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第四章 总账系统
学习目标
熟悉总账系统的功能与操作流程，掌握总账系统初始设置的方法，理解辅助核算的意义，能正确进行辅助核算设置，理解数据权限与金额权限设置的作用，熟练进行记账凭证的填制、审核与记账，能够采用合适的方法对错账进行更正，掌握出纳业务管理的方法，正确进行月末自动转账凭证的定义，理解自动转账凭证生成的顺序并能正确生成凭证，掌握总账和明细账查询、多栏账编制以及总账、明细账和凭证三者联查的方法。
初始设置
系统参数
基础档案
外币设置

会计科目
项目档案

凭证类别
科目期初
期初余额
常用摘要
结算方式
增加凭证
日常业务

权限
辅助期初

功能权限
修改凭证
金额权限
数据权限
删除凭证
凭证录入技巧
支票登记簿
银行对账
自定义转账
对应结转
出纳管理
销售成本结转
自动转账

期间损益结转
填制凭证
综合应用
复核
汇兑损益结转
出纳签字
审核凭证
主管签字
记账

期末处理

结账
对账

引例
经过努力，晓明终于完成了账套的建立与基础数据的定义，接下来要开始使用总账系统，需要完成总账初始设置并开始日常账务处理工作。初始设置涉及到会计科目、辅助核算、数据权限、期初余额等，日常账务处理工作涉及凭证管理、出纳管理、期末处理等，晓明继续努力，开始捉摸工作细节，如何设置会计科目更合理？如何与手工账进行对接？如何完成日常业务工作流程再造？
在前面的操作中，我们完成了设置用户、建新账套、分配权限和基础设置等工作，接下来要进行的工作是总账系统的应用。这里所称总账不是指手工意义上的总分类账，而是集成账务。总账系统是财务系统的核心模块，主要功能有总账系统初始设置、凭证处理、出纳管理、账簿查询、辅助核算管理和期末处理等。在学习过程中，注意与手工账处理方法进行比较。
第一节 总账系统的功能与操作流程
（一）总账系统初始设置
总账系统初始设置是总账系统应用的第一步，关系到日后账务处理。总账系统初始设置的实质是将通用账务核算系统设置为适合本单位核算要求的专用账务核算系统。
（二）总账日常账务处理
包括常用凭证定义、凭证录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字等。
（三）出纳业务管理
包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理及银行对账。
（四）账簿查询
实现总账、明细账、凭证联查，可查询包含未记账凭证的最新数据。
一、总账系统的功能结构
总账系统既可以单独使用，也可以与其他系统同时使用。总账系统与其他系统的数据流程关系如下图所示。
第一节 总账系统的功能与操作流程
二、与其他系统的关系
（五）辅助核算管理
1．个人往来管理:进行个人借款、还款管理工作。2．部门核算：反映和控制部门费用的支出，提供部门总账、明细账的查询，进行部门收支分析。3．项目管理：用于核算在建工程、产成品成本、科研课题等，提供项目总账、明细账及统计查询。4．单位往来管理：进行客户和供应商往来款项的管理工作，提供往来总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。
（六）期末处理
包括银行对账、期末转账、试算平衡、对账、结账等。
总账系统的岗位分工如下表所示，基本工作流程如下图所示。
工作任务 工作岗位 工作内容
总账初始设置 账套主管 设置总账系统参数设置外币种类及汇率设置会计科目建立部门、职员、客户和供应商档案以及项目目录设置凭证类别设置结算方式录入期初余额
日常账务处理 制单会计出纳员审核会计主管会计记账会计 填制、修改和删除记账凭证出纳签字审核记账凭证会计主管签字记账
月末账务处理 主管会计制单会计审核会计记账会计出纳员主管会计 定义自动转账凭证生成自动转账凭证审核自动转账凭证自动转账凭证记账银行对账结账
数据管理 Admin账套主管 账套数据备份与恢复年度数据备份与恢复
第一节 总账系统的功能与操作流程
三、总账系统的操作流程
初始设置主要完成会计科目体系的建立和期初余额录入。日常处理主要完成凭证的录入、审核、记账。期末处理主要完成自动转账、对账与结账，以及账表的查询、输出。
第二节 总账系统初始设置
对于计算机系统而言，凭证录入即数据输入，记账相当于数据处理，账表查询属于数据输出；审核是为了保证输入的正确性，月末自动转账的实质是让计算机代替人工填写凭证，结账是为了对输入的数据进行封存。数据输入由操作员录入完成，数据处理和输出由计算机完成，数据输入直接关系到数据输出的准确性。
第二节 总账系统初始设置
第二节 总账系统初始设置
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月1日，以模拟月末的时间，并引入 “3-3基础设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。初始设置工作全部由账套主管操作完成。
本节重点要关注会计科目属性的设置，即客户、供应商、部门、个人、项目、日记账、银行账、数量、外币、指定现金账、指定银行账、指定现金流量。科目属性的设置关系到后续的一系列账务处理工作，是计算机处理会计业务的巧妙之处，是区别于手工账务的关键之处。另一个需要注意区分功能权限、数据权限和金额权限三者的不同。
一、设置总账系统参数
参数 说明
制单序时控制 指下一张凭证的制单日期必须大于等于上一张凭证制单的日期。
支票控制 制单时涉及到银行科目，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存在，系统提供登记支票报销的功能。否则，系统提供登记支票登记簿的功能。
赤字控制 在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
受控科目 系统提供应收受控、应付受控、存货受控三种受控科目。如果选择可以使用受控科目，那么此类型的科目即可在总账和其他模块制单过程中使用，如果不可以使用受控科目，那么此类型的科目就不可以在总账制单过程中使用，只可以在其他模块制单时使用。
现金流量科目必录现金流量项目 选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目，会自动弹出现金流量项目录入窗口，必须输入现金流量项目及金额，否则，无法保存。如果不选择，只能通过手工方法，单击工具栏上的“流量”弹出窗口。
同步删除业务系统凭证 选中此项后，业务系统删除凭证时，自动将总账的凭证同步删除。否则，只将总账凭证作废，不予删除。
制单权限控制到科目 启用科目数据权限，在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目。
操作员进行金额权限控制 启用金额权限，在制单时，金额的大小受金额权限控制。
凭证审核控制到操作员 启用用户数据权限，在审核时，只能审核有对应关系的操作员填写的凭证。通过此功能可以实现小组内审核。
启用调整期 解决对已结账月份的账务调整。选择后，增加关账菜单，可随时修改，增加调整期凭证类别，增加关账功能，在结账后可录入凭证类别为调整期的凭证，并按月份顺序记账，按月份的倒序反记账，关账后封存所有操作，UFO报表中总账函数增加“包含调整期凭证”选项。
进行支票控制，取消“赤字控制”,取消“现金流量科目必录现金流量项目”，可以使用应收受控科目，可以使用应付受控科目，可以使用存货受控科目，制单权限控制到科目，凭证审核控制到操作员，不允许修改、作废他人填制的凭证，部门排序方式、个人排序方式、项目排序方式均按编码排序，数量小数位和单价小数位均为2，其他选项按默认值。
第二节 总账系统初始设置
由于本章所有的业务都是通过总账模块进行处理，在填写凭证时必须允许使用所有科目，因此，必须可以使用所有受控科目，操作步骤如下：
（1）启动总账的“设置”功能。单击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖设置〗－〖选项〗菜单，进入总账的参数设置界面，如右图所示。
第二节 总账系统初始设置
二、外币设置
在制单过程中，如果有外币业务，一定会用到外币，月末还要进行外币的汇兑损益计算，此功能用于定义外币的种类及汇率。可以设置固定汇率，也可以设置浮动汇率。固定汇率按月设置，浮动汇率按日设置。此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在总账〖选项〗中的“汇率方式”的设置决定制单时是使用固定汇率还是浮动汇率。汇率包括记账汇率与调整汇率两种，记账汇率在制单时使用，调整汇率在月末计算汇兑损益时使用。
第一节 总账系统的功能与操作流程
外币美元符号为USD，采用固定汇率，汇率小数为4位数，记账汇率为6.1000。
外币设置必须在会计科目定义之前完成，供会计科目定义时使用。操作步骤如下：
（1）启动“外币设置”功能。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖财务〗－〖外币设置〗菜单，进入外币设置界面。
（2）增加外币种类。单击工具栏上的“增加”按钮，进入增加状态，根据业务资料，录入币符“USD”、币名“美元”、汇率小数位“4”，核对折算方式，并单击“确认”按钮，完成增加。
第一节 总账系统的功能与操作流程
（3）设置外币汇率。选择“美元”，录入记账汇率：6.1000，回车，如下图所示。
（4）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【特别注意】录入汇率后，一定要回车确认，或者单击一次其它位置，否则，最后一个数据会丢失。
第二节 总账系统初始设置
（2）进入修改状态。单击“编辑”按钮，进入参数的修改状态。
（3）修改总账参数。根据业务资料修改总账选项参数，如右图所示。
（4）单击“确定”按钮，自动保存设置，并关闭选项界面。
【相关说明】当修改受控参数时，会出现“受控科目被其他系统使用时，会造成应收系统与总账对账不平”的提示，单击“确定”按钮即可。
第二节 总账系统初始设置
三、会计科目定义
本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。在设立会计科目体系时，除了考虑科目的明细之外，还要合理设置辅助账等属性。科目设置的相关说明见表4-3。
第二节 总账系统初始设置
栏目 说明
科目编码 科目编码必须从一级科目开始逐级增加，科目编码必须唯一。
科目类型 当行业性质为2007新会计制度时，科目类型分为资产、负债、所有者权益、共同、成本、损益。
账页格式 账页格式用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。
