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第七章
固定资产管理系统
学习目标
熟悉固定资产管理系统的功能和操作流程，正确进行固定资产管理系统的基础数据设置，研究固定资产期初卡片输入细节，掌握固定资产业务处理的方法，学习固定资产的增减处理流程，熟悉资产的评估方法，掌握折旧计提原理，体会固定资产变动单的特点，正确管理固定资产卡片，培养会计软件操作的规范性和发现问题的敏感性。
知识结构图
初始设置
参数设置
基础数据定义
对账
结账
期初值
建立初始账套
选项设置
部门对应折旧科目
固定资产类别
固定资产增减方式
固定资产原始卡片
日常业务处理
期末处理
固定资产增加
固定资产折旧
固定资产减少
固定资产变动
对账
会计凭证
引例
由于企业固定资产较多，原手工卡片管理方式在每次查询与统计时会消耗大量的时间与人力，效率低下，资产管理部门经研究后，决定启用固定资产管理功能，并由晓明担任实施顾问。如何录入原始期初卡片？如何计提固定资产折旧？如何自动生成固定资产业务凭证？晓明开始了探索之旅。

固定资产管理系统的主要功能是进行固定资产日常业务的核算和管理，按月反映固定资产的增减变动，并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。
第一次进入固定资产系统，需要先完成固定资产的初始设置工作，才能进一步进行日常业务处理和期末业务处理。
第一节 固定资产管理系统的功能和操作流程
一、固定资产管理系统的功能结构
（一）系统初始化
1．基础设置
包括卡片项目定义、卡片样式定义、折旧方法定义、类别设置、部门设置、使用状况定义、增减方式定义等部分。
2．原始卡片录入
原始卡片录入是把使用系统前的原始资料录入系统，以保持固定资产管理和核算的连续性和完整性。鉴于原始资料可能较多，在一个月内不一定能录入完毕，所以本系统原始卡片录入不限于第一个月。也就是说如果第一个月到月底原始资料没有录入完毕，您可以有两种选择：一是一直以该月日期登录，直到录入完毕，再进行以下各部分操作；另一种做法是，月底前在没有录入完成全部原始卡片的情况下，继续以下各部分操作，以后各月陆续录入。由于固定资产系统和其它系统的制约关系，本系统不结账，总账不能结账，所以在特定情况下，必须执行第二种做法。
第一节固定资产管理系统的功能和操作流程
（二）日常操作
1．卡片操作
包括卡片录入（包括原始卡片资料和新增资产卡片）、卡片修改、卡片删除、资产减少、卡片查询、卡片打印几部分的操作。
2．资产变动操作
因为资产发生原值变动、部门转移、使用状况调整、折旧方法调整、累计折旧调整、净残值（率）调整、工作总量调整、使用年限调整、类别调整、计提减值准备、转回减值准备、资产评估，需制作变动单或评估单，该部分主要是制作变动单和评估单的操作。
3．月末处理
包括与相关系统的数据传送、对账、计提折旧、结账、查看及打印报表等操作。
第一节 固定资产管理系统的功能和操作流程
固定资产管理系统与其它产品的接口主要涉及到的是总账系统。资产增加（录入新卡片）、资产减少、卡片修改（涉及到原值或累计折旧时）、资产评估（涉及到原值或累计折旧变化时）、原值变动、累计折旧调整、计提减值准备调整、转回减值准备调整、折旧分配都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账系统，同时通过对账保持固定资产账目的平衡。
固定资产管理系统为成本管理系统和UFO提供数据支持，向项目管理系统传递项目的折旧数据，向设备管理系统提供卡片信息，同时还可以从设备管理导入卡片信息。
二、固定资产管理系统与其他系统的关系
第一节 固定资产管理系统的功能和操作流程
固定资产管理系统与其他系统的关系如图7-1所示。
图7-1 固定资产管理系统与其他系统的关系
第一节 固定资产管理系统的功能和操作流程
固定资产操作流程如右图7-2所示。
三、固定资产管理系统的操作流程
第二节 固定资产系统初始设置
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月1日，以模拟月末的时间，并引入 “4-2总账系统初始设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。
初始化设置完成后，有些参数不能修改，所以在本节操作过程中，一定要慎重。如果发现有的参数错误了，而且必须修改，只能通过固定资产系统“维护”中的“重新初始化账套”命令实现，该操作将清空用户对该账套所做的一切工作。
第二节 固定资产系统初始设置
这一步的操作主要是为了启动固定资产管理模块,并引导用户完成核心参数的设置。
