入第3节运算公式
第三节 运算公式和审核公式
报表中的有些数据，是通过几个数的运算得到的，因此需要在相关的单元中设置运算公式。一份报表编制完成以后，还需要经过审核，才能报送给相关领导和单位。为了实现计算机上的自动审核，需要为报表设置审核公式。
一、运算公式
1．运算公式的作用：
“运算公式”规定对数据的运算。
参与运算的数据可以是取数函数取出的数，也可以是指定的本表或他表单元中的数。
2、运算公式的构成
（1）表单元；
（2）运算符：+，-，*，/，= ；
（3）表达式：把常量、变量、函数
用运算符连接起来所形成的式子。
3、运算公式举例
利润表中利润总额按下式计算：
利润总额=营业利润+营业外收入-营业外支出
假定营业利润本期金额在C14单元；营业外收入本期金额在C15单元；营业外支出本期金额在C16单元；利润总额的本期金额在C18单元；写成运算公式如下：
C18 = C14 + C15 - C16
二、审核公式
（一）审核公式的概念
报表中数据之间存在的逻辑关系，叫做“勾稽关系”。利用勾稽关系对报表进行的检查称作对报表的审核。
依据报表数据之间勾稽关系对报表正确性进行检查的表达式，称作报表的审核公式。
（二）MESSAGE函数
MESSAGE函数用于在屏幕上显示提示信息。
MESSAGE函数的格式是：MESSAGE“<提示信息>”
审核公式举例：
C18 = C14 + C15 - C16
MESSAGE“数据错误！C18 ≠ C14 + C15 - C16”
注意！
提示内容一定要用半角双引号括起来。
函数名“MESSAGE”可以简略为“MESS”。
本节小结
报表中数据的来源有４个：一是从总账系统取数；二是从其他子系统取数；三是从其他报表取数，或者从同一报表的不同表页或者同一表页的其他单元取数；四是从系统外部包括通过网络取数。
取数函数的作用是提供数据来源、类别、所属的会计账套、所属的会计期间等各项信息，引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。
本节小结（续）
运算公式用于报表内部数据之间的运算；审核公式用于依据报表内部数据之间的勾稽关系对报表的正确性进行检查。
讨论题
1．UFO报表系统的数据有哪几个来源？
2．什么是取数函数？UFO报表系统常用的取数函数有哪些？
书面练习
1．在印好的纸质空白利润表中，填写各项“本期金额”的取数公式。
2．试着书面设计利润表的审核公式。
休
息
第四节 报表初始化(续)
三、四小节
设置取数函数和运算公式
（教材301页）
参阅教材349页和350页
相关函数和公式
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四、设置审核公式
为C14、C18和C20三个单元设置审核公式：
C14 = C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13
MESSAGE“数据错误！请检查C14单元中的运算公式。”
C18 = C14+C15-C16
MESSAGE“数据错误！C18 ≠C14+C15-C16。”
C20 = C18-C19
MESSAGE“数据错误！净利润应该等于利润总额-所得税费用。”
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五、保存模板和关闭文件
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第五节 报表系统的日常操作
报表系统的日常操作包括：
报表编制；
报表汇总；
报表查询；
报表打印。
单击转到“表页管理”
一、报表编制
报表编制是使系统运行报表模板文件，通过报表模板中的取数函数和运算公式从相应的数据源调取数据，直接填入或者经过运算以后填入相应的各个表单元中，最后得到数据表。
报表编制的操作流程是：
打开报表模板文件—表页重算—保存报表。
现在以001账套2017年度1月份利润表的编制为例，介绍报表的编制方法。
1．打开报表模板文件
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2．表页重算
（１）录入关键字；
（２）表页重算；
（３）保存报表。
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注意！
做保存操作的时候，应该用“文件”菜单的“另存为”命令，而不要用“保存”命令直接保存，不然的话会把原来的报表模板文件破坏掉。
修改文件名的时候，只能修改文件主名，不要改动扩展名。
单击返回“报表日常操作”
二、报表汇总
“表页汇总”是把整个报表的数据进行立体方向的叠加。汇总得到的数据既可以存放在本报表的最后一张表页中，也可以生成一个新的汇总报表；既可以汇总报表当中所有的表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。例如可以在全年各个月一共12张表页中，只汇总上半年6个月的表页。
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注意！
可以用单元的值做汇总条件，也可以用关键字的值做汇总条件，还可以把表页的页号作为汇总条件。汇总条件可以有多个，它们之间是“并且”或“或者”的关系。单击［加入］等按钮可以把汇总条件送入“汇总条件编辑框”。
例如：“A10>=500”表示汇总A10单元的值大于等于500的表页，剔除A10单元的值小于500的表页。这是用单元的值作为汇总条件。
又例如：“年=2012 AND 月>6”表示汇总2012年下半年的表页。这是用关键字的值作为汇总条件。
再例如：“MREC( )>=5 AND MREC( )<=10”表示汇总第5页到第10页的表页。这是用表页的页号作为汇总条件。
单击返回“报表日常操作”
三、报表查询
（一）查询报表;
（二）查询表页;
（三）查找表页中的单元.
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四、报表打印
报表打印操作包括：
页面设置；
打印设置；
打印预览；
打 印。
（一）页面设置
页面设置包括设置表页的页边距、缩放比例、页首和页尾等内容。
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（二）打印设置
打印设置包括设置打印机、打印纸和打印质量三项。
单击返回“报表打印”
（三）打印预览
使用“打印预览”功能可以在实际打印前观看打印的效果。如果效果不理想，及时对“页面设置”进行调整。这样可以提高工作效率，并且达到防止浪费，节约资源的目的。
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（四）打印
经过打印预览，确定各项设置正确，可以取得理想的打印效果之后，就可以正式打印报表了。
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五、表页管理
（一）追加表页；
（二）插入表页；
（三）删除表页；
（四）交换表页；
（五）表页排序;
（六）图表。
单击转到“本节小结”
（一）追加表页
“追加表页”是在已有表页的最后一个表页的后面，再添加新的表页。
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（二）插入表页
“插入表页”是在已有表页的中间某个位置加入一个新的表页。
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（三）删除表页
“删除表页”是把已有表页中的某一页删除。
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（四）交换表页
“交换表页”是把指定的两个或者多对表页中的全部数据进行对换。
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（五）表页排序
可以按照表页关键字值排序，或者按任一单元的值对表页进行排序。对表页重新排序时可以使用多个关键字值。表页排序应该在“数据”状态下进行。
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六、图表
使用图表，可以直观地反映报表中数据之间的各种关系。 UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。
制作UFO图表需要在“数据”状态下进行。
图表的制作方法和Excel中的基本相同。
本节小结
取数函数、运算公式和审核公式的设置是正确编制报表的前提和关键。务必要细心做好。
函数和公式的设置，可以直接输入，也可以利用“向导”进行。建议初学者利用“向导”来完成。
报表的日常操作包括报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印。
这一节还向大家介绍了报表的表页管理和图表。
实验布置
1．完成001账套2017年1月利润表取数函数和审核公式的定义；
2．把完成的利润表模板保存到模板库中；
3．完成利润表和资产负债表编制。
注：参考附录一中实训项目十五提供的资料。
再 见

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