助记码 助记码用于帮助记忆科目，在制单或查账中用助记码快速输入科目。
外币核算 外币核算选择后，将启用该科目的外币核算功能，需设置币种，填凭证时可记录该科目的外币信息，月末可进行汇兑损益结转。
数量核算 数量核算选择后，在填凭证时可记录该科目的数量信息，需要输入数量的计量单位，如件、千克、台等。
汇总打印 汇总打印是指在打印输出时该科目的金额汇总到指定科目进行打印。
封存 封存是指对已使用的科目进行停用。
科目性质（余额方向） 科目性质（余额方向）是指科目默认的余额方向（借或贷），下级科目和余额方向必须与一级科目的余额方向相同。在UFO报表中，按默认余额方向取期初值和期末值。
辅助核算 辅助核算包括客户往来、供应商往来、部门核算、个人往来、项目核算和自定义项。管理费用一般设置部门核算，生产成本一般设置项目核算，其他应收款一般设置个人往来，应收账款、应收票据、预收账款一般设置为客户往来，应付账款、应付票据、预付账款一般设置为供应商往来。客户、供应商、部门、个人这四个属于专用的辅助核算，项目核算为自定义辅助核算。
日记账 日记账设置后，可以按日记账格式查询打印科目，指定现金、指定银行科目时，自动选择日记账选项。
银行账 银行账设置后，该科目具有银行对账功能，在制单时可录入结算方式、结算号和票据日期。指定银行科目时，自动选择银行账选项。
受控系统 受控系统用于定义在其它模块使用的特殊科目，受控科目一般不允许在制单时使用，而是在其他业务模块根据原始业务生成凭证。
第二节 总账系统初始设置
另外，在菜单“编辑”-“指定科目”中还有指定现金科目、指定银行科目、指定现金流量科目三个设置，用于指定出纳专管科目，只有完成了指定现金科目、指定银行科目，才能在日常业务中进行出纳签字，只有完成了指定现金流量科目，才有在填凭证时记录现金流量信息。
第二节 总账系统初始设置
1.增加不存在的科目，修改已有的会计科目，不在本表中的科目不用删除。
2.指定“1001库存现金”为现金总账科目；“1002银行存款”为银行总账科目；指定“1001库存现金”、“100201工商银行”、“100202建设银行”为现金流量科目。
3.“1121应收票据”、“1122应收账款”、“2203预收账款”、“122102其他单位应收款”等科目辅助账类型为“客户往来”，受控系统：应收系统。
4.“2201应付票据”、“220201应付货款”、“1123预付账款”等科目辅助账类型为“供应商往来”，受控系统：应付系统。
第一节 总账系统的功能与操作流程
表中的一级科目需要修改，二级科目需要增加。定义会计科目时，重点要认真核对客户、供应商、个人、部门、项目、日记账、银行账、数量、外币、指定现金、指定银行、指定现金流量等十二个属性。操作步骤如下：
1．增加会计科目
对于不存在的科目编码，需要通过新增的方法来增加科目。
（1）打开“会计科目”管理界面。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖财务〗－〖会计科目〗菜单，打开“会计科目”设置窗口，如右图所示。
【相关说明】如果在新建账套时选择了“按行业预置科目”，那么此处就有系统已增加的标准科目，反之，如果没有选择，那么此处不会存在任何科目。
第一节 总账系统的功能与操作流程
（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，打开新增科目界面，如右图所示。
【相关说明】科目编码的长度必须符合编码规则，已经存在的科目不能重复增加，存在上一级科目才能增加下一级科目，新增下级科目的属性与上级科目一致。增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。
（3）输入科目信息。录入科目编码“100201”，科目名称“工商银行”，选择“日记账”、“银行账”复选框。
（4）保存新增数据。单击“确定”按钮，数据自动保存，“确定”按钮自动变成“增加”按钮。
（5）根据业务资料，录入其他明细科目。
（6）单击“关闭”按钮，关闭增加界面，退回到浏览状态。
第二节 总账系统初始设置
2．修改会计科目
（1）选择修改对象。在“会计科目”界面，找到并单击需要修改的科目“1001”。
（2）进入修改状态。单击工具栏上的“修改”按钮，打开修改界面，如图4-8所示。
（3）修改定义。在修改界面中单击“修改”按钮，选择“日记账”复选框。
（4）保存修改。单击“确定”按钮，保存修改数据，再单击“返回”按钮，关闭修改界面。
（5）根据业务资料，修改全部其它科目。
【相关说明】在修改状态时才能设置汇总打印和封存。
【特别注意】只有未使用的科目编码才可以修改。科目编码一旦使用，将不能修改，但科目名称可以随时修改。已录入期初余额的科目不要强行修改科目，若要修改，先清除该科目的余额，然后再修改。
第二节 总账系统初始设置
3．删除会计科目
对于多余的科目，可以通过此方法进行删除。
（1）选择删除对象。在“会计科目”窗口中，单击选择需要删除的会计科目。
（2）删除科目。单击工具栏上的“删除”按钮，系统给出提示，如下图所示，单击“确定”即可。
【相关说明】删除科目从末级开始。已经使用的科目不能删除，包括已被指定的科目不能删除，已录入期初余额的科目不能删除，已制单的科目不能删除。已使用的科目，以后不再使用，可通过封存实现停用。对于会计科目，计算机通过科目代码进行识别，而科目名称，对于计算机来说，没有任何意义。
第二节 总账系统初始设置
4．指定会计科目
指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目的目的是为了让某些科目与相应的功能建立关联。说通俗一点儿，计算机并不知道每个科目的用途，通过指定操作，可以让计算机“认识”哪个科目是库存现金，哪个科目是银行存款。指定现金与指定银行科目后，才能在出纳签字时找到出纳凭证，才能查询现金日记账、银行日记账和资金日报。指定现金流量后，相应科目自动与现金流量项目关联，在制单时可以录入现金流量，编制现金流量表时，只需汇总即可。
第二节 总账系统初始设置
（1）打开“指定科目”功能界面。在“会计科目”窗口中，单击〖编辑〗－〖指定科目〗菜单，打开“指定科目”窗口界面。
（2）指定现金科目。选择“现金科目”单选按钮，将“1001库存现金”从待选科目区移至已选科目区，如下图所示。
第二节 总账系统初始设置
（3）指定银行科目。选择“银行科目”单选按钮，将“1002银行存款”从待选科目区移至已选科目区。
（4）指定现金流量科目。选择“现金流量科目”单选按钮，将“1001库存现金、100201工商银行、100202建设银行”从待选科目区移至已选科目区。
（5）单击“确定”按钮，保存指定的科目，并自动关闭窗口。
【相关说明】指定现金与指定银行都是一级科目，而指定现金流量是末级科目。指定现金后，相应科目自动具有“日记账”属性。指定银行后，相应科目自动具有“日记账”与“银行账”的属性。
【特别注意】在指定现金科目时，只能将“1001”移到已选科目区，千万不要将“1002”移过去，否则，指定银行科目时会找不到。
第二节 总账系统初始设置
四、定义项目档案
将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理，将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类，也可以自由设置任何具有相同经济性质的一类经济业务组成为一个项目大类，例如一份合同、一张订单、一个建筑项目、一个投资项目等。项目档案定义为科目辅助属性“项目核算”服务，可将项目核算理解为自定义辅助核算，而客户、供应商、部门、个人这四个属于专用的辅助核算。
第二节 总账系统初始设置
定义项目档案
项目大类：工程管理（普通项目，项目级次：1级长度为2，其他级次长度为0）
核算科目：“1605工程物资”及其下级所有明细科目
项目分类：01-停车棚，02-仓库
项目目录：见表4-5所示
名称 是否结算 所属分类码
办公区停车棚 否 停车棚（01）
宿舍区停车棚 否 停车棚（01）
第二节 总账系统初始设置
定义项目档案的内容包括四个方面：定义项目大类，定义项目核算科目、定义项目分类、定义项目目录。操作步骤如下：
1．定义项目大类
（1）启动“项目档案”管理功能。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖财务〗－〖项目目录〗菜单，进入项目档案设置界面，如下图所示。
第二节 总账系统初始设置
（2）打开增加项目大类向导。单击工具栏上的“增加”按钮，系统打开向导，进入增加状态。
（3）定义项目大类名称。在新项目大类名称处录入“工程管理”，并选择“普通项目”，如图4-12所示，然后单击“下一步”按钮，进入下一个设置界面。
【相关说明】系统提供5个可选项：普通项目、使用存货目录定义项目、成本对象、现金流量项目、项目成本核算大类。普通项目是可以自由定义的项目，是一个通用型的项目，其他几个类型是专用型的项目，它会按项目内容自动增加项目栏目，或者增加项目目录，有一定的使用条件限制。
第二节 总账系统初始设置
（4）录入项目级次。在项目级次一级处将“1”改成“2”，如下图所示。
【相关说明】项目级次是指项目分类编码的长度，后面的项目分类编码必须符合此处定义的编码规则。
第二节 总账系统初始设置
（5）单击“下一步”按钮，进入下一个设置界面，如下图所示。
【相关说明】
项目级次是指项目分类编码的长度，后面的项目分类编码必须符合此处定义的编码规则。
第二节 总账系统初始设置
（6）定义项目栏目。此处无需增加新的栏目，因此，单击“完成”按钮，完成项目大类的定义，返回到项目档案界面。
【相关说明】定义项目栏目的本质是定义表结构，也可以理解为定义项目的属性，相当于数据库表的字段。项目栏目还可通过“项目结构”页签进行补充和修改。
第第二节 总账系统初始设置
2．定义项目核算科目
定义项目大类与科目的关系，即什么科目使用哪个项目，如下图所示。
第二节 总账系统初始设置
（1）选择项目大类。选择“核算科目”页签，在右上角选择项目大类“工程管理”。
（2）选择科目。将左边的“1605”及其明细科目从待选科目区全部移到已选科目区。
（3）保存设置。单击左下角的“确定”按钮，保存科目。
【特别注意】此处操作要注意防范两种错误的发生，一个是没有修改项目大类，错将科目关联到现金流量项目，另一个错误就是设置好科目后，没有单击“确定”按钮保存数据。如果错将科目关联至其它项目，需要将科目移回到待选科目，单击“确定”按钮后，重新设置。一个科目只能与一个项目大类关联。
第二节 总账系统初始设置
3．定义项目分类
此处用于定义项目目录的分类。
（1）进入增加状态。选择“项目分类定义”页签，选择项目大类“工程管理”，单击窗口下方的“增加”按钮，系统进入增加状态（系统默认已进入增加状态）。