业务7-1 建立固定资产账套
固定资产账套参数如下：
固定资产账套的启用月份为“2022年1月”;固定资产采用“平均年限法（二）”计提折旧;折旧汇总分配周期为一个月;当（月初已计提月份=可使用月份-1）时将剩余折旧全部提足;固定资产编码方式为“2-1-1-2”;固定资产编码方式采用自动编码方式;编码方式为“类别编码+序号”，序号长度为“5”;要求固定资产系统与总账进行对账;固定资产对账科目为“1601固定资产”;累计折旧对账科目为“1602累计折旧”;对账不平衡情况下允许固定资产月末结账。
一、建立固定资产账套
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
如果选用的是“行政事业单位”应用方案，则按照会计制度规定所有固定资产“不计提折旧”，那么“本账套计提折旧”不打勾，一旦确定不提折旧，与折旧有关的功能将不能操作，该设置在初始化完成后不能修改。企业单位应用方案，请选择“本账套计提折旧”。系统提供常用的折旧方法有：平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法（一）、双倍余额递减法（二）、不提折旧，默认值为“平均年限法（二）”。
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
使用过的编码长度不能修改。自动编码方式只能一种，一经设定，不得修改。本系统类别编码最多可设置8级、20位，系统推荐采用国家规定的4级6位（2112）方式。
第二节 固定资产系统初始设置
用于设置固定资产运行基本参数，部分参数在初始化完成后将不可修改，因此需特别考虑。
业务7-2 设置固定资产系统参数
业务发生后立即制单；月末结账前一定要完成制单登账业务；财务系统的接口：固定资产缺省入账科目为1601，累计折旧缺省入账科目为1602，减值准备缺省入账科目为1603，增值税进项税额缺省入账科目22210101，固定资产清理缺省入账科目为1606。
二、设置选项
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
如果没有选择“业务发生后立即制单”，可以通过“批量制单”功能完成制单。选中“执行事业单位会计制度”，系统在“增减方式”中提供“列支科目”。若选中“按资产类别设置缺省科目”，则“固定资产对账科目”和“累计折旧对账科目”可以多选，但最多能选10个；同时，可以在“资产类别”中录入“缺省入账科目”。若在资产类别中没有设置缺省入账科目，则在生成凭证时带出选项中的缺省入账科目。如果该账套还没有进行过一次月末结账，该分配周期可从1、2、3、4、6、12中选择。
第二节 固定资产系统初始设置
用于定义按使用部门计提折旧所对应的科目。
业务7-3 设置部门对应折旧科目
请依据表7-1信息定义部门对应折旧科目。
三、设置部门对应折旧科目
第二节 固定资产系统初始设置
部门编码 部门名称 对应折旧科目
01 总经理办公室 管理费用—折旧费（660204）
02 人力资源部 管理费用—折旧费（660204）
03 会计核算中心 管理费用—折旧费（660204）
04 资产管理中心 管理费用—折旧费（660204）
05 采购部 管理费用—折旧费（660204）
06 销售部 销售费用—折旧费（660106）
07 仓管部 管理费用—折旧费（660204）
表7-1 部门对应折旧科目
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
如果某上级部门科目设置了折旧科目，则其下级部门继承上级部门的设置。当为采购部和销售部设置对应折旧科目时，会提示“是否将所有下级部门的折旧科目替换”单击“是”。在设置对应折旧科目时，上下级部门折旧科目可以相同，也可不同。
第二节 固定资产系统初始设置
此功能定义固定资产的分类，在分类中定义的属性会带到固定资产卡片中作为默认值。
业务7-4 设置固定资产类别
请依据表7-2信息定义固定资产类别。
四、设置固定资产类别
第二节 固定资产系统初始设置
类别编码 类别名称 使用 年限 净残值率 计提属性 折旧方法 卡片样式
01 房屋及建筑物 30 2% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
011 办公楼 30 2% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
012 库房 30 2% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