（2）录入分类数据。在分类编码中录入“01”，在分类名称中录入“停车棚”。
（3）保存结果。单击“确定”按钮，保存录入的数据，在左边的树状结构中会显示保存结果，如右图所示。
第二节 总账系统初始设置
（4）继续完成“02仓库”的分类定义。
【相关说明】分类编码必须符合编码规则。编码规则在定义项目大类时录入，可以通过修改项目大类进行修改，已使用的规则不能修改。在实际工作中，如果不想分类，可以在此建立一个大类。
【特别注意】在录入时，注意观察项目大类是否为“工程管理”，项目大类是你操作的对象，要确保正确。在录入编码和名称后，要单击“确定”按钮保存数据，单击“增加”按钮不能保存数据。录入完成后，在左边没有出现你录入的数据，说明你操作有错误，结果没有保存，需要重新录入。
第二节 总账系统初始设置
4．定义项目目录
用于录入具体的项目明细。
（1）打开“项目目录维护”功能。选择“项目目录”页签，选择项目大类“工程管理”，单击右下角的“维护”按钮，打开“项目目录维护”界面。
（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，在表体处自动增加一条空行。
（3）录入项目目录数据。在项目编码中录入“01”，在项目名称中录入“办公区停车棚”，在所属分类码中选择“01”，在项目编码中录入“02”，在项目名称中录入“宿舍区停车棚”，在所属分类码中选择“01”，如下图所示。
第二节 总账系统初始设置
（4）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前窗口，返回到上一界面。
【相关说明】“是否结算”是指此项目是否已结算完成，在新增时无需选择，如果选择，那么在以后的录入中将无法参照到此项目。
【特别注意】在项目目录页签无法直接新增记录，需要单击“维护”按钮后在新窗口中录入数据。此界面中无“保存”按钮，退出时自动保存，多余的空行可按两次ESC键取消。
第二节 总账系统初始设置
五、定义凭证类别
通过凭证类别的定义，用户可以按照本单位的需要对凭证进行分类管理，可分一类、三类、五类，也可自由定义，只有定义了凭证类别，才能在日常业务中开始填写凭证。
类别名称 限制类型 限制科目
收款凭证 借方必有 1001,1002
付款凭证 货方必有 1001,1002
转账凭证 凭证必无 1001,1002
第二节 总账系统初始设置
凭证类别中的限制类型与限制科目构成了凭证类别的判断条件，在凭证保存时发挥作用，在凭证保存时将依据此处的条件进行判别，如果不满足将不能保存。操作步骤如下：
（1）启动“凭证类别”功能。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖财务〗－〖凭证类别〗菜单，进入凭证类别预置界面。
（2）选择分类方式。根据业务资料要求，选择“收付转”分类方式，如右图所示，然后单击“确定”按钮，系统进入凭证类别界面，并自动增加三条记录。
第二节 总账系统初始设置
（3）设置限制类型和限制科目。单击工具栏上的“修改”按钮，再双击第一行的限制类型，选择“借方必有”，在限制科目中输入或参照录入“1001,1002”，并依次录入第二行与第三行。
第二节 总账系统初始设置
（4）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】如果已定义了凭证类别，第二次进入时将直接打开凭证类别明细列表界面。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目。限制科目中既可以录入末级科目，也可以录入非末级科目。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。表格右侧的上下箭头按钮可以调整凭证类别的前后顺序，它将决定明细账中凭证的排列顺序。
【特别注意】限制科目“1001,1002”中的数字和逗号都是半角符号，如果录入错误，会出现“科目编码有误！”的提示。当不小心增加了空行时，退出的方法是按ESC键两次。
第二节 总账系统初始设置
六、录入期初余额
期初余额录入工作有两项，一是录入科目的期初余额和科目辅助账的期初明细，二是核对期初余额，并进行试算平衡。期初余额请依据下表信息完成期初余额录入工作。
第二节 总账系统初始设置
科目编码 科目名称 外币 单位 辅助账类型 方向 余额（元）
100201 工商银行 日记账、银行账 借 1 200 000.00
100202 建设银行 外币核算、日记账、银行账 借 415 410.00
美元 68 100.00
112201 人民币账户 客户往来 借 926 600.00
122101 其他个人应收款 个人往来 借 6 000.00
132101 受托代销商品 借 45 000.00
140501 联想计算机 数量核算 借 500 000.00
台 100.00
140502 戴尔计算机 数量核算 借 1 250 000.00
台 250.00
1407 商品进销差价 贷 20 000.00
1601 固定资产 借 2 608 600.00
1602 累计折旧 贷 471 200.00
160501 专用材料 项目核算 借 58 000.00
160502 专用设备 项目核算 借 43 000.00
2001 短期借款 贷 1 000 000.00
220201 应付货款 供应商往来 贷 565 000.00
220202 暂估应付款 贷 500 000.00
22210101 进项税额 贷 -130 000.00
22210102 销项税额 贷 260 000.00
231401 受托代销商品款 贷 25 000.00
2501 长期借款 贷 2 000 000.00
4001 实收资本 贷 2 000 000.00
410101 法定盈余公积 贷 341 410.00
1.“112201应收账款－人民币账户”明细账
2021年12月6日，金蝶集团购联想电脑100台，每台无税售价8 200元，增值税销项税额为139400元，款未收，合计959400元，凭证号：转－0218。
2.“122101其他个人应收款”明细账
2021年12月8日，总经理办公室赵传明借差旅费6000元，凭证号:转－0288。
3.项目明细，见下表所示。
科目 项目 金额
160501专用材料 01办公区停车棚 30,000.00
02宿舍区停车棚 28,000.00
160502专用设备 01办公区停车棚 23,000.00
02宿舍区停车棚 20,000.00
4.“220201应付货款”明细账
2021年12月10日，向戴尔集团购入戴尔电脑100台，每台无税价5000元，计500,000元；增值税为85,000，合计585000元，款未付，凭证号：转－0318。
第二节 总账系统初始设置
在开始日常业务之前，为保持业务工作的连续性，需要录入所有日常业务的期初值，总账模块包括科目余额与辅助账期初明细。操作步骤如下：
1．录入基本科目余额
（1）打开“期初余额录入”界面。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖设置〗－〖期初余额〗菜单，进入期初余额录入窗口。
（2）单击工商银行的期初余额区域，录入1200000，根据业务资料，用同样的方法录入其他白色区域科目的余额，如右图所示。
【相关说明】没有辅助项的科目，可以直接录入期初余额。期初余额只能在末级科目上录入，非末级科目由计算机根据末级科目自动计算。期初余额录入后，该科目处于已使用状态，如果要修改科目，需要将此科目的余额改成0。
第二节 总账系统初始设置
2．录入辅助项科目余额（以应收账款为例）
（1）打开“辅助期初余额”界面。双击“应收账款”科目的期初余额区域，系统自动打开“辅助期初余额”窗口，如下图所示。
（2）进入“期初往来明细”录入界面。单击工具栏上的“往来明细”按钮，系统自动打开“期初往来明细”录入窗口。
第二节 总账系统初始设置
（3）录入往来明细。单击工具栏上的“增行”按钮，增加一个空行，根据资料录入日期，参照录入凭证号，参照录入客户，录入摘要，选择方向，录入金额，如左下图所示。
（4）汇总往来明细。单击工具栏上的“汇总”按钮，将明细数据根据客户和业务员分类汇总到辅助期初余额中，并给出提示，如右下图所示，单击“确定”按钮。
第二节 总账系统初始设置
3．根据所给业务资料，录入其他辅助科目数据
【相关说明】具有辅助属性的科目，所在区域都以黄色显示，辅助科目需要录入明细记录，辅助科目的期初余额会根据录入的明细数据自动汇总。如果在应收应付模块中录入了期初值，对应的客户、供应商辅助科目可在此点击“引入”按钮直接导入明细而无需重复录入。
（5）返回至“期初余额录入”界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭“期初往来明细”窗口，在“辅助期初余额”窗口中可以看到已增加了一行汇总数据，单击工具栏上的“退出”按钮，关闭“辅助期初余额”窗口，返回到“期初余额录入”窗口。
第二节 总账系统初始设置
4．期初对账
（1）打开“期初对账”界面。单击工具栏上的“对账”按钮，系统打开“期初对账”窗口，如下图所示。
（2）开始对账。单击“开始”按扭，系统自动开始对账，并在界面上显示对账结果。
（3）退出对账。单击“取消”按钮，关闭“期初对账”窗口，返回至上一界面。
第二节 总账系统初始设置
5．试算平衡
（1）试算平衡计算。单击工具栏上的“试算”按钮，系统自动开始进行试算平衡计算，然后显示“期初试算平衡表”界面，显示计算结果，如下图所示。
（2）单击“确定”按钮，关闭当前界面，返回到上一界面。
【相关说明】期初余额不平，可以制单，但不能记账。记账后期初余额不能修改。
第二节 总账系统初始设置
七、定义结算方式
企业与银行的业务往来需要很多票据，比如现金支票、转账支票等，为了方便与银行对账，在制单过程中或其他往来业务单据中，需要记录这些结算方式，因此，在使用结算方式前，需要进行结算方式的定义。该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。请依据右表信息完成结算方式定义。
结算方式编码 结算方式名称 是否票据管理
1 现金 否
2 现金支票 是
3 转账支票 是
4 电汇 是
5 网上银行 是
6 银行承兑汇票 是
第二节 总账系统初始设置
由于在科目定义中银行存款科目设置了“银行账”属性，启用了银行对账功能，在填写凭证时需要录入结算方式，使用之前需要进行定义。操作步骤如下：
（1）启动“结算方式”功能。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖收付结算〗－〖结算方式〗菜单，进入结算方式管理界面。
（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，界面右边进入增加状态。
（3）根据业务资料录入数据。在结算方式编码中录入“1”，在结算方式名称中录入“现金”，取消“是否票据管理”复选框，如右图所示。
第二节 总账系统初始设置
（4）保存数据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前记录。
（5）根据业务资料，录入其他结算方式。
（6）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】注意编码规则是否有误，结算方式编码必须符合编码规则。结算方式名称最多可写6个汉字（12个字符）。票据管理要与总账选项中的支票控制配合使用，启用票据管理的结算方式将参与支票控制。对应票据类型不用填写。
第二节 总账系统初始设置
八、定义常用摘要
在输入单据或凭证的过程中，会有摘要完全相同的情况发生，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，将大大提高工作效率。调用常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或参照输入。
请依据下表完成常用摘要定义。
摘要编码 摘要内容
1 出差借款
2 商品采购
3 销售商品
4 计提折旧
第二节 总账系统初始设置
常用摘要定义好后，以后在需要填写摘要的地方只需要填写编码即可，此功能只有在业务量比较大的环境下才会体现其优势。操作步骤如下：
（1）启动“常用摘要”管理功能。双击〖基础设置〗－〖基础档案〗－〖其它〗－〖常用摘要〗菜单，打开常用摘要管理界面。
（2）增加一条常用摘要。单击工具栏上的“增加”按钮，进入增加状态，根据业务资料录入摘要编码“1”、摘要内容“出差借款”,如下图所示，回车。
第二节 总账系统初始设置
（3）根据业务资料，将其他常用摘要录入完成。
（4）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】摘要编码可以是数字，也可以是字母。采用摘要首字母进行编码，方便记忆和使用。摘要编码和摘要内容无论是否使用，都可以随意修改和删除。
【特别注意】在退出前，如果最后一行是空行或者是不完整的行，退出的方法是按两次ESC键，第一次是退出录入状态，第二次是退出增加状态。
第二节 总账系统初始设置
用友软件中的权限分为功能权限、数据权限和金额权限三种，其中功能权限设置在系统管理中完成。
数据权限分记录级的数据权限和字段级的数据权限，记录级的数据权限可以理解为对一个数据表中行的使用权限，比如科目表中部分科目的使用权限或用户表中对部分用户的审核权限，而字段级的数据权限可以理解为对一个数据表中列的使用权限，如限制
仓库保管员看到出入库单据上的有关产品的价格信息。记录级数据权限。
金额权限用于设置用户可使用的金额级别，比如某操作员在填写凭证时对于某科目只能填写5000以内的金额。金额级别分为科目级别和采购订单级别，分别对科目的金额和采购订单中的金额大小进行控制。操作分两步，一是定义某级别所对应的金额，二是定义用户所对应的级别。
九、数据权限与金额权限
第二节 总账系统初始设置
02、04用户具有所有科目的查账和制单权限(科目权限)；03用户对应01、02用户具有查询、审核、弃审权限（用户权限）。
此业务需要根据科目、用户业务对象分别进行设置。与总账有关业务对象有科目、部门、供应商档案、客户档案、凭证类别、项目、业务员、用户等。操作方法如下：
（1）启动“数据权限分配”。双击〖系统服务〗－〖权限〗－〖数据权限分配〗菜单，进入数据权限分配界面，如右图所示。
第二节 总账系统初始设置
（2）选择权限分配对象和业务对象。选择用户“02李制单”，业务对象下拉列表选择“科目”，单击工具栏上的“授权”按钮，系统打开记录权限设置界面，如下图所示。
第二节 总账系统初始设置
科目记录权限设置
（3）设置权限并选择记录。核对权限，保证“查账”和“制单”权限处于选择状态，根据资料要求，将全部科目从左边的禁用区移至右边的可用区。
（4）保存设置。单击“保存”按钮，弹出提示信息，单击“确定”按钮关闭提示，再单击窗口右上角的“关闭”按钮，关闭当前界面，返回到前一界面。
（5）完成操作员的数据权限设置。根据业务资料，按照（2）、（3）、（4）步的方法，需要将第（2）步中的业务对象改成“用户”，其他操作方法基本相同，如右图所示。
第二节 总账系统初始设置
（6）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】可对用户进行权限分配，也可对角色进行权限分配。账套主管因为拥有所有权限，因此不受此功能限制。当角色与用户权限相冲突时，以用户权限为准。业务对象可以通过“数据权限控制设置”功能进行管理。“主管”复选项表示具有当前业务对象所有记录的全部权限，无需再设置记录。
【特别注意】操作过程中要先设置权限，再移动记录，最后保存，否则权限会出现错误。
第二节 总账系统初始设置
金额权限定义
02用户具有级别六的金额权限，级别定义如下表所示。
科目代码 科目名称 级别一 级别二 级别三 级别四 级别五 级别六
1001 库存现金 10000 50000 100000 200000 400000 800000
100201 工商银行 20000 60000 120000 250000 600000 900000
第二节 总账系统初始设置
（1）启动“金额权限分配”。双击〖系统服务〗－〖权限〗－〖金额权限分配〗菜单，进入金额权限设置界面，如左下图所示。
（2）打开设置级别界面。单击工具栏上的“级别”按钮，打开金额级别设置界面，如右下图所示。
此业务需先定义级别，再定义用户与级别的对应关系。操作方法如下：
第二节 总账系统初始设置
（3）设置级别明细。选择“科目级别”，依据业务资料增加各科目对应级别明细，并保存，退出。
（4）设置用户对应级别。单击工具栏上的“增加”按钮，选择用户编码，选择级别，单击保存。
（5）关闭当前窗口。
【相关说明】可对用户进行权限分配，也可对角色进行权限分配。账套主管不受此功能限制。当角色与用户权限相冲突时，以用户权限为准。业务对象可以通过“数据权限控制设置”功能进行管理。“主管”复选项表示具有当前业务对象所有记录的全部权限，无需再设置记录。
【特别注意】从级别一至级别六，金额必须逐级递增，不允许中间为空的情况存在，但允许最后有不设置的级别存在。没有定义级别的科目或科目对应金额为空的科目不受金额大小限制。在启用金额权限控制时，若用户没有金额权限记录，则该用户没有任何金额权限。
第三节 日常账务处理
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月31日，以模拟月末的时间，并引入 “4-2总账系统初始设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务。
初始设置完成后即可进行日常账务处理。日常账务处理包括：填制凭证，修改、删除凭证，出纳签字，审核凭证，主管签字，记账，账证查询。
本节的重点是填制凭证，注意判断凭证的类别；对于具有辅助项的科目，注意弹出的窗口，掌握修改辅助项的方法；体会数据权限和金额权限的作用；掌握现金流量录入的方法。
一、填制凭证
也称为制单，是账务处理最基础环节，属于账务系统数据采集的入口，直接影响整个账务处理系统的应用效果。如果只启用了总账模块，记账凭证只能由总账系统录入或月末转账生成，如果启用了业务模块，则可根据业务模块原始单据自动生成。填制凭证时，除录入凭证摘要、科目、金额传统三要素外，不同属性的科目还要求录入相应属性的基础数据。
第三节 日常账务处理
2022年1月发生的经济业务（金额单位默认为人民币元）
【1】1月1日，从工商银行提取现金50 000元，日常工作备用。
借：库存现金 50 000
贷：银行存款——工商银行 50 000
【2】1月2日，收到金蝶集团转账支票一张，收回上月货款926 600元，结算号：ZZ3004，存入工商银行。
借：银行存款——工商银行 926 600
贷：应收账款 926 600
【3】1 月 3 日，向联想集团购入联想笔记本计算机 100 台，每台不含税进价 5 000元，计 500 000 元，增值税为 65 000 元，发票已到，商品已验收入库，款未付。
借：库存商品——联想计算机 500 000
应交税费——应交增值税（进项税额） 65 000
贷：应付账款——应付货款 565 000
【4】1月4日，用工商银行转账支票向联想集团支付货款565 000元，支票号:ZZ1002，用于支付本月3日购买的100台联想笔记本电脑的货款，支票领用人：陈浩。
借：应付账款——应付货款 565 000
贷：银行存款——工商银行 565 000
【5】1月5日，以工商银行转账支票归还前欠戴尔集团货款565 000元,支票号：ZZ1003, 用于支付上个月100台电脑的货款，支票领用人：李青。
借：应付账款——应付货款 565 000
贷：银行存款——工商银行 565 000
第三节 日常账务处理
【6】1月6日，以现金预付全年的报刊杂志费9 600元。
借：其他应收款——预付报刊费 9 600
贷：库存现金 9 600
【7】1月7日，人力资源部摊销应由本月负担的报刊杂志费800元。
借：管理费用——办公费 800
贷：其他应收款——预付报刊费 800
第三节 日常账务处理
【8】1 月 8 日，向用友集团出售联想计算机 100 台，每台不含税售价 8 200 元，增值税销项税额为 106 600 元，产品已发出，款项尚未收到。
借：应收账款——人民币账户 926 600
贷：主营业务收入——联想计算机 820 000
应交税费——应交增值税（销项税额） 106 600
【9】1 月 9 日，向 SAP 集团出售戴尔计算机 50 台，每台不含税售价 1 400 美元，1美元兑人民币汇率为 6.100 0，价税合计 79 100 美元，折合人民币共计 482 510 元，其中不含税总额 427 000 元，增值税销项税额为 55 510 元，产品已发出，货款以网上银行结算，已存入建行银行，结算号为 WY4001。
借：银行存款——建设银行 482 510
贷：主营业务收入——戴尔计算机 427 000
应交税费——应交增值税（销项税额） 55 510
第三节 日常账务处理
【10】）1 月 10 日，收到用友集团转账支票一张，收回本月 5 日销售货款 926 600 元，结算号为 ZZ2004，存入工商银行。
借：银行存款——工商银行 926 600
贷：应收账款——人民币账户 926 600
【11】1 月 11 日，用工商银行转账支票支付产品广告费 3 000 元，结算号为 ZZ1004，支票领用人为孙晓。
借：销售费用——广告费 3 000
贷：银行存款——工商银行 3 000