02 机器设备 3% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
021 小轿车 10 3% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
022 办公设备 5 3% 正常计提 平均年限法（二） 含税卡片样式
表7-2 固定资产类别
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
同级的类别名称不能相同，非必填项为输入卡片提供默认值，可以为空。非明细级类别编码不能修改，使用过的类别的计提属性不能修改，卡片样式修改后会影响已录入系统该类别的卡片的样式，建议非特殊情况不要修改。非明细级不能删除，录入卡片时选用过的类别不允许删除。
第二节 固定资产系统初始设置
固定资产增减方式除了定义固定资产增加或减少的方式外，关键的内容是增减方式所对应的入账科目。入账科目是指生成凭证时固定资产所对应的反方向的科目。
业务7-5 设置固定资产增减方式
请依据表7-3信息定义固定资产增减方式。
五、设置固定资产增减方式
第二节 固定资产系统初始设置
类型 名称 对应入账科目
增加 直接购入 银行存款—工商银行（100201）
投资者投入 实收资本（4001）
捐赠 营业外收入（6301）
盘盈 以前年度损益调整（6901）
在建工程转入 在建工程（1604）
减少 出售 固定资产清理（1606）
盘亏 待处理财产损溢（1901）
投资转出 长期股权投资（1511）
捐赠转出 固定资产清理（1606）
报废 固定资产清理（1606）
表7-3 固定资产增减方式
第二节 固定资产系统初始设置
【相关说明】
卡片中已选用过的方式不能删除，非明细级方式不能删除。由于本系统提供的报表中有固定资产盘盈盘亏报表，所以系统缺省的增减方式中“盘盈、盘亏、毁损”不能删除。对应入账科目是为了在生成凭证时使用，生成凭证时，如果入账科目发生变化，可以及时修改。增加方式的入账科目将缺省在凭证的贷方；减少方式的入账科目将缺省在凭证的借方。
第二节 固定资产系统初始设置
录入固定资产原始卡片可以理解为录入期初明细，所有原始卡片中的原值之和与累计折旧之和应与总账中的固定资产与累计折旧的期初值相等。
业务7-6 录入固定资产原始卡片
请依据表7-4信息录入固定资产原始卡片。
六、录入固定资产原始卡片
卡片编号 00001 00002 00003 00004 00005
固定资产编号 01100001 01200001 02100001 02200001 02200002
固定资产名称 A写字楼 总部仓库 奥迪A6 传真机 电脑
类别编号 011 012 021 022 022
类别名称 办公楼 库房 小轿车 办公设备 办公设备
部门名称 资产管理中心 仓管部 总经理办公室 华南办事处 华南办事处
增加方式 在建工程转入 在建工程转入 直接购入 直接购入 直接购入
使用状况 在用 在用 在用 在用 在用
使用年限 30年 30年 10年 5年 5年
折旧方法 平均年限法（二） 平均年限法（二） 平均年限法（二） 平均年限法（二） 平均年限法（二）
开始使用日期 2011-12-08 2011-12-20 2014-06-02 2013-05-08 2015-12-01
币种 人民币 人民币 人民币 人民币 人民币
原值 1420000 523000 650000 5600 10000
净残值率 2% 2% 3% 3% 3%
净残值 28400 10460 19500 168 300
累计折旧 225 420 82 980 156 990 3878 1932
月折旧率 0.0027 0.0027 0.0081 0.0162 0.0162
月折旧额 3887.27 1431.87 5261.22 91.41 161.83
净值 1194580 440020 493010 1722 8068
对应折旧科目 管理费用—折旧费 管理费用—折旧费 管理费用—折旧费 销售费用—折旧费 销售费用—折旧费
表7-4 固定资产原始卡片
第二节 固定资产系统初始设置
将固定资产卡片的值与总账中的总分类账进行对账。
业务7-7 与总账对账
请将固定资产期初数据与总账期初数据进行对账。
【相关说明】
只有设置了账套参数时选择了“与账务系统进行对账”，本功能才能操作。
完成本节业务后，请将账套输出至“7-2固定资产系统初始设置”文件夹，压缩后保存到U盘或网盘。
七、与总账对账
第二节 固定资产系统初始设置
1．如何修改固定资产卡片格式？
固定资产卡片可以通过〖卡片样式〗功能对卡片的格式进行修改，还可以通过卡片项目定义新的自定项目。