【12】1 月 12 日，总经理办公室赵传明报销差旅费 5 700 元，偿还借款 300 元。
借：库存现金 300
管理费用——差旅费 5 700
贷：其他应收款——其他个人应收款 6 000
第三节 日常账务处理
检查当前操作员，确认操作员是否是02，如果不是，应更换操作员。操作步骤如下：
1．填制第1笔业务记账凭证（普通业务）
（1）启用企业应用平台，以02操作员的身份登录系统。
（2）启动“填制凭证”功能。双击〖总账〗-〖凭证〗-〖填制凭证〗菜单，打开“填制凭证”窗口。
（3）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，或按F5键。
（4）修改凭证类型。单击凭证类别的参照按钮，选择“付款凭证”。
第三节 日常账务处理
（5）修改凭证日期。将凭证日期改为“2022.01.01”。
（6）录入摘要。在摘要栏录入“日常工作备用金”，并回车确认。
（7）录入借方科目。在科目名称栏，单击参照按钮（或按F2键），选择“资产”类科目“1001库存现金”，或者直接在科目名称栏输入“1001”， 并回车确认。
（8）录入借方金额。在借方金额栏录入金额“50000” 并回车确认。
【相关说明】如果凭证金额录错方向，可以直接按空格键切换借贷方向。如果想查询当前科目的相关数据，可以通过工具栏的“余额”、“查辅助明细”、“联查明细账”、“联查原始单据”、“预算查询”等功能查看。
（9）录入贷方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“100201” 并回车确认。
【相关说明】科目编码必须是末级科目编码。
第三节 日常账务处理
（10）在弹出的辅助项窗口，单击“取消”。
（11）录入贷方金额。按回车键，或用鼠标单击“贷方金额”栏，录入贷方金额“50000”，或直接按“=”键，如下图所示。
（12）保存凭证。单击“保存”按钮，系统弹出“凭证已保存成功！”信息提示框，单击“确定”按钮返回。
第三节 日常账务处理
2．填制第2笔业务记账凭证
录入银行账辅助项、现金流量、客户往来辅助项。
（1）进入增加状态。在“填制凭证”窗口中，单击“增加”按钮或按F5键。
（2）选择凭证类别为收款凭证，修改凭证日期为2日。
（3）录入摘要。在摘要栏录入“收回销售欠款”，并回车确认。
（4）录入借方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“100201”，回车确认，弹出辅助项窗口。
第三节 日常账务处理
（5）录入辅助项数据。在辅助项窗口中，单击结算方式参照按钮，选择转账支票，输入支票号：ZZ3004，发生日期为:2022-01-02，如下图所示。
（6）录入借方金额。单击“确定”按钮，在借方录入金额926 600。
第三节 日常账务处理
（7）录入现金流量。单击工具栏上的“流量”按钮，弹出“现金流量录入修改”对话框，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（8）选择参照。单击“项目编码”的参照，弹出参照列表，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（9）选择编码。根据业务性质选择“01”号项目编码，系统自动带出项目名称。
（10）单击“确定”，关闭“现金流量录入修改”界面。
（11）录入贷方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“112201”， 并回车确认，打开辅助项窗口。
（12）录入辅助信息。在打开的辅助项对话框中录入辅助信息，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（13）录入贷方金额。单击“确定”按钮，按等号键，录入贷方金额
926 600。
（14）保存凭证。单击“保存”按钮，系统弹出“凭证已保存成功！”信息提示框，单击“确定”按钮返回。
【相关说明】在填制凭证时如果使用含有辅助核算内容的会计科目，则应选择相应的辅助核算内容，否则将不能查询到辅助核算的相关资料。如果在设置凭证类别时已经设置了不同种类凭证的限制类型及限制科目，则在填制凭证时，如果凭证类别选择错误，则在进入新的状态时系统会提示凭证不能满足的条件，凭证不能保存。当业务涉及现金流量时，一定要录入现金流量，否则在填制报表时会出现数据错误。记账后，可通过〖现金流量表〗-〖现金流量凭证查询〗功能对现金流量凭证进行现金流量修改。
第三节 日常账务处理
3．填制第3笔业务记账凭证
录入数量辅助项、供应商辅助项。
（1）进入增加状态。在“填制凭证”窗口中，单击“增加”按钮或按F5键。
（2）选择凭证类别为转账凭证，修改凭证日期为3日。
（3）录入摘要。在摘要栏录入“进货，款未付”，并回车确认。
第三节 日常账务处理
（4）录入借方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“140501”，并回车键确认，弹出一个辅助项窗口，录入辅助项数据，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（5）单击“确定”，系统自动录入借方金额，回车确认，按照上述方法，录入借方第二个科目。
（6）录入贷方科目。在科目名称栏，参照或直接录入220201并回车确认。
（7）在打开的辅助项对话框中录入供应商信息。在辅助项窗口中，单击供应商参照按钮，选择“联想”，或输入客户编码“01”（业务员会自动弹出），如下图所示。供应商辅助项的必填项是供应商，如果业务中没有给出票号，则不填。
第三节 日常账务处理
（9）录入贷方金额。单击“确定”按钮，按等号键，录入贷方金额565000。
（10）保存凭证。单击“保存”按钮，系统弹出“凭证已保存成功！”信息提示框，单击“确定”按钮返回。
第三节 日常账务处理
4．填制第4-6笔业务的记账凭证
按照上述方法录入第4-6笔业务的记账凭证。第4笔业务要注意进行支票的补充登记，第4笔、第5笔和第6笔业务还要注意录入现金流量。
第三节 日常账务处理
5．填制第7笔业务的记账凭证录入部门辅助项。
（1）进入增加状态。在“填制凭证”窗口中，单击“增加”按钮或按F5键。
（2）选择凭证类别，修改凭证日期。
（3）录入摘要。在摘要栏录入“摊销报刊杂志费”，并回车确认。
（4）录入借方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“660202”，并回车键确认，弹出一个辅助项窗口。
（5）录入部门信息。在“辅助项”单击“部门”参照按钮，选择“人力资源部”。
第三节 日常账务处理
（6）录入借方金额。单击“确定”按钮，录入借方金额“800”。
（7）录入贷方科目。在科目名称栏，参照或直接录入“122103” 并回车确认。
（8）录入贷方金额。单击“确定”按钮，按等号，录入贷方金额“800”。
（9）保存凭证。单击“保存”按钮，系统弹出“凭证已保存成功！”信息提示框，单击“确定”按钮返回。
6．填制第8-12笔业务的记账凭证
按照上述方法将剩余5笔业务的记账凭证录入到系统中。
第三节 日常账务处理
二、修改凭证
凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但误操作还是在所难免。未复核的凭证可以由制单人直接修改，如果要修改他人的凭证，需要到总账的选项中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”。
把第7笔业务的费用摊销部门由人力资源部改为总经理办公室。
第三节 日常账务处理
参照功能默认按已录入的值过滤显示，当参照对象已填写值时，单击参照按钮只显示过滤后的参照，如果要重新参照，应先清除已填写的值，再重新参照选择。操作步骤如下：
（1）启动“填制凭证”功能。双击〖凭证〗-〖填制凭证〗菜单，找到转字2号凭证。
（2）选中科目。光标放入科目“管理费用/办公费”这一行的任意位置。
（3）打开辅助项。双击辅助项“魔术棒”图标，弹出辅助项窗口。
第三节 日常账务处理
（4）修改部门。删除“人力资源部”，单击参照按钮，选择“总经理办公室”，或输入部门编码“01”，如下图所示。
（5）保存凭证。单击“确定”按钮，并保存凭证，系统弹出“凭证已保存成功！”信息提示框，单击“确定”按钮，退出界面。
【相关说明】外部系统传递来的凭证不能在总账中修改。已审核未记账的凭证不能直接修改，但可以先取消审核，再由制单人修改。修改日期不能在上一张日期之前，下一张日期之后。能否修改他人填写的凭证受总账系统参数控制，同时受数据权限控制。
第三节 日常账务处理
三、删除凭证
系统未提供直接删除凭证的功能，必须通过先作废、再整理完成
（1）进入填制凭证窗口。以操作员“02”的身份，双击〖凭证〗-〖填制凭证〗菜单，进入“填制凭证”窗口
（2）查找凭证。找到要删除的凭证
（3）作废凭证。单击菜单“制单”-“作废/恢复”
（4）整理凭证。单击菜单“制单”-“整理凭证”，根据系统要求选择凭证期间，单击“确定”按钮，系统打开“作废凭证表”对话框，在表格中双击“删除”栏选择删除对象
第三节 日常账务处理
（5）整理凭证号。单击“确定”按钮，系统弹出“是否还需整理凭证断号”信息提示框，单击“是”按钮，系统完成对凭证号的重新整理。
（6）关闭界面。
【相关说明】未审核的凭证可以通过此方法删除，已审核或已出纳签字的凭证必须在取消审核及取消出纳签字后再删除。如果在总账系统的选项中选中“自动填补凭证断号”与“系统编号”，那么在对作废凭证整理时选择不整理断号，则填制凭证时可以由系统自动填补断号，只能对未记账凭证进行凭证整理。作废凭证不能修改、不能审核，但可以单击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志，账簿查询时查不到作废凭证的数据。
第三节 日常账务处理
四、凭证录入技巧
在录入凭证过程中，除了可以使用“F5”增加、“F6”保存、“F2”参照、“＝”自动平衡、空格键切换借贷方向等常用快捷键提高录入效率外，还可以通过常用摘要、常用凭证、红字凭证、凭证复制、凭证草稿保存、账证联查、自动转账等功能提高凭证录入效率。
（一）常用摘要
将经常使用的凭证摘要定义成为常用摘要，当需要录入摘要时，只需要录入常用摘要编码即可，常用摘要的定义方法除了前面业务4-8中介绍的方法外，还可以在填写凭证时，在摘要参照界面直接新增摘要为常用摘要。
第三节 日常账务处理
（二）常用凭证
可以将反复出现的业务设置成常用凭证，以提高工作效率。
请定义一张常用凭证，凭证摘要：从工商银行提取现金；凭证类别：付款凭证；科目编码：1001和100201。
第三节 日常账务处理
可将当前凭证直接保存为常用凭证，也可通过菜单入口单独定义常用凭证，操作步骤如下：