2．在期初卡片录入完成后，如何检查数据是否正确？
可以通过与科目总账对账功能对数据进行检查，对账不平，说明数据存在错误，期初卡片录入完成后对账，是与总账科目的期初余额进行对账。
疑难解答
第二节 固定资产系统初始设置
3．设置部门对应折旧科目和固定资产增减方式对应科目有何作用？
部门对应折旧科目用于计提折旧时，在生成的折旧凭证中自动填写科目；固定资产增减方式中定义的科目用于当新增或减少固定资产时，在生成的凭证中自动填写科目。
4．为什么月折旧率和月折旧额错误，而且不能修改？
月折旧率和月折旧额是由其它项录入后自动计算得来，不能直接修改，如果数据错误，需要修改其它项，比较多的错误是“使用年限”录入中没有将年份换算成月份。
第三节 固定资产业务处理
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月31日，以模拟月末的时间，并引入“7-2固定资产系统初始设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。
固定资产在日常使用过程中，经常会发生资产增减、各项因素的变动等情况。学生在学习本节内容时，常常忘记在固定资产原值处输入卡片录入月初的价值，会出现计算错误的提示。因此，本节教学过程中，一定要重点突出，要求学生对固定资产变动发生时应及时处理，每月正确计算固定资产折旧，为企业的成本费用核算提供依据。
第三节 固定资产业务处理
在没有做变动单或评估单情况下，当月录入的卡片当月可以修改或删除。如果做过变动单，只有删除变动单才能修改或删除卡片。如果已制作凭证、或累计折旧，必须删除凭证后才能修改删除卡片。不能删除变动单、评估单或凭证时，只能通过变动单或评估单进行调整。
卡片中可修改的项目有：原值、使用部门、工作总量、使用状况、累计折旧、净残值（率）、折旧方法、使用年限、资产类别等。原值、使用部门、使用状况、累计折旧、净残值（率）、折旧方法、使用年限、资产类别等。
一、固定资产卡片修改
第三节 固定资产业务处理
业务7-8 卡片修改
2022年1月8日，将卡片编号“00002”的固定资产（总部仓库）的使用状况由“在用”修改为“大修理停用”。
【相关说明】
卡片直接修改是一种无痕迹修改，如果要保留修改痕迹，请使用变动单。
第三节 固定资产业务处理
当有固定资产流入企业时，需要通过增加固定资产的方法进行详细登记，登记核心内容包括原值、累计折旧、累计工作量、开始使用日期、已计提月份，使用部门、折旧方法、折旧年限、残值等信息。原值是指卡片录入月月初的价值，当增加的是旧资产，还需要录入累计折旧、累计工作量等，该累计折旧或累计工作量是在进入本企业前的值。已计提月份必须严格按照该资产在其它单位已经计提或估计已计提的月份数录入，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份。
固定资产增加业务生成的凭证借方取固定资产与增值税进项税额缺省入账科目，贷方取固定资产增加方式对应入账科目。
二、固定资产增加
第三节 固定资产业务处理
业务7-9 固定资产增加
2022年1月10日，直接购入并交付华南办事处使用一台电脑，预计使用年限为5年，原值为8 000元，增值税1 040元，净残值为3%，采用“年数总和法”计提折旧。
【相关说明】
允许在卡片的规格型号中输入或粘贴如“直径符号”等工程符号。若启用了设备管理系统，则可以单击“导入”按钮从设备管理系统中导入卡片。新卡片录入的第一个月不提折旧，折旧额为空或为零。只有当资产开始计提折旧后才可以使用减少功能，否则，减少资产只有通过删除卡片来完成。
第三节 固定资产业务处理
固定资产变动是指通过变动单的形式对非本月新增的固定资产卡片进行修改。
业务7-10 固定资产变动
2022年1月31日，根据企业工作需要，将卡片号码为“00003”号的固定资产（奥迪A6）的折旧方法由“平均年限法（二）”更改为“工作量法”，工作总量为1 000 000公里，月初累计工作量为250 000。
三、固定资产变动
第三节 固定资产业务处理
【相关说明】
变动单不能修改，只能在当月删除重做，请仔细检查后再保存。如果所属类别是计提折旧的资产，调整后的折旧方法不能是“不提折旧”，如果所属类别是不提折旧的资产，折旧方法不能调整。进行折旧方法调整的资产在调整当月就按调整后的折旧方法计提折旧。
第三节 固定资产业务处理
当存在采用工作量法的固定资产卡片时，每月需要录入工作量才能计提折旧。
业务7-11 录入当月工作量
2022年1月31日，卡片号码为“00003”号的固定资产（奥迪A6）本月工作量为5000公里。
四、录入当月工作量
第三节 固定资产业务处理
对于企业来说，固定资产一般每个月都需要进行折旧，新增的固定资产当月不提折旧，减少的固定资产当月要计提折旧。在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，系统只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。如果上次计提折旧已制单，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。
折旧业务将传递折旧凭证到总账中，凭证借方取卡片中的对应折旧科目，贷方取累计折旧缺省入账科目。
五、计提固定资产折旧
第三节 固定资产业务处理
业务7-12 计提本月折旧
请完成1月份固定资产折旧工作，并生成折旧凭证到总账中。
【相关说明】
自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提。部门转移或类别调整的资产当月计提的折旧分配到变动后的部门和类别。资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同，计提折旧后，分配折旧费用时可做出选择。在折旧费用分配表界面，可以单击“制单”按钮制单，也可以以后利用“批量制单”功能进行制单。
第三节 固定资产业务处理
指系统已经开始计提折旧后发生的出售、报废、盘亏以及其他方式引起的企业资产减少，如果是当月新增的固定资产，只需要删除资产卡片即可，不能通过减少功能完成。固定资产的减少一定要在当月计提完折旧后才能进行操作。
固定资产减少业务将生成凭证总账中，凭证借方取固定资产清理与累计折旧缺省入账科目，贷方取固定资产缺省入账科目。
六、固定资产减少
第三节 固定资产业务处理
业务7-13 固定资产减少
2022年1月31日，将华南办事处使用的电脑“00005”号固定资产捐赠给希望工程。
【特别注意】
清理原因必须填写，否则，单击“确定”没有反应。
第三节 固定资产业务处理
将固定资产卡片中固定资产与累计折旧的值与总账中的固定资产与累计折旧总分类账科目余额进行对账。此工作需经常进行，以保持账账相符。
业务7-14 对账
请将固定资产数据与总账数据进行对账。
【相关说明】
只有在参数中选择了“与账务系统进行对账”。如果对账不平，需要根据参数中是否选择了“在对账不平衡情况下允许固定资产月末结账”来判断是否可以结账。
七、对账
第三节 固定资产业务处理
对固定资产当月的数据进行封存。
业务7-15 结账：请完成1月份固定资产结账工作。
【相关说明】
当月可以通过系统提供的“恢复月末结账前状态”功能进行反结账。
完成本节业务后，请将账套输出至“7-3固定资产业务处理”文件夹，压缩后保存到U盘或网盘。
八、结账
1．为何已经计提折旧的凭证传递到总账后不能重新计提折旧？
如果上次计提折旧以后已经制作凭证并传递到总账系统，则必须删除这张凭证才能重新计提折旧。
2．如何查看已经减少的资产？
如果要查看已经减少的资产，则可以在卡片管理界面上，从右窗格卡片列表上方的下拉框里选择“已经减少资产”，屏幕上列示的就是已经减少的资产清单。
3．为什么进行资产类别调整后无法保存
调整后类别的折旧计提属性必须和调整前类别的折旧计提属性相同。如果两者的折旧计提属性不同，单击“保存”按钮后，系统会提示“变动前类别与变动后类别的折旧计提属性不一致。”同时拒绝保存。
疑难解答
本章首先固定资产功能结构与操作流程作了一个简要概述，然后从初始设置与业务处理两个方面对固定资产模块的细节进行的介绍。初始设置中重点介绍了选项设置、部门对应折旧科目、固定资产类别、固定资产增减方式对应科目、固定资产期初值处理，业务处理中重点介绍了固定资产增加、固定资产减少、固定资产修改、固定资产折旧等业务。在本章学习过程中要注意研究日常业务所生成的记账凭证，其借贷科目的产生与初始设置的关系。
关键名词
固定资产卡片；固定资产增减方式；固定资产折旧科目；固定资产增加；固定资产折旧；固定资产减少；固定资产变动单；对账
即测即评
本章小结
1．固定资产管理系统的主要功能包括哪些？
2．固定资产管理系统的业务流程是怎样的？
3．固定资产管理系统的控制参数主要包括哪些？
4．固定资产原始卡片录入中主要录入的项目有哪些？
5．如果某部门有相同的电脑100台，此固定资产是作为一张卡片录入还是作为100张卡片录入，为什么？
6．如何批量增加同类型的原始卡片？
7．固定资产日常业务处理主要包括哪些内容？
8．固定资产变动有哪些类型？
9．固定资产期末处理有哪些工作？
思考与练习

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