1.设置常用凭证
（1）启用“常用凭证”功能。双击〖总账〗-〖凭证〗-〖常用凭证〗菜单，打开〖常用凭证〗对话框。
（2）进入增加状态。单击“增加”按钮。
（3）选择凭证类型。录入编码“1”，录入说明“从工商银行提取现金”，单击“凭证类别”栏的下三角按钮，选择“付款凭证”。
第三节 日常账务处理
（4）进入常用凭证填制窗口。单击“详细”按钮，进入“常用凭证—付款凭证”窗口。
（5）录入科目编码。单击“增加”按钮，录入科目编码“1001”，再单击“增加”按钮，在第2行“科目编码”栏录入“100201”，辅助信息不填，填写结果如下图所示。
（6）退出界面。
第三节 日常账务处理
2．调用常用凭证
在填制凭证时，可将当前凭证通过工具栏上的“常用凭证”-“生成常用凭证”功能生成常用凭证，也可以调用工具栏上的“常用凭证”-“调用常用凭证”（快捷键F4）功能，调用事先定义的常用凭证，调用的常用凭证可以修改。
第三节 日常账务处理
（三）红字凭证
如果发现已记账凭证有错误，可到填制凭证中，通过冲销凭证功能生成一张红字冲销凭证，无需手工录入，实现有痕迹修改。操作方法为，在填制凭证的浏览状态，单击工具栏上的“冲销凭证”按钮，选择月份、凭证类别，录入凭证号，单击确定即可生成红字冲销凭证。冲销凭证设置窗口如下图所示。
第三节 日常账务处理
（四）凭证复制
当需要重复填写凭证时，或要填写的大部分内容相同时，可通过复制功能快速生成凭证内容。操作方法为，在填写凭证窗口的浏览状态找到要复制的凭证对象，单击工具栏上的“复制”按钮，自动增加一张内容一样的凭证，适当修改后保存即可。
（五）凭证草稿保存
在填写凭证的过程中，如果凭证信息不完整，可通过“凭证草稿保存”功能进行挂单处理，在进行草稿保存时，不对凭证任何数据进行有效性检查。当需要继续录入时，通过“凭证草稿引入”功能导入挂单数据即可。
第三节 日常账务处理
（六）账证联查
在填写凭证时，可直接查询当前行科目的历史数据，可查询的功能有：联查明细账、联查原始单据、查辅助明细、科目余额，此处的查询结果均包含未记账凭证数据。
（七）自动转账
自动转账分账务内转账与账务外转账，账务内转账在总账模块完成，通过月末的转账功能实现，可将有取数规律的凭证交由计算机自动生成，在后面的业务中会有专门的介绍。账务外转账通过总账之外的其他模块生成凭证，如工资、固定资产、采购、销售、应收、应付等模块，均可根据原始单据生成凭证到总账中，无需人工录入凭证，在相关模块均有详细讲解。
第三节 日常账务处理
五、出纳签字
为加强现金收支管理，保证数据正确，系统设置了出纳签字功能。出纳人员可通过“出纳签字”功能对制单人填制的涉及库存现金或银行存款科目的凭证进行核对，主要核对金额是否正确，审查中认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
请对所有符合条件的凭证进行出纳签字。
第三节 日常账务处理
要进行出纳签字，应满足以下条件：进行出纳签字的操作员已在系统管理中被赋予出纳签字权限，已经在会计科目中进行了“指定现金”和“指定银行”的操作。在总账系统的选项中有一个“出纳凭证必须经由出纳签字”选项，如果选中，则出纳签字为必须操作流程。操作步骤如下：
（1）重新注册。以04操作员身份登录系统。
（2）启动“出纳签字”功能。双击〖总账〗-〖凭证〗-〖出纳签字〗菜单，打开“出纳签字”对话框，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（3）打开“出纳签字”窗口。单击“确定”，进入“出纳签字”列表窗口，如下图所示。
（4）打开待签字凭证。双击第一行，打开待签字的收字1号凭证。
（5）出纳签字。单击工具栏上的“签字”按钮，单击“下张凭证”按钮，再单击“签字”按钮，直到将已经填制的凭证全部签字。
（6）关闭界面。
【相关说明】并不是所有的凭证都需要出纳签字，出纳签字只能签含有指定现金、指定银行科目的凭证。
第三节 日常账务处理
六、审核凭证
审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定对制单人填制的记账凭证进行的合法性检查。系统要求制单人和审核人不能是同一个人，因此在审核凭证前一定要检查当前操作员是否是制单人，如果是，应更换操作员。凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”的权限中进行赋权，其次还要注意在总账系统的选项中是否设置了“凭证审核控制到操作员”的选项，如果设置了该选项，则应继续设置审核的明细权限，即“数据权限”中的“用户”权限。只有在“数据权限”中设置了某用户有权审核其他某一用户所填制凭证的权限，该用户才真正拥有了审核凭证的权限。
第三节 日常账务处理
请对所有符合条件的凭证进行审核。
03用户具有审核权限，并具有审核01填写凭证的数据权限，因此可以正确完成审核操作。操作步骤如下：
（1）重新注册。以操作员03登录系统。
（2）启动“审核凭证”功能。双击〖凭证〗-〖审核凭证〗菜单，打开“凭证审核”对话框。
第三节 日常账务处理
（3）设置查询条件。单击“确定”按钮，进入“凭证审核”列表窗口，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（4）打开待审核凭证。双击第一条记录，打开待审核的收字1号凭证。
（5）审核凭证。单击工具栏上的“审核”按钮，系统自动审核第一张凭证，并打开下一张未审核凭证。
（6）依次审核其他凭证，直到将已经填制的凭证全部审核签字。
（7）关闭界面。
【相关说明】可单张审核，也可成批审核。还可单张取消审核，也可成批取消审核。已审核的凭证只能在取消审核后才能进行修改。作废凭证不能审核。
第三节 日常账务处理
七、主管签字
主管签字可以理解为是主管对凭证的“复核”。在总账的选项中与主管签字相关的参数有“主管签字以后不可以取消审核和出纳签字”、“凭证必须经由主管会计签字”。
请对所有符合条件的凭证进行主管签字。
在前面的业务中，并没有设置“凭证必须经由主管会计签字”选项，因此主管签字不是一个必须的操作流程。如果要完成主管签字操作，必须由01操作员完成，与出纳签字不同，每一张凭证都参与主管签字。操作步骤如下：
第三节 日常账务处理
（1）重新注册。以01操作员的身份登录系统。
（2）启动“主管签字”功能。双击〖凭证〗-〖主管签字〗菜单，打开“主管签字”对话框，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（3）打开主管签字窗口。单击“确定”按钮，进入主管签字列表窗口，如下图所示。
（4）打开待签字凭证。单击“确定”，打开待签字的收字1号凭证。
第三节 日常账务处理
（5）签字。单击工具栏上的“签字”按钮，系统将自动在凭证的右上角签字，如下图所示。
（6）依次签字其他凭证。单击“下张凭证”按钮，再单击“签字”按钮，直到将已经填制的凭证全部签字。
（7）关闭界面。
【相关说明】出纳签字、审核凭证、主管签字之间没有先后顺序。
第三节 日常账务处理
八、记账
记账一般采用向导方式，当操作员发出记账指令时，计算机按照预先设计的记账程序自动地进行合法性检验、科目汇总、登记总账、明细账、辅助账账簿等操作，并将记账凭证打上已记账标记，包括作废凭证、已记账的凭证在填制凭证功能中不再显示，记账后期初余额将不能修改。
请由操作员01对所有符合条件的凭证进行记账。
第三节 日常账务处理
如果期初余额试算平衡，记账工作可正常完成，操作步骤如下：
（1）打开记账对话框。以01操作员的身份登录系统，双击〖凭证〗-〖记账〗菜单，打开“记账”对话框，如下图所示。
第三节 日常账务处理
（2）选择记账范围。单击“全选”按钮，再单击“记账”按钮，弹出“期初试算平衡表”，如下图所示。
（3）进行记账。单击“确定”按钮，系统自动开始记账，完成后，弹出“记账完毕！”对话框，单击“确定”按钮，退出界面。
【相关说明】期初余额试算不平衡不允许记账，未审核的凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。
【特别注意】如果要取消记账，则在对账窗口中同时按下“Ctrl+H”, 激活恢复记账前状态，在“恢复记账前状态”功能中选择恢复方式，恢复到记账前状态。
第三节 日常账务处理
疑难解答
1．为什么在出纳签字时，只能看到部分凭证？
并不是所有凭证都需要出纳签字，只有凭证中含有指定现金科目、指定银行科目中包含的科目时，才需要出纳签字。
2．可不可以由01操作员填写凭证，由02操作员复核凭证？
从功能权限上来看，01操作员具有制单权限，02操作员具有复核权限。但是，由于设置了用户级的数据权限，如果02操作员对01操作员没有审核权，就不能实现此操作。
3．记账时试算不平衡，如何判断错误的位置？
因为在制单过程中，只有凭证借贷平衡后才能保存，因此，记账时提示不平衡，一般是因为期初余额不平衡，需要到期初余额中进行试算平衡检查。
4．记账后发现凭证错误，如何处理？
有两种处理方法，一种是有痕迹修改，一种是无痕迹修改。有痕迹修改的方法是采用红字冲销法，即根据错误凭证生成一张红字凭证，然后再填写一张正确的凭证；无痕迹修改的方法是取消记账，取消复核，然后将凭证修改正确后再复核、记账。
5．填制凭证时不能调用常用摘要，如何解决？
进入系统管理系统，依次双击“权限—公共目录设置—其他”，勾选常用摘要。
第三节 日常账务处理
6.凭证录入后发现结算方式等辅助信息没有录入或客户、供应商等录入错误，如何修改或补录辅助信息？
打开填制凭证窗口，通过翻页或查找功能找到凭证，鼠标点击需要重新填写辅助信息的会计科目，让其获得焦点，然后再点击右下角“魔术棒”图标，在弹出的窗口中录入或修改辅助信息。
7．如何查询凭证？
在填制凭证窗口可查询凭证，但只能查看未记账凭证，也可通过〖凭证〗-〖查询凭证〗功能查看所有凭证，但要注意数据权限对查询结果的影响。
8．如何取消记账？
取消记账这个功能被用友软件隐藏了起来，需要由主管到〖对账〗里面按CTRL+H进行激活，然后再通过〖凭证〗－〖恢复记账前状态〗进行取消记账。
9．如何判断凭证是否已记账？
可通过〖查询凭证〗功能查找到凭证，查看凭证下方的记账人签名，如果有签名，表示已记账，也可设置凭证查询条件为“已记账凭证”，如果显示，表示已记账。
10．制单人与出纳可否为同一人，制单人与复核人可否为同一人，制单人与主管可否为同一人？
用友软件中要求制单人与复核人不能为同一人，其他并没有限制。
11．在制单过程中，填写现金流量科目及其金额后，如果想让计算机自动弹出现金流量填写窗口，而不是手动单击“流量”按钮，应如何设置？
可以总账的选项中选中“现金流量科目必录现金流量项目”复选框。
第四节 出纳业务管理
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月31日，以模拟月末的时间，并引入 “4-3日常账务处理”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。
银行存款日记账来源于企业，银行对账单来自于开户银行。当月凭证填写完成，记账后，即可得到企业银行存款日记账，而银行对账单需要每月手工输入。注意体会什么样的科目才能进行银行对账，如果在填写凭证时没有填写结算方式和结算号，会有什么样的结果。
一、登记支票登记簿
为了加强企业的支票管理，出纳人员通常通过“支票登记簿”记录支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。只有在总账系统的初始设置选项中已选择“支票控制”，并在结算方式设置中已设置“票据结算”标志，在“会计科目”中已指定银行账的科目，才能使用支票登记簿。
1月12日，办公品采购部李毅领用转账支票一张，支票号：ZZ1080，准备用于购买办公用品,限额5 000元。
第四节 出纳业务管理
由于在前面的业务中已设置了“支票控制”选项，凡是由企业开出支票的业务在填写凭证时，会自动填写支票登记簿。也可在此处手工管理支票登记簿记录，操作步骤如下：
（1）启动企业应用平台，以操作员04登录系统。
（2）启动“支票登记簿”功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖支票登记簿〗菜单，打开“银行科目选择”对话框，如下图所示。
第四节 出纳业务管理
（3）选择银行科目。单击“确定”按钮，进入“支票登记簿”窗口。
（4）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一个空行。
（5）录入支票领用信息。录入领用日期“2022.01.12”，领用部门“采购部”，领用人“李毅”，支票号“ZZ1080”，预计金额“5000”，如下图所示。
第四节 出纳业务管理
（6）保存数据。单击“保存”按钮，保存当前数据。
（7）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】支票登记簿中报销日期为空时，表示该支票未报销，填写报销日期后，系统认为该支票已报销。当支票支出后，在填制凭证时输入该支票的结算方式和结算号，系统会自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该支票即为已报销。报销日期不能在领用日期之前。已报销的支票可以成批删除。
第四节 出纳业务管理
二、录入银行对账期初
第一次使用银行对账功能前，系统要求录入单位银行存款日记账，银行对账单的调整前余额，以及银行未达账项与单位未达账项。
业务4-19 100201工商银行对账期初数据
100201工商银行对账期初数据如下：
单位日记账余额为 1 200 000 元，银行对账单期初余额为 1 150 000 元，有企业已收而银行未收的未达账（2021年12月28日，转账支票，结算号为ZZ0911，金额为50 000 元）。
第四节 出纳业务管理
单位日记账余额应该与银行存款期初余额相等，对账单期初未达项表示已达银行未达单位，日记账期初未达项表示已达单位未达银行。操作步骤如下：
（1）启动“银行对账期初”录入功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖银行对账〗－〖银行对账期初录入〗菜单。
（2）选择“银行科目”。进入“银行科目选择”窗口，选择“工商银行（100201）”，单击“确定”按钮，进入〖银行对账期初〗窗口。
（3）录入调整前余额。在单位日记账的调整前余额栏录入“1200000”，在银行对账单的调整前余额栏录入“1150000”。
第四节 出纳业务管理
（4）录入期初未达账项。单击“日记账期初未达账项”按钮，打开“企业方期初”窗口，单击工具栏上的“增加”按钮，录入或选择凭证日期“2021-12-28”，在借方金额栏录入“50000”，如左下图所示。
（5）保存数据。单击“保存”按钮，保存当前数据，单击工具栏上的“退出”按钮，返回银行对账期初窗口，最终结果如右下图所示。
第四节 出纳业务管理
（6）关闭界面。
【相关说明】系统会根据调整前余额及期初未达账项，自动计算出银行对账单与单位银行存款日记账的调整后的余额。单位日记账调整前余额与对应银行科目的期初值相同。
【特别注意】录入完对账期初数据后必须保证调整后余额左右相等，否则会对后面的银行对账结果有影响。
第四节 出纳业务管理
三、录入银行对账单
要实现计算机自动进行银行对账，在月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单”文件。
第四节 出纳业务管理
日期 结算方式 票号 借方金额 贷方金额 余额
2022.01.01 现金 50 000 1 200 000
2022.01.02 转账支票 ZZ0911 50 000 1 250 000
2022.01.04 转账支票 ZZ3004 926 600 2 176 600
2022.01.08 转账支票 ZZ1003 565 000 1 611 600
2022.01.20 转账支票 ZZ4008 72 000 1 683 600
银行对账单由银行提供，如果是电子档，可直接导入，否则，只能手工录入。操作步骤如下：
（1）启动“银行对账单”功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖银行对账〗－〖银行对账单〗菜单，打开“银行科目选择”对话框。
（2）选择银行科目。单击“确定”按钮，进入“银行对账单”窗口。
（3）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一个空行。
（4）录入“银行对账单”数据。选择日期“2022.01.01”，选择结算方式“现金”，录入借方金额“50000”，回车。
第四节 出纳业务管理
（5）依次录入其它数据。按照第4步操作的方法，录入其它数据，如下图所示。
（6）保存数据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存录入的数据。
（7）单击窗口上的“退出”按钮，关闭当前界面。
【相关说明】企业如果在多家银行开户，对账单位应与其账号所对应的银行存款下的末级科目一致。录入银行对账单时，其余额由系统根据银行对账期初自动计算生成。
第四节 出纳业务管理
四、银行对账
银行对账是指将银行对账单与银行存款日记账中相同的业务进行核对勾销，得到未达账项。
系统提供“自动对账”和“手工对账”两种方法。标准的业务，可以通过自动对账进行勾对，对于因结算方式、结算号等录入错误或漏填的业务，则需要通过手工的方式勾对。
自动对账是系统根据对账依据自动进行核对、勾销，自动对账两清的标志为“○”。对账条件有“按票据日期对账”、“日期相差12天”、“结算方式相同”、“结算票号相同”、“方向相同，金额相同”（必选），条件可通过复选框进行组合。
手工对账是对自动对账的一种补充，手工对账两清的标志为“Y”。在自动对账后如果发现一些应该勾对而未勾对上的账项，可以分别双击“两清”栏直接进行手工调整。
第四节 出纳业务管理
如果对账单中有两笔以上记录同日记账对应，则对应账单都应标上两清标志。
如果想取消对账，可以采用自动取消和手工取消两种方式。单击“取消”按钮，可以自动取消所有两清标记，如果手工取消，则可以双击要取消对账标志业务的“两清”栏，取消两清标志。
第四节 出纳业务管理
请依据银行对账单与银行存款日记账完成本月的银行对账工作。
银行对账是为了找出已达账，未达账项无需勾选。“自动对账”可将银行与单位都相同的记录进行勾选，操作步骤如下：
（1）启动“银行对账”功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖银行对账〗菜单，打开〖银行科目选择〗窗口。
（2）选择银行科目。检查银行对账科目是否为“工商银行100201”，单击“确定”按钮，进入“银行对账”窗口。
（3）开启自动对账。单击“对账”按钮，打开“自动对账”对话框，如右图所示。
第四节 出纳业务管理
（4）设置对账条件。在“自动对账条件选择”窗口中，单击“确定”按钮，出现“对账”结果。如下图所示。
（5）如果还存在已达账项，可通过双击左右两边的两清标记勾选，未达账项切记不能勾选，多选或少选对后面的余额调节表都会有影响。
（6）关闭当前界面。
第四节 出纳业务管理
五、输出余额调节表
余额调节表可显示银行科目调整后的余额，其结果受银行对账时勾选情况影响，通过余额调节表可以检查银行对账是否正确。
第四节 出纳业务管理
请查询“100201工商银行”1月份的余额调节表。
对账完成后，系统自动生成银行存款余额调节表，操作步骤如下：
（2）查看“银行存款余额”。单击工具栏上的“查看”按钮，进入“银行存款余额调节表”窗口，如右下图所示。
（1）启动“余额调节表”功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖银行对账〗－〖余额调节表查询〗菜单，进入〖银行存款余额调节表〗窗口,如左下图所示。
第四节 出纳业务管理
（3）查看详细记录。单击工具栏上的“详细”按钮，进入“余额调节表（详细）”窗口。
（4）单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面，依次关闭本功能其它界面。
【相关说明】银行存款余额调节表应显示账面余额平衡，如果不平衡应分别查看银行对账期初、银行对账单和银行对账是否正确。
第四节 出纳业务管理
六、核销银行账
当银行对账已平，系统中已达账项已没有保留的必要时，可以通过核销已达账功能，清空用于对账的日记账已达账项和银行对账单已达账项，核销银行账后删除的已达账项不可恢复，银行对账不平时，不能使用核销功能。操作步骤如下：
（1）启动“核销银行账”功能。双击〖业务工作〗－〖财务会计〗－〖总账〗－〖出纳〗－〖银行对账〗－〖核销银行账〗菜单，打开“核销银行账”窗口，如右图所示。
（2）核销银行账。选择“100201”科目，单击“确定”按钮，自动核销银行账（在训练过程中，请不要点“确定”，否则，无法检查前面的对账错误）。
（3）关闭界面。
【相关说明】核销后已达账项会真正删除，不可恢复。核销不影响银行存款日记账的查询和打印。
现金日记账查询可按月份或日期段查询现金流水，操作步骤如下：
（1）启动“现金日记账”功能。双击〖总账〗－〖出纳〗－〖现金日记账〗菜单，打开〖现金日记账查询条件〗窗口，如右图所示。
七、出纳查询
系统提供现金日记账、银行存款日记账、资金日报表等查询功能以及银行对账长期未达账审计功能，供出纳使用。
请查询2022年1月现金日记账。
（2）显示查询结果。在查询条件中单击“确定”按钮，打开“现金日记账”窗口，如下图所示。
（3）关闭界面。
【相关说明】只有在“会计科目”中使用“指定科目”功能指定“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能查询“现金日记账”和“银行存款日记账”。查询日记账时还可以查询包含未记账凭证的日记账，未记账记录将以“
*”号标注。可以通过工具栏上的“凭证”或“总账”按钮联查记账凭证或总账。
请查询2022年1月1日资金日报表。
资金日报表是反映某一日现金、银行存款发生额及余额情况的报表，在企业财务管理中占据重要位置，提供当日借、贷金额合计和余额，发生的业务量等信息。操作步骤如下：
（1）启动“资金日报表”功能。双击〖总账〗－〖出纳〗－〖资金日报〗菜单，打开〖资金日报条件查询条件〗窗口，如下图所示。
（2）显示查询结果。选择日期“2022-01-01”，单击“确定”，进入“资金日报表”窗口，如下图所示。
（3）关闭当前界面。
【相关说明】资金日报功能可以查询现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况，可以查询包含未记账凭证的资金日报表。如果在“资金日报表查询条件”窗口中选中“有余额无发生额也显示”，则即使现金或银行科目在查询日没有发生业务，只有余额时，也显示该科目。完成本节业务后，请将账套输出至“4-4出纳业务管理”文件夹，压缩后保存到U盘或网盘。
疑难解答
1．在进行银行对账时，单位日记账是空的，是什么原因？
说明银行存款日记账中没有发生额，解决的方法是对所有的凭证进行记账。
2．为什么银行账期初余额平衡，在操作完银行对账后，结果不平衡？
手工对账时，左边选择的金额之和不等于右边选择的金额之和。
3．核销银行账操作完成后，核销的记录可以恢复吗？
核销银行账后，记录将真正的删除，无法恢复。
4．银行对账时为什么不能显示2021年12月28日的那一条记录？
此记录是在银行对账期初时录入，如果要显示此条记录，在银行对账查询条件窗口的月份起始值必须为空。
第五节 期末账务处理
在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月1日，以模拟月末的时间，并引入 “4-4出纳业务管理”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。
本节要重点关注自动转账原理，深刻体会“转账数据的来源是总账，转账生成的凭证是一张未审核同时也未记账的凭证”。
转账凭证的生成有严格的顺序，比如结转制造费用必须在结转生产成本之前，结转汇兑损益、摊销无形资产等必须在结转期末损益之前完成。对后续有影响的期末业务凭证生成之后，一定要立即审核入账，记账完成后才能处理后续转账业务。建议每生成一张结转业务凭证，都立即执行审核、记账操作。在开始月末转账业务操作时，注意以下要点：
（1）明确月末经济业务或会计事项处理流程后，才能进行操作。
（2）转账取数公式从总分类账中取数，不包括未记账凭证中的数据。
（3）日常经济业务凭证均已记账后，才能进行月末业务处理。
（4）月末自动转账生成的相关经济业务或会计事项凭证必须全部审核并记账后，才能进行期间损益结转凭证生成。
（5）生成的期间损益结转凭证审核、记账后，才能生成计提应交所得税凭证。
（6）在计提的应交所得税凭证审核、记账后，需要再次生成期间损益结转凭证，并依次审核和记账，最终将所得税费用结转到本年利润账户。
一、自定义转账
当业务对应分录固定不变，发生额需要通过计算得到，且计算结果可通过数学表达式描述时，可通过自定义转账功能自动生成此业务。此类业务在月末转账时经常出现，用户可以自行定义自动转账凭证，以完成每个会计期末的固定转账业务。数学表达式中可包含总账模块专用函数，常用函数如下：
（1）期初余额（QC）：取某科目期初值；
（2）期末余额（QM）：取某科目期末值；
（3）发生额（FS）：取某科目借方或贷方发生额；
（4）净发生额（JE）：取某科目净发生额；
（5）结果（JG）：取对方科目之和。
前4类函数还有专门的数量、外币取数函数，这些函数都是从科目的总分类账中取数，因此，在开始转账之前，相关凭证务必记账，以保证总账数据的完整性。结果公式根据有借必有贷，借贷必相等的原理，当结果公式在借方时，取贷方之和，反之亦然，函数使用的具体细节见操作步骤。
自定义转账
计提应由本月负担的短期借款利息，月利率为0.5%。
借：财务费用
贷：应付利息
先定义记账凭证转账模板，在模板中用数学表达式替代发生额，然后再通过此模板生成凭证。操作步骤如下：
1．设置自定义结转
（1）启动企业应用平台。以02身份注册进入企业应用平台。
（2）启动期末“自定义转账”功能。双击〖总账〗-〖期末〗-〖转账定义〗-〖自定义转账〗菜单，打开“自定义转账设置”窗口。
（3）进入增加凭证定义状态。单击工具栏上的“增加”按钮，打开“转账目录”设置对话框。
（4）录入转账目录。录入转账序号：1，转账说明：计提短期借款利息；选择凭证类别：转账凭证，如下图所示。单击“确定”按钮，继续定义转账凭证分录信息。
（5）增加一个空行。单击工具栏上的“増行”按钮，系统自动增加一个空行。
（6）录入科目并选择方向。在科目编码中选择“6603”，方向“借”。
（7）打开金额公式定义向导。双击金额公式栏，选择参照按钮，打开“公式向导”对话框，如下图所示。
（8）选择函数。在窗口中选择“期末余额”函数，单击“下一步”按钮，继续公式定义。
（9）输入函数的参数。选择科目“2001”，如下图所示，其他取系统默认，单击“完成”按钮，系统自动填写公式“QM（2001,月）。
（10）完成金额公式录入。在金额公式中将光标移置末尾，输入“*0.005”，回车确认。
（11）增加一个空行。单击工具栏上的“増行”按钮，系统再次自动增加一个空行。
（12）录入分录的贷方信息。选择科目编码“2231”，方向“贷”，输入金额公式“JG（）”，回车确认，如下图所示。
（13）保存定义。单击工具栏上的“保存”按扭，保存录入的数据。
（14）单击工具栏上的“退出”按钮，退出自定义转账设置界面。
【相关说明】转账说明就是凭证摘要内容。转账序号是指所定义的凭证模板的编码，是期末运用自动转账模型生成凭证时的处理次序，而不是所生成的记账凭证的编号。取数公式中的“月”表示当月，可随会计期的变化而变化。
2．生成自定义结转凭证
（1）启动“转账生成”功能。双击〖总账〗-〖期末〗-〖转账生成〗菜单，打开转账生成窗口。
（2）选择类型。单击“自定义转账”按钮。对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转
（3）选择编号。单击“全选”按钮，出现“Y”，如右图所示。
（4）生成凭证。单击“确定”按钮，生成计提短期借款利息凭证。
（5）保存凭证。单击凭证上工具栏上的“保存”按钮，凭证上出现“已生成”的标志，如下图所示。
（6）退出凭证。单击凭证上工具栏上的“退出”按钮，退出凭证界面。
（7）退出转账生成功能。单击“取消”按钮，退出该功能。
【特别注意】计提短期借款利息的凭证生成后，必须在期间损益结转前记账。
二、对应结转
对应结转是指将一个科目的全部期末余额按比例结转到其他一个或多个科目中。由于取数方法固定，因此无需定义公式，只需定义转出方和转入方以及结转比例即可，无需考虑科目方向。
结转进项税额与销项税额到未交增值税账户。
此业务通过对应结转时，需要分解为两笔业务，首先将进项税额转到未交增值税，再将销项税额转到未交增值税，实现一对一结转。操作步骤如下：
1．设置进项税额对应结转凭证
（1）启动“对应结转设置”功能。双击〖总账〗-〖期末〗-〖转账定义〗-〖对应结转〗菜单，打开“对应结转设置”窗口,自动进入增加状态。
（2）录入转出科目信息。录入编号：1，选择凭证类别：转账凭证，录入摘要：结转进项税额，录入转出科目编码“22210101”。
（3）增加一个空行。单击工具栏上的“増行”按钮，系统自动在表体增加一个空行。
（4）录入转入科目信息。录入转入科目编码“222102”，结转系数“1”，如右图所示。
（5）保存定义。单击工具栏上的“保存”按钮。继续进行下一步操作。
2．设置销项税额对应结转凭证
（1）单击工具栏上的“增加”按钮。
（2）录入转出科目信息。录入编号：2，选择凭证类别：转账凭证，录入摘要：结转销项税额，录入转出科目编码“22210102”。
（3）增加一个空行。单击工具栏上的“増行”按钮，系统自动在表体增加一个空行。
（4）录入转入科目信息。录入转入科目编码“222102”，结转系数“1”，回车。
（5）关闭界面。单击工具栏上的“退出”按钮，退出对应结转设置界面。
【相关说明】对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以一个转出科目对多个转入科目的结转。对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目）。如果有辅助核算，科目的辅助账类也必须对应。对应结转只能结转期末余额。
3．生成对应结转凭证
（1）启动“转账生成”功能。双击〖总账〗-〖期末〗-〖转账生成〗菜单，打开转账生成窗口。
（2）选择类型。在转账生成窗口中单击“对应结转”单选按钮，如下图所示。
（3）选择编号。单击窗口上的“全选”按钮，系统自动选择要结转的凭证所在行。
（4）生成凭证。单击“确定”按钮，生成“结转进项税额”凭证和“结转销项税额”凭证。
（5）保存凭证。单击工具栏上的“保存”按钮，凭证上出现“已生成”的标志，保存进项税额结转凭证；单击工具栏上的“下张凭证”按钮，出现销项税额结转凭证，单击工具栏上的“保存”按钮，凭证上出现“已生成”的标志，保存销项税额结转凭证。
（6）单击凭证上工具栏上的“退出”按钮，退出凭证界面。
（7）单击“取消”按钮，退出该功能。
【相关说明】为了保证数据准确，应养成在所有业务都记账后再进行期末转账业务操作的习惯。在进行期间损益结转之前，需要将本月所有未记账凭证进行记账，以保证损益类科目的完整性。当生成凭证时，系统弹出“2022.01月之前有未记账凭证，是否继续结转？”信息提示框，应记账后再操作。
三、销售成本结转
销售成本结转设置功能主要是用来辅助没有启用供应链系统的企业完成销售成本的计算和结转。如果启用了供应链系统，销售成本将在存货核算系统中结转，在总账中无需设置数量核算。
要实现销售成本的自动计算和结转功能，必须同时将对应的库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目设置为数量核算。
结转已销商品的成本。
前面的设置没有启用供应链系统相关模块，并在

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